Hoe bedrijven hun werknemers controleren

Er is steeds meer vraag naar systemen voor toezicht op de werknemers. Een zeker teken van het aanbreken van moeilijke tijden zijn de pogingen van bedrijven om orde op zaken te stellen in het werkteam en de duimschroeven aan te draaien. Gewoonlijk vertaalt dit zich in een zorgvuldiger toezicht op te laat komen, het blokkeren van sociale netwerken op bedrijfscomputers en het implementeren van verschillende oplossingen om bij te houden wat mensen op kantoor doen. Verwacht wordt dat deze methoden zullen helpen de resultaten te verbeteren en eindelijk de luie werknemers te identificeren. Laten we eens uitzoeken wat de feitelijke resultaten van werknemersmonitoring kunnen zijn.

Alles is onder controle

In de eerste werkdag van 2016 heeft CleverControl Software meer dan 40 aanvragen geregistreerd voor de inzet van proefprojecten. De verklaring is eenvoudig: de meeste bedrijven willen nu afscheid nemen van inefficiënte medewerkers en de meest productieve behouden. En om te weten wie wie is, hebben ze een instrument nodig voor een objectieve evaluatie van elke werknemer. Met CleverControl kunnen werkgevers te weten komen hoe hun werknemers hun werktijd doorbrengen en welke programma's ze gebruiken. Door alle handelingen op een computer te volgen, kan dit werknemersmonitoringsysteem datalekken registreren en zelfs waarschuwen voor de intentie van een werknemer om te vertrekken. Als een werknemer bijvoorbeeld "vacatures" intikt in een zoekmachine en vervolgens enige tijd doorbrengt op rekruteringswebsites, zal CleverControl dit registreren en de manager informeren. Hetzelfde gebeurt als een werknemer in een messenger of een e-mail-client "database" en "geld" schrijft, en vervolgens naar een of andere internet cloud-opslag of een website voor het delen van bestanden gaat, of gewoon een flash drive op de PC aansluit. Het systeem kan ook helpen controleren of kantoorprinters worden gebruikt voor het afdrukken van niet-werkgerelateerde documenten. Het kan audio opnemen van microfoon, web-camera, en stelt u in staat om elke desktop live te zien. Met dit programma is alleen verborgen gebruik mogelijk, wat betekent dat het lopende programma niet zichtbaar is voor de gebruiker. "Elke nieuwe werknemer die we tegenwoordig aannemen, moet een schriftelijke bevestiging ondertekenen dat hij of zij op de hoogte is gebracht van het toezicht, weet welk programma op zijn of haar werkstation is geïnstalleerd, de mogelijkheden ervan kent, enzovoort", zegt de ervaren HR-manager Nancy Boyd. "Wij gebruiken het programma vooral als instrument om de productiviteit te verhogen. We monitoren vooral nieuwkomers voor het geval ze hulp nodig hebben bij de start, maar we controleren ook anderen. Dit programma is goed voor het verbeteren van HR-processen, maar de reikwijdte ervan is vrij breed, dus het is altijd fijn om de aas in de pap te hebben voor het geval we ooit misstanden op kantoor moeten onderzoeken." Sommige klanten hebben CleverControl al gewezen op concrete gevallen van werknemers die hun bedrijf saboteerden door databases en informatie over transacties naar concurrenten te lekken. Een ander bedrijf ontdekte dat hun werknemers vaak niets doen op het werk. Een van hun eenheden werd volledig ontbonden en de mensen werden overgeplaatst naar een andere afdeling. Maar drie maanden lang kwamen ze naar hun werk, deden vrijwel niets en ontvingen nog steeds hun salaris. In een ander geval heeft een ontwerper systematisch de deadline van zijn projecten niet gehaald, wat geen verrassing is aangezien bleek dat hij zes uur per dag gitaar leerde spelen in plaats van te werken.

Problemen met de wet

Hoe nuttig dergelijke programma's ook mogen zijn, u moet ze voorzichtig gebruiken: in plaats van de efficiëntie te verhogen, kunnen ze leiden tot problemen met de wet. Vanuit het standpunt van de werknemers bekeken verzamelt het bedrijf hun persoonsgegevens, wat onwettig is. Maar recente trends laten zien dat rechtbanken vaker de kant van de werkgevers kiezen. Zoals de baanbrekende uitspraak van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens uit januari 2016 die werkgevers in principe toestaat om in bepaalde omstandigheden de persoonlijke correspondentie van hun werknemers op de werkplek te controleren. Deze zaak heeft echter veel vragen opgeroepen en veel daarvan zijn niet beantwoord. Er zijn dus nog veel grijze gebieden. Daarom moet u altijd een advocaat raadplegen voordat u een dergelijk systeem installeert.

Het effect van aanwezigheid

Een van de gebruikers van het programma, hoofd van B2B-Center personeel Sarah Flores, zei dat het programma in haar bedrijf wordt gebruikt om de berekening van het loon bij afwezigheid van een werknemer te corrigeren. "Nu, als een werknemer niet komt werken, ziet het monitoringsysteem dat en kunnen we snel contact opnemen met het hoofd van de afdeling om de reden van afwezigheid te achterhalen."

Het resultaat

Volgens business consultant Michael Greene hebben deze programma's positieve en negatieve kanten. Dankzij hen ziet de leidinggevende een min of meer realistisch beeld van hoe zijn of haar werknemers werken. Tegelijkertijd genereert totale controle een leugen. "We moeten begrijpen dat een mens geen robot is. Werknemers kunnen niet de hele dag hetzelfde doen, omdat er factoren zijn als de behoefte aan afleiding en uitputting", aldus de deskundige. Volgens de heer Greene is het noodzakelijk om bij het gebruik van dergelijke programma's mensen te waarschuwen om de rechten van de ondergeschikten niet te schenden. Maar in plaats van te proberen moderne communicatiemiddelen van kantoor te weren, probeer mensen te leren ze voor het werk te gebruiken. Sociale netwerken stellen werknemers bijvoorbeeld in staat informatie te verkrijgen van hun collega's en het onderhandelingsproces op gang te brengen. Deze programma's zijn dus in veel gevallen heel nuttig. Maar ze kunnen niet alleen worden gebruikt of dienen als instrument voor onderdrukking en totale controle. In plaats daarvan leveren ze informatie die een basis kan vormen voor een hele strategie ter verbetering van de bedrijfsprocessen in uw bedrijf.

How Companies Monitor Their Employees