Prestatiemonitoring van werknemers: 6 effectieve methoden

De prestaties van werknemers vormen de basis van elk bedrijf dat concurrerend wil blijven. Goed presterende werknemers verhogen de winst en klanttevredenheid en creëren een positief bedrijfsimago.

Het bijhouden van de prestaties van werknemers is essentieel om inzicht te krijgen in individuele bijdragen, verbeterpunten te identificeren en toppresteerders te belonen. Tijdige maatregelen om de productiviteit te ondersteunen zijn de sleutel om elke werknemer en het bedrijf te helpen hun ware potentieel te onthullen. Prestatie is echter een breed begrip; de betekenis ervan kan variëren afhankelijk van de organisatie, het vakgebied en de functie. Wat moet een manager precies beoordelen en wat is de beste manier om dit te doen? In dit artikel beantwoorden we deze vragen.

In de traditionele opvatting is de prestatie van een werknemer de kwaliteit, efficiëntie en kwantiteit van het geproduceerde werk.

Om de kwaliteit van het werk te beoordelen, moet je controleren of het werk van de werknemer voldoet aan de verwachtingen en aan de industrie-/bedrijfsnormen. Kijk of de werknemer zijn doelstellingen heeft gehaald en zijn best heeft gedaan tijdens het werken aan de taak. Afhankelijk van het vakgebied en de functie kunnen kwalitatieve maatstaven zijn:

• Klanttevredenheid: hoe tevreden de klanten zijn over het werk van de werknemer; hoe goed en snel de werknemer omgaat met hun verzoeken; of de werknemer de gedragscode volgt, enz.

• Teamwerk en samenwerking: hoe goed de medewerker met anderen samenwerkt, bijdraagt aan teamdoelen en collega's ondersteunt.

• Initiatief: of de medewerker in staat is om zelfstandig nieuwe taken op zich te nemen, nieuwe ideeën voor te stellen en problemen op te lossen.

• Aanpassingsvermogen: hoe flexibel de medewerker is in het omgaan met veranderende situaties en nieuwe uitdagingen.

• Communicatie: hoe effectief de medewerker kan communiceren met collega's, klanten en het management.

Kwantiteit verwijst naar de output van de werknemer - het aantal geproduceerde items. Het lijkt misschien dat kwantiteit alleen kan worden gemeten in de productie, maar in feite kan het verwijzen naar elk item, inclusief niet-materiële: gegenereerde verkoop, voltooide projecten, gevoerde gesprekken, enz.

Efficiëntie meet hoe snel en effectief taken worden voltooid, zoals tijd per geproduceerde eenheid of responstijd bij de klantenservice. Het verwijst naar het halen van deadlines, het op tijd afronden van taken zonder aan kwaliteit in te boeten en het gebruik van de meest efficiënte methoden om werkdoelen te bereiken. Efficiëntie kan worden gemeten in:

• Geproduceerde artikelen/taken voltooid per uur/dag/maand;

• Machinestilstand - de tijd dat apparatuur niet operationeel is door onderhoud, storingen of andere problemen;

• Materiaalverbruik en afval - de hoeveelheid materialen of voorraden die worden gebruikt of weggegooid;

• Cyclustijd - de tijd die nodig is om een proces van begin tot eind te voltooien;

• Defecten per eenheid - het aantal fouten of defecten gevonden in een eenheid output.

Veel moderne organisaties geven prioriteit aan het welzijn en de betrokkenheid van werknemers, naast de traditionele maatstaven. Deze aanpak is redelijk. Niet-betrokken werknemers verzuimen vaker, zijn onproductief en hebben een negatieve invloed op hun collega's en klanten. Dit kost bedrijven alleen al in de VS ongeveer 34% van het jaarsalaris van een dergelijke werknemer of 450-550 miljard dollar per jaar. Sterk betrokken teams daarentegen zijn 23% winstgevender.

Bij het meten van betrokkenheid kunnen managers kijken naar:

• Algehele werktevredenheid;

• Tevredenheid van werknemers over de balans tussen werk en privéleven;

• Het beeld dat werknemers hebben van de groei- en carrièremogelijkheden binnen het bedrijf;

• Tevredenheid over de bedrijfscultuur;

• Vrijwillig/vrijwillig verloop;

• Absenteïsme.

Naast kwantiteit, kwaliteit, efficiëntie en betrokkenheid kan het de moeite waard zijn om te kijken naar de gedragskenmerken die ook de prestaties kunnen beïnvloeden:

• Arbeidsethos: de toewijding, inzet en professionaliteit van de werknemer.

• Aanwezigheid en punctualiteit: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Naleving: de naleving door de werknemer van bedrijfsbeleid, -procedures en -voorschriften.

Een functioneringsgesprek is een systematisch proces om de prestaties van een werknemer te toetsen aan vooraf bepaalde doelen en verwachtingen. Het is een geweldige methode om prestaties te bespreken, verbeterpunten aan het licht te brengen en nieuwe doelen te stellen.

Functioneringsgesprekken vereisen een uitgebreide voorbereiding. Begin met het stellen van duidelijke verwachtingen: schets verantwoordelijkheden en prestatieverwachtingen en stel duidelijke en meetbare doelen. Monitor de prestaties van werknemers gedurende een bepaalde periode en verzamel kwantitatieve en kwalitatieve meetgegevens. Feedback van managers, collega's en klanten zal een waardevolle bijdrage leveren aan het algemene prestatiebeeld.

Probeer tijdens de evaluatie een comfortabele en open omgeving te creëren voor discussie. Bied zowel positieve versterking als constructieve feedback over gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Wees specifiek - geef voorbeelden die uw feedback ondersteunen. Moedig de werknemer aan om zijn/haar perspectief en zorgen te delen. Maak aan het einde van het gesprek een plan om prestatieproblemen en verbeterpunten aan te pakken.

Functioneringsgesprekken zijn effectief als ze regelmatig worden gevoerd. 69% van de bedrijven organiseert ze echter maar één of twee keer per jaar, wat nauwelijks voldoende is.

80% of employees liever regelmatig feedback krijgen dan jaarlijkse beoordelingen. Individuele check-ins zijn een geweldige manier om de leegte tussen de functioneringsgesprekken op te vullen en op de hoogte te blijven van de workflow. Terwijl functioneringsgesprekken vooral gericht zijn op prestaties in het verleden en grotere periodes bestrijken, dienen check-ins om regelmatige communicatie te onderhouden en ervoor te zorgen dat alles op schema blijft. Ze vinden meestal vaker plaats, vaak wekelijks of tweewekelijks, en zijn informeler. Check-ins zijn gericht op specifieke projecten, het aanpakken van dagelijkse taken en het bieden van tijdige ondersteuning.

Software voor het monitoren van werknemers is een waardevol hulpmiddel voor het monitoren van prestaties. Het verzamelt uitgebreide gegevens over het computergebruik van de werknemer, waardoor te zien is waar de werktijd naartoe gaat en hoe de bedrijfsmiddelen worden gebruikt, om ervoor te zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd en de beveiliging wordt versterkt.

Software voor het monitoren van werknemers verzamelt en analyseert de activiteitsgegevens en presenteert deze als grafische grafieken van productiviteitstrends, aanwezigheid en software- en internetgebruik. Geavanceerde tools bieden extra functies, zoals live streaming van de schermen van werknemers, zodat u kunt zien waar ze mee bezig zijn. CleverControl, de toonaangevende software voor het monitoren van werknemersprestaties, heeft onlangs AI Scoring geïntroduceerd. Het AI-gebaseerde algoritme analyseert de activiteiten van de werknemer, vergelijkt deze met industriestandaarden, berekent een individuele productiviteitsscore en geeft aanbevelingen.

Software voor het monitoren van werknemers bespaart managers veel tijd en moeite. In plaats van handmatig prestatie- en aanwezigheidsrapporten te bekijken, kunnen ze met één muisklik statistieken opvragen. Dankzij hun allesomvattende functionaliteit en diepgaande analyse kunnen dergelijke programma's worden gebruikt als een manier om de prestaties van werknemers alleen of in combinatie met andere methoden te controleren. De verzamelde informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor jaarlijkse functioneringsgesprekken. Software voor werknemersmonitoring kan worden gebruikt om kwalitatieve en efficiëntiegegevens te verzamelen en om de betrokkenheid van werknemers te beoordelen.

Het implementeren van software voor het monitoren van werknemers vereist transparantie en respect voor privacy. Gebruik het om de productiviteit te meten en verbeterpunten te identificeren. Verzamel alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn en zorg ervoor dat de toepasselijke wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het is aan te raden om de werknemers te informeren over het monitoren en uit te leggen wat het doel van het monitoren is om onnodige druk en vertrouwenskwesties te voorkomen.

Software voor taakbeheer is een ander waardevol hulpmiddel om prestaties bij te houden. Terwijl programma's voor het monitoren van werknemers de algemene activiteit van werknemers, inactieve/actieve tijd en afleidingen bijhouden, richten taakbeheerders zich op specifieke projecten en taken. Deze systemen kunnen de voortgang van de taken van werknemers bijhouden, waardoor u potentiële problemen vroegtijdig kunt identificeren en tijdig ondersteuning kunt bieden. U kunt zien hoe lang een werknemer erover doet om een taak af te ronden, de voortgang van werknemers bijhouden en hen verantwoordelijk houden voor het halen van deadlines. Je kunt de werklast van elke werknemer in de gaten houden, deze gelijkmatig over het team verdelen en toppresteerders en werknemers met problemen onthullen.

Taakbeheersoftware werkt goed voor het verzamelen van kwantitatieve, kwalitatieve en efficiënte prestatiecijfers. Om het meeste uit deze tools te halen, moet je duidelijke haalbare doelen stellen voor elke medewerker, de voortgang bijhouden en tijdig feedback geven.

Beoordelingen door collega's zijn het krijgen van feedback van collega's over de prestaties van een werknemer. Dergelijke beoordelingen vormen een aanvulling op de feedback van managers en ondergeschikten en bieden een ander waardevol perspectief. Bovendien kunnen werknemers zich meer betrokken en gewaardeerd voelen wanneer hun collega's betrokken zijn bij de evaluatie van hun prestaties.

Om eerlijke feedback aan te moedigen, moet je ervoor zorgen dat de beoordelingen anoniem zijn en gericht op specifieke vaardigheden en gedragingen die relevant zijn voor de rol van de werknemer.

Medewerkers betrekken bij het evalueren van hun prestaties is een waardevolle methode om toezicht te houden. Het bevordert de verantwoordingsplicht, verbetert de betrokkenheid en toont een uniek perspectief. Werknemers krijgen de kans om hun mening te geven over hun prestaties, taken, collega's, mogelijke problemen en suggesties.

Zelfcontrole kan werknemers helpen een beter inzicht te krijgen in hun sterke en zwakke punten. Het kan zelfs de productiviteit verhogen: werknemers hebben meer kans om hun doelen te bereiken als ze actief hun vooruitgang bijhouden en waar nodig bijsturen.

Het is van cruciaal belang om de strategie voor het monitoren van de prestaties van uw werknemers af te stemmen op de specifieke behoeften van uw bedrijf om optimale resultaten te behalen. Er zijn verschillende methoden beschikbaar, maar de meest effectieve aanpak bestaat vaak uit een combinatie van technieken.

Door gebruik te maken van de kracht van regelmatige functioneringsgesprekken, individuele check-ins, software voor het monitoren van werknemers, tools voor taakbeheer, peer reviews en zelfcontrole, kunt u een uitgebreid systeem creëren dat de ontwikkeling van werknemers ondersteunt, een positieve werkomgeving stimuleert en het algehele bedrijfssucces bevordert.