ニューヨーク雇用主による従業員監視ソフトウェア導入ガイド

ニューヨーク州の雇用主は、次のような法的要件を検討することが最初のステップとなる。 従業員監視ソフト 連邦法および州法は、従業員の権利（プライバシーの権利を含む）を保護することを目的としています。連邦法および州法は、従業員の権利（プライバシーの権利を含む）を保護することを目的としており、企業が使用する監視行為に大きな制限を課す場合があります。

連邦法

連邦レベルで注目すべきは、1986年に制定された電子通信プライバシー法（ECPA）である。この法律では、有線通信、口頭通信、電子通信の意図的な傍受は禁止されています。ただし、雇用主には2つの例外があります：

• 正当な業務上の利益がある場合（業務目的の例外）、通信を監視することができる。

• 雇用主は、コミュニケーションの少なくとも一方の当事者が同意した場合（同意の例外）、追跡を許可される。この同意は明示的であることが理想的です。裁判所は、モニタリングに関する通知後に従業員が会社から支給されたデバイスを使用することを暗黙の同意と解釈することが多いですが、明示的な許可は常に安全なアプローチです。

雇用主が追跡できるのは、会社所有のデバイスとシステムのみである。個人的な通信やデバイスを追跡したい場合は、明示的な同意がある場合か、稀な例外の場合のみ可能である。

保存通信法（SCA）はECPAの一部で、保存された電子通信への雇用者のアクセスを規制しています。例えば、会社のサーバーに保存されている電子メールや業務上の通話録音などが該当します。通常、雇用主は自社のシステム上に保存された通信にアクセスすることができます。ただし、従業員の個人アカウント（プライベートなGmailなど）にアクセスするには、従業員の同意または令状のような法的根拠が必要です。

ニューヨーク州法

ニューヨークには、連邦法を補完するいくつかの注目すべき規制がある。最初のものは、2022年5月7日に施行された電子監視法（公民権法第52条c）である。これは、従業員の電子通信を監視する同地域のすべての民間雇用主に対して、その規模に関係なく適用される。

電子監視法によると、組織は従業員に対し、採用時およびその後毎年、通信が監視される可能性があることを通知する書面を交付しなければならない。従業員はこの通知を書面または電子的に受領しなければならない。また、雇用主はこれらの通知を全従業員の目につく場所に掲示しなければならない（物理的なポスター、またはログイン画面や社内ネットワーク上の電子通知）。

次に重要な規制は、2024年3月12日に施行されるニューヨーク従業員プライバシー法である。この法律により、雇用主は従業員や求職者に対して、個人的なアカウント（ソーシャルメディアなど）のユーザー名、パスワード、その他の認証情報の開示を要求したり、求めたりしてはならない。また、雇用主は従業員に対し、雇用主の立会いのもとで自分のアカウントにログインするよう要求してはならない。

このようなすでに存在する規制以外にも、提案されている法律が監視慣行をさらに変える可能性がある。2023年、ニューヨーク州上院は、雇用主が完全自動化された意思決定ツールを使用することを制限する法案7623を提案した。雇用主は、候補者のスクリーニングや、勤務スケジュール、報酬、懲戒処分、業績評価、その他の雇用条件に影響を与えるその他の意思決定に、これらのツールを使用することができなくなる。AIの急速な発達とその偏った出力の可能性を考慮すれば、このような規制は妥当である。そのほか、上院法案7623は、職場監視に関するさらなる制限を提案している。たとえば、最も侵入的でない方法の使用、データ収集の最小化、比例性、どのようなデータが、どのように、いつ、何の目的で収集されるかについての詳細な通知などである。

従業員監視ソフトウェアを効果的に導入することは、単に関連する個人情報保護規制を遵守するだけではありません。雇用主は、この問題の倫理的側面や、モニタリングが従業員の士気やモチベーションに及ぼす潜在的影響についても考える必要があります。法的要件と倫理的配慮を組み合わせると、モニタリング・ソフトウェアを導入するためのベスト・プラクティスを以下に挙げることができる：

• 透明性を保つ：モニタリングの存在、性質、目的について従業員に率直に伝える。特にコミュニケーションを追跡する場合は、追跡について従業員の同意を得ること。
• 監視を合法的なビジネス目的に限定する：業績評価や企業 秘密の保護など、明示されたビジネス目的に直接関連する活 動のみを監視する。従業員の個人的な通信や、従業員がプライバシーを合理的に期待できる領域の監視は避ける。
• データ収集の最小化：モニタリング目標を達成するために必要なデータのみを収集する。収集する機密データが少なければ少ないほど、悪用やデータ漏洩のリスクは低くなる。目的を果たせなくなったデータは削除する。
• 従業員のプライベートなソーシャルメディア・アカウントを監視したり、プライベート・アカウントのユーザー名やパスワードの提供を求めたりしてはならない。
• 法律分野は厄介で変わりやすいものです。この記事は一般的な概要であり、NYの規制の複雑さやあなたのビジネス特有の状況をすべて明らかにするものではありません。疑問がある場合は、ニューヨーク雇用法を専門とする弁護士に相談し、貴社の監視計画、方針、実施方法が完全にコンプライアンスに準拠していることを確認してください。
• 包括的な従業員モニタリング方針を策定する：この方針は、収集データの範囲、保存と使用の条件、およびモニタリング慣行を網羅すべきである。この方針は、全従業員が容易に入手できるようにすべきである。
• ポリシーを定期的に見直し、更新する：テクノロジーは急速に変化し、法律やベストプラクティスも変化します。定期的にモニタリング・ポリシーと実践方法を見直し、現行の連邦法およびニューヨーク州法に準拠し、効果的かつ倫理的に本来の目的を果たせるようにしましょう。
• 一貫性と無差別を確保する。

明確で包括的な、よく練られた従業員モニタリングポリシーは、従業員モニタリングに必要なものです。このポリシーは、従業員や雇用主にとって追跡方法を明確にし、潜在的な法的・倫理的落とし穴を最小限に抑えるものです。このポリシーには、以下の重要な要素を含める必要があります：

• モニタリングの目的の明確な記述
• モニタリングの範囲：どのような活動やコミュニケーションを追跡するか
• 監視に使用する方法（ビデオ監視、ネットワークログ、監視ソフトウェアなど）
• 収集したデータの使用方法、保存期間、アクセス権者の説明
• 従業員が会社所有のデバイス、ネットワーク、およびシステムを使用する際、業務関連か個人的な使用かにかかわらず、プライバシーを期待してはならないという明確な声明
• 法律の遵守
• ポリシー違反の結果
• 従業員が本方針を受け取り、読み、理解したことを署名または電子的に確認するセクション。

ポリシーの初稿が完成したら、ニューヨーク雇用法に精通した法律顧問にレビューを依頼する。こうすることで、現行の州および連邦の規制に準拠していることを確認できます。

方針が完成したら、従業員に配布する。全従業員、特に新入社員の入社時に、書面または電子的な承諾書を収集する。これらの承諾の記録を保管する。

方針は、常に全従業員が利用できるようにする。例えば、従業員ハンドブック、社内イントラネット、共有スペースなどに掲載することができます。

進化するテクノロジーと法的状況に従って、ポリシーを定期的に見直し、更新することを忘れないでください。

ニューヨークで従業員監視を実施するには、連邦および厳格な州の規制を慎重に考慮し、包括的な監視ポリシーを作成する必要があります。合法的なビジネス目的を優先し、データの最小化を実践し、法律顧問に相談することは、雇用者と従業員に利益をもたらすコンプライアンスと倫理に則ったモニタリングプログラムを作成する上で不可欠なステップです。法的義務を守り、信頼される職場環境を醸成しながら、モニタリング技術を効果的に活用するには、責任ある導入が鍵となります。