Guide à l'usage des employeurs new-yorkais pour la mise en place d'un logiciel de surveillance des employés

L'étude des exigences légales devrait être la première étape pour tout employeur new-yorkais qui cherche à mettre en œuvre ou qui utilise actuellement des systèmes de gestion de l'information. logiciel de contrôle des employés Les lois fédérales et nationales visent à protéger les droits des employés (y compris le droit à la vie privée). Elles peuvent imposer des limites importantes aux pratiques de surveillance auxquelles les entreprises peuvent avoir recours.

Lois fédérales

Au niveau fédéral, le texte législatif le plus important est l'Electronic Communications Privacy Act (ECPA) de 1986. En vertu de cette loi, l'interception intentionnelle des communications téléphoniques, orales et électroniques est interdite. Il existe toutefois deux exceptions pour les employeurs :

• Ils peuvent surveiller les communications s'ils ont un intérêt professionnel légitime (l'exception de l'objectif professionnel).

• Les employeurs sont autorisés à effectuer un suivi si au moins l'une des parties à la communication y a consenti (exception du consentement). Dans l'idéal, ce consentement doit être explicite. Bien que les tribunaux interprètent souvent l'utilisation par un employé d'appareils fournis par l'entreprise après la notification de la surveillance comme un consentement implicite, une autorisation explicite est toujours une approche plus sûre.

Les employeurs ne peuvent suivre que les appareils et systèmes appartenant à l'entreprise. S'ils souhaitent suivre les communications ou les appareils personnels, ils ne peuvent le faire qu'avec un consentement explicite ou dans le cas de rares exceptions.

Le Stored Communications Act (SCA) est une partie de l'ECPA qui réglemente l'accès de l'employeur aux communications électroniques stockées. Il s'agit par exemple de courriels ou d'enregistrements d'appels professionnels sauvegardés sur les serveurs de l'entreprise. En règle générale, les employeurs peuvent accéder aux communications stockées sur leurs systèmes. Toutefois, l'accès aux comptes personnels d'un employé (comme un compte Gmail privé) nécessite le consentement de l'employé ou une base juridique telle qu'un mandat.

Lois de l'État de New York

L'État de New York dispose de plusieurs réglementations notables qui complètent la loi fédérale. La première est la loi sur la surveillance électronique (Civil Rights Law Section 52-c), qui est entrée en vigueur le 7 mai 2022. Elle s'applique à tous les employeurs privés de la région, quelle que soit leur taille, qui surveillent les communications électroniques de leurs employés.

Conformément à la loi sur la surveillance électronique, les organisations doivent informer par écrit les employés, lors de leur embauche et chaque année par la suite, que leurs communications peuvent faire l'objet d'une surveillance. Les employés doivent accuser réception de cet avis par écrit ou par voie électronique. En outre, les employeurs doivent afficher ces avis dans des endroits bien visibles par tous les employés (affiches physiques ou avis électroniques sur les écrans de connexion ou les réseaux internes).

La prochaine réglementation cruciale est la loi new-yorkaise sur la protection de la vie privée des employés, qui entrera en vigueur le 12 mars 2024. En vertu de cette loi, les employeurs ne doivent pas demander ou exiger des employés ou des candidats à un emploi de divulguer des noms d'utilisateur, des mots de passe ou d'autres informations d'authentification pour des comptes personnels (tels que les médias sociaux). Les employeurs ne doivent pas non plus exiger de leurs employés qu'ils se connectent à leurs comptes en leur présence.

Au-delà de ces réglementations existantes, les projets de loi peuvent encore modifier les pratiques de contrôle. En 2023, le Sénat de l'État de New York a proposé le projet de loi 7623 qui interdirait aux employeurs d'utiliser des outils de prise de décision entièrement automatisés. Les employeurs ne pourraient pas utiliser ces outils pour présélectionner les candidats ou prendre d'autres décisions ayant une incidence sur les horaires de travail, les rémunérations, les mesures disciplinaires, les évaluations des performances et d'autres conditions d'emploi. Compte tenu du développement rapide de l'IA et de ses résultats potentiellement biaisés, de telles réglementations sont raisonnables. En outre, le projet de loi 7623 du Sénat propose d'autres restrictions à la surveillance du lieu de travail, telles que l'utilisation des méthodes les moins intrusives, la minimisation de la collecte de données, la proportionnalité et la notification détaillée des données collectées, de la manière dont elles sont collectées, du moment où elles le sont et de la finalité de cette collecte.

La mise en œuvre efficace d'un logiciel de surveillance des employés ne se limite pas au simple respect des réglementations en vigueur en matière de protection de la vie privée. Les employeurs doivent également réfléchir à l'aspect éthique de la question et aux effets potentiels de la surveillance sur le moral et la motivation des employés. Si nous combinons les exigences légales et les considérations éthiques, nous pouvons dresser la liste des meilleures pratiques suivantes pour la mise en œuvre d'un logiciel de surveillance :

• Soyez transparent : soyez franc avec vos employés sur l'existence, la nature et l'objectif de la surveillance. Obtenez le consentement des employés pour le suivi, en particulier si vous suivez leurs communications.
• Limitez la surveillance à des fins professionnelles légitimes : ne surveillez que les activités directement liées à vos objectifs professionnels déclarés, comme l'évaluation des performances ou la protection des secrets commerciaux. Évitez de surveiller les communications personnelles des employés ou les domaines dans lesquels les employés peuvent raisonnablement s'attendre à ce que leur vie privée soit respectée.
• Minimisez la collecte de données : ne collectez que les données nécessaires pour atteindre votre objectif de surveillance. Moins vous collectez de données sensibles, moins le risque d'utilisation abusive ou de violation de données est élevé. Supprimez les données qui ne sont plus utiles.
• Ne surveillez jamais les comptes de médias sociaux privés des employés et ne leur demandez jamais de fournir leur nom d'utilisateur ou leur mot de passe pour leurs comptes privés.
• Faites appel à un conseiller juridique spécialisé : le domaine juridique peut être délicat et changeant. Cet article est un aperçu général et peut ne pas révéler toutes les subtilités des réglementations new-yorkaises et des circonstances particulières de votre entreprise. En cas de doute, consultez un avocat spécialisé dans le droit du travail new-yorkais pour vous assurer que vos plans de contrôle, vos politiques et vos méthodes de mise en œuvre sont parfaitement conformes.
• Élaborer une politique globale de surveillance des employés : cette politique doit couvrir l'étendue des données collectées, les conditions de leur stockage et de leur utilisation, ainsi que les pratiques de surveillance. Elle doit être facilement accessible à tous les employés.
• Révisez et mettez à jour régulièrement la politique : La technologie évolue rapidement, tout comme les lois et les meilleures pratiques. Revoyez régulièrement votre politique et vos pratiques de surveillance pour vous assurer qu'elles restent conformes aux lois fédérales et à celles de l'État de New York et qu'elles servent toujours l'objectif visé de manière efficace et éthique.
• Assurer la cohérence et la non-discrimination.

Une politique de suivi des employés claire, complète et bien rédigée est un élément essentiel du suivi des employés. Elle clarifie les pratiques de suivi pour le personnel et l'employeur et minimise les pièges juridiques et éthiques potentiels. Elle doit comprendre les éléments clés suivants :

• Une déclaration claire de l'objectif du suivi
• Champ d'application du suivi : quelles sont les activités et les communications qui font l'objet d'un suivi ?
• Méthodes utilisées pour la surveillance (vidéosurveillance, journaux de réseau, logiciels de surveillance, etc.)
• Description de l'utilisation des données collectées, de leur durée de conservation et des personnes qui y ont accès
• Une déclaration claire indiquant que les employés ne doivent pas s'attendre à une protection de leur vie privée lorsqu'ils utilisent des appareils, des réseaux et des systèmes appartenant à l'entreprise, que cette utilisation soit liée au travail ou à des fins personnelles
• Respect de la législation
• Conséquences de la violation de la politique
• Une section où les employés signent ou confirment électroniquement qu'ils ont reçu, lu et compris la politique.

Lorsque la première version de la politique est terminée, demandez à un conseiller juridique expérimenté en droit du travail new-yorkais de la réviser. Vous aurez ainsi la certitude qu'elle est conforme aux réglementations étatiques et fédérales en vigueur.

Lorsque la politique est complète, distribuez-la aux employés. Recueillez les déclarations d'acceptation écrites ou électroniques de tous les employés, en particulier des nouveaux embauchés, lors de l'intégration. Conservez les enregistrements de ces reconnaissances.

La politique doit toujours être accessible à tous les employés. Vous pouvez par exemple la placer dans le manuel de l'employé, sur l'intranet de l'entreprise ou dans l'espace commun.

N'oubliez pas de revoir et d'actualiser régulièrement la politique en fonction de l'évolution de la technologie et du paysage juridique.

La mise en œuvre d'un programme de surveillance des employés à New York nécessite un examen minutieux des réglementations fédérales et étatiques strictes, ainsi que la création d'une politique de surveillance complète. Donner la priorité aux objectifs professionnels légitimes, pratiquer la minimisation des données et solliciter un conseil juridique sont des étapes essentielles dans la création d'un programme de surveillance conforme et éthique qui bénéficie à l'employeur et au personnel. Une mise en œuvre responsable est essentielle pour exploiter efficacement la technologie de surveillance tout en respectant les obligations légales et en favorisant un environnement de travail de confiance.