New York-i munkáltatók útmutatója a munkavállalói megfigyelő szoftver bevezetéséhez

A jogi követelmények tanulmányozása legyen az első lépés minden olyan New York-i munkáltató számára, aki a következők bevezetését tervezi vagy jelenleg is alkalmazza munkavállalói felügyeleti szoftver A szövetségi és állami törvények célja a munkavállalói jogok védelme (beleértve a magánélethez való jogot). Jelentős korlátozásokat írhatnak elő a vállalkozások által alkalmazható megfigyelési gyakorlatokra vonatkozóan.

Szövetségi törvények

Szövetségi szinten a legjelentősebb jogszabály az 1986. évi elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény (ECPA). Ennek értelmében tilos a vezetékes, szóbeli és elektronikus kommunikáció szándékos lehallgatása. A munkáltatók számára azonban két kivétel van:

• Figyelemmel kísérhetik a kommunikációt, ha jogos üzleti érdekük fűződik hozzá (üzleti célú kivétel).

• A munkáltatók számára megengedett a nyomon követés, ha a kommunikációban legalább az egyik fél beleegyezett (a beleegyezés alóli kivétel). Ideális esetben ennek a hozzájárulásnak kifejezettnek kell lennie. Bár a bíróságok gyakran hallgatólagos beleegyezésként értelmezik, ha a munkavállaló a vállalat által biztosított eszközöket a megfigyelésről szóló értesítés után használja, a kifejezett beleegyezés mindig biztonságosabb megközelítés.

A munkáltatók csak a vállalat tulajdonában lévő eszközöket és rendszereket követhetik nyomon. Ha személyes kommunikációt vagy eszközöket akarnak nyomon követni, azt csak kifejezett hozzájárulással vagy ritka kivételes esetekben tehetik meg.

A tárolt kommunikációról szóló törvény (Stored Communications Act, SCA) az ECPA egy része, amely a munkáltatónak a tárolt elektronikus kommunikációhoz való hozzáférését szabályozza. Ilyen kommunikáció például a vállalati szervereken tárolt e-mailek vagy a munkával kapcsolatos hívásfelvételek. A munkáltatók általában hozzáférhetnek a rendszereiken tárolt kommunikációhoz. A munkavállaló személyes fiókjaihoz (például a privát Gmailhez) való hozzáféréshez azonban a munkavállaló hozzájárulása vagy jogalap, például végzés szükséges.

New York állam törvényei

New Yorkban több figyelemre méltó szabályozás is kiegészíti a szövetségi törvényt. Az első az elektronikus megfigyelésről szóló törvény (Civil Rights Law Section 52-c), amely 2022. május 7-én lépett hatályba. Ez minden olyan magánmunkáltatóra vonatkozik a területen, méretüktől függetlenül, aki figyelemmel kíséri a munkavállalók elektronikus kommunikációját.

Az elektronikus megfigyelésről szóló törvény szerint a szervezeteknek a felvételkor és azt követően évente írásban tájékoztatniuk kell a munkavállalókat arról, hogy kommunikációjukat megfigyelésnek vethetik alá. Az alkalmazottaknak írásban vagy elektronikus úton kell igazolniuk az értesítés kézhezvételét. Emellett a munkáltatóknak ezeket az értesítéseket olyan jól látható helyeken kell kifüggeszteniük, ahol minden munkavállaló láthatja őket (fizikai plakátok vagy elektronikus értesítések a bejelentkezési képernyőkön vagy a belső hálózatokon).

A következő kulcsfontosságú rendelet a New York-i munkavállalói adatvédelmi törvény, amely 2024. március 12-én lép hatályba. Eszerint a munkáltatók nem kérhetik vagy követelhetik meg a munkavállalóktól vagy az álláskeresőktől, hogy felfedjék a felhasználóneveket, jelszavakat vagy más, személyes fiókokhoz (például a közösségi médiához) tartozó hitelesítési információkat. A munkáltatók azt sem követelhetik meg a munkavállalóktól, hogy a munkáltató jelenlétében jelentkezzenek be a fiókjaikba.

A már meglévő szabályozásokon túl a javasolt jogszabályok tovább változtathatják a felügyeleti gyakorlatot. New York állam szenátusa 2023-ban előterjesztette a 7623. számú törvénytervezetet, amely korlátozná a munkáltatókat a teljesen automatizált döntéshozatali eszközök használatában. A munkáltatók nem használhatnák ezeket az eszközöket a jelöltek szűrésére vagy más, a munkaidő-beosztást, a kompenzációt, a fegyelmi intézkedéseket, a teljesítményértékelést és a foglalkoztatás egyéb feltételeit befolyásoló döntések meghozatalára. A mesterséges intelligencia gyors fejlődésének és potenciálisan elfogult kimenetelének fényében az ilyen szabályozás ésszerű. Emellett a 7623. számú szenátusi törvényjavaslat további korlátozásokat javasol a munkahelyi megfigyelésre vonatkozóan, például a legkevésbé beavatkozó módszerek alkalmazását, az adatgyűjtés minimalizálását, az arányosságot, valamint részletes tájékoztatást arról, hogy milyen adatokat gyűjtenek, hogyan, mikor és milyen célból.

A munkavállalói felügyeleti szoftverek hatékony bevezetése túlmutat a vonatkozó adatvédelmi előírások betartásán. A munkáltatóknak a kérdés etikai oldalát és a megfigyelésnek a munkavállalók moráljára és motivációjára gyakorolt lehetséges hatásait is figyelembe kell venniük. Ha a jogi követelményeket és az etikai megfontolásokat összekapcsoljuk, akkor a következő legjobb gyakorlatokat sorolhatjuk fel a megfigyelőszoftverek bevezetéséhez:

• Legyen átlátható: Legyen őszinte alkalmazottaival a megfigyelés létezéséről, jellegéről és céljáról. Szerezze be az alkalmazottak hozzájárulását a nyomon követéshez, különösen, ha nyomon követi a kommunikációjukat.
• Korlátozza a megfigyelést a jogszerű üzleti célokra: csak olyan tevékenységeket figyelje meg, amelyek közvetlenül kapcsolódnak az Ön által meghatározott üzleti célokhoz, például a teljesítményértékeléshez vagy az üzleti titkok védelméhez. Kerülje az alkalmazottak személyes kommunikációjának megfigyelését, illetve az olyan területek megfigyelését, ahol az alkalmazottaknak jogosan elvárható a magánéletük védelme.
• Minimalizálja az adatgyűjtést: csak a megfigyelési cél eléréséhez szükséges adatokat gyűjtse össze. Minél kevesebb érzékeny adatot gyűjt, annál kisebb a visszaélés vagy az adatsértés kockázata. Törölje azokat az adatokat, amelyek már nem szolgálják a céljukat.
• Soha ne figyelje a munkavállalók privát közösségi média fiókjait, és ne kérje meg őket, hogy adják meg a felhasználónevüket vagy a privát fiókjaikhoz tartozó jelszavakat.
• Kérjen szakértő jogi tanácsot: a jogi terület trükkös és változékony lehet. Ez a cikk általános áttekintést nyújt, és nem feltétlenül tárja fel a New York-i szabályozás és az Ön vállalkozásának egyedi körülményeinek minden részletét. Ha kétségei vannak, konzultáljon egy New York-i munkajogra szakosodott ügyvéddel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ellenőrzési tervei, irányelvei és végrehajtási módszerei teljes mértékben megfelelnek a követelményeknek.
• Átfogó munkavállalói felügyeleti politika kidolgozása: ennek a politikának ki kell terjednie az összegyűjtött adatok körére, a tárolás és felhasználás feltételeire, valamint a felügyeleti gyakorlatokra. A politikának minden alkalmazott számára könnyen hozzáférhetőnek kell lennie.
• Rendszeresen felülvizsgálja és frissítse a politikát: A technológia gyorsan változik, ahogyan a jogszabályok és a legjobb gyakorlatok is. Rendszeresen vizsgálja felül a felügyeleti politikáját és gyakorlatát annak biztosítása érdekében, hogy azok megfeleljenek a hatályos szövetségi és New York állami törvényeknek, és továbbra is hatékonyan és etikusan szolgálják a kitűzött célt.
• A következetesség és a megkülönböztetésmentesség biztosítása.

A munkavállalói ellenőrzés szükséges részét képezi egy világos, átfogó, jól kidolgozott munkavállalói ellenőrzési szabályzat. Ez egyértelművé teszi a követési gyakorlatot a munkatársak és a munkáltató számára, és minimalizálja a lehetséges jogi és etikai buktatókat. A szabályzatnak a következő kulcsfontosságú elemeket kell tartalmaznia:

• A nyomon követés céljának egyértelmű meghatározása
• A nyomon követés hatóköre: milyen tevékenységeket és kommunikációt követnek nyomon
• A megfigyeléshez használt módszerek (videómegfigyelés, hálózati naplók, megfigyelő szoftverek stb.)
• Annak leírása, hogy az összegyűjtött adatokat hogyan használják fel, mennyi ideig tárolják, és ki férhet hozzá az adatokhoz
• Egyértelmű nyilatkozat arról, hogy az alkalmazottak nem számíthatnak magánéletre a vállalat tulajdonában lévő eszközök, hálózatok és rendszerek használata során, függetlenül attól, hogy a használat munkahelyi vagy személyes jellegű-e.
• A jogszabályoknak való megfelelés
• A szabályzat megsértésének következményei
• Egy olyan rész, ahol a munkavállalók aláírással vagy elektronikus úton megerősítik, hogy megkapták, elolvasták és megértették a szabályzatot.

Amikor a szabályzat első tervezete elkészült, kérje meg egy New York-i munkajogban jártas jogi tanácsadóját, hogy vizsgálja át azt. Így biztos lehet benne, hogy a szabályzat megfelel a hatályos állami és szövetségi szabályozásoknak.

Ha a szabályzat elkészült, ossza szét az alkalmazottak között. Gyűjtsön írásos vagy elektronikus visszaigazolást az elfogadásról minden alkalmazottól, különösen az újonnan felvett munkavállalóktól a beilleszkedés során. Tartsa nyilván ezeket az elismeréseket.

A szabályzatnak mindig minden munkavállaló számára elérhetőnek kell lennie. Elhelyezheti például a munkavállalói kézikönyvben, a vállalati intraneten vagy a közös helyiségben.

Ne felejtse el rendszeresen felülvizsgálni és frissíteni a szabályzatot a fejlődő technológiai és jogi környezetnek megfelelően.

A New York-i munkavállalói felügyelet bevezetése a szövetségi és a szigorú állami előírások gondos mérlegelését és egy átfogó felügyeleti politika kidolgozását igényli. A jogszerű üzleti célok előtérbe helyezése, az adatok minimalizálása és a jogi tanácsadás alapvető lépések egy olyan szabályszerű és etikus megfigyelési program létrehozásában, amely a munkáltató és a munkavállalók számára egyaránt előnyös. A felelős végrehajtás kulcsfontosságú a felügyeleti technológia hatékony kihasználásához, miközben betartja a jogi kötelezettségeket és elősegíti a bizalomteljes munkakörnyezetet.