時間の盗難、説明責任の欠如、非効率的な作業パターン、怠惰な同僚への報酬などは、現代のワークスペースを悩ませている生産性の問題のほんの一部に過ぎません。しかし、従業員の行動をリアルタイムで把握し、これらの問題を適時に特定、あるいは防止し、チームの生産性を高めることができるとしたらどうでしょうか？このCleverControlのケーススタディでは、あるハイテク企業がどのように従業員監視ソフトウェアでこれらの課題に対処し、生産性を向上させたかを探ります。

挑戦

当社のクライアントは、従業員数47名の急成長中の中堅ソフトウェア開発会社です。同社は、中小企業向けのモバイル・アプリ、社内プラットフォーム、CRMシステムなどのカスタムソフトウェア・ソリューションの作成を専門としています。同社は小規模な新興企業としてスタートし、当初は勤怠管理と業績管理の主な方法として直接可視化に頼っていた。スタッフが増えるにつれ、組織のトップがすべての従業員とプロセスを直接管理することができなくなった。

同社は、作業時間の追跡、生産性の測定、プロジェクトの可視化といった課題に直面していた。従来の時間管理方法は信頼性に欠けていました。従業員はタイムシートに記入するのを忘れることが多く、その結果、不正確でおおよそのデータを提出していた。さらに、その責任者は、時間窃盗のケースさえいくつか発見した。

監督や定期的なチームや1対1のミーティングを通じて作業プロセスを観察することは、時間がかかり、主観的で、不正確だった。このような信頼できるデータの欠如は、正確なプロジェクトの見積もりを妨げ、時間のかかる作業を特定することを困難にしていた。

チームは納期に間に合わず、約15％のプロジェクトが当初の納期を超過し、クライアントの不満と会社の評判を落とした。失敗の本当の理由を特定するのは困難だった。マネジメントが悪いのか、プロセスが非効率的なのか、個人の生産性が低いのか。従業員一人ひとりが、この問題について異なる見解を示していた。

その上、責任者は12人の遠隔地のチームメンバーを直接監視する手段がなく、彼らの報告だけに頼ることもできなかった。彼は、問題をその場で特定し、タイムリーなフィードバックを提供するために、よりリアルタイムの可視性を求めていた。

最終的に、責任者は生産性を監視する時間を減らし、より客観的な結果を得る方法を探した。

ソリューション

これらの課題を解決するため、同社は従業員監視ソフトウェアを試すことにし、CleverControlを選択した。CleverControlは始業と終業を自動的に追跡するため、同社はタイムシートを完全に廃止することができた。また、モニタリング・レポートには、日中の活動時間帯と非活動時間帯が含まれており、常習的なサボり癖を発見することができた。

CleverControlのライブビューイング機能は、会社の責任者が望むリアルタイムの可視性を提供しました。企業トップは、どの従業員の画面も見ることができ、勤務中に作業がどの段階にあるかを確認することができました。

詳細なアクティビティレポートと、よく使用されるアプリやサイトの統計から、従業員が実際に業務に費やした時間や、改善すべき点を分析することができた。

結果

最初のモニタリング結果は驚くべきものではなかった。ほとんどのチームメンバーが高いレベルの生産性とエンゲージメントを示したのだ。生産性の向上は、モニタリングそのものが原因だった。自分の行動がすべて追跡されていることを知った従業員は、非生産的な活動や仕事に関係のない活動に時間を費やす可能性が低くなった。

従業員がモニタリングに慣れてくると、徐々にいつもの仕事のパターンに戻っていった。これらのパターンを監視することで、より興味深い結果が得られた。例えば、クレバーコントロールでは、いくつかの非効率が明らかになった：

  • あるソフトウェア開発者は、どんな些細な作業も何時間もかけて丹念に文書化し、過剰なレポートを作成していた。文書化はソフトウェア開発には欠かせないが、この社員は実際の進捗を妨げるほど自分自身をマイクロマネジメントしていた。

  • あるマネージャーは、どんな些細な問題でも何度もミーティングを予定していた。彼の目的はチームに最新情報を提供することだったが、こうした頻繁なミーティングのほとんどは非生産的で時間がかかり、他のチームメンバーのその日のワークフローを台無しにしていた。報告書によると、チームメンバーがこのようなミーティングに何度も出席しなければならない日は、非活動時間が15％増加し、個人的な閲覧や生産性の低い活動が増えていた。

モニタリングはまた、一部の従業員の常習的な非生産性の原因を突き止めるのにも役立った：

  • あるITスペシャリストは、マネージャーが彼女の活動報告を分析するまでは、常習的な怠け者だと思われていた。その従業員は、同僚を手伝ったり、同僚から任された仕事をこなしたりと、勤務時間のかなりの部分を費やしていることが判明した。当然、彼女は納期に間に合わず、自分の直接の責任にきちんと集中することができなかった。

  • クレバーコントロールのAIスコアリングは、業務に関連する活動は最低限で、個人的なブラウジングに多くの時間を費やしている数名のリモート従業員を検出しました。

  • The PR manager turned out to be a true "social butterfly." His use of messengers reached almost 40% of the workday. He frequently interrupted colleagues' work with lengthy and irrelevant conversations or messages, making it difficult for them to concentrate and complete their tasks.

このような非効率的な業務やその他の非効率的な業務を特定することで、同社は非効率的な業務を排除し、生産性を向上させることができました。正確な時間追跡とリアルタイムのモニタリングにより、マネージャーはプロジェクトの期限をより正確に評価できるようになり、その結果、より多くのプロジェクトやタスクが期限内に納品されるようになった。さらに、リソースや従業員の再配分も可能になり、適切な人材が適切なタイミングで適切なタスクに取り組めるようになった。

同社はセルフモニタリング機能を活用することにした。従業員は自分のアクティビティ・レポートにアクセスして分析できるため、説明責任が高まり、エンゲージメントが7％向上した。

モニタリングの結果、プロジェクトの納期遵守率は導入後6カ月で96％に達した。経営陣は不要な会議を削減し、週1回と月1回のチェックインだけにした。

一般的に、導入後6ヶ月で生産性が11％向上したという。

まとめ

Employee monitoring helped the company transform its approach to work management. "Before CleverControl, we were flying blind," says the head of the company, "We relied heavily on gut feelings and subjective assessments. With monitoring reports and activity stats, we see a clearer picture now and can make informed decisions."

このCleverControlのケーススタディは、このソフトウェアが同社の業務プロセスを改善し、透明性と説明責任の文化を育むのに役立ったことを示している。

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