Praktik Terbaik untuk Melacak Aktivitas Penjelajahan Tanpa Mengorbankan Kepercayaan

Memantau aktivitas komputer telah menjadi hal yang lumrah di tempat kerja modern. Menurut survei, 43% perusahaan memantau aktivitas online karyawannya. Prevalensi praktik ini tidak mengherankan karena Internet masih menjadi salah satu sumber utama gangguan dan bahaya keamanan bagi data perusahaan. Namun, karyawan sering kali tidak senang dengan pemantauan karena mereka menganggapnya sebagai ketidakpercayaan dan melanggar privasi mereka. Pelacakan aktivitas penelusuran yang tidak etis dapat menyebabkan penurunan semangat dan kepercayaan karyawan. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi pemantauan aktivitas online karyawan, manfaat, tantangan, dan legalitasnya, serta cara menerapkannya secara etis.
Apa yang dimaksud dengan pelacakan aktivitas penjelajahan?
Melacak aktivitas penjelajahan di tempat kerja biasanya mencakup pencatatan situs web yang dikunjungi, permintaan pencarian, aktivitas di media sosial, dan obrolan (terkadang termasuk log pesan). Terkadang, perusahaan juga dapat melacak transfer file dan penekanan tombol (misalnya, pesan atau permintaan pencarian).
Organisasi dapat menggunakan salah satu dari beberapa metode untuk memantau aktivitas internet:
- Pemantauan jaringan melalui konfigurasi router: menyiapkan router untuk merekam lalu lintas Internet;
- Server proxy dan firewall dapat mencatat lalu lintas Internet untuk tinjauan administratif. Mereka juga dapat memblokir akses ke situs web yang tidak pantas;
- Perangkat lunak pemantauan karyawan mencatat semua aktivitas komputer karyawan, termasuk riwayat penelusuran dan aktivitas media sosial, dan memiliki fungsi pemblokiran situs.
Apakah melacak aktivitas penelusuran legal di tempat kerja?
Legalitas pelacakan aktivitas Internet bergantung pada undang-undang negara bagian dan lokal di wilayah Anda. Misalnya, berdasarkan undang-undang AS, pemantauan karyawan biasanya sah. Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) secara umum mengizinkan perusahaan untuk memantau perangkat dan jaringan milik perusahaan jika mereka mempunyai tujuan bisnis yang sah. Beberapa negara bagian mendesak organisasi untuk memberi tahu karyawan tentang aktivitas pelacakan; negara bagian lain menyerahkan pemberitahuan kepada kebijaksanaan pemberi kerja. Pengusaha juga disarankan untuk memiliki kebijakan yang jelas yang menguraikan ruang lingkup dan praktik pemantauan.
Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) mengatur pelacakan aktivitas komputer karyawan di UE. Berdasarkan peraturan ini, organisasi harus membatasi pengumpulan data hanya sebatas yang diperlukan untuk tujuan bisnis yang sah, memberi tahu staf tentang pemantauan, dan sering kali mendapatkan persetujuan mereka.
Peraturan perlindungan data serupa berlaku di Australia, India, Kanada, Denmark, dan negara-negara lain.
Yurisdiksi lain memiliki perlindungan privasi yang lebih ketat. Di Yunani, misalnya, pengawasan elektronik dilarang kecuali pemberi kerja mempunyai izin hukum atau tujuan bisnis yang sah. Belanda mewajibkan organisasi untuk memiliki kepentingan bisnis yang sah yang melebihi hak privasi karyawan untuk menerapkan pemantauan karyawan. Finlandia membatasi pemantauan email, panggilan, dan penggunaan komputer.
Pada bagian ini, kami hanya mengulas secara singkat legalitas pemantauan karyawan di berbagai yurisdiksi. Secara keseluruhan, meskipun pemantauan karyawan pada umumnya legal di sebagian besar negara, terdapat peningkatan penekanan pada keseimbangan kepentingan pemberi kerja dan hak privasi karyawan. Kami menyarankan Anda berkonsultasi dengan penasihat hukum Anda sebelum menerapkan praktik pelacakan di organisasi Anda.
Bagaimana pemantauan aktivitas penjelajahan dapat bermanfaat bagi bisnis Anda?
Melacak aktivitas penjelajahan dapat bermanfaat bagi organisasi dan karyawan dan berikut caranya:
- Pemantauan meningkatkan produktivitas. Melawan godaan untuk memeriksa pesan obrolan yang masuk atau situs belanja bisa jadi menantang, dan tidak semua orang bisa menolaknya. Pelacakan aktivitas browsing mengungkapkan karyawan yang menghabiskan waktu berlebihan pada aktivitas yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, seperti browsing pribadi, media sosial, platform video, dan lain-lain. Dengan informasi ini, manajer dapat mengambil tindakan untuk meningkatkan fokus dan produktivitas, misalnya dengan memblokir gangguan.
- Data yang dikumpulkan mengungkapkan kesenjangan keterampilan. Jika seorang karyawan sering mencari di Google cara menggunakan aplikasi tertentu yang diperlukan untuk bekerja, mereka mungkin memerlukan pelatihan tambahan. Menganalisis riwayat penjelajahan karyawan dapat memberi Anda petunjuk tentang keterampilan dan pengetahuan apa yang kurang dari mereka. Setelah itu, Anda dapat merencanakan program pelatihan dan pengembangan yang sesuai.
- Pelacakan meningkatkan keamanan data. Solusi DLP yang kuat dapat mendeteksi dan mencegah akses, pembagian, atau pengunduhan data sensitif perusahaan oleh karyawan yang tidak sah.
- Pemantauan membantu meningkatkan keamanan jaringan perusahaan. Perangkat lunak khusus dapat mengidentifikasi upaya mengakses situs web berbahaya atau mengunduh file yang terinfeksi.

Tantangan memantau aktivitas Internet
Terlepas dari semua manfaatnya, melacak aktivitas penjelajahan karyawan dapat menjadi bumerang jika diterapkan secara tidak etis. Perhatian utama di sini adalah privasi pekerja. Karyawan mempunyai hak atas privasi, dan penggunaan metode pemantauan yang terlalu mengganggu dapat menimbulkan ketidakpercayaan, lingkungan kerja yang tidak bersahabat, dan bahkan dampak hukum. Karyawan mungkin merasa dikelola secara mikro dan tidak dipercaya, yang dapat menurunkan kepuasan kerja mereka dan membuat mereka mencari kondisi yang lebih baik di perusahaan lain.
Melacak aktivitas Internet juga dikaitkan dengan tantangan teknis. Menerapkan dan memelihara sistem pemantauan bisa jadi rumit dan mahal. Selain itu, bahkan solusi yang paling andal pun rentan terhadap kesalahan. Mereka mungkin menandai aktivitas yang sah sebagai aktivitas yang mencurigakan, sehingga menyebabkan pengawasan yang tidak perlu terhadap karyawan.
Menerapkan pemantauan karyawan memerlukan pendekatan yang hati-hati untuk mengurangi kesulitan-kesulitan ini dan mendapatkan semua keuntungannya.
Melacak aktivitas penelusuran tanpa mengurangi kepercayaan
Kami telah mengumpulkan praktik terbaik untuk mengimplementasikan perangkat lunak pelacakan.
Choose reliable softwarePasar saat ini menawarkan banyak alat pemantauan karyawan untuk melacak aktivitas penelusuran. CleverControl adalah salah satu solusi paling canggih dan andal di bidangnya. Ini melacak riwayat penelusuran setiap karyawan, permintaan pencarian, waktu yang dihabiskan di setiap situs web, dan aktivitas media sosial. Data yang dikumpulkan dikumpulkan dalam bagan dan grafik statistik yang jelas, memungkinkan analisis cepat mengenai produktivitas individu dan tren seluruh tim. Platform ini juga menawarkan pengaturan pemblokiran situs yang fleksibel, sehingga Anda dapat membatasi gangguan dan membantu karyawan fokus pada pekerjaan.
Patuhi prinsip transparansiSeorang manajer tidak akan mendapatkan kepercayaan timnya dengan memantau aktivitas mereka secara diam-diam. Kejujuran selalu merupakan kebijakan terbaik. Kami merekomendasikan untuk mengomunikasikan secara terbuka alasan penerapan tindakan pelacakan kepada karyawan, meskipun yurisdiksi Anda tidak mewajibkannya. Bersikaplah transparan tentang data apa yang dikumpulkan: situs web yang dikunjungi, waktu yang dihabiskan di situs web tersebut, tangkapan layar, log media sosial, dll. Kapan pun memungkinkan, mintalah persetujuan karyawan untuk melakukan pemantauan, terutama untuk metode yang lebih mengganggu.
Fokus pada data agregat jika memungkinkanJika hal ini dapat diterima untuk tujuan pemantauan Anda, hapus informasi identitas pribadi dari analisis aktivitas untuk melindungi privasi karyawan. Cobalah untuk fokus menganalisis tren daripada aktivitas individu. Jangan lacak riwayat penelusuran karyawan tertentu; sebaliknya, carilah pola seperti terlalu banyak menghabiskan waktu di media sosial atau mengunjungi situs web yang berisiko.
Batasi ruang lingkup pemantauanTetapkan tujuan pemantauan yang jelas dan cakupan data yang perlu Anda kumpulkan untuk mencapainya. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk mengungkap gangguan, maka cukup dengan menangkap situs web yang dikunjungi dan waktu yang dihabiskan untuk mengunjunginya. Mencatat pesan masuk dan keluar di media sosial dalam hal ini berlebihan.
Aktivitas penjelajahan harus dilacak pada perangkat milik perusahaan dan hanya selama jam kerja. Hindari memantau aktivitas karyawan di luar jam kerja atau menggunakan perangkat pribadi. Satu-satunya pengecualian adalah ketika seorang karyawan menggunakan perangkat pribadi untuk bekerja. Dalam hal ini, solusi pemantauan yang dipilih harus memiliki fungsi jam masuk dan jam keluar sehingga karyawan dapat menghentikan pemantauan ketika hari kerja berakhir.
Buat dan bagikan pedoman yang jelasOrganisasi harus memiliki kebijakan penggunaan Internet yang komprehensif yang mendefinisikan perilaku online yang dapat diterima dan tidak dapat diterima. Selain itu, harus ada kebijakan terpisah yang menguraikan ruang lingkup pemantauan, bagaimana data yang dikumpulkan digunakan, berapa lama data tersebut disimpan, dan siapa yang dapat mengaksesnya. Kedua kebijakan tersebut harus mudah diakses oleh karyawan. Tim tersebut harus memahami kebijakan dan implikasinya serta memiliki saluran untuk menyampaikan kekhawatiran mereka.
Tinjau dan sesuaikan secara teraturPraktik pemantauan tidak boleh dilakukan begitu saja. Hal ini harus ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa hal tersebut masih diperlukan dan efektif.
Dengarkan masukan karyawan secara aktif dan sesuaikan pelacakan dengan masalah privasi apa pun. Selain itu, Anda harus terus mengikuti perkembangan undang-undang privasi dan ketenagakerjaan yang relevan serta memastikan kepatuhan terhadap perubahan.
Pikiran Terakhir
Melacak aktivitas browsing karyawan dapat meningkatkan produktivitas dan fokus karyawan secara signifikan serta memperkuat keamanan perusahaan. Namun, praktik pemantauan memerlukan pendekatan hati-hati untuk menghindari sisi negatifnya. Dengan memprioritaskan transparansi, fokus pada data agregat, dan menghormati privasi karyawan, Anda dapat menerapkan pemantauan aktivitas penelusuran dengan cara yang menjaga kepercayaan dan menumbuhkan lingkungan kerja yang positif.