Jak floridské firmy využívají software pro monitorování zaměstnanců

Monitorování zaměstnanců je nástroj, který může být významným přínosem téměř pro každé odvětví, včetně HoReCa, maloobchodu a cestovního ruchu. Zde je 5 hlavních výhod, které můžete získat používáním nástrojů pro sledování zaměstnanců.

Živá ekonomika Floridy přitahuje řadu problémů, včetně rizika interních krádeží a narušení bezpečnosti. Monitorování zaměstnanců může pro vaši společnost představovat další vrstvu zabezpečení, která takové incidenty odhalí a zabrání jim.

Například sledování pokladních systémů a přístupu zaměstnanců k účetním a dalším důležitým systémům může zabránit krádežím, odhalit nesrovnalosti a poskytnout důkazy v případě incidentů.

Maloobchodní podniky jsou obzvláště náchylné k úbytku. Sledování interakcí zaměstnanců u pokladen, sledování pohybu zásob a prohlížení záznamů z kamer spolu s údaji o transakcích výrazně snižují ztráty způsobené krádežemi a chybami.

Odvětví HoReCa, maloobchodu a cestovního ruchu jsou silně orientována na zážitky. Výjimečný zákaznický servis je tedy nutností pro každou firmu, která chce zvítězit v soutěži o klienty. Díky monitorování zaměstnanců mohou organizace sledovat interakce mezi zaměstnanci a zákazníky a odhalit slabá místa a oblasti, které je třeba zlepšit.

Manažeři mohou například sledovat telefonické hovory při rezervacích, online chaty s klienty, a dokonce i osobní komunikaci (pokud je to ze zákona přípustné a po řádném upozornění), aby pochopili, jak zaměstnanci dodržují zásady komunikace a řeší obtížné situace. Tyto nahrávky mohou odhalit oblasti, ve kterých zaměstnanci vynikají a kde by mohlo být zapotřebí školení ke zlepšení komunikačních dovedností, znalosti produktů a celkové spokojenosti zákazníků.

Produktivita a efektivita zaměstnanců jsou bezpochyby klíčem k úspěchu každé organizace.

Sledování rozvrhů a docházky zaměstnanců pomáhá optimalizovat náklady na pracovní sílu, zabránit přepracování a dodržovat pracovní zákony a předpisy během hlavních sezón.

V maloobchodě může sledování práce zaměstnanců na prodejní ploše, ve skladu nebo při vyřizování online objednávek odhalit neefektivitu a příležitosti k optimalizaci procesů.

Odvětví cestovního ruchu zahrnuje složitou logistiku, od rezervací až po správu zařízení a pomoc hostům. Sledování plnění úkolů, reakčních časů na požadavky hostů a dodržování harmonogramů zajistí návštěvníkům bezproblémový zážitek a zlepší provozní efektivitu.

Každý podnik se pohybuje v právním rámci. Zajištění souladu s pracovněprávními předpisy, předpisy o ochraně osobních údajů a dalšími předpisy, které jsou pro váš obor jedinečné, je úkol, který vám může pomoci vyřešit monitorování zaměstnanců. Specializované systémy HRIS mohou například pomoci sledovat certifikace zaměstnanců, provádět prověrky a bezpečně ukládat citlivá data zaměstnanců.

Obtěžování a diskriminace na pracovišti jsou nejen porušením firemních zásad a právních předpisů, ale také potenciálním poškozením dobrého jména společnosti v očích zaměstnanců i klientů. Monitorování pracovní komunikace zaměstnanců (pokud to zákon umožňuje) pomůže takovým případům předcházet.

Údaje z monitorování zaměstnanců jsou zdrojem cenných informací o aktuálním výkonu týmu a nedostatcích v dovednostech.

Sledování toho, jak zaměstnanci vyřizují požadavky zákazníků, jak přesně zpracovávají objednávky a dokumenty související s prací, a hodnocení toho, jak vykonávají svou každodenní práci, je mnohem snazší díky speciálně navrženým aplikacím. Software pro sledování zaměstnanců dokáže automaticky vypočítat individuální skóre výkonnosti a usnadňuje odhalení neefektivních pracovních vzorců u těch zaměstnanců, kteří pracují převážně na počítači.

Zaměstnance pracující s klienty lze rychle vyhodnotit na základě záznamů jejich interakcí se zákazníky, zpětné vazby a spokojenosti zákazníků.

Na základě nedostatků v dovednostech a slabých míst odhalených během hodnocení mohou společnosti naplánovat cílené školicí programy.

Před zavedením jakéhokoli sledování na pracovišti by organizace měly zkontrolovat platné státní a místní zákony upravující osobní údaje zaměstnanců a jejich sledování.

Na Floridě se monitorování zaměstnanců řídí následujícími zákony a předpisy:

• Federální:

  • Zákon o ochraně soukromí v elektronických komunikacích (ECPA)

  • Zákon o spravedlivých pracovních standardech (FLSA)

  • Národní zákon o pracovních vztazích (NLRA)

• Stát:

  • Floridský zákon o bezpečnosti komunikací (FSCA)

  • Floridský zákon o ochraně informací (FIPA)

  • Přiměřené očekávání soukromí

  • Právo na ochranu soukromí v sociálních médiích

Tyto předpisy vytvářejí právní hranice pro dohled na pracovišti. Společnosti, které chtějí zavést sledování, mohou:

Jedná se pravděpodobně o nejoblíbenější metody pro zajištění produktivity a sledování interakcí mezi klienty a zaměstnanci. Podle floridských zákonů je sledování elektronické pošty a internetové aktivity přípustné, pokud zaměstnavatel řádně informuje zaměstnance a získá jejich souhlas se sledováním.

Zaměstnavatelé mohou sledovat služební telefonní hovory s řádným upozorněním zaměstnanců. Osobní komunikaci nelze sledovat.

Videodohled pro bezpečnostní účely není obecně zakázán, s výjimkou prostor, kde zaměstnanci důvodně očekávají soukromí, jako jsou toalety.

Zákon FSCA zakazuje nahrávání rozhovorů bez souhlasu všech stran. Pokud tedy chce zaměstnavatel použít zvukový záznam, musí o tom informovat dotčené zaměstnance a získat jejich souhlas.

Vozidla nebo zařízení ve vlastnictví společnosti mohou být monitorována. Zaměstnavatel však nemůže bez výslovného souhlasu sledovat osobní vozidlo nebo mobilní zařízení zaměstnance.

Sledování obrazovek a stisků kláves je součástí monitorování činnosti počítače. Ačkoli je to právně přípustné, je třeba je provádět s opatrností. Jejich nadměrné používání může být považováno za rušivé a vyvolávat obavy o ochranu soukromí.

Toto je pouze obecný přehled floridského právního rámce. Před zavedením monitorování doporučujeme konzultaci s právním poradcem.

Zavedení monitorování zaměstnanců je delikátní a složitý proces sestávající z několika kroků.

Čeho chcete monitorováním dosáhnout? Je to zlepšení služeb zákazníkům? Nebo snížení úbytků v prodejnách? Od vašich cílů se bude odvíjet výběr monitorovacího řešení a funkcí, které budete používat. Vyhněte se pokušení monitorovat vše, protože to jde. Místo toho je lepší zaměřit se na konkrétní oblasti, ve kterých byste chtěli dosáhnout zlepšení.

Neexistuje žádný univerzální nástroj pro monitorování všeho. V závislosti na cílech, které sledujete, a na pozici zaměstnance můžete zvolit různé možnosti. Například pro monitorování zaměstnanců v terénu, jako jsou průvodci, můžete zvážit sledování pomocí GPS, abyste zajistili docházku a dodržování rozvrhů a tras.

Funkce, jako je sledování využívání webových stránek a aplikací, mohou pomoci pochopit, zda zaměstnanci maloobchodu efektivně využívají čas a zdroje pro úkoly, jako je správa zásob nebo online prodej.

Software, který dokáže sledovat chaty a telefonní hovory bude ideální pro zaměstnance, jejichž práce zahrnuje každodenní kontakt s klienty.

Tyto zásady by měly obsahovat následující informace:

• jaké údaje se shromažďují a pro jaké účely;

• jak dlouho se skladuje;

• kdo k němu má přístup;

• práva zaměstnanců týkající se jejich údajů.

Tyto zásady by měly být k dispozici všem zaměstnancům. Zdůrazněte, že cílem monitorování je zlepšit celkovou efektivitu a poskytnout jim podporu, kterou potřebují k úspěchu.

Jakmile znáte své cíle, určete konkrétní klíčové ukazatele výkonnosti, které indikují pokrok. Jaké ukazatele vám prozradí, zda se vaše produktivita zlepšuje?

Těmito ukazateli mohou být například tržby na zaměstnance, průměrná hodnota transakce, počet stížností zákazníků atd. Nakonfigurujte monitorovací software tak, aby sledoval právě tyto klíčové ukazatele výkonnosti a vytvářel reporty.

Většina nástrojů pro monitorování zaměstnanců má funkci upozornění. Software odešle upozornění, pokud dojde k určité akci nebo odchylce od očekávaného chování. Tuto funkci používejte s rozmyslem. Zaměřte se na nastavení upozornění na kritické události, které vyžadují okamžitou pozornost, jako je porušení zásad, narušení bezpečnosti nebo výrazný pokles produktivity v době špičky. To vám umožní řešit problémy okamžitě, aniž byste se zahltili zbytečnými daty.

Monitorování by mělo sloužit jako nástroj ke zlepšení, nikoliv k tomu, abyste zaměstnance přistihli, že dělají něco špatně. Sdílejte se členy týmu své poznatky a upozorněte je na oblasti, ve kterých vynikají, a identifikujte příležitosti ke zlepšení. Formulujte tyto rozhovory jako příležitosti k růstu a rozvoji dovedností.

Jak je vidět, monitorování zaměstnanců přináší podnikům na Floridě významné výhody. Využití těchto výhod však vyžaduje promyšlený a strategický přístup. Dodržování floridského právního rámce, pečlivé nastavení, zaměření na klíčové ukazatele výkonnosti a transparentní komunikace podpoří produktivitu a pozitivní pracovní prostředí.