كيف تستفيد الشركات في فلوريدا من برامج مراقبة الموظفين

مراقبة الموظفين هي أداة يمكن أن تفيد أي صناعة تقريبًا، بما في ذلك صناعة السياحة والتجزئة والسياحة. فيما يلي أهم 5 مزايا يمكنك الحصول عليها باستخدام أدوات التتبع.

يجذب اقتصاد فلوريدا النابض بالحياة في فلوريدا نصيبه العادل من التحديات، بما في ذلك خطر السرقة الداخلية والاختراقات الأمنية. يمكن أن تكون مراقبة الموظفين طبقة إضافية من الأمان لشركتك، حيث تكشف وتمنع مثل هذه الحوادث.

على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي مراقبة أنظمة نقاط البيع ووصول الموظفين إلى أنظمة المحاسبة وغيرها من الأنظمة المهمة إلى ردع السرقة، والكشف عن التناقضات، وتوفير الأدلة في حالة وقوع حوادث.

شركات البيع بالتجزئة معرضة بشكل خاص للانكماش. إن مراقبة تفاعلات الموظفين عند الخروج، وتتبع حركات المخزون، ومراجعة لقطات المراقبة إلى جانب بيانات المعاملات تقلل من الخسائر الناجمة عن السرقة والأخطاء بشكل كبير.

تُعد قطاعات السياحة وتجارة التجزئة والبيع بالتجزئة والسياحة من القطاعات التي تعتمد على الخبرة بشكل كبير. لذا، فإن خدمة العملاء الاستثنائية أمر لا بد منه لأي شركة تريد الفوز بالمنافسة على العملاء. من خلال مراقبة الموظفين، يمكن للمؤسسات تتبع تفاعلات الموظفين مع العملاء والكشف عن نقاط الضعف ومجالات التحسين.

على سبيل المثال، يمكن للمديرين مراقبة المكالمات الهاتفية للحجوزات، والمحادثات عبر الإنترنت مع العملاء، وحتى الاتصالات الشخصية (حيثما كان ذلك مسموحاً قانوناً وبإخطار مناسب) لفهم كيفية اتباع الموظفين لسياسات التواصل والتعامل مع المواقف الصعبة. يمكن أن تكشف هذه التسجيلات عن المجالات التي يتفوق فيها الموظفون والمجالات التي قد يحتاجون فيها إلى التدريب لتحسين مهارات التواصل والمعرفة بالمنتج ورضا العملاء بشكل عام.

مما لا شك فيه أن إنتاجية الموظفين وكفاءتهم هما مفتاح نجاح أي مؤسسة.

يساعد تتبع جداول الموظفين وحضورهم على تحسين تكاليف العمالة، وتجنب العمل الزائد، والامتثال لقوانين ولوائح العمل خلال مواسم الذروة.

في مجال البيع بالتجزئة، يمكن أن يكشف تتبع كيفية عمل الموظفين في طابق المبيعات أو في غرف التخزين أو تلبية الطلبات عبر الإنترنت عن أوجه القصور وفرص تحسين العمليات.

ينطوي قطاع السياحة على خدمات لوجستية معقدة، من الحجوزات إلى إدارة المرافق ومساعدة النزلاء. ستضمن مراقبة إنجاز المهام، وأوقات الاستجابة لطلبات النزلاء، والالتزام بالجداول الزمنية توفير تجربة سلسة للزوار وتحسين الكفاءة التشغيلية.

تعمل أي شركة ضمن إطار قانوني. إن ضمان الامتثال للوائح العمل والخصوصية واللوائح الأخرى الفريدة من نوعها في مجال عملك هي مهمة يمكن أن تساعدك مراقبة الموظفين على حلها. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد أنظمة نظم معلومات الموارد البشرية المتخصصة في تتبع شهادات الموظفين، وإجراء فحوصات الخلفية، وتخزين بيانات الموظفين الحساسة بأمان.

لا يعتبر التحرش والتمييز في مكان العمل انتهاكًا لسياسات الشركة واللوائح القانونية فحسب، بل هو أيضًا قاتل محتمل لسمعة الشركة في نظر الموظفين والعملاء على حد سواء. ستساعد مراقبة اتصالات عمل الموظفين (حيثما كان ذلك مسموحًا به قانونًا) في منع مثل هذه الحالات.

تعد بيانات مراقبة الموظفين مصدراً للمعلومات القيّمة حول الأداء الحالي لفريق العمل والثغرات في المهارات.

أصبح تتبع كيفية إدارة الموظفين لطلبات العملاء، ومدى دقة تعاملهم مع الطلبات والمستندات المتعلقة بالعمل، وتقييم كيفية أدائهم لعملهم اليومي أسهل بكثير مع التطبيقات المصممة خصيصاً لهذا الغرض. يمكن لبرامج مراقبة الموظفين حساب درجات الأداء الفردي تلقائيًا وتسهيل اكتشاف أنماط العمل غير الفعالة للموظفين الذين يعملون بشكل أساسي على أجهزة الكمبيوتر.

يمكن تقييم الموظفين الذين يعملون مع العملاء بسرعة استناداً إلى تسجيلات تفاعلاتهم مع العملاء، وملاحظاتهم، ورضا العملاء.

استناداً إلى الثغرات في المهارات ونقاط الضعف التي تم الكشف عنها أثناء التقييم، يمكن للشركات التخطيط لبرامج تدريبية مستهدفة.

قبل تنفيذ أي تتبع في مكان العمل، يجب على المؤسسات التحقق من قوانين الولاية والقوانين المحلية المعمول بها التي تنظم المعلومات الشخصية للموظفين ومراقبتها.

في فلوريدا، يتم تنظيم مراقبة الموظفين من خلال القوانين واللوائح التالية:

• فيدرالي:

  • قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA)

  • قانون معايير العمل العادلة (FLSA)

  • قانون علاقات العمل الوطنية (NLRA)

• الولاية:

  • قانون فلوريدا لأمن الاتصالات (FSCA)

  • قانون فلوريدا لحماية المعلومات (FIPA)

  • التوقع المعقول للخصوصية

  • قانون خصوصية وسائل التواصل الاجتماعي

تضع هذه اللوائح الحدود القانونية للمراقبة في مكان العمل. ويمكن للشركات الراغبة في تنفيذ المراقبة أن:

ربما تكون هذه هي أكثر الطرق شيوعًا لضمان الإنتاجية وتتبع تفاعلات العملاء والموظفين. وبموجب قانون فلوريدا، يُسمح بمراقبة البريد الإلكتروني ونشاط الإنترنت إذا قام صاحب العمل بإخطار الموظفين بشكل صحيح وحصل على موافقتهم على المراقبة.

يمكن لأصحاب العمل تتبع المكالمات الهاتفية الخاصة بالعمل مع إخطار الموظفين بشكل مناسب. لا يمكن مراقبة الاتصالات الشخصية.

لا تُحظر المراقبة بالفيديو لأغراض أمنية بشكل عام باستثناء المناطق التي يتوقع فيها الموظفون بشكل معقول الخصوصية، مثل دورات المياه.

تحظر FSCA تسجيل المحادثات دون موافقة جميع الأطراف. لذا، إذا أراد صاحب العمل استخدام المراقبة الصوتية، فيجب عليه إبلاغ الموظفين المتأثرين والحصول على إذنهم.

يمكن مراقبة المركبات أو الأجهزة المملوكة للشركة. ومع ذلك، لا يمكن لأصحاب العمل مراقبة مركبة الموظف الشخصية أو جهازه المحمول دون إذن صريح.

تتبع الشاشات وضربات المفاتيح هو جزء من مراقبة نشاط الكمبيوتر. وعلى الرغم من أنها مسموح بها قانوناً، إلا أنه يجب تنفيذها بحذر. يمكن اعتبار استخدامها المفرط تطفلاً ويثير مخاوف تتعلق بالخصوصية.

هذه مجرد لمحة عامة عن الإطار القانوني في فلوريدا. نوصي باستشارة مستشارك القانوني قبل تنفيذ المراقبة.

إن تنفيذ مراقبة الموظفين عملية دقيقة ومعقدة تتكون من عدة خطوات.

ما الذي تهدف إلى تحقيقه من خلال المراقبة؟ هل هو تحسين خدمة العملاء؟ أو تقليل الانكماش في المتاجر؟ ستحدد أهدافك اختيارك لحل المراقبة والميزات التي ستستخدمها. تجنب إغراء مراقبة كل شيء لأنك تستطيع ذلك. بدلاً من ذلك، من الأفضل التركيز على مجالات محددة تود أن ترى فيها تحسناً.

لا توجد أداة مراقبة عالمية لكل شيء. واعتماداً على الأهداف التي تسعى لتحقيقها ووظيفة الموظف، يمكنك اختيار خيارات مختلفة. على سبيل المثال، بالنسبة لمراقبة الموظفين الميدانيين مثل المرشدين السياحيين، يمكنك التفكير في تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) لضمان الحضور والالتزام بالجداول الزمنية والطرق.

يمكن أن تساعد ميزات مثل تتبع استخدام الموقع الإلكتروني والتطبيق في فهم ما إذا كان موظفو البيع بالتجزئة يستخدمون الوقت والموارد بفعالية في مهام مثل إدارة المخزون أو المبيعات عبر الإنترنت.

برنامج يمكنه مراقبة الدردشات والمكالمات الهاتفية ستكون مثالية للموظفين الذين تتضمن وظائفهم تفاعلات يومية مع العملاء.

يجب أن تتضمن هذه السياسة المعلومات التالية:

• ما هي البيانات التي يتم جمعها ولأي أغراض يتم جمعها;

• مدة تخزينها;

• الذي يمكنه الوصول إليها;

• حقوق الموظفين فيما يتعلق ببياناتهم.

يجب أن تكون هذه السياسة متاحة لجميع الموظفين. والتأكيد على أن الهدف من الرصد هو تحسين الكفاءة العامة وتزويدهم بالدعم الذي يحتاجونه لتحقيق النجاح.

بمجرد معرفة أهدافك، حدد مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة التي تشير إلى التقدم المحرز. ما هي المقاييس التي ستخبرك ما إذا كانت إنتاجيتك تتحسن؟

على سبيل المثال، يمكن أن تكون هذه المقاييس هي المبيعات لكل موظف، ومتوسط قيمة المعاملات، وعدد شكاوى العملاء، وما إلى ذلك. قم بتكوين برنامج المراقبة الخاص بك لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية هذه على وجه التحديد وإنشاء التقارير.

تحتوي معظم أدوات مراقبة الموظفين على وظيفة تنبيه. يرسل البرنامج إشعارًا في حالة حدوث إجراء معين أو انحراف عن السلوك المتوقع. استخدم هذه الميزة بحكمة. ركز على إعداد تنبيهات للأحداث الحرجة التي تتطلب اهتماماً فورياً، مثل انتهاكات السياسة أو الخروقات الأمنية أو الانخفاض الكبير في الإنتاجية خلال ساعات الذروة. يتيح لك ذلك معالجة المشكلات على الفور دون التورط في بيانات غير ضرورية.

يجب استخدام المراقبة كأداة للتحسين، وليس للقبض على الموظفين الذين يقومون بعمل خاطئ. شارك الرؤى مع أعضاء فريقك، مع تسليط الضوء على المجالات التي يتفوقون فيها وتحديد فرص التحسين. ضع إطارًا لهذه المحادثات كفرص للنمو وتطوير المهارات.

كما نرى، تقدم مراقبة الموظفين مزايا كبيرة للشركات في فلوريدا. ومع ذلك، يتطلب إطلاق العنان لهذه المزايا اتباع نهج مدروس واستراتيجي. سيؤدي الالتزام بالإطار القانوني في فلوريدا، والتكوين الدقيق، والتركيز على مقاييس الأداء الرئيسية، والتواصل الشفاف إلى زيادة الإنتاجية وبيئة العمل الإيجابية.