Cum beneficiază întreprinderile din Florida de software-ul de monitorizare a angajaților

Monitorizarea angajaților este un instrument care poate aduce beneficii semnificative aproape oricărei industrii, inclusiv HoReCa, retail și turism. Iată primele 5 avantaje pe care le puteți obține prin utilizarea instrumentelor de urmărire.

Economia vibrantă a Floridei atrage partea sa echitabilă de provocări, inclusiv riscul de furt intern și de breșe de securitate. Monitorizarea angajaților poate fi un nivel suplimentar de securitate pentru compania dumneavoastră, dezvăluind și prevenind astfel de incidente.

De exemplu, monitorizarea sistemelor POS și a accesului angajaților la contabilitate și la alte sisteme esențiale poate descuraja furtul, poate dezvălui discrepanțe și poate furniza dovezi în caz de incidente.

Comerțul cu amănuntul este deosebit de vulnerabil la pierderi. Monitorizarea interacțiunilor angajaților la casele de marcat, urmărirea mișcărilor stocurilor și revizuirea imaginilor de supraveghere împreună cu datele privind tranzacțiile reduc semnificativ pierderile cauzate de furturi și erori.

HoReCa, comerțul cu amănuntul și turismul sunt industrii bazate pe experiență. Astfel, un serviciu excepțional pentru clienți este o necesitate pentru orice întreprindere care dorește să câștige competiția pentru clienți. Cu ajutorul monitorizării angajaților, organizațiile pot urmări interacțiunile dintre angajați și clienți și pot dezvălui punctele slabe și zonele de îmbunătățire.

De exemplu, managerii pot monitoriza apelurile telefonice pentru rezervări, discuțiile online cu clienții și chiar comunicările în persoană (acolo unde este permis din punct de vedere legal și cu notificarea corespunzătoare) pentru a înțelege modul în care angajații respectă politicile de comunicare și gestionează situațiile dificile. Aceste înregistrări pot dezvălui domeniile în care personalul excelează și unde ar putea fi nevoie de formare pentru a îmbunătăți abilitățile de comunicare, cunoașterea produselor și satisfacția generală a clienților.

Fără îndoială, productivitatea și eficiența angajaților sunt esențiale pentru succesul oricărei organizații.

Urmărirea orarelor și a prezenței personalului ajută la optimizarea costurilor cu forța de muncă, la evitarea suprasolicitării și la respectarea legilor și reglementărilor privind forța de muncă în timpul sezoanelor de vârf.

În comerțul cu amănuntul, urmărirea modului în care angajații lucrează în sala de vânzări, în depozite sau îndeplinesc comenzile online poate dezvălui ineficiențe și oportunități de optimizare a proceselor.

Industria turismului implică o logistică complexă, de la rezervări la gestionarea facilităților și asistența acordată oaspeților. Monitorizarea finalizării sarcinilor, a timpilor de răspuns la solicitările oaspeților și a respectării programelor va asigura o experiență plăcută pentru vizitatori și va îmbunătăți eficiența operațională.

Orice afacere funcționează într-un cadru legal. Asigurarea conformității cu reglementările privind munca, confidențialitatea și alte reglementări unice pentru industria dvs. este o sarcină pe care monitorizarea angajaților vă poate ajuta să o rezolvați. De exemplu, sistemele HRIS specializate vă pot ajuta să urmăriți certificările angajaților, să efectuați verificări ale antecedentelor și să stocați în siguranță datele sensibile ale angajaților.

Hărțuirea și discriminarea la locul de muncă nu reprezintă doar o încălcare a politicilor companiei și a reglementărilor legale, ci și o potențială distrugere a reputației companiei, atât în ochii angajaților, cât și ai clienților. Monitorizarea comunicărilor personalului la locul de muncă (atunci când este permisă din punct de vedere legal) va contribui la prevenirea unor astfel de cazuri.

Datele de monitorizare a angajaților reprezintă o sursă de informații valoroase cu privire la performanța actuală a echipei și la lacunele în materie de competențe.

Urmărirea modului în care angajații gestionează solicitările clienților, cât de corect gestionează comenzile și documentele legate de muncă și evaluarea modului în care își desfășoară activitatea zilnică este mult mai ușoară cu ajutorul aplicațiilor special concepute. Software-ul de monitorizare a angajaților poate calcula automat scorurile de performanță individuală și facilitează detectarea modelelor de lucru ineficiente pentru acei angajați care lucrează în principal pe calculator.

Angajații care lucrează cu clienții pot fi evaluați rapid pe baza înregistrărilor interacțiunilor lor cu clienții, a feedback-ului și a satisfacției clienților.

Pe baza lacunelor de competențe și a punctelor slabe evidențiate în timpul evaluării, companiile pot planifica programe de formare specifice.

Înainte de a implementa orice sistem de urmărire la locul de muncă, organizațiile trebuie să verifice legile locale și de stat aplicabile care reglementează informațiile personale și monitorizarea angajaților.

În Florida, monitorizarea angajaților este reglementată de următoarele legi și reglementări:

• Federal:

  • Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice (ECPA)

  • Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA)

  • Legea națională privind relațiile de muncă (NLRA)

• Stat:

  • Legea privind securitatea comunicațiilor din Florida (FSCA)

  • Legea privind protecția informațiilor din Florida (FIPA)

  • Așteptări rezonabile de confidențialitate

  • Legea privind confidențialitatea în social media

Aceste reglementări creează limitele legale pentru supravegherea la locul de muncă. Companiile care doresc să pună în aplicare monitorizarea pot:

Acestea sunt probabil cele mai populare metode de asigurare a productivității și de urmărire a interacțiunilor client-angajat. În conformitate cu legislația din Florida, monitorizarea e-mailului și a activității pe internet este permisă dacă angajatorul notifică în mod corespunzător personalul și primește acordul acestuia pentru monitorizare.

Angajatorii pot urmări convorbirile telefonice de afaceri cu notificarea corespunzătoare a angajaților. Comunicațiile personale nu pot fi monitorizate.

Supravegherea video în scopuri de securitate nu este în general interzisă, cu excepția zonelor în care angajații se așteaptă în mod rezonabil la intimitate, cum ar fi toaletele.

FSCA interzice înregistrarea conversațiilor fără consimțământul tuturor părților. Prin urmare, dacă angajatorul dorește să utilizeze supravegherea audio, trebuie să informeze angajații afectați și să obțină permisiunea acestora.

Vehiculele sau dispozitivele deținute de companie pot fi monitorizate. Cu toate acestea, angajatorii nu pot monitoriza vehiculul personal sau dispozitivul mobil al unui angajat fără permisiune explicită.

Urmărirea ecranelor și a apăsării tastelor face parte din monitorizarea activității informatice. Deși permise din punct de vedere legal, acestea trebuie implementate cu precauție. Utilizarea lor excesivă poate fi considerată intruzivă și poate ridica probleme de confidențialitate.

Aceasta este doar o prezentare generală a cadrului juridic din Florida. Vă recomandăm să vă consultați consilierul juridic înainte de implementarea monitorizării.

Punerea în aplicare a monitorizării angajaților este un proces delicat și complex, format din mai multe etape.

Ce urmăriți să realizați cu monitorizarea? Este vorba de îmbunătățirea serviciilor pentru clienți? Sau reducerea pierderilor în magazine? Obiectivele dvs. vor dicta alegerea soluției de monitorizare și a funcțiilor pe care le veți utiliza. Evitați tentația de a monitoriza totul pentru că puteți. În schimb, este mai bine să vă concentrați pe domenii specifice în care ați dori să vedeți îmbunătățiri.

Nu există un instrument universal de monitorizare pentru toate. În funcție de obiectivele pe care le urmăriți și de poziția angajatului, puteți alege diverse opțiuni. De exemplu, pentru monitorizarea personalului de teren, cum ar fi ghizii turistici, puteți lua în considerare urmărirea prin GPS pentru a asigura prezența și respectarea programului și a rutelor.

Funcții precum urmărirea utilizării site-urilor web și a aplicațiilor pot ajuta să se înțeleagă dacă angajații din retail utilizează eficient timpul și resursele pentru sarcini precum gestionarea stocurilor sau vânzările online.

Software care poate monitoriza chat-urile și apelurile telefonice va fi perfect pentru angajații ale căror locuri de muncă includ interacțiuni zilnice cu clienții.

Această politică trebuie să includă următoarele informații:

• ce date sunt colectate și în ce scopuri;

• cât timp este depozitat;

• cine are acces la acesta;

• drepturile angajaților cu privire la datele lor.

Această politică ar trebui să fie disponibilă pentru toți angajații. Subliniați că scopul monitorizării este de a îmbunătăți eficiența generală și de a le oferi sprijinul de care au nevoie pentru a reuși.

Odată ce vă cunoașteți obiectivele, identificați KPI-urile specifice care indică progresul. Ce măsurători vă vor spune dacă productivitatea dumneavoastră se îmbunătățește?

De exemplu, acești indicatori pot fi vânzările per angajat, valoarea medie a tranzacției, numărul de reclamații ale clienților etc. Configurați-vă software-ul de monitorizare pentru a urmări în mod specific acești KPI și pentru a genera rapoarte.

Majoritatea instrumentelor de monitorizare a angajaților au o funcție de alertă. Software-ul trimite o notificare în cazul în care are loc o acțiune specifică sau o abatere de la comportamentul așteptat. Utilizați această funcție cu înțelepciune. Concentrați-vă pe setarea alertelor pentru evenimente critice care necesită atenție imediată, cum ar fi încălcări ale politicilor, breșe de securitate sau scăderi semnificative ale productivității în timpul orelor de vârf. Acest lucru vă permite să abordați problemele cu promptitudine, fără să vă împotmoliți în date inutile.

Monitorizarea ar trebui să fie folosită ca un instrument de îmbunătățire, nu pentru a prinde angajații făcând ceva greșit. Împărtășiți informații cu membrii echipei dumneavoastră, subliniind domeniile în care aceștia excelează și identificând oportunități de îmbunătățire. Prezentați aceste conversații ca oportunități de creștere și dezvoltare a competențelor.

După cum se poate observa, monitorizarea angajaților oferă beneficii semnificative pentru întreprinderile din Florida. Cu toate acestea, deblocarea acestor avantaje necesită o abordare atentă și strategică. Respectarea cadrului juridic din Florida, configurarea atentă, concentrarea asupra principalilor indicatori de performanță și comunicarea transparentă vor stimula productivitatea și un mediu de lucru pozitiv.