قوانين العمل في ولاية كونيتيكت وبرامج مراقبة الموظفين: دليل شامل لأصحاب العمل

في ولاية كونيتيكت، تخضع مراقبة الموظفين لقواعد ولوائح اتحادية محددة. إليكم كيف تؤثر هذه اللوائح على ممارسات المراقبة في الواقع، وما ينبغي على أصحاب العمل فعله للامتثال لها.

*تنويه:* هذه المقالة لأغراض إعلامية فقط ولا تُعدّ استشارة قانونية. ينبغي على أصحاب العمل استشارة محامٍ مؤهل قبل تطبيق أو تغيير ممارسات مراقبة الموظفين.

تُعدّ ولاية كونيتيكت من الولايات القليلة التي سنّت قانونًا خاصًا لتنظيم المراقبة الإلكترونية في أماكن العمل. ينص قانون كونيتيكت العام § 31-48d على أنه يجب على أصحاب العمل عمومًا تقديم إشعار كتابي مسبق بشأن المراقبة الإلكترونية لجميع الموظفين المعنيين.

يجب تعليق هذا الإشعار في مكان بارز وأن يكون متاحًا بسهولة. وينبغي أن يوضح أنواع المراقبة التي قد تُجرى. وتختار العديد من الشركات تضمين هذا الإشعار في كتيبات الموظفين، ووثائق التعيين، وسياسات تقنية المعلومات، والمنشورات.

تُعرّف ولاية كونيتيكت المراقبة الإلكترونية تعريفاً واسعاً. فهي تشمل جمع المعلومات حول أنشطة الموظفين أو اتصالاتهم بوسائل أخرى غير المراقبة المباشرة: الحاسوب، الهاتف، الأسلاك، الراديو، الكاميرا، الأنظمة الكهرومغناطيسية، الكهروضوئية، أو الأنظمة البصرية الضوئية.

تندرج العديد من الأدوات الشائعة في المكاتب الحديثة ضمن هذه الفئة، على سبيل المثال:

• تتبع نشاط الكمبيوتر؛
• تقارير استخدام الإنترنت والتطبيقات؛
• مراقبة البريد الإلكتروني أو الاتصالات التجارية؛
• لقطات الشاشة أو تسجيل الشاشة؛
• المراقبة بالفيديو؛
• سجلات استخدام الهاتف والنظام.

باختصار، إذا كان صاحب العمل يستخدم برامج مراقبة، فيجب على الموظفين معرفة ذلك قبل أن يبدأ استخدامه.

يسمح قانون ولاية كونيتيكت باستثناء محدود لقاعدة الإخطار المسبق. يجوز لصاحب العمل إجراء المراقبة دون إخطار مسبق إذا كانت لديه أسباب معقولة للاعتقاد بأن الموظفين ينتهكون القانون، أو ينتهكون الحقوق القانونية لصاحب العمل أو الموظفين الآخرين، أو يخلقون بيئة عمل عدائية - وإذا كانت المراقبة الإلكترونية قد تُسفر عن أدلة على هذا السلوك غير اللائق.

ينبغي استخدام هذا الاستثناء بحذر. فهو ليس إذناً عاماً للمراقبة السرية أو المراقبة الروتينية دون إشعار. يجب على أصحاب العمل توثيق سبب التحقيق، وتحديد نطاق المراقبة، واستشارة مستشار قانوني قبل الاعتماد على هذا الاستثناء.

يقيّد قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) عمومًا اعتراض الاتصالات الإلكترونية والسلكية والشفوية. ويجوز للشركات مراقبة موظفيها في ظروف معينة: على أجهزة مملوكة للشركة، ولأغراض تجارية مشروعة، وبموافقة الموظف.

حتى في هذه الحالة، يجب على أصحاب العمل توخي الحذر بشأن النشاط الذي تتم مراقبته، ومتى، وما إذا تم إخطار الموظف.

قد يكون قانون الاتصالات المخزنة ذا صلة عندما يطلع أصحاب العمل على الرسائل المخزنة أو رسائل البريد الإلكتروني أو غيرها من الاتصالات الرقمية. ويجوز للشركات مراجعة حسابات بريدها الإلكتروني ومنصات أعمالها. ومع ذلك، ينبغي إبقاء رسائل البريد الإلكتروني الشخصية للموظفين أو حساباتهم الخاصة على وسائل التواصل الاجتماعي أو تطبيقات المراسلة خارج نطاق المراقبة ما لم يكن هناك أساس قانوني محدد وتوجيهات مناسبة.

يحمي قانون علاقات العمل الوطنية حقوق الموظفين في مناقشة ظروف العمل، والتنظيم، والمشاركة في أنشطة جماعية محمية. ولا يجوز تصميم سياسات المراقبة أو استخدامها بطريقة تتعارض مع هذه الحقوق.

على سبيل المثال، ينبغي على أصحاب العمل توخي الحذر بشأن المراقبة التي قد تبدو وكأنها تستهدف النشاط النقابي، أو مناقشات الموظفين حول الأجور، أو الشكاوى المتعلقة بظروف العمل.

يمكن أن تؤثر بيانات المراقبة على قرارات التوظيف: التأديب، وتقييمات الأداء، والترقيات، وجدولة العمل، أو إنهاء الخدمة. وهذا ما يجعل الاتساق أمراً بالغ الأهمية.

إذا استُخدمت مؤشرات الإنتاجية، أو سجلات الأنشطة، أو لقطات الشاشة، أو غيرها من البيانات لتقييم الموظفين، فعلى أصحاب العمل ضمان تطبيقها بشكل عادل وفي سياقها الصحيح. ولا ينبغي لأدوات المراقبة أن تُعاقب الموظفين بسبب خصائص محمية قانونًا، أو احتياجات متعلقة بالإعاقة، أو فترات الراحة الطبية، أو التسهيلات المعقولة.

يبدأ برنامج المراقبة المتوافق مع المعايير قبل تثبيت البرنامج. ويبدأ بوضع السياسات والتواصل والانضباط الداخلي بشأن كيفية استخدام بيانات المراقبة.

ينبغي أن توضح السياسة المكتوبة ما يلي:

• ما هي أنواع المراقبة التي قد تحدث؟
• ما هي الأنظمة أو الأجهزة أو التطبيقات التي يشملها هذا التغطية؟
• ما هي البيانات التي يمكن جمعها؟
• لماذا تقوم الشركة بالمراقبة؟
• متى تتم عملية المراقبة؛
• من يمكنه الوصول إلى بيانات المراقبة؟
• مدة الاحتفاظ بالسجلات.

ينبغي أن تكون السياسة محددة بما يكفي لتكون مفيدة. فغالباً ما لا تكفي جملة مبهمة تنص على إمكانية مراقبة أنظمة الشركة لبناء ثقة الموظفين أو دعم ممارسات داخلية متسقة.

نظراً لأن قانون ولاية كونيتيكت يُشدد على أهمية الإخطار الكتابي المسبق، ينبغي على أصحاب العمل إدراج الإخطار ضمن إجراءات التوظيف وعمليات الموارد البشرية الجارية. ويمكن تضمين إخطارات المتابعة في كتيبات الموظفين، واتفاقيات العمل عن بُعد، وسياسات تقنية المعلومات، والإقرارات الموقعة.

ينبغي أن يكون للمراقبة سبب تجاري واضح، كحماية الأصول، أو تتبع الحضور، أو تحليل الإنتاجية، أو التحقيق في الحوادث الداخلية. أما إذا لم تكن للمراقبة غاية واضحة، فقد تكون غير ضرورية.

لا يعني توفر المزيد من البيانات بالضرورة تحسناً. فمراقبة كل خطوة يخطوها الموظف تُضرّ بمعنوياته، وتُثير مخاوف بشأن خصوصيته، وقد تُفضي إلى استنتاجات خاطئة. لذا، ينبغي على أصحاب العمل استخدام بيانات المراقبة كمصدر من مصادر المعلومات، لا كبديل عن تقدير الإدارة.

يجب التعامل مع بيانات مراقبة الموظفين باعتبارها معلومات حساسة خاصة بالعمل. ينبغي تأمينها، ولا يُسمح بالوصول إليها إلا للمديرين وقادة الفرق المعتمدين. كما يجب عدم تخزين بيانات المراقبة إلى أجل غير مسمى، بل ينبغي تحديد فترات احتفاظ محددة بها.

ينبغي على المديرين الذين يستخدمون تقارير المراقبة أن يدركوا ضرورة مراجعة البيانات في سياقها. كما ينبغي تدريبهم على تجنب الانتقائية، أو الانتقام، أو اتخاذ قرارات مبنية على مقاييس معزولة. وقد يكون من المناسب مراجعة قسم الموارد البشرية قبل استخدام بيانات المراقبة لأغراض تأديبية أو إنهاء الخدمة.

قبل تطبيق أو توسيع نطاق برامج مراقبة الموظفين، ينبغي على أصحاب العمل أن يسألوا:

• هل حددنا سبباً تجارياً مشروعاً للمراقبة؟
• هل قمنا بإخطار الموظفين المتضررين مسبقاً كتابياً؟
• هل تم تعليق الإعلان في مكان بارز؟
• هل توضح السياسة أنواع المراقبة التي نستخدمها؟
• هل يتم التمييز بوضوح بين أنظمة الشركة والحسابات الشخصية؟
• هل تناولنا موضوع العمل عن بعد والعمل الهجين؟
• هل الوصول إلى بيانات المراقبة محدود؟
• هل لدينا جدول زمني للاحتفاظ بالبيانات وحذفها؟
• هل راجعنا ممارسات تسجيل المكالمات؟
• هل تم تدريب المديرين على الاستخدام المناسب؟
• هل قام المستشار القانوني بمراجعة السياسة؟

لا يضمن برنامج مراقبة الموظفين الامتثال من تلقاء نفسه، بل يضمنه استخدامه المسؤول وسياساته وممارساته.

يمكن لحلول مثل CleverControl أن تساعد أصحاب العمل على بناء منهجية منظمة للمراقبة. فهي تُركّز بيانات النشاط، وتقارير الإنتاجية، واستخدام المواقع الإلكترونية والتطبيقات، ولقطات الشاشة، وغيرها من المعلومات المتعلقة بالعمل. وعند استخدامها بالشكل الأمثل، تُسهم هذه الميزات في دعم الأمن السيبراني، والمساءلة، وإدارة القوى العاملة عن بُعد، والتحقيقات الداخلية.

لتحقيق أفضل النتائج، ينبغي على أصحاب العمل ضبط إعدادات المراقبة بما يتناسب مع أهداف العمل المحددة. كما ينبغي عليهم الجمع بين البرامج والإشعارات الواضحة، والوصول المحدود، والتخزين الآمن، وعملية مراجعة منتظمة.

يمكن أن تؤدي عدة أخطاء إلى زيادة المخاطر القانونية ومخاطر العمل:

• بدء المراقبة دون إشعار كتابي مسبق؛
• الاعتماد على لغة غامضة أو قديمة في كتيبات التعليمات؛
• مراقبة الأجهزة الشخصية دون حدود واضحة؛
• الوصول إلى البريد الإلكتروني الشخصي أو حسابات التواصل الاجتماعي؛
• تسجيل المكالمات بدون موافقة أو إخطار مناسبين؛
• جمع بيانات أكثر من اللازم؛
• منح عدد كبير جدًا من الأشخاص إمكانية الوصول إلى سجلات المراقبة؛
• استخدام بيانات المراقبة بشكل غير متسق؛
• اتخاذ قرارات تأديبية بناءً على مقاييس معزولة فقط.

يمكن أن تكون مراقبة أداء الموظفين أداة قيّمة لأصحاب العمل في ولاية كونيتيكت عندما تكون شفافة ومتناسبة ومدعومة بسياسة مكتوبة واضحة. قبل تطبيق برامج المراقبة أو توسيع نطاق استخدامها، ينبغي على أصحاب العمل مراجعة متطلبات الإخطار في كونيتيكت، والقوانين الفيدرالية ذات الصلة، وممارساتهم الداخلية لحماية البيانات، والحصول على استشارة قانونية.