Luật Lao động Connecticut và Phần mềm Giám sát Nhân viên: Hướng dẫn Toàn diện dành cho Nhà tuyển dụng

Tại Connecticut, việc giám sát nhân viên được quy định bởi các quy tắc cụ thể và các quy định liên bang. Dưới đây là cách các quy định này ảnh hưởng đến thực tiễn giám sát và những gì người sử dụng lao động nên làm để tuân thủ.

*Lưu ý:* Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin và không cấu thành tư vấn pháp lý. Người sử dụng lao động nên tham khảo ý kiến ​​luật sư có chuyên môn trước khi thực hiện hoặc thay đổi các biện pháp giám sát nhân viên.

Connecticut là một trong số ít các tiểu bang đã ban hành luật riêng để điều chỉnh việc giám sát điện tử tại nơi làm việc. Điều khoản 31-48d của Luật chung Connecticut yêu cầu người sử dụng lao động nói chung phải cung cấp thông báo bằng văn bản trước về việc giám sát điện tử cho tất cả nhân viên bị ảnh hưởng.

Thông báo này phải được dán ở nơi dễ thấy và dễ tiếp cận. Nó cần nêu rõ các loại hình giám sát nào có thể được thực hiện. Nhiều công ty chọn cách đưa thông báo này vào sổ tay nhân viên, tài liệu hướng dẫn hội nhập, chính sách CNTT và các bảng thông báo khác.

Bang Connecticut định nghĩa giám sát điện tử một cách rộng rãi. Nó bao gồm việc thu thập thông tin về các hoạt động hoặc liên lạc của nhân viên bằng các phương pháp khác ngoài quan sát trực tiếp: máy tính, điện thoại, dây dẫn, radio, máy ảnh, hệ thống điện từ, quang điện tử hoặc quang học.

Nhiều công cụ thông dụng trong các văn phòng hiện đại thuộc loại này, ví dụ:

• Theo dõi hoạt động máy tính;
• Báo cáo về việc sử dụng internet và ứng dụng;
• Giám sát email hoặc liên lạc kinh doanh;
• Ảnh chụp màn hình hoặc quay video màn hình;
• Hệ thống giám sát video;
• Nhật ký sử dụng điện thoại và hệ thống.

Tóm lại, nếu nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm giám sát, nhân viên nên được thông báo về việc này trước khi nó bắt đầu.

Luật pháp Connecticut cho phép một ngoại lệ giới hạn đối với quy tắc thông báo trước. Người sử dụng lao động có thể tiến hành giám sát mà không cần thông báo trước nếu họ có lý do chính đáng để tin rằng nhân viên đang vi phạm pháp luật, vi phạm quyền hợp pháp của người sử dụng lao động hoặc các nhân viên khác, hoặc tạo ra môi trường làm việc thù địch - và nếu việc giám sát điện tử có thể thu được bằng chứng về hành vi sai trái đó.

Ngoại lệ này cần được sử dụng cẩn thận. Nó không phải là sự cho phép rộng rãi để giám sát bí mật hoặc theo dõi thường xuyên mà không cần báo trước. Người sử dụng lao động nên ghi lại lý do điều tra, giới hạn phạm vi giám sát và tham khảo ý kiến ​​luật sư trước khi dựa vào ngoại lệ này.

Đạo luật Bảo vệ Quyền riêng tư Truyền thông Điện tử, hay ECPA, nhìn chung hạn chế việc chặn bắt các cuộc liên lạc điện tử, qua đường dây và bằng lời nói. Các công ty có thể giám sát nhân viên của mình trong một số trường hợp nhất định: trên các thiết bị thuộc sở hữu của công ty, với mục đích kinh doanh hợp pháp và với sự đồng ý của nhân viên.

Ngay cả trong trường hợp này, người sử dụng lao động cũng nên cẩn trọng về việc hoạt động nào được giám sát, khi nào và liệu nhân viên đã được thông báo hay chưa.

Đạo luật về lưu trữ thông tin liên lạc có thể liên quan khi người sử dụng lao động truy cập vào các tin nhắn, email hoặc các thông tin liên lạc kỹ thuật số khác đã được lưu trữ. Các công ty có thể xem xét các tài khoản email và nền tảng kinh doanh của họ. Tuy nhiên, email cá nhân, tài khoản mạng xã hội riêng tư hoặc ứng dụng nhắn tin của nhân viên không nên nằm trong phạm vi giám sát trừ khi có cơ sở pháp lý cụ thể và hướng dẫn thích hợp.

Đạo luật Quan hệ Lao động Quốc gia bảo vệ quyền của người lao động trong việc thảo luận về điều kiện làm việc, tổ chức và tham gia vào các hoạt động tập thể được pháp luật bảo vệ. Các chính sách giám sát không được thiết kế hoặc sử dụng theo cách can thiệp vào các quyền này.

Ví dụ, người sử dụng lao động nên thận trọng với việc giám sát có vẻ như nhắm vào hoạt động công đoàn, các cuộc thảo luận của nhân viên về tiền lương hoặc các khiếu nại về điều kiện làm việc.

Việc giám sát dữ liệu có thể ảnh hưởng đến các quyết định liên quan đến việc làm: kỷ luật, đánh giá hiệu suất, thăng tiến, lập lịch làm việc hoặc chấm dứt hợp đồng. Vì vậy, tính nhất quán là rất quan trọng.

Nếu điểm năng suất, nhật ký hoạt động, ảnh chụp màn hình hoặc các dữ liệu khác được sử dụng để đánh giá nhân viên, người sử dụng lao động cần đảm bảo chúng được áp dụng một cách công bằng và phù hợp với bối cảnh. Các công cụ giám sát không được phép trừng phạt nhân viên vì các đặc điểm được pháp luật bảo vệ, nhu cầu liên quan đến khuyết tật, thời gian nghỉ ốm hoặc các điều chỉnh hợp lý.

Một chương trình giám sát tuân thủ quy định bắt đầu trước khi phần mềm được cài đặt. Nó bắt đầu với chính sách, truyền thông và kỷ luật nội bộ về cách thức sử dụng dữ liệu giám sát.

Chính sách bằng văn bản cần nêu rõ:

• Những loại hình giám sát nào có thể được thực hiện?
• Những hệ thống, thiết bị hoặc ứng dụng nào được bao gồm;
• Những dữ liệu nào có thể được thu thập;
• Tại sao công ty lại theo dõi?
• khi việc giám sát diễn ra;
• Ai có thể truy cập dữ liệu giám sát?
• Thời gian lưu giữ hồ sơ là bao lâu.

Chính sách cần đủ cụ thể để có hiệu quả. Một câu mơ hồ nói rằng hệ thống của công ty có thể bị giám sát thường không đủ để xây dựng lòng tin của nhân viên hoặc hỗ trợ các hoạt động nội bộ nhất quán.

Vì luật pháp Connecticut nhấn mạnh việc thông báo bằng văn bản trước, các nhà tuyển dụng nên đưa việc thông báo vào quy trình tuyển dụng và các quy trình nhân sự thường xuyên. Thông báo giám sát có thể được đưa vào sổ tay nhân viên, thỏa thuận làm việc từ xa, chính sách CNTT và các giấy xác nhận có chữ ký.

Việc giám sát cần có lý do kinh doanh rõ ràng, ví dụ như bảo vệ tài sản, theo dõi chấm công, phân tích năng suất hoặc điều tra các sự cố nội bộ. Nếu việc giám sát không phục vụ mục đích rõ ràng, nó có thể không cần thiết.

Nhiều dữ liệu hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Việc theo dõi từng bước đi của nhân viên làm giảm tinh thần làm việc, gây ra lo ngại về quyền riêng tư và có thể dẫn đến những kết luận sai lầm. Nhà tuyển dụng nên sử dụng dữ liệu giám sát như một nguồn thông tin, chứ không phải là sự thay thế cho phán đoán của ban quản lý.

Dữ liệu giám sát nhân viên cần được coi là thông tin kinh doanh nhạy cảm. Dữ liệu này cần được bảo mật và chỉ những người quản lý và trưởng nhóm được ủy quyền mới được phép truy cập. Dữ liệu giám sát không nên được lưu trữ vô thời hạn - cần có thời hạn lưu giữ nhất định.

Các nhà quản lý sử dụng báo cáo giám sát cần hiểu rằng dữ liệu phải được xem xét trong bối cảnh cụ thể. Họ cần được đào tạo để tránh sự chọn lọc, trả đũa hoặc đưa ra quyết định dựa trên các chỉ số riêng lẻ. Việc xem xét của bộ phận nhân sự có thể là cần thiết trước khi dữ liệu giám sát được sử dụng để kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng.

Trước khi triển khai hoặc mở rộng phần mềm giám sát nhân viên, nhà tuyển dụng nên đặt ra các câu hỏi sau:

• Chúng ta đã xác định được lý do kinh doanh chính đáng nào để tiến hành giám sát chưa?
• Chúng ta đã thông báo trước bằng văn bản cho các nhân viên bị ảnh hưởng chưa?
• Thông báo đã được dán ở vị trí dễ thấy chưa?
• Chính sách này có giải thích các loại hình giám sát mà chúng ta sử dụng không?
• Hệ thống của công ty và tài khoản cá nhân có được phân biệt rõ ràng không?
• Chúng ta đã đề cập đến hình thức làm việc từ xa và kết hợp chưa?
• Việc truy cập dữ liệu giám sát có bị hạn chế không?
• Chúng ta có lịch trình lưu giữ và xóa dữ liệu không?
• Chúng ta đã xem xét lại các quy trình ghi âm cuộc gọi chưa?
• Các nhà quản lý đã được đào tạo về cách sử dụng đúng cách chưa?
• Luật sư tư vấn đã xem xét chính sách này chưa?

Phần mềm giám sát nhân viên không tự tạo ra sự tuân thủ. Việc sử dụng có trách nhiệm, các chính sách và thực tiễn của phần mềm mới là yếu tố quyết định.

Một giải pháp như CleverControl có thể giúp các nhà tuyển dụng xây dựng một phương pháp giám sát có cấu trúc. Nó tập trung hóa dữ liệu hoạt động, báo cáo năng suất, việc sử dụng trang web và ứng dụng, ảnh chụp màn hình và các thông tin chi tiết khác liên quan đến công việc. Nếu được sử dụng đúng cách, các tính năng này có thể hỗ trợ an ninh mạng, trách nhiệm giải trình, quản lý lực lượng lao động từ xa và điều tra nội bộ.

Để đạt được kết quả tốt nhất, nhà tuyển dụng nên thiết lập cài đặt giám sát dựa trên các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Họ cũng nên kết hợp phần mềm với thông báo rõ ràng, quyền truy cập hạn chế, lưu trữ an toàn và quy trình xem xét nhất quán.

Một số sai lầm có thể làm tăng rủi ro pháp lý và rủi ro tại nơi làm việc:

• Bắt đầu giám sát mà không cần thông báo bằng văn bản trước;
• dựa vào ngôn ngữ mơ hồ hoặc lỗi thời trong sách hướng dẫn;
• Giám sát các thiết bị cá nhân mà không có ranh giới rõ ràng;
• truy cập email cá nhân hoặc tài khoản mạng xã hội;
• Ghi âm cuộc gọi mà không có sự đồng ý hoặc thông báo thích đáng;
• Thu thập nhiều dữ liệu hơn mức cần thiết;
• Cho phép quá nhiều người truy cập vào hồ sơ giám sát;
• Sử dụng dữ liệu giám sát không nhất quán;
• Đưa ra các quyết định kỷ luật chỉ dựa trên các chỉ số riêng lẻ.

Việc giám sát nhân viên có thể là một công cụ hữu ích cho các nhà tuyển dụng ở Connecticut khi nó minh bạch, phù hợp và được hỗ trợ bởi một chính sách bằng văn bản rõ ràng. Trước khi triển khai hoặc mở rộng phần mềm giám sát, các nhà tuyển dụng nên xem xét các yêu cầu về thông báo của Connecticut, các luật liên bang có liên quan, các thực tiễn bảo vệ dữ liệu nội bộ của họ và tìm kiếm tư vấn pháp lý.