Трудово законодателство в Кънектикът и софтуер за наблюдение на служителите: Пълно ръководство за работодатели

В Кънектикът мониторингът на служителите се определя от специфични правила и федерални разпоредби. Ето как тези разпоредби влияят на практиките за мониторинг в действителност и какво трябва да направят работодателите, за да се съобразят с тях.

*Опровержение:* Тази статия е само с информационна цел и не представлява правен съвет. Работодателите трябва да се консултират с квалифициран юрисконсулт, преди да въведат или променят практиките за наблюдение на служителите.

Кънектикът е един от малкото щати, които са разработили специален закон, регулиращ електронното наблюдение на работното място. Общи закони на Кънектикът § 31-48d изискват работодателите по принцип да предоставят предварително писмено уведомление за електронно наблюдение на всички засегнати служители.

Това известие трябва да бъде поставено на видно място и леснодостъпно. То трябва да информира какви видове мониторинг могат да се извършват. Много компании избират да включат това известие в наръчниците на служителите, документите за адаптация, ИТ политиките и публикациите.

Кънектикът определя електронното наблюдение в широк смисъл. То включва събиране на информация за дейностите или комуникациите на служителите чрез методи, различни от пряко наблюдение: компютър, телефон, кабел, радио, камера, електромагнитни, фотоелектронни или фотооптични системи.

Много често срещани инструменти в съвременните офиси попадат в тази категория, например:

• проследяване на компютърната активност;
• отчети за използването на интернет и приложения;
• наблюдение на имейл или бизнес комуникация;
• снимки на екрана или запис на екрана;
• видеонаблюдение;
• дневници за използване на телефона и системата.

В обобщение, ако работодателят използва софтуер за мониторинг, служителите трябва да се запознаят с него, преди да започне.

Законът на Кънектикът допуска ограничено изключение от правилото за предварително уведомление. Работодателят може да извършва наблюдение без предварително уведомление, ако има основателни причини да смята, че служителите нарушават закона, нарушават законните права на работодателя или други служители или създават враждебна работна среда - и ако електронното наблюдение може да предостави доказателства за това нарушение.

Това изключение трябва да се използва внимателно. То не е широкообхватно разрешение за тайно наблюдение или рутинно наблюдение без предупреждение. Работодателите трябва да документират причината за разследването, да ограничат обхвата на наблюдението и да се консултират с юрисконсулт, преди да разчитат на изключението.

Законът за поверителност на електронните комуникации, или ECPA, като цяло ограничава прихващането на електронни, кабелни и устни комуникации. Компаниите могат да наблюдават служителите си при определени обстоятелства: на устройства, собственост на компанията, с легитимни бизнес цели и със съгласието на служителите.

Дори в този случай работодателите трябва да внимават каква дейност се наблюдава, кога и дали служителят е бил уведомен.

Законът за съхранените комуникации може да е от значение, когато работодателите имат достъп до съхранени съобщения, имейли или други цифрови комуникации. Компаниите могат да преглеждат своите имейл акаунти и бизнес платформи. Личните имейли на служителите, частните им акаунти в социалните медии или месинджърите обаче трябва да останат извън обхвата на наблюдението, освен ако няма конкретно правно основание и подходящи насоки.

Националният закон за трудовите отношения защитава правата на служителите да обсъждат условията на труд, да организират и да участват в защитена съгласувана дейност. Политиките за мониторинг не трябва да се разработват или използват по начин, който нарушава тези права.

Например, работодателите трябва да бъдат предпазливи по отношение на мониторинг, който би могъл да изглежда насочен към синдикална дейност, дискусии между служителите относно заплащането или оплаквания относно условията на работното място.

Данните от мониторинга могат да повлияят на решенията, свързани с наемането на работа: дисциплинарни мерки, оценки на представянето, повишения, планиране на работа или уволнение. Това прави последователността важна.

Ако за оценка на служителите се използват оценки за производителност, дневници за дейности, снимки на екрана или други данни, работодателите трябва да гарантират, че те се прилагат справедливо и в контекст. Инструментите за мониторинг не трябва да санкционират служителите за законово защитени характеристики, нужди, свързани с увреждания, медицински почивки или разумни условия на труд.

Съответстващата програма за мониторинг започва преди инсталирането на софтуера. Тя започва с политика, комуникация и вътрешна дисциплина относно това как ще се използват данните от мониторинга.

Писмената политика трябва да обяснява:

• какви видове мониторинг могат да се извършват;
• какви системи, устройства или приложения са обхванати;
• какви данни могат да бъдат събирани;
• защо компанията извършва мониторинг;
• кога се извършва мониторинг;
• кой има достъп до данни от мониторинга;
• колко дълго се съхраняват записите.

Политиката трябва да бъде достатъчно конкретна, за да бъде полезна. Едно неясно изречение, в което се казва, че фирмените системи могат да бъдат наблюдавани, често не е достатъчно, за да се изгради доверие на служителите или да се подкрепят последователни вътрешни практики.

Тъй като законът на Кънектикът набляга на предварителното писмено уведомление, работодателите трябва да го направят част от процесите на адаптация и текущите процеси в областта на човешките ресурси. Известията за мониторинг могат да бъдат включени в наръчниците на служителите, споразуменията за дистанционна работа, ИТ политиките и подписаните потвърждения.

Мониторингът трябва да има ясна бизнес причина, например защита на активите, проследяване на посещаемостта, анализ на производителността или разследване на вътрешни инциденти. Ако мониторингът не служи на ясна цел, той може да е ненужен.

Повече данни не винаги са по-добри. Проследяването на всяка стъпка на служителя уронва морала, създава опасения за поверителността и може да доведе до погрешни заключения. Работодателите трябва да използват данните от мониторинга като един от източниците на информация, а не като заместител на управленската преценка.

Данните от наблюдението на служителите трябва да се третират като чувствителна бизнес информация. Те трябва да бъдат защитени и само оторизирани мениджъри и ръководители на екипи трябва да имат достъп до тях. Данните от наблюдението не трябва да се съхраняват за неопределено време - трябва да има определени периоди на съхранение.

Мениджърите, които използват мониторингови отчети, трябва да разбират, че данните трябва да се преглеждат в контекст. Те трябва да бъдат обучени да избягват селективност, репресии или решения, основани на изолирани показатели. Прегледът на човешките ресурси може да е подходящ, преди данните от мониторинга да се използват за дисциплинарни мерки или уволнение.

Преди да внедрят или разширят софтуер за наблюдение на служителите, работодателите трябва да се запитат:

• Установили ли сме легитимна бизнес причина за мониторинг?
• Уведомили ли сме предварително писмено засегнатите служители?
• Обявлението публикувано ли е на видно място?
• Политиката обяснява ли видовете мониторинг, които използваме?
• Ясно ли са разграничени фирмените системи от личните акаунти?
• Обсъдихме ли дистанционната и хибридната работа?
• Ограничен ли е достъпът до данни от мониторинг?
• Имаме ли график за съхранение и изтриване?
• Прегледахме ли практиките за записване на разговори?
• Мениджърите обучени ли са за правилното им използване?
• Прегледал ли е юрисконсулт политиката?

Софтуерът за наблюдение на служителите не създава съответствие сам по себе си. Това се постига чрез отговорното му използване, политики и практики.

Решение като CleverControl може да помогне на работодателите да изградят структуриран подход към мониторинга. То централизира данни за дейността, отчети за производителността, използване на уебсайтове и приложения, екранни снимки и други свързани с работата анализи. Използвани правилно, тези функции могат да подкрепят киберсигурността, отчетността, дистанционното управление на работната сила и вътрешните разследвания.

За да постигнат най-добри резултати, работодателите трябва да конфигурират настройките за мониторинг спрямо специфични бизнес цели. Те също така трябва да комбинират софтуер с ясно уведомление, ограничен достъп, сигурно съхранение и последователен процес на преглед.

Няколко грешки могат да увеличат правните и работните рискове:

• започване на мониторинг без предварително писмено уведомление;
• разчитане на неясен или остарял език на наръчника;
• наблюдение на лични устройства без ясни граници;
• достъп до личен имейл или акаунти в социалните мрежи;
• записване на разговори без надлежно съгласие или уведомление;
• събиране на повече данни от необходимото;
• предоставяне на достъп до записи от мониторинг на твърде много хора;
• непоследователно използване на данни от мониторинг;
• вземане на решения за дисциплинарни мерки само въз основа на изолирани показатели.

Мониторингът на служителите може да бъде ценен инструмент за работодателите в Кънектикът, когато е прозрачен, пропорционален и подкрепен от ясна писмена политика. Преди да внедрят или разширят софтуера за мониторинг, работодателите трябва да прегледат изискванията за уведомяване в Кънектикът, съответните федерални закони, вътрешните си практики за защита на данните и да получат правни съвети.