Трудове законодавство Коннектикуту та програмне забезпечення для моніторингу працівників: вичерпний посібник для роботодавців

У Коннектикуті моніторинг працівників формується спеціальними правилами та федеральними нормативними актами. Ось як ці нормативні акти впливають на практику моніторингу на практиці та що роботодавці повинні робити для їх дотримання.

*Застереження:* Ця стаття призначена лише для інформаційних цілей і не є юридичною консультацією. Роботодавцям слід проконсультуватися з кваліфікованим юристом, перш ніж запроваджувати або змінювати методи моніторингу працівників.

Коннектикут — один з небагатьох штатів, який розробив спеціальний закон, що регулює електронний моніторинг на робочому місці. Загальні статути Коннектикуту § 31-48d вимагають, щоб роботодавці, як правило, надавали попереднє письмове повідомлення про електронний моніторинг усім працівникам, яких це стосується.

Це повідомлення має бути розміщене на видному місці та бути легкодоступним. Воно має інформувати про можливі види моніторингу. Багато компаній вирішують включати це повідомлення до посібників для співробітників, документів щодо адаптації, ІТ-політик та оголошень.

Коннектикут визначає електронний моніторинг у широкому сенсі. Він включає збір інформації про діяльність або комунікації співробітників методами, відмінними від прямого спостереження: комп'ютерними, телефонними, дротовими, радіо-, камерними, електромагнітними, фотоелектронними або фотооптичними системами.

Багато поширених інструментів у сучасних офісах належать до цієї категорії, наприклад:

• відстеження активності комп'ютера;
• звіти про використання інтернету та програм;
• моніторинг електронної пошти або ділового спілкування;
• скріншоти або запис екрану;
• відеоспостереження;
• журнали використання телефону та системи.

Підсумовуючи, якщо роботодавець використовує програмне забезпечення для моніторингу, працівники повинні дізнатися про нього, перш ніж воно почне працювати.

Законодавство штату Коннектикут допускає обмежений виняток із правила попереднього повідомлення. Роботодавець може проводити моніторинг без попереднього повідомлення, якщо має достатні підстави вважати, що працівники порушують закон, порушують законні права роботодавця чи інших працівників або створюють ворожу атмосферу на робочому місці, а також якщо електронний моніторинг може надати докази такої неправомірної поведінки.

Цей виняток слід використовувати обережно. Він не є широким дозволом на таємний моніторинг або планове спостереження без попередження. Роботодавці повинні задокументувати причину розслідування, обмежити обсяг моніторингу та проконсультуватися з юристом, перш ніж покладатися на цей виняток.

Закон про конфіденційність електронних комунікацій, або ECPA, загалом обмежує перехоплення електронних, дротових та усних повідомлень. Компанії можуть стежити за своїми співробітниками за певних обставин: на пристроях, що належать компанії, з законними діловими цілями та за згодою співробітників.

Навіть у цьому випадку роботодавці повинні бути обережними щодо того, яка діяльність контролюється, коли і чи був працівник повідомлений.

Закон про збережені комунікації може бути актуальним, коли роботодавці отримують доступ до збережених повідомлень, електронних листів або інших цифрових комунікацій. Компанії можуть переглядати свої облікові записи електронної пошти та бізнес-платформи. Однак особисті електронні листи працівників, приватні акаунти в соціальних мережах або месенджери повинні залишатися поза сферою моніторингу, якщо для цього немає конкретних правових підстав та належних інструкцій.

Національний закон про трудові відносини захищає права працівників обговорювати умови праці, організовувати та брати участь у захищеній узгодженій діяльності. Політика моніторингу не повинна розроблятися або використовуватися таким чином, щоб перешкоджати цим правам.

Наприклад, роботодавцям слід бути обережними щодо моніторингу, який може виглядати спрямованим на діяльність профспілок, обговорення працівниками питань оплати праці або скарги на умови праці.

Дані моніторингу можуть впливати на рішення щодо працевлаштування: дисциплінарні заходи, оцінки ефективності роботи, підвищення по службі, складання графіків або звільнення. Це робить важливою послідовність.

Якщо для оцінки працівників використовуються показники продуктивності, журнали активності, скріншоти або інші дані, роботодавці повинні забезпечити їх справедливе застосування та врахування контексту. Інструменти моніторингу не повинні карати працівників за характеристики, що охороняються законом, потреби, пов’язані з інвалідністю, медичні перерви або розумні умови праці.

Програма моніторингу, що відповідає вимогам, починається ще до встановлення програмного забезпечення. Вона починається з політики, комунікації та внутрішньої дисципліни щодо того, як будуть використовуватися дані моніторингу.

У письмовій політиці має бути пояснено:

• які види моніторингу можуть відбуватися;
• які системи, пристрої чи програми охоплюються;
• які дані можуть бути зібрані;
• чому компанія проводить моніторинг;
• коли відбувається моніторинг;
• хто має доступ до даних моніторингу;
• як довго зберігаються записи.

Політика має бути достатньо конкретною, щоб бути корисною. Розпливчастого речення про те, що системи компанії можуть контролюватися, часто недостатньо для формування довіри співробітників або підтримки послідовної внутрішньої практики.

Оскільки законодавство штату Коннектикут наголошує на попередньому письмовому повідомленні, роботодавці повинні включати повідомлення до процесів адаптації та поточних процесів управління персоналом. Повідомлення про моніторинг можуть бути включені до посібників для працівників, угод про дистанційну роботу, ІТ-політик та підписаних підтверджень.

Моніторинг повинен мати чітку бізнес-мету, наприклад, захист активів, відстеження відвідуваності, аналіз продуктивності або розслідування внутрішніх інцидентів. Якщо моніторинг не служить чіткій меті, він може бути зайвим.

Більше даних не завжди означає краще. Відстеження кожного кроку співробітника шкодить моральному духу, створює проблеми з конфіденційністю та може призвести до неправильних висновків. Роботодавці повинні використовувати дані моніторингу як одне з джерел інформації, а не як заміну управлінських суджень.

Дані моніторингу співробітників слід розглядати як конфіденційну бізнес-інформацію. Вони повинні бути захищені, і доступ до них повинні мати лише уповноважені менеджери та керівники команд. Дані моніторингу не повинні зберігатися необмежений час – повинні бути встановлені терміни зберігання.

Менеджери, які використовують звіти моніторингу, повинні розуміти, що дані необхідно переглядати в контексті. Їх слід навчити уникати вибірковості, помсти або рішень, заснованих на ізольованих показниках. Перевірка персоналу може бути доцільною перед використанням даних моніторингу для дисциплінарних стягнень або звільнення.

Перш ніж впроваджувати або розширювати програмне забезпечення для моніторингу працівників, роботодавці повинні запитати:

• Чи визначили ми законну бізнес-причину для моніторингу?
• Чи повідомили ми про це працівників, яких це стосується, заздалегідь у письмовій формі?
• Чи розміщено оголошення на видному місці?
• Чи пояснює політика типи моніторингу, які ми використовуємо?
• Чи чітко розмежовані системи компанії та особисті облікові записи?
• Чи розглянули ми питання віддаленої та гібридної роботи?
• Чи обмежений доступ до даних моніторингу?
• Чи є у нас графік зберігання та видалення?
• Чи ми переглянули методи запису дзвінків?
• Чи пройшли менеджери навчання з належного використання?
• Чи переглянув юрисконсульт політику?

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників саме по собі не забезпечує дотримання вимог. Це робить його відповідальне використання, політики та практики.

Таке рішення, як CleverControl, може допомогти роботодавцям створити структурований підхід до моніторингу. Воно централізує дані про діяльність, звіти про продуктивність, використання веб-сайтів і програм, знімки екрана та іншу інформацію, пов’язану з роботою. За належного використання ці функції можуть підтримувати кібербезпеку, підзвітність, дистанційне управління персоналом та внутрішні розслідування.

Щоб отримати найкращі результати, роботодавцям слід налаштувати параметри моніторингу відповідно до конкретних бізнес-цілей. Вони також повинні поєднувати програмне забезпечення з чітким повідомленням, обмеженим доступом, безпечним сховищем та послідовним процесом перевірки.

Кілька помилок можуть збільшити юридичні та робочі ризики:

• початок моніторингу без попереднього письмового повідомлення;
• покладаючись на розпливчасту або застарілу термінологію довідника;
• моніторинг персональних пристроїв без чітких меж;
• доступ до особистої електронної пошти або облікових записів у соціальних мережах;
• запис дзвінків без належної згоди чи повідомлення;
• збір більшої кількості даних, ніж необхідно;
• надання занадто великої кількості людей доступу до записів моніторингу;
• непослідовне використання даних моніторингу;
• прийняття дисциплінарних рішень лише на основі окремих показників.

Моніторинг працівників може бути цінним інструментом для роботодавців Коннектикуту, якщо він прозорий, пропорційний та підкріплений чіткою письмовою політикою. Перш ніж впроваджувати або розширювати програмне забезпечення для моніторингу, роботодавці повинні ознайомитися з вимогами Коннектикуту щодо повідомлення, відповідними федеральними законами, своїми внутрішніми практиками захисту даних та отримати юридичну консультацію.