Preboarding: Klucz do skutecznej integracji pracowników

Doświadczenie i wiedza kandydata są uważane za najważniejsze przy zatrudnianiu nowych pracowników. Podczas gdy organizacje zwracają na to uwagę, często ignorują znaczenie zaangażowania pracowników, co skutkuje ich odejściem z firmy w ciągu pierwszych kilku miesięcy.

Jeśli zespół rekrutacyjny wkłada wiele wysiłku w znalezienie najlepszego kandydata, ale kandydat ten odchodzi z powodu braku zaangażowania, skutkuje to zmarnowaniem zasobów i wysiłku jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez pracownika. W tym miejscu preboarding poprawia sytuację obu stron. W tym artykule omówimy, dlaczego jest to konieczne i jakie korzyści przynosi organizacji.

Po zakończeniu procesu rozmowy kwalifikacyjnej i przedstawieniu przez firmę oferty pracy kandydatowi, czas pomiędzy pierwszym dniem w nowej pracy a przyjęciem oferty pracy nazywany jest okresem preboardingu. Jest to ważna część procesu rekrutacji, ponieważ koncentruje się na zwiększeniu zaangażowania pracowników.

Preboarding koncentruje się na powitaniu nowych pracowników i zapoznaniu ich z ich rolami, obowiązkami i firmą. Zazwyczaj obejmuje on między innymi dzielenie się informacjami na temat pracy, zespołu i firmy. Istotnym elementem procesu preboardingu jest to, że pracownicy zadają pytania, aby dowiedzieć się więcej o firmie i ich przyszłym stanowisku.

Krótko mówiąc, preboarding pozostawia pozytywne początkowe wrażenie na nowych pracownikach, witając ich i przygotowując do nowej roli.

Preboarding i onboarding to dość podobne pojęcia i w większości przypadków można spotkać się z ich myleniem. Te dwa terminy są często używane zamiennie. Poniżej przedstawiamy główne różnice między tymi strategiami:

Przegląd

• Preboarding to czas pomiędzy dniem, w którym kandydat akceptuje ofertę pracy, a momentem jej rozpoczęcia.

• Onboarding rozpoczyna się w pierwszym dniu pracy pracownika.

Czas

• Idealnym momentem na preboarding jest czas przed pierwszym dniem zatrudnienia.

• Tymczasem onboarding rozpoczyna się po pierwszym dniu pracy nowego pracownika.

Cele

• Celem i głównym celem preboardingu jest powitanie pracownika przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy.

• Onboarding koncentruje się na integracji nowego pracownika z systematyką firmy dla jego nowej roli.

Działania

• Rzeczy takie jak niezobowiązujące spotkanie, lunch lub zaproszenie ich na niezobowiązującą wizytę w biurze są częścią działań przedwdrożeniowych.

• Z drugiej strony, przypisanie kolegi, dostarczenie jego konfiguracji i przekazanie wszystkich innych rzeczy szkoleniowych pracownikom jest częścią działań wdrożeniowych.

Cel

• Preboarding ma na celu przygotowanie nowych pracowników do pracy i sprawienie, by byli nią podekscytowani.

• Z drugiej strony, onboarding pomaga nowym pracownikom zadomowić się w środowisku firmy po dołączeniu do niej.

Preboarding jest kluczową częścią procesu zatrudniania pracowników i jest ważny zarówno dla pracownika, jak i organizacji. Oto 7 najważniejszych korzyści z preboardingu, które pomogą zarówno pracownikowi, jak i organizacji.

• Tworzenie pozytywnego pierwszego wrażenia

  Pierwsze wrażenie na temat firmy ma ogromne znaczenie i może znacząco wpłynąć na produktywność nowego pracownika. Dobrze przeprowadzony preboarding pozostawi pozytywne pierwsze wrażenie na pracowniku, motywując go do pełnienia swojej roli. Pozytywne pierwsze wrażenie z firmy zaowocuje również większą satysfakcją pracowników.

• Zmniejszanie niepokoju i promowanie zaangażowania

  Prawie wszyscy kandydaci odczuwają zdenerwowanie przed pierwszym dniem w nowej pracy. Każdy ma inne powody do odczuwania niepokoju, ale rozwiązaniem dla wszystkich jest skuteczny preboarding. Dzieje się tak dlatego, że preboarding przynosi pozytywne nastawienie do nich ze strony firmy jeszcze przed ich dołączeniem.

  Tak więc w dniu, w którym dołączają, mają już pozytywny wizerunek firmy, co sprawia, że ponad połowa ich niepokoju znika. Co więcej, promuje to zaangażowanie wśród różnych pracowników.

• Budowanie więzi z organizacją

  Nowi pracownicy potrzebują trochę czasu, aby zbudować więź z nową organizacją z powodu braku ekspozycji. Preboarding może znacznie skrócić ten czas. Dzięki niemu pracownicy dowiadują się wiele o środowisku nowej firmy przed pierwszym dniem pracy. Co więcej, kiedy rozpoczynają pracę, ta więź staje się jeszcze silniejsza, co pomaga im osiągać dobre wyniki.

• Zwiększenie produktywności i poprawa wskaźników retencji

  Preboarding pomaga poprawić wskaźniki retencji wśród pracowników. Wielu pracowników ma tendencję do odchodzenia z pracy w ciągu pierwszych kilku miesięcy lub dni z powodu braku zaangażowania, co ostatecznie wpływa na ich produktywność.

  Dzięki preboardingowi firma może zwiększyć swoje zaangażowanie, utrzymując produktywność pracowników. Gdy pracownicy są produktywni, wzrasta ich zadowolenie, co skutkuje wyższymi wskaźnikami retencji pracowników.

• Niższe koszty wdrożenia

  Preboarding upraszcza procedurę onboardingu, czyniąc ją bardziej efektywną. Skutkuje to znaczną oszczędnością czasu, pieniędzy i innych zasobów, które można wykorzystać w innych obszarach firmy. Dlatego też preboarding jest środkiem obniżającym koszty, który przynosi liczne korzyści.

• Niższe koszty rotacji pracowników

  Dzięki preboardingowi można zmniejszyć koszty rotacji pracowników związane z zatrudnianiem nowych pracowników. Preboarding daje możliwość potwierdzenia decyzji nowego pracownika o dołączeniu do firmy. Pozwala to na wczesne zajęcie się wszelkimi niepewnościami lub potencjalnymi przeszkodami, zmniejszając ryzyko odejścia nowych pracowników wkrótce po wdrożeniu, co może być kosztowne pod względem rekrutacji, szkoleń i utraconej produktywności. Utrzymanie angażującego procesu wdrażania za pomocą preboardingu pomaga nowym pracownikom pozostać w firmie na dłużej.

• Skrócony czas osiągnięcia produktywności

  Preboarding może pomóc nowym pracownikom w szybszej aklimatyzacji, zapewniając im dostęp do zasobów biznesowych, w tym intranetu, podręcznika pracownika i informacji o świadczeniach. Dołączenie do zespołu może okazać się dla nich prostsze i wygodniejsze.

Chociaż jest to subiektywna procedura i każda firma może wybrać swoje praktyki preboardingowe zgodnie ze swoim środowiskiem, kilka rzeczy robi świetne pierwsze wrażenie na nowych pracownikach. W preboardingu chodzi o to, by nowy pracownik poczuł, że będzie to dla niego świetny początek.

Oto kilka najlepszych praktyk preboardingowych, które możesz zastosować.

• Zapewnij cyfrowe kopie kluczowych dokumentów, aby nowy pracownik mógł je wcześniej przestudiować.

  Głównym celem jest zapewnienie, że nowy pracownik zapozna się ze strategiami i kulturą firmy. Aby to osiągnąć, możesz dostarczyć mu cyfrowe kopie ważnych dokumentów

  do przejrzenia przed pierwszym dniem pracy. Pomoże im to zapoznać się zarówno z technicznymi, jak i nietechnicznymi aspektami firmy.

• Wprowadzenie do zespołu

  Wprowadzenie do zespołu jest zwykle częścią procesu onboardingu oferowanego pierwszego dnia pracy. Można jednak rozpocząć je nieco wcześniej i uczynić je częścią procesu preboardingu. Praktyka ta pomaga pracownikowi poznać ludzi, z którymi będzie pracował. Ponadto promuje komunikację i zwiększa zaangażowanie.

  Nowi pracownicy mogą zapoznać się ze swoimi zespołami, zadając kilka pytań, które pomogą im szybko nawiązać z nimi współpracę.

• Wprowadzające kursy online

  Jeśli jest coś konkretnego na temat Twojej firmy lub stanowiska, czego nowy pracownik musi się nauczyć przed pierwszym dniem pracy, należy to udostępnić w ramach procesu wstępnego wdrażania. Dobrym sposobem na przekazanie tych informacji jest kurs online. Zazwyczaj te wprowadzające kursy online obejmują tylko podstawy, ale wystarczą, aby zapoznać nowego pracownika z jego zadaniami lub wszelkimi osobliwościami przed rozpoczęciem pracy.

• Zapraszanie na ciekawe wydarzenia firmowe przed dołączeniem do zespołu

  Jednym z najlepszych sposobów na przełamanie barier komunikacyjnych między starymi i nowymi pracownikami jest zaproszenie ich na ciekawe wydarzenia w firmie. Może to być niezobowiązujące spotkanie, firmowy lunch, a nawet dzień aktywności w biurze. Takie wydarzenie będzie dla nowego pracownika spojrzeniem na kulturę firmy, a także dowie się wiele o biurze i ludziach, z którymi będzie pracować.

• Skontaktuj się z nami przed rozpoczęciem

  Dobrym sposobem na okazanie zaangażowania nowym pracownikom jest nawiązanie z nimi kontaktu przed rozpoczęciem przez nich pracy. Może to być coś tak małego, jak dodanie ich do firmowej sieci e-mail i zapewnienie im dostępu. Umożliwienie im zadawania pytań pomoże obu stronom, ponieważ nowy pracownik otrzyma odpowiedzi na kluczowe pytania przed dołączeniem do firmy. Co więcej, sprawi to, że ich pierwszy dzień w pracy będzie mniej stresujący.

• Ogłoszenie nowych członków zespołu

  Ogłoszenie nowo zatrudnionych pracowników będzie sposobem na docenienie ich osiągnięć związanych z wyborem. Możesz to zrobić za pośrednictwem wiadomości e-mail dla całej firmy lub postu na LinkedIn, który wywoła podekscytowanie u pracownika.

• Rozpoczęcie od pakietu powitalnego

  Na koniec możesz pozwolić nowemu pracownikowi rozpocząć pracę z pakietem powitalnym. Paczka może zawierać prezenty i sprzęt, który będzie potrzebny do pracy. Wręczenie takiej paczki przed pierwszym dniem pracy pozwoli nowemu pracownikowi na zapoznanie się z tym, czego będzie używał. Poza tym, słodkie upominki zwiększają zadowolenie pracowników.

W przeszłości firmy polegały głównie na onboardingu w celu integracji nowych pracowników, jednak sama ta praktyka może nie wystarczyć na dzisiejszym konkurencyjnym rynku. Preboarding stał się kluczowym elementem procesu rekrutacji i onboardingu, ponieważ może przynieść znaczące korzyści zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej.

Preboarding nie tylko wprowadza pracownika w jego rolę zawodową, ale także daje mu pewność, że wybrał właściwą firmę. Praktyka ta pomaga budować natychmiastową więź między nowym pracownikiem a organizacją, dzięki czemu przejście jest płynniejsze i bardziej satysfakcjonujące.

Dlatego też, jeśli przygotowujesz się do powiększenia swojego zespołu, wysoce zalecane jest wcześniejsze opracowanie kompleksowej strategii preboardingu. To strategiczne posunięcie zapewni, że nowi pracownicy otrzymają płynne i kuszące wprowadzenie do firmy, kładąc podwaliny pod ich udaną integrację i satysfakcjonującą kadencję.