Why Is Modern Business "Tightening the Screws of Control"?

In recent years, companies have implemented strict control over their employees. Protocols like banning mobile phones at work or limiting their usage, firing employees for being distracted at work, and a few others have been used to tighten the screws of control. However, what leads modern companies to "tighten these screws of control" over employees, and are the strategies they use effective or have adverse consequences? These are some of the topics we cover in this article.

Kontrola i zarządzanie jako całość nie byłyby potrzebne, gdyby wszyscy pracownicy w firmie konsekwentnie robili to, co jest dla niej najlepsze. Ale w praktyce zdarzają się przypadki, kiedy pracownicy nie są w stanie lub nie chcą działać w najlepszym interesie organizacji. Dlatego firmy muszą wprowadzić zestaw kontroli, które pomogą poprowadzić pracowników z dala od niepożądanych zachowań i w kierunku pożądanych działań. Działania te mają przynieść korzyści dla produktywności firmy i doprowadzić do jej wzrostu.

Dostęp do Internetu, media społecznościowe, poczta elektroniczna i smartfony znajdują się w pierwszej dziesiątce czynników zabijających produktywność w miejscu pracy. Łatwo zauważyć, jak powab pisania SMS-ów, gier mobilnych i przeglądania stron internetowych może odwrócić uwagę nawet najbardziej oddanego pracownika. Ciągłe sprawdzanie telefonu nie sprzyja koncentracji i wydajności pracy. Kontrola zatrudnienia staje się kluczowa w celu wyeliminowania czynników rozpraszających.

Z niedawnego badania Deloitte wynika, że ludzie sprawdzają swoje smartfony średnio 47 razy dziennie. Oznacza to, że jeśli pracujesz na 8-godzinnej zmianie, używasz telefonu prawie sześć razy na godzinę. W takich warunkach nikt nie jest w stanie skupić się na pracy.

Nasze telefony komórkowe, tablety, zegarki i inne urządzenia są przyczyną przerw i rozproszonej uwagi podczas pracy nad projektem lub zadaniem. Jesteśmy nieustannie kuszeni, aby robić przerwy w trakcie naszych kluczowych zadań, aby sprawdzić wiadomości, zobaczyć, co jest nowego na Facebooku, przewijać Pinterest w poszukiwaniu inspiracji i takie tam.

Jednak nie można wyłącznie winić technologii za odciąganie pracowników od ich pracy. Hałas w biurze to kolejna podstawowa przyczyna rozpraszania pracowników. Według badań przeprowadzonych przez Kim i de Dear na Uniwersytecie w Sydney, poziom hałasu w miejscu pracy niezadowolił 30% pracowników w boksach i około 25% tych w biurach bez ścianek działowych.

85% osób zgłasza, że nie jest w stanie skoncentrować się w pracy z powodu niezadowolenia ze swojego miejsca pracy - wynika z badań przeprowadzonych przez Ipsos i zespół Workspace Futures firmy Steelcase. 95% respondentów wskazało, że praca w ciszy jest dla nich niezbędna. Jednak tylko 41% stwierdziło, że może to robić, a 31% musiało szukać spokojniejszego miejsca poza biurem, aby dokończyć swoją pracę. Dlatego kontrola pracowników w miejscu pracy jest tak ważna w obecnych czasach.

Zdolność do rozumienia świata poprzez krótkie, żywe obrazy i wiadomości, takie jak te, które można znaleźć w newscastach, krótkich esejach lub szybkich klipach wideo, jest znana jako myślenie klipowe. Jest to powszechne zjawisko wśród dzisiejszej młodzieży, która ciągle ogląda rolki na mediach społecznościowych. W rezultacie otrzymujemy osobę, która myśli tylko powierzchownie i nie jest w stanie utrzymać trwałej koncentracji na jednym obiekcie. Działają też impulsywnie i mało się zastanawiają, co jest cechą charakterystyczną myślenia klipowego. Myślenie klipsowe wytrąca z równowagi poznawczej procesy umysłowe, wzmacniając lub osłabiając poszczególne cechy danej sfery. Aby poradzić sobie z tak nowoczesnym zjawiskiem, wprowadza się systemy zarządzania zatrudnieniem.

Ciągłe stosowanie przetwarzania i łączenia informacji na poziomie drugim przyczynia się do powstania myślenia klipowego, które powoduje zaburzenia koncentracji uwagi, utratę chęci zdobywania nowej wiedzy, zmniejszenie zdolności twórczych i inne problemy. Uwaga osób zaangażowanych w myślenie klipowe jest mniejsza, stąd często nie są one w stanie skoncentrować się na pracy przez dłuższy czas. Prowadzi to do obijania się w miejscu pracy i dodatkowo motywuje pracodawców do nakładania środków kontroli na pracowników.

Niezależnie od tego, jak skutecznie działa personel w firmie, zawsze istnieją pewne zagrożenia. Ktoś nieostrożnie obchodzi się z hasłami i loginami, co podnosi ryzyko wycieku danych osobowych. Reputacja firmy zostaje nadszarpnięta, gdy ktoś lekceważy firmową politykę komunikacji z klientami. Pracownicy zdalni potrzebują kontroli co najmniej w takim samym stopniu jak pracownicy biurowi.

W rzeczywistości można twierdzić, że model pracy zdalnej wymaga większego nadzoru. Pracownik pracujący w domu lub gdziekolwiek poza biurem ma świadomość braku fizycznego nadzoru nad nim. Może to często prowadzić do kradzieży danych lub nawet omyłkowego ujawnienia ważnych informacji z firmowej bazy danych, narażając na szwank wizerunek firmy przed jej interesariuszami. W takim scenariuszu wymagany jest ścisły mechanizm kontroli.

W takich sytuacjach niezwykle przydatne staje się oprogramowanie do monitorowania pracowników, takie jak CleverControl. Dla firm każdej wielkości CleverControl zapewnia zdalny dostęp i możliwość monitorowania. Celem systemu jest monitorowanie zachowań pracowników, ocena wydajności, zapobieganie naruszeniom danych oraz prowadzenie dochodzeń pracowniczych. CleverControl działa jako niewidoczny agent i nie jest widoczny dla monitorowanych przez siebie urządzeń.

Korzystając z funkcji monitoringu na żywo platformy CleverControl, menedżerowie mogą jednocześnie podglądać pracę wszystkich pracowników w czasie rzeczywistym. Rejestrowane są naciśnięcia klawiszy, aktywność na portalach społecznościowych, historia stron internetowych, korzystanie z aplikacji i inne aktywności. CleverControl zapewnia menedżerom dostęp do zrzutów ekranu, aktywności w wyszukiwarkach oraz nagrań z mikrofonu.

Wiele firm zatrudnia tysiące pracowników. Mają gigantyczne biura wypełnione wartymi miliardy dolarów narzędziami, gadżetami i sprzętem. Są one znacznie bardziej zaniepokojone swoim bezpieczeństwem. Istnieje wiele przykładów pracowników łamiących zasady korporacyjne i kradnących własność firmy lub poufne informacje.

Obawy pracodawców dotyczące bezpieczeństwa ich przestrzeni biurowej, narzędzi, komputerów i wrażliwych danych są coraz większe. Oszustwo pracownicze to sytuacja, w której pracownik celowo wprowadza w błąd swojego pracodawcę w celu uzyskania korzyści. Korzyści te zazwyczaj przejawiają się jako dodatkowe, ukryte wynagrodzenie, ale mogą też przybrać formę innych korzyści.

Oszustwa pracownicze są alarmujące, ale też dość typowe. W Ameryce 75% pracowników przyznało się do kradzieży w miejscu zatrudnienia przynajmniej raz. Kradzież danych wydaje się być nowszą formą oszustwa pracowniczego. Kradzież danych jest szczególnie ważna, gdy w grę wchodzi szpiegostwo korporacyjne lub nieuczciwe praktyki biznesowe.

Jednym z przykładów jest oszustwo w zakresie własności intelektualnej, w którym niezadowolony pracownik firmy A ujawnia firmie B poufne informacje na temat zupełnie nowego wynalazku. Produkt jest następnie chroniony patentem przez firmę B, zanim oryginalny twórca będzie miał szansę.

Kluczem do ograniczenia kradzieży danych jest ścisłe zabezpieczenie i ochrona informacji, a także zatrzymywanie nowych pomysłów na zasadzie "need-to-know" przez jak najdłuższy czas. Można wdrożyć kilka mechanizmów kontrolnych, aby upewnić się, że nic takiego się nie wydarzy. W fizycznej przestrzeni biurowej pracodawcy instalują kamery CCTV, aby monitorować pracowników. Istnieje szereg programów do monitorowania pracowników, takich jak CleverControl, które pomagają nowoczesnym firmom mieć oko na pracowników biurowych i zdalnych.

Zarządzanie kontrolą to powszechny termin używany w przestrzeniach biurowych. Kontrolowanie i kierowanie zachowaniami pracowników jest jednym z najbardziej kluczowych obowiązków menedżera. Aby systemy i procesy organizacji funkcjonowały prawidłowo, kontrola zarządcza jest niezbędna. System zarządzania kontrolą jest udany, gdy pomaga firmie osiągnąć cele, zmniejsza liczbę błędów, efektywnie wykorzystuje i dystrybuuje zasoby oraz określa, czy normy są dokładne.

System kontroli wprowadza również porządek i dyscyplinę, podnosi morale i inspiruje pracowników, zapewnia przygotowanie do przyszłości poprzez aktualizację standardów, a także poprawia ogólną wydajność organizacji.

Zarządzanie kontrolą, often known as "change management," is the process of establishing standards, evaluating performance, and making adjustments. Control management is dynamic; it adapts to change and puts corporate objectives at the forefront. It is end-to-end, continuous, and action-focused, and its main goals are effectiveness and efficiency.

Podczas gdy monitoring pracowników jest zestawem skutecznych strategii, może on obrócić się przeciwko pracodawcy, jeśli nie jest stosowany właściwie. Ekstremalne poziomy nadzoru, gdzie każdy ruch pracownika jest śledzony i monitorowany, wykazuje poziom deficytu zaufania. Może to prowadzić do tego, że pracownik będzie myślał, że firma mu nie ufa, pomimo całej jego ciężkiej pracy i wysiłków. Może to prowadzić do niskiej wydajności, braku dzielenia się kreatywnymi pomysłami i wysokiej rotacji. Firmy polegają na każdym pracowniku, aby osiągnąć sukces. Dlatego też stosowane systemy monitorowania pracowników muszą być wyczerpujące i skuteczne.

W rzeczywistości, narzędzia do monitorowania pracowników mogą być potężnymi instrumentami promującymi autonomię i umożliwiającymi pracownikom wykonywanie ich pracy z większym powodzeniem. Na przykład, poprzez zmniejszenie ilości zwrotów między pracownikami a ich szefami, oprogramowanie śledzące aktywność internetową pracowników może poprawić wydajność. Może to mieć duży wpływ na psychologiczną atmosferę w pracy.

In light of this, here is what we advise: Select a monitoring tool that can "flex" to fit your particular business model. For example, giving employees a straightforward, self-service method to implement and track employee productivity will increase employee empowerment while lessening the supervisors' cognitive load.

It makes sense that in today's world, employers "tighten the screws of control" to safeguard their company from violators. The key is not to go overboard because if you do, you risk frightening the team and making the workplace uneasy.