Cena produktywności: Ludzkie koszty nadzoru w miejscu pracy

Sarah, copywriterka w agencji marketingowej, właśnie wróciła z przeglądu wyników, trzeciego w ciągu ostatnich pięciu tygodni. Sześć tygodni temu jej przełożony zobowiązał cały zespół do zainstalowania programu monitorowania pracowników, aby mógł śledzić ich wydajność. Sarah początkowo nie była zaniepokojona: dobrze wykonywała swoją pracę i nigdy nie otrzymała skarg na swoje teksty.

Wszystko zmieniło się jednak wraz z instalacją oprogramowania. Obciążenie pracą Sary nagle wzrosło, a tydzień później została zaproszona do biura kierownika na ocenę wyników. Kierownik był niezadowolony z długich okresów "bezczynności" komputera Sary. Powiedział, że jeśli będzie miała czas na bezczynność w pracy, zostaną jej przydzielone dodatkowe zadania. Sarah wyjaśniła, że wolała zapisywać swoje pomysły na papierze przed pisaniem na komputerze - stąd brały się okresy bezczynności. Menadżer nie był przekonany i zalecił jej jedynie przygotowywanie pomysłów na komputerze.

Oceny wyników Sary stały się częstsze. Zmagała się z nowym obciążeniem pracą, czuła się mikrozarządzana i zestresowana. System monitorowania niesprawiedliwie ją atakował, tłumiąc jej kreatywność i autonomię.

Niestety, przypadki takie jak Sarah nie należą do rzadkości. Krytycy oprogramowania do monitorowania pracowników obawiają się, że jego użycie powoduje obawy o prywatność, zwiększony stres, kwestie zaufania, uprzedzenia i problemy z przejrzystością. Porozmawiajmy o tym, czy ich obawy są uzasadnione i czy istnieją sposoby na wdrożenie monitorowania pracowników w sposób odpowiedzialny i etyczny.

Wielu pracodawców stosuje oprogramowanie monitorujące, ponieważ nie wiedzą, jak zarządzać swoimi pracownikami, zwłaszcza zdalnymi. Uważają, że wystarczy zainstalować program na komputerze pracownika i sprawdzić raport za kilka dni. W rzeczywistości, wdrożenie monitoringu pracowników wymaga pewnej pracy w tle, bez której istnieje ryzyko wywołania niepożądanych obaw i problemów.

W wielu jurysdykcjach prywatność jest chroniona specjalnymi przepisami, ale rzadko obejmują one konkretnie monitorowanie pracowników. W rezultacie pracodawcy mogą nie wiedzieć, jakie dane mogą gromadzić i jak długo mogą je przechowywać.

Tymczasem systemy monitorujące gromadzą szeroki zakres danych osobowych, w tym naciśnięcia klawiszy, kliknięcia myszą, odwiedzane strony internetowe, a nawet e-maile i treść wiadomości. Pracownicy postrzegają to jako ciągłe naruszanie prywatności, zwłaszcza gdy zebrane dane są wykorzystywane poza pierwotnym celem.

Poza tym zawsze istnieje ryzyko, że nieupoważnione osoby mogą uzyskać dostęp do zgromadzonych poufnych informacji, zarówno z wewnątrz firmy, jak i w wyniku zewnętrznych naruszeń. Konsekwencje mogą być straszne, od utraty reputacji po kradzież tożsamości.

Badanie przeprowadzone przez Amerykańskie Stowarzyszenie Psychologiczne pokazuje, że monitorowanie pracowników znacznie zwiększa ich stres. 56% pracowników monitorowanych za pomocą oprogramowania odczuwa napięcie i stres w ciągu dnia pracy. W przypadku pracowników niemonitorowanych liczba ta jest niższa - 40%.

Te same badania pokazują, że monitorowani pracownicy częściej wyrażają uczucia związane z wypaleniem zawodowym: drażliwość lub złość wobec współpracowników lub klientów (23% w porównaniu do 14% w przypadku pracowników niemonitorowanych), poczucie braku motywacji do dawania z siebie wszystkiego (29% w porównaniu do 22%), wyczerpanie emocjonalne (39% w porównaniu do 22%) i poczucie bycia nieefektywnym (20% w porównaniu do 15%).

Monitorowani pracownicy mogą czuć, że pracodawca im nie ufa, co tworzy negatywne środowisko pracy, obniża morale, a nawet zwiększa rotację.

Gdy monitorowanie jest wykorzystywane jako inwazyjny sposób mikrozarządzania, narusza to niewypowiedzianą umowę o wzajemnym szacunku między pracownikiem a jego pracodawcą. Jeśli to zaufanie zostanie naruszone, będzie znacznie mniej prawdopodobne, że dana osoba zrobi wszystko, co w jej mocy, by pomóc organizacji. Zasadniczo wycofują się do robienia absolutnego minimum, mówi Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II, profesor zasobów ludzkich i stosunków pracy na Michigan State University.

Niektóre jurysdykcje nie zobowiązują pracodawców do powiadamiania pracowników o monitorowaniu, a firmy mogą wykorzystywać to na swoją korzyść. Pracownicy mogą nie wiedzieć, że są śledzeni lub nie zdawać sobie sprawy z zakresu monitorowania. Jednak nawet jeśli istnieją takie obowiązki, firmy mogą nie zapewnić niezbędnych zasad swoim pracownikom. Brak jasnych i przejrzystych zasad dotyczących monitorowania pracowników prowadzi do niepewności i braku zaufania wśród pracowników.

Innym potencjalnym problemem jest dyskryminacja. Systemy monitorowania mogą być wykorzystywane do niesprawiedliwego traktowania niektórych pracowników, takich jak osoby z grup marginalizowanych lub postrzeganych jako mniej produktywne. Co więcej, technologia może nieumyślnie ułatwiać taką dyskryminację. Żaden algorytm nie jest doskonały; może zawierać uprzedzenia lub ignorować indywidualne style pracy, jak w przypadku Sary.

Czy zatem krytycy mają rację, a monitorowanie pracowników jest złem? Wcale nie. Jeśli jest używany prawidłowo i etycznie, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mogą czerpać korzyści z jego cennych spostrzeżeń. Ujawnijmy kilka obowiązkowych czynności przy wdrażaniu monitoringu pracowników.

Firmy powinny przestrzegać tych wytycznych, jeśli chcą uzyskać maksymalne korzyści z technologii monitorowania pracowników:

• Zapoznaj się z odpowiednimi przepisami dotyczącymi prywatności w Twojej okolicy. Zapewnienie zgodności z tymi przepisami. Bądź na bieżąco ze zmianami w tych przepisach.

• Zdefiniuj cele monitorowania. Cele te, wraz z przepisami dotyczącymi prywatności, określą zakres gromadzenia danych.

• Opracowanie jasnych zasad. Zasady te powinny określać cele, zakres monitorowania i sposób wykorzystania zebranych danych. Pracownicy powinni mieć dostęp do tych zasad.

• Uzyskaj zgodę pracowników. Niezależnie od tego, czy dana jurysdykcja tego wymaga, czy nie, zawsze lepiej jest poinformować pracowników o monitorowaniu i uzyskać ich zgodę. W ten sposób unikniesz problemów z zaufaniem pracowników.

• Zaangażowanie pracowników w opracowywaniu i wdrażaniu polityk monitorowania w celu budowania zaufania i rozwiązywania ich obaw.

• Utrzymywanie otwartej komunikacji z personelem. Umożliwienie pracownikom wyrażenia swoich obaw i skarg oraz zajęcie się nimi.

• Minimalizacja zakresu gromadzonych danych. Zbieraj tylko te informacje, które są niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu.

• Ograniczenie warunków przechowywania danych. Usuń dane, które nie służą już celom monitorowania.

• Wdrożenie silnych środków bezpieczeństwa. Upewnij się, że tylko upoważniony personel ma dostęp do danych.

• Przeprowadzanie regularnych audytów zapewnienie, że korzystanie z systemów monitorowania jest zgodne z wytycznymi etycznymi i wymogami prawnymi.

• Zapewnienie pracownikom dostępu do zebranych danych.

  Dzięki rozwiązaniom do monitorowania pracowników, takim jak CleverControl, , jest to łatwe do zrobienia. CleverControl zapewnia pracownikom osobiste pulpity produktywności, na których mogą zobaczyć wszystkie zebrane dane i statystyki produktywności. Funkcja ta nie tylko pomaga rozwiązać kwestie prywatności, ale także przyczynia się do poprawy osobistej odpowiedzialności i produktywności.

• Wykorzystanie raportów z monitoringu do wspierania pracowników i pomóc im poprawić wyniki, a nie dyskryminować lub karać.

• Korzystanie z oprogramowania do monitorowania pracowników w połączeniu z innymi metodami śledzenia wydajności, aby uniknąć błędów.

Krytycy obawiają się, że monitorowanie pracowników prowadzi do problemów z prywatnością, spadku zaufania, zwiększonego stresu i uprzedzeń. Organizacje mogą jednak uniknąć tych problemów, jeśli wdrożą monitorowanie pracowników w sposób etyczny i otwarty oraz zaangażują pracowników w ten proces. Monitorowanie pracowników jest narzędziem, które we właściwych rękach może znacznie poprawić odpowiedzialność i wydajność oraz przynieść korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom.