Jak skutecznie usprawnić pracę pracowników w czasie kryzysu

Problem doskonalenia staje się szczególnie dotkliwy dla firmy w czasach kryzysu, kiedy wydajność pracowników często bezpośrednio decyduje o jej sukcesie. Jeremy Mitchell, pierwszy zastępca dyrektora generalnego HomeLand dzieli się z CleverControl kilkoma rozwiązaniami HR z zakresu "zarządzania kryzysowego".

Jeremy, jaki jest wpływ kryzysu na politykę personalną firm w ogóle, a na politykę Twojej firmy w szczególności?

W czasie kryzysu każdy lider będzie myślał o tym, jak maksymalnie wykorzystać potencjał swoich podwładnych, zachowując przy tym ducha zespołu i wysoką motywację wszystkich pracowników, mimo trudnych czasów.

Nasza strategia HR zawsze była nastawiona na uzyskanie pełnego zaangażowania pracowników, dlatego w czasie kryzysu nie uległa większym zmianom, a stosowane przez nas narzędzia zarządzania przyniosły już skuteczne efekty.

Jednym z najpopularniejszych narzędzi doskonalenia są szkolenia: podnoszenie kwalifikacji zawodowych. W jaki sposób je zorganizować?

Szkolenie pracowników to niezwykle ważne zadanie, ale często zapraszanie trenerów z zewnątrz może być dość kosztowne. Problem rozwiązuje się dość prosto: poproś bardziej doświadczonych pracowników o przeszkolenie nowych. Wszyscy na tym skorzystają. Młodzi ludzie będą mogli rozwijać swoją karierę dzięki nowej wiedzy i umiejętnościom, a trener otrzyma motywację finansową. Poza tym, nie ma chyba lepszego sposobu na wyrażenie aprobaty i uznania dla pracownika niż skłonienie go do tego, by miał kogoś za ucznia. Dlatego doświadczeni pracownicy mają gwarancję, że docenią tę decyzję.

Ponadto doskonalenie własnych pracowników jest szybsze i tańsze niż rekrutacja osób z zewnątrz firmy. Coaching może być również prowadzony przez organizacje zewnętrzne. Zazwyczaj zapraszamy specjalistów przy zakupie nowego sprzętu do warsztatów czy oprogramowania dla działu inżynieryjnego. Nowe umiejętności to innowacja, która zwiększa konkurencyjność.

Jak zmotywować pracowników do rozwoju zawodowego i zwiększenia wydajności?

Istnieją trzy poziomy wydajności: niski, średni (lub oczekiwany) i maksymalny. Pracownicy na poziomie niskim są niesolidni, skłonni do wykonywania mniejszej ilości zadań i starają się unikać pracy. Ci, którzy są na poziomie średnim, wykonują dokładnie to, czego się od nich wymaga i nie więcej, choć jako pracownicy są bardzo solidni. A ci, którzy są na poziomie maksymalnym, pracują bardzo długo, za każdym razem przejmują inicjatywę, a ich wydajność jest znacznie wyższa niż oczekiwana. To oczywiste, że każdy pracodawca chciałby mieć jak najwięcej pracowników, którzy są na maksymalnym poziomie wydajności. Nie jest konieczne ograniczanie się

Motywacja pracowników powinna w tym pomóc, bo w gruncie rzeczy jest kluczem do pomyślności firmy. Przypisuje sukces firmy dobru osobistemu pracownika, co pomaga zwiększyć efektywność.

W jaki sposób jest on realizowany w Państwa firmie?

Nasz system motywacyjny oparty jest na KPI. System kluczowych wskaźników efektywności opiera się na zadaniach, które ma rozwiązać pracownik na danym stanowisku. I jeśli zadanie zostanie pomyślnie rozwiązane, pracownik jest nagradzany. Funkcjonalność dla każdego stanowiska jest inna, ale KPI jest jednolite i przejrzyste w całej organizacji. W szczególności wdrożyliśmy system zarządzania dokumentami, co pozwoliło na zwiększenie świadomości i wzmocnienie kontroli nad realizacją zleceń.

Bardzo ważne jest zbudowanie systemu motywacji, w przeciwnym razie będzie on spowalniał firmę. Przykładowo, jeśli dwóch pracowników o podobnych umiejętnościach pracuje z różnym zaangażowaniem, ale ich wynagrodzenie jest takie samo to spowoduje to niską efektywność obu pracowników.

Jakie czynniki leżą u podstaw systemu motywacji pracowników? Czy istnieją przykłady ilustrujące ich skuteczność?

Możliwość rozwoju kariery wspierana finansowo motywuje młodych specjalistów i innych pracowników do osiągania nowych szczytów. Jest to korzystne zarówno dla pracowników, jak i dla firmy, której specjalista przyniesie gwarantowane korzyści i pomoże w dalszym rozwoju. Taki przykład mamy w HomeLand - Jack Burton, który obecnie zajmuje stanowisko głównego inżyniera. Swoją drogę rozpoczął jako mechanik praktykant przy naprawie oprzyrządowania w Departamencie Metrologii. Następnie Jack pracował na różnych stanowiskach: mechanika, kreślarza, inżyniera-badacza. Następnie został mianowany inżynierem prowadzącym Zakładu Mikroelektroniki, a wkrótce kierownikiem tego Zakładu. Jego historia pokazuje, że każdy pracownik firmy może osiągnąć wszelkie szczyty dzięki własnym siłom i wytrwałości.

Jakie są osobliwości motywacji pracowników?

Nigdy nie zapominaj, że system wynagrodzeń powinien być uporządkowany i spójny, wzmacniający pożądane rezultaty, ale nie unikalny dla każdego pracownika. Zasady wypłacania premii i nagród powinny być przejrzyste i jednolite dla wszystkich. Pamiętaj, że równie złe jest identyczne nagradzanie za różne wysiłki, jak i różne nagradzanie za identyczny wysiłek. Tego rodzaju niesprawiedliwość może wytrącić pracowników z równowagi i podważyć nie tylko ich motywację, ale także wiarygodność firmy.

Ponadto, wynagrodzenia powinny być zawsze wypłacane w terminie. Opóźnienia lub anulowanie płatności demoralizuje zespół: tracą wiarę w przyszłość firmy, motywację do pracy jakościowej, zespół tworzy niezdrową atmosferę, często dochodzi do plotek i pogłosek. Wszystko to, ostatecznie, prowadzi do osłabienia pozycji samej firmy.

W przypadku trudnej sytuacji finansowej firma może przejść na krótszy tydzień pracy, co pozwoli zaoszczędzić na wypłacie wynagrodzeń. Sytuacja ta powinna być jednak wyjaśniona przez kierownictwo,

ludzie muszą znać powody takich decyzji. Firma musi działać jako jedna.

Czy zatrudniasz studentów i młodych specjalistów? Bo wśród nich może być nowy cenny zasób, który w ostateczności przyczyni się do optymalizacji firmy? W jaki sposób z nimi współpracujesz?

Zawsze potrzebujemy młodych specjalistów. Aby przyciągnąć nowych pracowników z odpowiednimi umiejętnościami, nasza firma podpisuje umowy z uczelniami wyższymi, które gwarantują studentom udział w kursie, podczas którego otrzymują oni umiejętności niezbędne do pracy u nas. Jest to umowa trójstronna pomiędzy naszą firmą, studentem i uczelnią. Uzgodnione jest, że student ma obowiązek przepracować określony czas w naszej firmie i w ten sposób uzyskać zaawansowaną wiedzę w niektórych dziedzinach. Jesteśmy również aktywnie zaangażowani w Dni Otwarte Drzwi. Niektórzy studenci zdobyli już w ten sposób pracę w naszej firmie. Stale też aktualizujemy nasz program szkoleniowy.

Jesteśmy gotowi pozyskać szczególnie wartościowych specjalistów. W razie potrzeby firma prowadzi poszukiwania na terenie całego kraju, a nawet za granicą. A jeśli konkretny ekspert jest dla nas odpowiedni, jesteśmy gotowi pomóc w relokacji i pomóc w zakwaterowaniu.

W czasie kryzysu wiele firm ucieka się do downsizingu. Jak sprawić, by proces ten był mniej bolesny dla pracowników i samej firmy?

Wiele firm staje przed pytaniem o optymalizację zatrudnienia. Musimy jednak pamiętać, że jest to złożony proces, który zawsze zaczyna się od góry. Top menedżerowie organizacji odbywają spotkania, analizują sytuację i opracowują strategię dalszego działania.

Dopiero potem można zwalniać pracowników, gdy jest to precyzyjnie zaplanowane i dokładnie przemyślane. Oczywiście wszystko musi odbywać się zgodnie z prawem. Dzięki temu zmiany są przeprowadzane prawidłowo, a wszyscy pracownicy widzą, że firma zachowuje się uczciwie i wypełnia swoje obowiązki do końca.

Czy powinniśmy wykorzystywać imprezy firmowe jako narzędzie motywacji emocjonalnej w czasie kryzysu, czy lepiej, wręcz przeciwnie, zrezygnować z nich?

Wszystkie świąteczne wydarzenia są świetnym narzędziem do stworzenia korzystnej atmosfery w zespole i zwiększenia wydajności. Nie możemy jednak powiedzieć, że rezultat będzie natychmiastowy. Ale pomoże zwiększyć lojalność pracowników. Być może najważniejszą rzeczą, o której musisz pamiętać jako menedżer, jest to, że powinieneś zawsze przestrzegać zasad, a nie tylko w czasie kryzysu, kiedy pracownicy pilnie potrzebują mobilizacji. Dzięki kompetentnemu podejściu do motywacji i szczerym relacjom z pracownikami, firmom zawsze udaje się przetrwać trudne czasy z minimalnymi stratami.