Czy pracodawca powinien śledzić media społecznościowe pracowników?

Media społecznościowe i kultura online są już integralną częścią współczesnego życia - dziś prawie niemożliwe jest, aby nie mieć obecności cyfrowej. Obecność ta nie jest już oczywiście postrzegana jako odizolowana od życia offline, ale jako jego przedłużenie. Mając to na uwadze, czy śledzenie mediów społecznościowych pracowników jest konieczne dla pracodawcy?

Czasy, kiedy w Internecie można było powiedzieć wszystko, co się chciało, już dawno minęły; teraz komunikacja online podlega prawu oraz nowym kodeksom moralnym i etycznym. Jeden z Twoich pracowników może być influencerem z dużą publicznością, a wszystko, co powie, może wpłynąć zarówno na Twój wizerunek, jak i wizerunek Twojej firmy.

Mając to na uwadze, monitorowanie mediów społecznościowych pracowników może mieć fundamentalne znaczenie, zwłaszcza dla firm, które przez cały czas ściśle współpracują z opinią publiczną.

Ale jak zacząć tę rozmowę? Jakie są ograniczenia prawne dotyczące monitorowania mediów społecznościowych pracowników? W jakim zakresie można wymagać od pracowników zachowania profesjonalnego wizerunku poza środowiskiem pracy?

Na te i wiele innych pytań odpowiemy w tym artykule. Zaczniemy oczywiście od głównego z nich.

Śledzenie mediów społecznościowych pracowników to temat budzący wiele kontrowersji. Istnieją argumenty za i przeciw tej praktyce - a odpowiedź na pytanie zależy od wielu czynników, takich jak charakter pracy, kultura firmy, lokalne prawo i regulacje oraz równowaga między prywatnością a bezpieczeństwem.

Z jednej strony pracodawcy mogą uważać, że śledzenie mediów społecznościowych pracowników jest konieczne, aby chronić firmę przed potencjalnymi problemami prawnymi. W ten sposób pracodawcy będą mieli pewność, że pracownicy zachowują się w sieci odpowiednio.

Mogą argumentować, że pracownicy reprezentują firmę nawet poza godzinami pracy, a nieuregulowane zachowanie pracowników w sieci może negatywnie wpłynąć na reputację pracodawcy. W niekorzystnych sytuacjach tego typu scenariusz jest całkiem prawdopodobny.

Z drugiej strony, obrońcy prywatności twierdzą, że śledzenie mediów społecznościowych pracowników jest naruszeniem prywatności i może stworzyć toksyczne środowisko pracy. Ludzie ci twierdzą, że pracownicy mają prawo do prywatności w swoim życiu osobistym i że firmy mogą arbitralnie używać śledzenia mediów społecznościowych do karania pracowników za rzeczy niezwiązane z pracą.

Generalnie, jeśli pracodawca decyduje się na śledzenie mediów społecznościowych pracowników, musi mieć jasną i przejrzystą politykę, która określa, dlaczego firma to robi, jakie informacje będą zbierane i jak wykorzysta zebrane dane.

Ponadto firma musi być świadoma lokalnych przepisów i regulacji związanych z prywatnością pracowników i zapewnić, że śledzenie nie narusza tych przepisów.

A skoro mowa o prawach i przepisach...

Niestety, przepisy nie są jasne w tym temacie.

Istnieje wiele debat dotyczących fizycznego monitorowania w miejscu pracy (na przykład poprzez kamery) oraz monitorowania wydajności za pomocą specjalnego oprogramowania.

Jeśli chodzi o monitoring fizyczny, konsensus jest taki, że firmy mogą używać kamer, o ile nie naruszają one praw pracownika do czci i godności. Kamery w łazienkach, na przykład, są surowo zabronione.

Oprogramowanie monitorujące pracowników jest dozwolone, jeśli pracodawca śledzi tylko urządzenia należące do firmy i wcześniej powiadamia o tym pracownika. W przeciwnym razie pracownik nie ma obowiązku autoryzowania instalacji oprogramowania na swoim sprzęcie.

Jednak w przypadku monitoringu mediów społecznościowych pracowników nic nie jest ustalone.

Co do zasady, firma może sprawować nadzór, ale polityka ta musi być przejrzysta od momentu zatrudnienia. Pracownicy muszą być zawsze świadomi kryteriów, według których pracodawca ich monitoruje, powodów wprowadzenia tych kryteriów oraz polityki firmy dotyczącej wykorzystania tych danych.

W razie wątpliwości pamiętaj, że jakikolwiek negatywny wpływ psychologiczny na pracownika jest niemile widziany przez ustawodawcę, więc jasna i otwarta linia komunikacji między pracownikiem a pracodawcą jest zawsze drogą do przodu.

Monitorowanie mediów społecznościowych pracownika to czynność polegająca na śledzeniu i analizowaniu jego aktywności w mediach społecznościowych, w tym postów, komentarzy i wiadomości. Działania te są powszechnie nazywane cyfrowym śladem.

Pracodawcy stosują tę praktykę do śledzenia aktywności online swoich pracowników w celu zidentyfikowania wszelkich zachowań, które mogą zaszkodzić reputacji firmy lub jej działalności. Praktyka ta może obejmować wszelkie działania, które mogą być interpretowane jako nieodpowiednie, obraźliwe lub szkodliwe dla marki firmy.

Uzasadnienia dla takiego śledzenia mogą być różne, w tym cele marketingowe, bezpieczeństwo, dochodzenia w sprawach karnych, a nawet analiza informacji od kandydatów do pracy. W kontekście pracodawców śledzenie mediów społecznościowych może być wykorzystywane do oceny przydatności kandydata do pracy lub do monitorowania aktywności online obecnych pracowników.

Jednym z głównych powodów, dla których pracodawcy angażują się w monitoring mediów społecznościowych, jest ochrona przed potencjalnymi problemami prawnymi związanymi ze stosunkiem pracy.

Na przykład, jeśli pracownik opublikuje w mediach społecznościowych coś, co może być uznane za molestowanie lub dyskryminację, pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za niepodjęcie działań, aby to powstrzymać.

Monitorowanie mediów społecznościowych może być również cenne dla identyfikacji potencjalnych problemów, zanim staną się one poważniejsze. Na przykład, jeśli pracownik nadal publikuje negatywne rzeczy na temat swojej pracy lub kolegów, może to być znak, że jest on niezadowolony i istnieje ryzyko, że opuści firmę.

Pracodawcy mogą używać wielu różnych narzędzi i technik do monitorowania aktywności w mediach społecznościowych. Niektóre firmy korzystają z oprogramowania, które automatycznie skanuje platformy mediów społecznościowych pod kątem określonych słów kluczowych lub fraz, podczas gdy inne polegają na ręcznym monitorowaniu przez innych pracowników lub firmy zewnętrzne.

Ponieważ przepisy są niejasne, wszystko zależy od polityki firmy i tego, jak jasno jest ona przedstawiona pracownikowi.

Duże firmy często zawierają umowy ze swoimi pracownikami, w których pracownik nie może źle mówić o firmie lub jej marce, dzielić się poufnymi informacjami lub plotkować o produkcie lub innych pracownikach online. Umowy te regulują również komunikację online pracowników w imieniu firmy.

W niektórych przypadkach monitoring idzie jeszcze dalej, wymagając od pracownika utrzymania określonego wizerunku moralnego online i offline. Na przykład przeklinanie lub zamieszczanie szczerych zdjęć może być niedopuszczalne, ponieważ może to zrujnować reputację firmy. Ważne jest, aby pamiętać, że pracodawca powinien zawsze omówić te standardy z kandydatem przed jego zatrudnieniem.

Kolejny aspekt monitorowania mediów społecznościowych pracowników dotyczy korzystania przez nich z mediów społecznościowych w godzinach pracy. W tym przypadku pracodawca może wykorzystać oprogramowanie do monitorowania pracowników, aby śledzić Twoją aktywność na mediach społecznościowych i czatach w godzinach pracy.

Można do tego wykorzystać kilka programów, na przykład CleverControl. Może on śledzić, ile czasu pracownik spędza na mediach społecznościowych, z jakich mediów społecznościowych korzysta i jakie strony internetowe odwiedza. Program może również wykonywać zrzuty ekranu odwiedzanych stron internetowych i przechwytywać wszystkie naciśnięcia klawiszy (w tym posty i wpisywane wiadomości).

Kolejnym istotnym aspektem, o którym należy wspomnieć, są praktyki dotyczące zatrudniania influencerów.

Influencers are famous "digital personalities", sometimes with audiences in the millions and, therefore, highly impactful in relation to public opinions of the company.

Oczywiście nie sposób mówić o influencerach bez mówienia o cancel culture.

Kultura kasacji to zjawisko społeczne, w którym osoba lub grupa jest celem publicznej krytyki i odrzucenia z powodu oświadczenia lub działania, które jest uważane za obraźliwe lub niedopuszczalne. Ta kultura rozwinęła się głównie na portalach społecznościowych, gdzie użytkownicy mają platformę do wyrażania swoich opinii i zwracania uwagi na zachowanie, które jest uważane za niewłaściwe.

Kultura anulowania często skupia się na wpływowych osobach, celebrytach, osobach publicznych i firmach, które są poddawane znacznej presji ze strony mediów społecznościowych i ogółu społeczeństwa. Celem jest pociągnięcie tych osób lub podmiotów do odpowiedzialności za zachowanie, które jest uważane za obraźliwe lub szkodliwe, a w niektórych przypadkach wymaganie od nich przeprosin lub zmiany zachowania.

Dlatego pracodawca powinien zawsze starać się wykryć wszelkich influencerów wśród pracowników, a także ich nisze i wielkość odbiorców. Przy odpowiednim podejściu, praca ta może nie tylko zapobiec ewentualnym tam problemom, ale także przynieść korzyści firmie. Wpływowy pracownik może podzielić się z firmą swoją publicznością, przysparzając jej nowych klientów.

Podsumowując, śledzenie mediów społecznościowych pracowników może być cennym narzędziem dla pracodawców, ale nie jest pozbawione potencjalnych wad. Pracodawcy muszą zrównoważyć potrzebę niezbędnego monitorowania z prawem do prywatności swoich pracowników i upewnić się, że ich polityka monitorowania jest przejrzysta i zgodna z ogólną kulturą i wartościami firmy.

Jeśli Twoja firma rozważa wdrożenie polityki monitorowania mediów społecznościowych, powinieneś zaangażować się w otwartą i szczerą komunikację z pracownikami i być skłonnym do wprowadzania zmian w oparciu o dostarczane przez nich informacje zwrotne.

W ten sposób można zapewnić, że polityka monitorowania jest skuteczna i dobrze odbierana przez pracowników. Do każdej firmy należy określenie, czy monitorowanie mediów społecznościowych jest konieczne, czy nie, w oparciu o ich konkretne potrzeby i okoliczności.

Mimo to, stosując najlepsze praktyki i będąc przejrzystym dla swoich pracowników, pracodawcy mogą wykorzystać monitoring mediów społecznościowych jako cenne narzędzie do ochrony reputacji i działalności firmy. Wystarczy wyważyć obie strony.