Jak zaoszczędzić pieniądze dzięki automatyzacji śledzenia czasu pracy?

Około 5-15% czasu pracy jest marnowane. Ale wiedza o tym, kto i jak marnuje cenne minuty, może zmniejszyć straty. Oprogramowanie monitorujące może pomóc w osiągnięciu tego celu.

W tych trudnych ekonomicznie czasach pytanie o zachęty materialne zmienia się w bardziej zrozumiałe: ile komuś zapłacić? Dawanie przywilejów bardziej zasłużonym osobom jest ważne z punktu widzenia odpowiedzialności społecznej i równie ważne dla biznesu, ponieważ w przeciwnym razie wzrasta cena błędów ludzkich i administracyjnych. Niebezpieczne jest niedopłacanie kluczowych specjalistów, ponieważ mogą oni odejść z firmy. I, oczywiście, niecelowe jest przepłacanie pracowników, którzy pracują bez zaangażowania w pełnym wymiarze godzin.

Problem efektywnej dystrybucji funduszu płac jest ściśle związany z kilkoma innymi, które wykraczają poza zarządzanie zasobami ludzkimi. Przed wyciągnięciem daleko idących wniosków konieczne jest jednak uzyskanie kompleksowych danych benchmarkowych.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Dzięki szczegółowemu obrazowi, jak przebiegają dni pracy każdego pracownika we wszystkich działach i w całej firmie, można wyciągnąć wnioski, kto przetwarza i wykonuje cudze zadania, kto nie jest zajęty pracą, a kto sabotuje procesy biznesowe.

Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.

Zmarnowany czas pracy obejmuje zwykle 5-15% całego czasu pracy. Szczegóły muszą być oceniane w każdym przypadku osobno, ponieważ ludzie nie są robotami i w niektórych przypadkach niewielkie przerwy są niezbędne do utrzymania uwagi i wydajności na określonym poziomie. Jeśli jednak tylko 60% czasu pracy jest produktywne (a takie dane rzeczywiście otrzymaliśmy od naszych użytkowników), oznacza to, że w rzeczywistości 40% funduszu płac można uznać za bezpośrednie straty z powodu niewykonywania zadań przez pracowników.

Z naszych danych wynika, że w co trzeciej firmie zatrudniającej 40 lub więcej osób będzie przynajmniej jeden lub dwóch pracowników, którzy fizycznie są obecni w miejscu pracy, ale praktycznie nie wykonują żadnych użytecznych zadań.

Dział logistyki może wydawać się wzorcowy, gdy bezbłędnie i na czas wprowadza nowe pozycje do bazy danych. Ale co jeśli system śledzenia czasu pracy pokazuje, że 70% zadań w bazie danych jest wykonywanych przez jedną osobę? Być może trzeba będzie zrewidować wytyczne dla pracowników lub pomyśleć o redukcji działu.

If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."

Wiele naruszeń dyscypliny pracy nie może być zarejestrowanych w inny sposób niż poprzez automatyczne śledzenie. Powiedzmy, że pracownik przyszedł do biura o 9:00 rano, co może wydawać się dobre, ponieważ nie spóźnił się. Ale jeśli pierwsza aktywność na komputerze nastąpiła dopiero o 9:35, oznacza to, że pracownik ten nie rozpoczął pracy od razu.

Przestoje nie powinny być również rejestrowane wybiórczo. Być może w niefortunnym momencie kontroli miał miejsce, gdy pracownik miał niezbędną przerwę po zakończeniu nerwowego zadania awaryjnego i przed rozpoczęciem nowego. Albo przeciwnie, pracownik został przypadkowo złapany w rzadkim momencie robienia czegoś produktywnego.

Program śledzi w sposób ciągły. Zapewnia wiarygodne oszacowanie liczbowe bez żadnych spekulacji i założeń. Powiedzmy więc, że masz pełny obraz efektywnego wykorzystania i strat czasu pracy. Co dalej?

Wiele firm po dłuższym czasie stosowania systemu monitoringu (ponad rok) na podstawie sumarycznego pomiaru czasu wszystkich procesów tworzy własny system zarządzania czasem, który zawiera system kluczowych wskaźników efektywności. Następnie w oparciu o te normy i KPI podejmowane są wszystkie decyzje dotyczące podziału zadań, oceny wyników, a ostatecznie decyzje dotyczące podziału funduszu płac, rekrutacji i rotacji lub redukcji personelu.

Pierwszym rezultatem automatyzacji śledzenia czasu pracy w każdej firmie jest zwykle zatwierdzenie dopuszczalnego procentu czasu nieproduktywnego. Większość menedżerów uważa 10% za maksymalną wartość tego wskaźnika, choć niektórzy starają się zredukować straty czasu do absolutnego zera.

"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.

Ponadto niektóre systemy śledzenia czasu pracy dają pracownikom możliwości samostrojenia. W tym celu tworzona jest lista typowych zadań każdego pracownika i każdy z nich może powiadomić system o tym, jakie procesy są uruchamiane na jego komputerze. Informacje te można łatwo nałożyć na statystyki wykorzystania komputera przez pracownika, aby sprawdzić, czy prawidłowo wymienił zadania w systemie. Takie zbiorcze raporty dają pojęcie nie tylko o obciążeniu pracowników, ale także o tym, kiedy, jakie i czyje działania przynoszą firmie największy zysk. W ten sposób proste ewidencjonowanie czasu korzystania z oprogramowania w biurze staje się narzędziem polityki kadrowej, a przy odpowiednim podejściu może również pomóc w polityce marketingowej i finansowej.

Po wprowadzeniu automatycznego systemu śledzenia czasu pracy straty finansowe wynikające z niewłaściwego wykorzystania czasu pracy można zmniejszyć średnio o połowę. W ciągu roku możliwe jest uzyskanie dodatkowego zysku dzięki zmniejszeniu kosztów personelu i infrastruktury biurowej (na przykład dzięki przestawieniu części pracowników na pracę zdalną), optymalizacji podatków i zmniejszeniu utraty zysków.

Okres zwrotu inwestycji w taki system, na podstawie mojego doświadczenia, wynosi około sześciu miesięcy. Istnieją dwie główne zmienne:

1. Cena systemu. Najtańszymi rozwiązaniami są obecnie systemy darmowe, jak CleverControl Employee Monitoring, który pozwala na monitorowanie do 9 pracowników bez żadnych wydatków. Jest to w zupełności wystarczające dla małej firmy lub średniej firmy z kilkoma kluczowymi osobami. Dla firm z większą liczbą pracowników są opcje płatne, ale nadal z rozsądnymi cenami, jak Spyrix Employee Monitoring i takie. Te najdroższe mogą dochodzić do 90-100$ za użytkownika. Chociaż zarówno tanie, jak i drogie mają mniej więcej te same funkcje.

2. Metodologia zastosowania. Jeśli ograniczymy monitoring do prostego śledzenia czasu pracy, to okres zwrotu inwestycji wydłuża się. W przypadku kompleksowej analizy i wielopłaszczyznowego wykorzystania uzyskanych danych proces zwrotu inwestycji może ulec znacznemu przyspieszeniu i trafniej jest mówić o optymalizacji procesów biznesowych niż o prostych oszczędnościach.

The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:

1. Wybierz system śledzenia czasu pracy o wystarczająco elastycznej funkcjonalności.

2. Zainstaluj go, pamiętaj o poinformowaniu pracowników o nowych zasadach gry (brak tajnej inwigilacji, to bezpośrednia droga do konfrontacji zamiast wzrostu wydajności).

3. Przestańcie płacić za marnowanie czasu pracy.

4. Przestań płacić za nieobecności i spóźnienia.

5. Zmniejszenie wydatków na oprogramowanie.

6. Wykluczyć zbędne wydatki na zbędnych pracowników.

7. Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.

8. Ustanowienie korporacyjnych konkursów KPI wśród działów i pracowników.

9. Pogratulować i nagrodzić zwycięzców.