Plusy, minusy i stereotypy dotyczące pracy zdalnej

Praca zdalna nie polega na oszczędzaniu na wynajmie biura. Z reguły firma ma biuro i przyjeżdża się tam od czasu do czasu. Prawidłowa praca zdalna to dawanie swobody pracownikowi, szacunek i zaufanie oraz skuteczne zarządzanie. Jest to praca dla wyniku netto, który zawsze można zmierzyć. I owszem, w niektórych przypadkach pozwala zaoszczędzić na ilości powierzchni biurowej, ale nadal nie można zamknąć biura firmy.

3 główne korzyści wynikające z zatrudnienia zdalnego są oczywiste:

1. Swoboda działania dla pracownika, możliwość zaplanowania dnia.

2. Warunki do efektywnej pracy, która wymaga wyciszenia, koncentracji i kreatywności.

3. Możliwość podjęcia pracy pobocznej, a co za tym idzie, zwiększenia zarobków.

3 główne wady pracy zdalnej:

1. Brak komunikacji ze współpracownikami (spontaniczne dyskusje czy wręcz konflikty, w których kwitnie myśl).

2. Ryzyko braku wystarczającej ilości czasu na dotrzymanie terminu lub odłożenie zadania do terminu i wykonanie go słabo z powodu nieefektywnego zarządzania czasem.

3. Tylko dobrze rozwinięte, "zaawansowane" firmy o wysokim poziomie zaangażowania pracowników mogą sprawić, że pracownicy zdalni będą pracować efektywnie.

Stereotypowe poglądy prezesów na temat pracy zdalnej, czyli powody, dla których nie należy jej wdrażać w firmie:

1. "To jest modne, to jest trend, pracujemy z Millenialsami, wykorzystajmy to!". Istnieje błędne przekonanie, że pokolenie Y chce pracować wyłącznie z domu. W rzeczywistości cenią sobie możliwość wpływania na swój harmonogram pracy, komfortowe środowisko pracy i nowoczesne biura.

2. "Jesteśmy firmą IT, bądźmy jak Facebook czy Google. Jeśli ktoś będzie chciał pracować zdalnie, to mu na to pozwolimy". Przed zaoferowaniem możliwości wyboru harmonogramu pracy Facebook i Google przeszły długą drogę pełną wzlotów i upadków, a teraz tworzą mini miasta dla pracowników, by ci dążyli do tego, by być tam cały czas!

3. "Jesteśmy małą firmą, niech nasi pracownicy pracują w domu, a zaoszczędzimy na biurze!". Ważne jest tutaj, aby nie stawiać na pierwszym miejscu oszczędności, ale skupić się na profilu działalności firmy, poziomie zarządzania w firmie oraz poziomie zaangażowania pracowników. W przeciwnym razie istnieje prawdopodobieństwo, że oszczędzając nieco na biurze, stracisz dwa razy więcej na sprzedaży.

Kiedy wdrożenie zatrudnienia zdalnego ma sens:

1. "To jest modne, to jest trend, pracujemy z Millenialsami, wykorzystajmy to!". Istnieje błędne przekonanie, że pokolenie Y chce pracować wyłącznie z domu. W rzeczywistości cenią sobie możliwość wpływania na swój harmonogram pracy, komfortowe środowisko pracy i nowoczesne biura.

2. Jeśli praca jest zorientowana na wynik i nie wymaga stałej obecności w biurze, a wynik jest łatwy do zmierzenia i kontroli.

3. Jeśli firma posiada możliwości techniczne i usługi umożliwiające wygodną i efektywną pracę pracowników poza biurem.

4. Jeśli praca jest w dużej części samodzielna.

5. Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe, firma może zapewnić pracownikowi pracę zdalną jako przywilej, jeśli pracownik tego chce. Znam przypadki, kiedy pracownicy zdalni przychodzili do pracy w centrach co-workingowych lub kawiarniach tylko po to, aby być w pobliżu ludzi, ale nie w pobliżu kolegów. Taka atmosfera inspirowała ich bardziej niż samotne siedzenie w domu.

A na koniec CEO firmy Denise Barnett opowiada nam o prawdziwym doświadczeniu pracy zdalnej pracowników w jej agencji HR i co o tym sądzą.

"Jako firma zajmująca się doborem kadr oraz świadczeniem innych usług z zakresu doradztwa personalnego, oprócz rozmów telefonicznych i Skype codziennie przeprowadzamy osobiste rozmowy z kandydatami, nasze biuro znajduje się w centrum miasta, blisko metra więc jest łatwo dostępne dla kandydatów. Dlatego też standardowy harmonogram pracy w biurze dla większości naszych pracowników jest jasny.

Jednak w zależności od obciążenia pracą angażujemy pracowników, którzy pracują zdalnie, z domu (w zasadzie jest to outsourcing, rozmowy telefoniczne i zaproszenie kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną) lub w razie potrzeby możemy ustalić indywidualny (zdalny) harmonogram pracy z każdym członkiem naszego personelu.

Standardy pracy i formularze raportowe są takie same dla wszystkich. W każdy piątek o godzinie 17:00 upływa termin raportowania za dany tydzień. Jednocześnie współpracownicy stale komunikują się przez telefon, Skype, messenger czy e-mail w ramach prowadzonych wspólnych projektów. Nie mamy trudności z komunikacją, ponieważ poziom zaangażowania ludzi jest bardzo wysoki: każdy kocha to, co robi, a dodatkowo zarobki są powiązane z wynikiem (bonusy za zamknięte projekty).

W formacie tygodniowego raportowania, oprócz aktualnego stanu projektów (który również może być śledzony online w systemie ERP) pracownicy odzwierciedlają swoje obciążenie pracą (liczba rozmów kwalifikacyjnych, liczba CV kandydatów wysłanych do klientów, liczba spotkań z kandydatami spędzonych z klientami).

Analizując te statystyki widzę, że np. jedna grupa robocza może osiągnąć takie same lub większe wyniki finansowe przy mniejszym obciążeniu niż druga lub odwrotnie. W ten sposób wynik jest łatwy do zmierzenia i monitorowania. Jednak format współpracy zdalnej, na który pozwalamy, to nie więcej niż 5-10% pracowników dla poszczególnych projektów i zadań. Rozwój podstawowego zespołu w biurze jest w tym momencie ważniejszy dla naszej firmy.

Myśląc o wdrożeniu formatu pracy zdalnej, polecam szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie "Czy jestem gotowy na taki sposób zarządzania? Czy ufam swoim pracownikom w 100%? Czy będę w stanie powstrzymać się przed mikrozarządzaniem wszystkim?". I jeśli szczerze odpowiedziałeś TAK, to śmiało przechodź na ten nowy poziom interakcji!"