Plusy, minusy i stereotypy dotyczące pracy zdalnej

Praca zdalna nie polega na oszczędzaniu na wynajmie biura. Z reguły firma ma biuro i przyjeżdża się tam od czasu do czasu. Prawidłowa praca zdalna to dawanie swobody pracownikowi, szacunek i zaufanie oraz skuteczne zarządzanie. Jest to praca dla wyniku netto, który zawsze można zmierzyć. I owszem, w niektórych przypadkach pozwala zaoszczędzić na ilości powierzchni biurowej, ale nadal nie można zamknąć biura firmy.

3 główne korzyści wynikające z zatrudnienia zdalnego są oczywiste:

1. Swoboda działania dla pracownika, możliwość zaplanowania dnia.

2. Warunki do efektywnej pracy, która wymaga wyciszenia, koncentracji i kreatywności.

3. Możliwość podjęcia pracy pobocznej, a co za tym idzie, zwiększenia zarobków.

3 główne wady pracy zdalnej:

1. Brak komunikacji ze współpracownikami (spontaniczne dyskusje czy wręcz konflikty, w których kwitnie myśl).

2. Ryzyko braku wystarczającej ilości czasu na dotrzymanie terminu lub odłożenie zadania do terminu i wykonanie go słabo z powodu nieefektywnego zarządzania czasem.

3. Only well-developed, "advanced" companies with a high level of employee engagement can make remote employees working effectively.

Stereotypowe poglądy prezesów na temat pracy zdalnej, czyli powody, dla których nie należy jej wdrażać w firmie:

1. "It is fashionable, it is a trend, we work with Millennials, let's use it!" There is a misconception that Generation Y wants to work purely from home. In fact, they appreciate the opportunity to influence their work schedule, comfortable working environment, and modern offices.

2. "We are an IT company, let's be like Facebook or Google. If someone wants to work remotely we will let them." Before offering the opportunity to choose a work schedule Facebook and Google have come a long way full of ups and downs, and they are now creating mini-cities for employees so that they would strive to be there all the time!

3. "We are a small company, let's have our employees work at home and we will save on the office!" It is important here not to prioritize saving money but focus on company’s business profile, the level of management in the company, and the level of employee engagement. Otherwise, it is likely that while saving some money on office, you will lose twice as much on the sales.

Kiedy wdrożenie zatrudnienia zdalnego ma sens:

1. "It is fashionable, it is a trend, we work with Millennials, let's use it!" There is a misconception that Generation Y wants to work purely from home. In fact, they appreciate the opportunity to influence their work schedule, comfortable working environment, and modern offices.

2. Jeśli praca jest zorientowana na wynik i nie wymaga stałej obecności w biurze, a wynik jest łatwy do zmierzenia i kontroli.

3. Jeśli firma posiada możliwości techniczne i usługi umożliwiające wygodną i efektywną pracę pracowników poza biurem.

4. Jeśli praca jest w dużej części samodzielna.

5. Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe, firma może zapewnić pracownikowi pracę zdalną jako przywilej, jeśli pracownik tego chce. Znam przypadki, kiedy pracownicy zdalni przychodzili do pracy w centrach co-workingowych lub kawiarniach tylko po to, aby być w pobliżu ludzi, ale nie w pobliżu kolegów. Taka atmosfera inspirowała ich bardziej niż samotne siedzenie w domu.

A na koniec CEO firmy Denise Barnett opowiada nam o prawdziwym doświadczeniu pracy zdalnej pracowników w jej agencji HR i co o tym sądzą.

"Jako firma zajmująca się doborem kadr oraz świadczeniem innych usług z zakresu doradztwa personalnego, oprócz rozmów telefonicznych i Skype codziennie przeprowadzamy osobiste rozmowy z kandydatami, nasze biuro znajduje się w centrum miasta, blisko metra więc jest łatwo dostępne dla kandydatów. Dlatego też standardowy harmonogram pracy w biurze dla większości naszych pracowników jest jasny.

Jednak w zależności od obciążenia pracą angażujemy pracowników, którzy pracują zdalnie, z domu (w zasadzie jest to outsourcing, rozmowy telefoniczne i zaproszenie kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną) lub w razie potrzeby możemy ustalić indywidualny (zdalny) harmonogram pracy z każdym członkiem naszego personelu.

Standardy pracy i formularze raportowe są takie same dla wszystkich. W każdy piątek o godzinie 17:00 upływa termin raportowania za dany tydzień. Jednocześnie współpracownicy stale komunikują się przez telefon, Skype, messenger czy e-mail w ramach prowadzonych wspólnych projektów. Nie mamy trudności z komunikacją, ponieważ poziom zaangażowania ludzi jest bardzo wysoki: każdy kocha to, co robi, a dodatkowo zarobki są powiązane z wynikiem (bonusy za zamknięte projekty).

W formacie tygodniowego raportowania, oprócz aktualnego stanu projektów (który również może być śledzony online w systemie ERP) pracownicy odzwierciedlają swoje obciążenie pracą (liczba rozmów kwalifikacyjnych, liczba CV kandydatów wysłanych do klientów, liczba spotkań z kandydatami spędzonych z klientami).

Analizując te statystyki widzę, że np. jedna grupa robocza może osiągnąć takie same lub większe wyniki finansowe przy mniejszym obciążeniu niż druga lub odwrotnie. W ten sposób wynik jest łatwy do zmierzenia i monitorowania. Jednak format współpracy zdalnej, na który pozwalamy, to nie więcej niż 5-10% pracowników dla poszczególnych projektów i zadań. Rozwój podstawowego zespołu w biurze jest w tym momencie ważniejszy dla naszej firmy.

Thinking about the implementation of the format of remote work, I recommend to honestly answer yourself the question "Am I ready for this type of management? Do I trust my staff 100%? Will I be able to stop myself from micro-managing everything?" And if you honestly said Yes, then go ahead to transition to this new level of interaction!”