Monitorowanie wydajności pracowników: Sprawdzone strategie zwiększania produktywności i zaangażowania

Monitorowanie pracowników stało się powszechną praktyką w nowoczesnych firmach. Według Resume Builder , Resume Builder, 79% firm stacjonarnych śledzi obecność pracowników, a 37% organizacji zdalnych obserwuje pracowników przez ponad 4 godziny dziennie za pomocą monitoringu wideo. Forbes , podaje, że 43% pracowników monitoruje swoją aktywność w Internecie; 73% menedżerów, zachować wiadomości, e-maile i telefony do przyszłych ocen wydajności.

Monitorowanie pracowników przynosi znaczące korzyści, od najbardziej oczywistego zwiększenia produktywności po poprawę komunikacji. Monitorowanie wydajności pracowników ujawnia obszary, w których pracownicy mogą mieć trudności, odkrywa indywidualne mocne i słabe strony oraz ułatwia przekazywanie informacji zwrotnych i podejmowanie decyzji opartych na danych. Jak jednak monitorować wydajność pracowników, by czerpać z tego jak najwięcej korzyści?

Oczywiście inwazyjny charakter monitorowania pracowników jest przedmiotem debaty i słusznie. Pracownicy na całym świecie powinni mieć prawo do wyrażenia zgody na to, co jest monitorowane, a firmy powinny przestrzegać tego oczekiwania, zapewniając jednocześnie, że morale pracowników nie zostanie naruszone w tym procesie - właśnie dlatego

W tym artykule omówimy kluczowe elementy skutecznego monitorowania wydajności pracowników, najlepsze praktyki, role nadzorcze i narzędzia.

Zanim zagłębimy się w to, jak to zrobić, powinniśmy odpowiedzieć na równie ważne pytanie: kto powinien monitorować wyniki pracowników? Szef firmy byłby pierwszą oczywistą odpowiedzią, ale w rzeczywistości nie jest to takie proste. Podczas gdy właściciele małych startupów mogą zarządzać wszystkimi członkami zespołu i procesami, szefowie średnich i dużych firm nie mogą samodzielnie śledzić wydajności (chyba że są superkomputerami, oczywiście). W takim przypadku odpowiedzialność za monitorowanie wydajności pracowników spada na kilka ról w organizacji, w zależności od wielkości i struktury firmy.

Zazwyczaj, bezpośredni przełożeni i kierownicy są odpowiedzialni za codzienne śledzenie wydajności. Menedżerowie monitorują realizację zadań, produktywność i ogólną jakość pracy, zapewniając zgodność z celami firmy.

Dział zasobów ludzkich jest oczywistym wyborem do śledzenia długoterminowej wydajności pracowników. Dział HR może śledzić produktywność poprzez formalne przeglądy wyników, ustalanie kluczowych wskaźników wydajności i zarządzanie ogólnym rozwojem pracowników. HR zapewnia, że oceny wydajności są sprawiedliwe, przejrzyste i pomagają kierować rozwojem zawodowym.

Kierownicy działów widzą szeroki obraz i dlatego są idealni do śledzenia wyników całego zespołu, a nie poszczególnych pracowników. Ich zadaniem jest zapewnienie realizacji celów działu oraz wspieranie i zachęcanie pracowników osiągających słabsze wyniki.

Wreszcie, angażując pracownicy w monitorowaniu ich postępów i wyników jest wysoce skuteczną praktyką. Samoocena i śledzenie osobistych wyników pozwalają pracownikom wziąć odpowiedzialność za swój rozwój i produktywność.

Krótko mówiąc, podzielenie monitorowania wydajności pracowników między przełożonych, działy HR i kierowników działów oraz zachęcanie pracowników do samodzielnego monitorowania może zmniejszyć obciążenie pracą związaną z monitorowaniem i stworzyć zrównoważone podejście, które promuje odpowiedzialność, rozwój i zaangażowanie.

Według Folks RH , menedżerów poświęca około 210 godzin, czyli nieco ponad 26 dni roboczych, na zarządzanie wydajnością. Pomimo tak dużej ilości czasu, 90% ocen wydajności jest nieskutecznych. Taka nieskuteczność hamuje postępy firmy i silnie wpływa na retencję: 24% pracowników jest gotowych odejść z pracy z powodu nieskutecznych ocen wydajności i braku uznania. Jak więc monitorować wydajność pracowników z maksymalną korzyścią dla firmy? Oto kluczowe strategie.

Folks RH donosi, że 65% pracowników chce mieć większą jasność co do swoich celów, zadań i obowiązków w pracy. Nie można oczekiwać wysokiej produktywności od pracownika, który nie zna zakresu swoich obowiązków ani nie wie, czego się od niego oczekuje. Jasne cele pomagają pracownikom skupić się na zadaniach, które są zgodne z celami organizacji. Poza tym, angażowanie pracowników w wyznaczanie celów sprawia, że prawdopodobieństwo ich motywacji jest 3,6 razy większe.

Gdy pracownicy nie mają pewności co do swoich obowiązków, mogą się wahać, poddawać w wątpliwość swoje działania lub nieustannie szukać wyjaśnień i zatwierdzenia. Ustalenie precyzyjnych oczekiwań eliminuje niejasności, oszczędza czas na komunikację zwrotną, zachęca do autonomii i zwiększa pewność siebie.

Bądź konkretny i bezpośredni w przekazywaniu obowiązków, celów i oczekiwań. Dostarczaj szczegółowych wyjaśnień na temat pożądanych wyników i jasno określaj obowiązki i zadania związane z każdą rolą.

The Podejście do celów SMART to skuteczna metoda sprawdzenia, czy wyznaczone cele są jasne, osiągalne i przynoszą wartość firmie. SMART to akronim oznaczający:

• Specyficzne: Cel powinien jasno określać, co należy osiągnąć, wymagane kroki i osoby odpowiedzialne;

• Mierzalne: musisz mieć kryteria oceny postępów i sukcesów;

• Osiągalne: Cel powinien być realistyczny i wykonalny, nie za łatwy ani zbyt ambitny;

• Istotne: Cel powinien być zgodny z szerszymi celami biznesowymi;

• Ograniczony czasowo: Cel powinien mieć określony termin lub ramy czasowe realizacji.

Cele SMART zapewniają jasną mapę drogową dla pracowników i menedżerów, zapewniając, że wszyscy wiedzą, jak wygląda sukces i jak go osiągnąć. Zwiększają również odpowiedzialność i ułatwiają mierzenie postępów i wyników.

Jednym z kroków w podejściu do celów SMART jest stworzenie zestawu jasnych i mierzalnych wskaźników wydajności, do których można się odnieść podczas monitorowania wydajności pracownika. Kluczowe wskaźniki zazwyczaj obejmują:

• wykonanie zadania

• dotrzymywanie terminów

• jakość pracy

• Wydajność i produktywność: czas poświęcony na pracę w stosunku do wyprodukowanego produktu

• obecność

Jasne i wymierne wskaźniki wydajności ułatwiają monitorowanie produktywności pracowników i pomagają uniknąć subiektywności w procesie oceny.

Monitorowanie produktywności pracowników może odbywać się za pomocą kombinacji narzędzi, wskaźników i technik, które zapewniają wgląd w to, jak efektywnie pracownicy wykorzystują swój czas i zasoby. W zależności od ustalonych celów i wybranych wskaźników, można śledzić wydajność pracowników za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu pracy, zarządzania zadaniami i monitorowania pracowników.

Zarządzanie projektami Platformy takie jak Trello, Asana i Jira umożliwiają przydzielanie zadań, przydzielanie obciążenia pracą, ustalanie terminów oraz śledzenie realizacji zadań i postępów projektu w czasie rzeczywistym. Narzędzia do zarządzania projektami to wygodny sposób na zobaczenie szerszego obrazu projektu i tego, jak produktywni są członkowie zespołu w czasie.

Aplikacje do śledzenia czasu, takie jak Toggl, Time Doctor i Hubstaff, zostały zaprojektowane w celu monitorowania, ile czasu pracownik spędza na każdym zadaniu. W zależności od funkcjonalności aplikacji, narzędzia do śledzenia czasu pracy mogą rejestrować, ile czasu dana osoba spędza nad zadaniem lub projektem, jak długo korzysta z określonej aplikacji lub strony internetowej, śledzić nieobecności itp. W oparciu o te informacje program może obliczać listy płac, koszty projektów i budżety, a także pomagać w identyfikacji pracowników osiągających wysokie wyniki i tych, którzy mają trudności.

Rozwiązania do monitorowania pracowników, np. CleverControl , , ActivTrak i Insightful, monitorują produktywność pracowników i to, jak efektywnie dana osoba przydziela swój czas pracy. Programy te śledzą aktywność pracownika na komputerze służbowym, na przykład używane aplikacje i strony internetowe, zapytania wyszukiwania, czas bezczynności i aktywności, rozpoczęcie i zakończenie pracy i wiele więcej. Następnie rozwiązanie analizuje zebrane dane i przedstawia je w postaci statystyk i dzienników cennych dla oceny wydajności.

Niezależnie od wybranego rozwiązania, należy wdrożyć je otwarcie i wyjaśnić jego cel pracownikom, aby uniknąć niepotrzebnego stresu i presji. Zapoznaj się z przepisami stanowymi i lokalnymi, aby upewnić się, że zasady monitorowania są zgodne z przepisami dotyczącymi prywatności.

Artykuł autorstwa Folks RH ujawnia, że 69% firm przeprowadza tylko roczne lub półroczne oceny wydajności. 19% pracowników otrzymuje informacje zwrotne tylko raz w roku. Jednocześnie 80% pracowników woli regularne informacje zwrotne niż coroczne oceny wydajności. Coroczne oceny wydajności często stają się źródłem stresu dla pracowników, ponieważ nie wiedzą, czego się spodziewać. Wręcz przeciwnie, regularne informacje zwrotne, spotkania jeden na jeden, wzajemne oceny i inne metody informacji zwrotnej pomagają pracownikom zastanowić się nad swoją pracą, zidentyfikować obszary wymagające poprawy i otrzymać cenne oceny od współpracowników i menedżerów.

Przeprowadzaj formalne oceny wyników pracy co najmniej dwa razy w roku. Przeglądy te powinny koncentrować się na konkretnych, możliwych do wykorzystania informacjach zwrotnych i możliwościach rozwoju, a nie tylko na krytyce dotychczasowych wyników. Regularna, konstruktywna informacja zwrotna może poprawić produktywność, zmniejszyć rotację nawet o 14,9% i zwiększyć zaangażowanie pracowników: 65% pracowników jest zaangażowanych, gdy firmy stosują ciągłą informację zwrotną i inne nowoczesne praktyki.

Zaangażowanie ma kluczowe znaczenie dla produktywności pracowników: zaangażowani pracownicy są bardziej produktywni, zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę. Według Gallup , Firmy o wysokiej kulturze zaangażowania osiągają lepsze wyniki: cieszą się wyższym zaangażowaniem klientów, o 17% wyższą produktywnością, niższą rotacją, mniejszą liczbą wypadków i o 21% wyższą rentownością. Jeśli Twoi pracownicy osiągają słabe wyniki, warto sprawdzić ich poziom zaangażowania - prawdopodobnie jest on niski. Ale jak monitorować zaangażowanie pracowników? Oto kilka skutecznych metod.

Ankiety pracownicze i badania tętna

Regularne ankiety (takie jak ankiety zaangażowania pracowników lub ankiety pulsu) mogą zbierać informacje zwrotne na temat tego, jak pracownicy oceniają swoje role, kierownictwo i ogólne środowisko pracy.

Narzędzia i platformy informacji zwrotnej

Korzystaj z narzędzi takich jak Officevibe lub CultureAmp, które umożliwiają pracownikom regularne przekazywanie informacji zwrotnych. Narzędzia te mogą śledzić wskaźniki zaangażowania i pomóc menedżerom dostrzec trendy wskazujące na brak zaangażowania.

Śledzenie udziału w spotkaniach i inicjatywach

Monitorowanie tego, jak często pracownicy aktywnie uczestniczą w spotkaniach, sesjach szkoleniowych lub inicjatywach firmy, może pokazać ich poziom zaangażowania. Zaangażowani pracownicy są bardziej skłonni do wnoszenia pomysłów i współpracy.

Monitorowanie nawyków w pracy i produktywności

Narzędzia do monitorowania pracowników i zarządzania projektami mogą ujawnić poziomy zaangażowania. Niezaangażowani pracownicy często wykazują niższą produktywność, więcej nieobecności i mniejszy udział we wspólnych wysiłkach.

Spotkania jeden na jeden

Regularne spotkania jeden na jeden pozwalają menedżerom sprawdzać samopoczucie pracowników, ich aspiracje zawodowe i wyzwania, przed którymi mogą stanąć. Spersonalizowana uwaga wzmacnia relacje i pomaga menedżerom oceniać zaangażowanie w czasie rzeczywistym.

Monitorowanie wydajności pracowników jest kluczowym elementem udanych nowoczesnych operacji biznesowych. Zapewnia cenne informacje, które pomagają zwiększyć produktywność, poprawić komunikację i zapewnić, że praca pracowników jest zgodna z celami firmy.

Skuteczne monitorowanie pracowników to coś więcej niż tylko śledzenie aktywności. Chodzi o stworzenie mapy drogowej do sukcesu z jasnymi celami, mierzalnymi wskaźnikami wydajności, narzędziami i metodami śledzenia produktywności oraz praktycznymi informacjami zwrotnymi koncentrującymi się na poprawie, a nie na krytykowaniu wcześniejszych słabych wyników. Praktyki te, jeśli są wykonywane w sposób przejrzysty i z właściwymi intencjami, sprzyjają odpowiedzialności, zaangażowaniu i rozwojowi, ostatecznie prowadząc do poprawy wyników indywidualnych i organizacyjnych.