Monitorowanie komputerów pracowników: 5 darmowych narzędzi dla małych firm

Popularność oprogramowania do monitorowania pracowników sięga zenitu - 96% firm zdalnych z niego korzysta, a 85% pracowników stacjonarnych podlega jakiejś formie monitoringu. 81% firm, które wdrożyły oprogramowanie monitorujące, odnotowało wzrost wydajności pracowników. Oprogramowanie monitorujące może rejestrować i analizować aktywność pracowników oraz pomagać w identyfikacji i rozwiązywaniu problemów związanych z produktywnością. W rezultacie pracodawcy mogą zarządzać tymi kwestiami na wczesnym etapie i zmniejszyć koszty związane z utratą produktywności, rotacją pracowników i zobowiązaniami prawnymi.

Zebrane dane dotyczące produktywności mogą ujawnić luki w wiedzy, umożliwiając tworzenie ukierunkowanych programów szkoleniowych i rozwojowych.

Wreszcie, monitorowanie aktywności pracowników na komputerze może pomóc w wykrywaniu i zapobieganiu zagrożeniom bezpieczeństwa, takim jak nieautoryzowany dostęp lub naruszenie danych.

Korzyści płynące z monitorowania komputerów pracowników są trudne do przecenienia: zajęcie się kwestiami produktywności i bezpieczeństwa ma kluczowe znaczenie dla firm każdej wielkości. Podczas gdy większe firmy mają więcej środków na wybór odpowiedniego rozwiązania, małe firmy często nie mogą sobie pozwolić na oprogramowanie do monitorowania pracowników ze względu na wysokie koszty licencji i operacyjne oraz skomplikowane wdrożenie.

Niniejszy artykuł zawiera przegląd pięciu bezpłatnych lub niedrogich narzędzi do monitorowania aktywności pracowników na komputerach, odpowiednich dla małych firm.

CleverControl to zaawansowane rozwiązanie do monitorowania korzystania z komputera przez pracowników. Jego podstawowa funkcjonalność obejmuje keylogging, zrzuty ekranu, śledzenie aktywności w Internecie i zapytań wyszukiwania, monitorowanie korzystania z mediów społecznościowych, przechwytywanie zdarzeń w schowku i zadań drukarki, nadzór kamery internetowej i dźwięku i wiele innych. Oprogramowanie oferuje również funkcję śledzenia czasu pracy. Automatycznie śledzi frekwencję i rejestruje początek i koniec dnia pracy, łączną liczbę godzin pracy oraz czas aktywny/nieaktywny według pracownika, zespołu lub całej firmy.

Następnie CleverControl analizuje zebrane dane i przedstawia statystyki produktywności: czas pracy, dynamikę korzystania z aplikacji, stron internetowych i mediów społecznościowych, najczęściej używane witryny i aplikacje oraz wiele innych. Niedawno dodana funkcja AI Scoring oszacuje wydajność każdego pracownika i podkreśli nieproduktywne wzorce za pomocą sztucznej inteligencji.

CleverControl pozwala monitorować ekrany pracowników w czasie rzeczywistym - możesz oglądać strumienie z ich komputerów tak, jakbyś siedział przed nimi. Program może również przesyłać strumieniowo wideo z kamery internetowej komputera, zamieniając go w prosty, ale skuteczny system nadzoru.

Zaawansowane funkcje CleverControl obejmują nagrywanie ekranu, nagrywanie rozmów i rozpoznawanie twarzy.

Możesz otrzymywać raporty danych na swoim pulpicie nawigacyjnym online, które możesz pobrać do przeglądania w trybie offline. Ponadto można zaplanować wysyłanie raportów dziennych, tygodniowych lub miesięcznych pocztą e-mail.

CleverControl jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm, ponieważ łączy w sobie kompleksowe monitorowanie pracowników, śledzenie czasu pracy i podstawowe funkcje ochrony danych. Dzięki temu firmy mogą uzyskać kompleksowe rozwiązanie do śledzenia, obniżyć koszty oprogramowania i przeznaczyć cenne zasoby na wzrost i rozwój.

Rozwiązanie oferuje bezpłatną 14-dniową pełną wersję próbną, przystępne ceny, zaczynające się od 4,70 USD za komputer miesięcznie, oraz rabaty.

Zalety

• Wszechstronne oprogramowanie do szczegółowego monitorowania korzystania z komputera przez pracowników i ich obecności.

• Łatwa i szybka instalacja nie wymaga wiedzy technicznej

• Przyjazny dla użytkownika interfejs i elastyczne ustawienia zdalne

• Wiele subkont administratora z niższym poziomem uprawnień

• Samokontrola: pracownicy mogą zobaczyć swoje statystyki produktywności i je przeanalizować.

• Blokada strony

• Dostępne dla systemów Windows i macOS

• Przystępne ceny i rabaty

Wady

• Brak bezpłatnego planu

DeskTime to oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, zaprojektowane w celu zwiększenia produktywności i usprawnienia przepływu pracy, odpowiednie dla firm każdej wielkości i osób prywatnych. Automatycznie śledzi całą aktywność komputera, eliminując potrzebę wypełniania kart czasu pracy i raportów. Jeśli praca odbywa się w trybie offline - na przykład spotkanie zespołu lub lunch z klientem - pracownik może dodać to do raportu ręcznie, aby upewnić się, że czas ten został rozliczony. Menedżerowie mogą planować nieobecności pracowników, takie jak urlopy, dni wolne, zwolnienia lekarskie itp. i oznaczać je w kalendarzu w celu szybkiego przeglądu.

DeskTime umożliwia menedżerom planowanie zmian i powiadamianie pracowników, kiedy mają pracować i przez ile godzin. Pracownicy mogą również składać wnioski o zmianę z preferowanymi datami i godzinami.

Funkcje DeskTime nie ograniczają się tylko do śledzenia czasu - oprogramowanie rejestruje strony internetowe i aplikacje, z których pracownicy korzystają w ciągu dnia, ze znacznikami czasu i czasem użytkowania. Każda witryna lub aplikacja jest oznaczona jako produktywna, neutralna lub nieproduktywna. W oparciu o te dane, program zapewnia indywidualne statystyki wydajności, takie jak całkowita ilość czasu produktywnego oraz poziomy produktywności i efektywności. Raporty te pomagają zidentyfikować najlepszych i najsłabszych pracowników.

Ponadto DeskTime może przechwytywać zrzuty ekranu i nazwy dokumentów, tematy wiadomości e-mail, nazwy kanałów Slack itp. i dokładnie śledzić, ile czasu zajmuje każdy projekt i zadanie. W ten sposób możesz mieć pewność, że wszyscy koncentrują się na swoich zadaniach.

Raporty są aktualizowane w czasie rzeczywistym i można je pobrać do archiwum lub dalszej analizy. Narzędzie można zintegrować z popularnymi aplikacjami do zarządzania projektami i kalendarzami, takimi jak Trello, Jira, Kalendarz Google i inne.

Darmowa wersja DeskTime jest ograniczona tylko do czasu, aplikacji i adresów URL. Pełna funkcjonalność kosztuje od 7 USD za użytkownika miesięcznie.

Zalety

• Dokładne automatyczne karty czasu pracy upraszczają listę płac

• Śledzenie ilości czasu poświęcanego na zadanie lub projekt

• Integracja oprogramowania do zarządzania projektami i kalendarza

Wady

• Darmowa wersja ma ograniczone funkcje i może nie być odpowiednia dla zespołów

• Pełna wersja może być droga

• Brak szczegółowego śledzenia aktywności pracowników

Traqq to kolejne rozwiązanie do śledzenia czasu pracy odpowiednie dla osób fizycznych i firm dowolnej wielkości. Jego funkcjonalność obejmuje automatyczne i ręczne śledzenie czasu, rejestrowanie czasu aktywnego i bezczynności oraz statystyki czasu pracy. Traqq wysyła przypomnienia do pracowników, którzy zapomnieli włączyć lub wyłączyć zegar, aby nie przegapili rozliczanych godzin.

Traqq analizuje poziom aktywności każdego pracownika w ciągu dnia poprzez śledzenie ruchów myszy i naciśnięć klawiszy. Wyświetla dzienne dane dotyczące aktywności w postaci kolorowego wykresu, gdzie zielony oznacza godziny wysokiej aktywności, żółty - normalną aktywność, a czerwony - godziny niskiej aktywności. Wykres ten pozwala monitorować produktywność pracowników na pierwszy rzut oka, zobaczyć szczyty i spadki oraz przeanalizować przyczyny spadku.

Traqq ostrzega pracowników, gdy są bezczynni przez długi czas, aby pomóc im wrócić na właściwe tory. I odwrotnie, jeśli pracownik jest przepracowany, Traqq przypomni mu o zrobieniu sobie przerwy, aby uniknąć wypalenia.

Oprogramowanie oferuje podstawowe monitorowanie aktywności pracowników na komputerze. Przechwytuje wszystkie aplikacje i strony internetowe, na których pracownik spędza ponad 10 sekund i pokazuje 3 najlepsze aplikacje i strony internetowe co 15 minut. Cała aktywność jest wyświetlana w postaci kolorowego wykresu kołowego oraz listy 10 najlepszych witryn i aplikacji.

Traqq umożliwia ograniczenie monitorowania do określonych dni i godzin. Funkcja ta sprawdza się najlepiej w przypadku pracowników zdalnych, którzy pracują na urządzeniach osobistych i chcą zachować prywatność. Zapobiega również nieautoryzowanym nadgodzinom i pomaga uniknąć wypalenia pracowników.

Wszystkie raporty dotyczące czasu i aktywności są dostępne na pulpicie nawigacyjnym online, gdzie można je przeglądać, pobierać i udostępniać pocztą elektroniczną. Dane można udostępniać wielu menedżerom lub pracownikom, pomagając im analizować i oceniać ich wydajność.

Wszystkie funkcje Traqq są dostępne za darmo dla maksymalnie trzech stanowisk. Większe zespoły mogą uzyskać plan Premium za 7 USD za użytkownika miesięcznie.

Zalety

• Szczegółowe karty czasu pracy z dynamiką produktywności

• Śledzenie czasu w trybie offline

• Obsługuje systemy Windows, macOS i Linux

• Wiele subkont administratora z różnymi poziomami uprawnień

Wady

• Nie monitoruje szczegółowo aktywności pracowników na komputerze

• Brak integracji z oprogramowaniem do zarządzania projektami i budżetowania

ActivTrak to zorientowany na prywatność pracowników system monitorowania, który zapewnia dogłębną analizę wzorców produktywności. Gromadzi ograniczone dane na temat korzystania z aplikacji i stron internetowych przez pracowników, takie jak nazwa aplikacji / strony internetowej, czas trwania, adresy URL i opcjonalne zrzuty ekranu. ActivTrak nie rejestruje rzeczywistych naciśnięć klawiszy, wideo z ekranu lub kamery internetowej ani innych szczegółów aktywności użytkownika. Zebrane dane są kategoryzowane jako produktywne/nieproduktywne, koncentracja/wielozadaniowość, poczta e-mail/spotkania/media społecznościowe itp. i analizowane przez system. W rezultacie wyświetlane są szczegółowe wykresy różnych aspektów produktywności, takich jak czas produktywny, godziny skupienia i godziny wielozadaniowości. Możesz porównać te statystyki między zespołami i ujawnić niedostatecznie wykorzystane i przeciążone zespoły. Statystyki pozwalają zbadać dynamikę produktywności i to, jak wpływa na nią praca zdalna lub hybrydowa, rozproszenie uwagi, wzorce pracy i pracownicy na skraju wypalenia.

ActivTrak ma elastyczne ustawienia, pozwalające na ręczne kategoryzowanie działań jako produktywne/nieproduktywne oraz ustawianie celów i harmonogramów produktywności, aby uniknąć monitorowania poza godzinami pracy.

ActivTrak jest darmowy dla maksymalnie trzech użytkowników; jednak jego funkcje są ograniczone do monitorowania czasu, aplikacji i aktywności na stronie internetowej. Jeśli chcesz śledzić produktywność pracowników i otrzymywać pełne informacje, możesz wybrać jeden z kilku planów zaczynających się od 10 USD za użytkownika miesięcznie.

Zalety

• Dogłębna analiza produktywności oparta na sztucznej inteligencji

• Integracje z aplikacjami biznesowymi i kalendarzowymi innych firm

• Zapewnia wymierny zwrot z inwestycji w ciągu kilku tygodni

• Koncentracja na prywatności pracowników i bezpieczeństwie gromadzonych danych

Wady

• Interfejs i statystyki są skomplikowane i mylące dla wielu użytkowników

• Nie zapewnia szczegółowych raportów o działaniach użytkowników, pozostawiając pracownikom możliwość fałszowania aktywności.

WorkTime to oprogramowanie do monitorowania komputerów pracowników z funkcjami śledzenia czasu i produktywności. Umożliwia rejestrowanie czasu logowania i wylogowania, monitorowanie obecności z podziałem na pracę zdalną i w biurze, śledzenie czasu aktywności i nadgodzin, a nawet posiada tabelę liderów obecności! Funkcje te pomagają ujawnić nawykowe spóźnienia i wczesne opuszczanie pracy, wykrywać i zapobiegać oszustwom związanym z nadgodzinami oraz utrzymywać dyscyplinę w biurze.

WorkTime posiada podstawowe funkcje monitorowania produktywności pracowników. Rejestruje wszystkie używane aplikacje i odwiedzane strony internetowe, kategoryzując je jako produktywne lub nieproduktywne, i zapewnia raport produktywności, który jest aktualizowany w czasie rzeczywistym. Inne raporty zawierają listę najczęściej używanych sieci społecznościowych, adresów URL i pracowników, którzy spędzają najwięcej czasu online wraz z czasem korzystania. Raporty dotyczące korzystania z Internetu mogą pokazywać statystyki według pracowników, działów lub całej firmy.

Monitorowanie czasu spędzonego na spotkaniach online to interesująca funkcja, która zapewnia wgląd w to, ile czasu zajmują one w pracy i jak wpływają na produktywność. W rezultacie można zoptymalizować praktyki związane ze spotkaniami, usuwając niepotrzebne połączenia i zwiększając efektywność tych niezbędnych.

Darmowa wersja WorkTime jest dostępna dla maksymalnie trzech pracowników. Ta wersja oferuje ograniczone raporty dotyczące korzystania z aplikacji i stron internetowych, dzienniki i podsumowania aktywności. Dane przechowywane są przez dwa tygodnie, a dostęp do nich ma tylko jeden administrator. Więcej funkcji dostępnych jest w planach Basic, Premium i Enterprise, zaczynających się od 6,99 USD za pracownika/miesiąc.

Zalety

• Statystyki czasu, produktywności i obecności z tabelami wyników

• Blokada strony

• Wykrywa pracowników przeglądających strony z ofertami pracy

• Wynik rozproszenia uwagi

Wady

• Projekt interfejsu mógłby zostać ulepszony

• Projekt interfejsu mógłby zostać ulepszony

Monitorowanie aktywności pracowników na komputerze może nie tylko zwiększyć produktywność, ale także sprawdzić, gdzie trafia czas pracy. Analiza sposobu, w jaki personel przydziela swój czas pracy, ujawniając czynniki rozpraszające i nieefektywne wykorzystanie zasobów, pomaga małym firmom budować wydajne procesy, eksperymentować z przepływami pracy i wybierać najlepsze wzorce.

Monitorowanie pracowników przynosi największą wartość, gdy jest wdrażane w sposób otwarty i przejrzysty. Zespół powinien wiedzieć, jakie informacje są gromadzone i dlaczego. Raporty produktywności powinny być wykorzystywane do wspierania pracowników, ujawniania ich słabych punktów i doradzania, jak się poprawić, a nie do karania ich. Te proste praktyki pomogą uniknąć niepotrzebnego stresu, zaufania i kwestii prywatności.