Jak zwiększyliśmy efektywność pracowników o 15%

Firma sprzedająca części zamienne do samochodów nie była zadowolona z pracy swojego działu zakupów. Ciągłe opóźnienia w dostawach, szybko znikające ze sklepu artykuły i pogarszające się relacje z wieloletnimi dostawcami to tylko niektóre z powodów nękających cały biznes.

Aby zaradzić tej sytuacji, kierownik działu zakupów zainstalował system kontroli oferowany przez CleverControl, który specjalizuje się w monitorowaniu pracowników, śledzeniu wydajności i optymalizacji produktywności. Po intensywnym monitoringu firma była w stanie wskazać obszary, które powodowały nieefektywność działu zakupów i mogła podjąć szybkie działania.

Od razu pojawia się więc pytanie, jak poprowadzić swoją firmę do sukcesu i w efekcie zmotywować do niego pracowników. Czy obraz idealnego lidera - outrider i mega kierowca - pomaga? Tak, bez wątpienia. Ale czy jest to kluczowy czynnik sukcesu firmy? Z trudem. Ile takich osób znasz osobiście? W prawdziwym życiu chodzi przede wszystkim o to, że dyrektor rozumie potrzeby pracowników i tworzy właściwą strategię. Kompetentny dyrektor widzi swoją misję we wspieraniu pracowników, ale jak to zrobić najskuteczniej i nikogo nie urazić?

Cały dział odnotował znaczną poprawę przepływu pracy, a jego efektywność wzrosła o 15%.

Firma jest znanym sprzedawcą części zamiennych do samochodów. Szczyci się długoterminowymi relacjami z dostawcami oraz usługami, które świadczy swoim klientom. Sukces w branży pozwolił im na rozszerzenie oferty produktowej oraz dodanie działów obsługi klienta i logistyki. Współpracuje z kilkoma długoterminowymi dostawcami, którzy są strategicznie zlokalizowani i dostarczają produkty wysokiej jakości.

Choć ich firma odnosiła sukcesy, za wiele problemów firmy obwiniano dział zakupów. Często dostawy przesyłek były opóźnione, co prowadziło do niezadowolonych klientów i złej reputacji firmy. Dział ten miał również problemy z zarządzaniem zapasami. Istniały szybko rotujące przedmioty, których często brakowało, a także inne, które wykazywały niewielki lub żaden ruch, co prowadziło do wysokiego wskaźnika zwrotów i niezadowolonych klientów.

Z powodu tych problemów kierownictwo zaczęło bacznie przyglądać się pracownikom pracującym w dziale zakupów. Ku swojemu zdziwieniu, nie dostrzegło żadnych oznak problematycznego zachowania swoich pracowników. Wręcz przeciwnie, większość z nich wydawała się pracować bez przerwy, nikomu nie brakowało formalnej dyscypliny biurowej, nikt nie był wyluzowany, a oni sami niezmiennie byli na swoich systemach.

Kiedy kierownictwo nie było w stanie wykryć żadnych problemów wewnętrznie, postanowiło podjąć działania i wdrożyć system kontroli efektywności działu zakupów. Ideą instalacji CleverControl było poznanie wzorców pracy pracowników, zachowań związanych z korzystaniem z systemu i nie tylko. Firma chciała dowiedzieć się, w jaki sposób może usprawnić przepływ pracy w dziale zakupów poprzez zwiększenie efektywności pracowników i skierować dział na bardziej produktywne tory.

Rozwiązania CleverControl w zakresie monitorowania pracowników są wyposażone w funkcje analizy i optymalizacji wydajności. W zasadzie kierownictwo wykorzystało monitory korzystania z Internetu, funkcje nagrywania, funkcje kontroli wideo i audio, monitory aktywności społecznościowej oraz monitory aktywności w komunikatorze internetowym.

Spośród nich, podgląd na żywo, monitoring sieci, nagrywanie ekranu, zrzuty ekranu i aktywność programów okazały się bardzo opłacalne dla kierownictwa. Oprogramowanie monitorujące CleverControl przechwyciło i wyświetliło w czasie rzeczywistym zrzuty ekranu wraz z historią przeglądania stron internetowych i aktywnością programu każdego pracownika. Dodatkowo, aplikacja do monitorowania sieci dostarczała kierownictwu wgląd w to, kiedy aktywność internetowa pracownika uległa zmianie. Monitor aktywności społecznej i monitor aktywności w komunikatorze okazały się przydatne do analizy korzystania z mediów społecznościowych przez pracowników podczas ich pracy.

Wszystkie metryki (takie jak topowe strony, czas spędzony na stronach, zdarzenia na klawiaturze itp.) zostały opracowane za pomocą intuicyjnych pulpitów, dostarczających dane w łatwo zrozumiałej formie wizualnej. Zarząd mógł kontrolować cały proces monitorowania za pomocą scentralizowanej konsoli zarządzania, która pozwalała na ustawianie alertów, przeglądanie historycznego zapisu przeglądania stron internetowych przez pracowników oraz tworzenie planów działania.

Dzięki wszystkim wyżej wymienionym funkcjom zintegrowanym z przepływem pracy w organizacji, kierownictwo było w stanie przeanalizować swoje przepływy pracy, skategoryzować różne zadania i czynności oraz określić, które czynności powodują najwięcej problemów. W rzeczywistości wyniki były po prostu zdumiewające. Oto czego nauczyło się kierownictwo:

1. Połowa pracowników zaangażowanych w gry online - brak dyscypliny w miejscu pracy

   Dwóch z czterech pracowników działu zakupów najczęściej grało w pokera online lub inne gry online; w godzinach pracy oglądali nawet filmy. Takie zachowanie było wprost sprzeczne z oczekiwaniami i wymaganiami kierownictwa. Co gorsza, ich praca stawała się coraz bardziej niechlujna, a wskaźnik wydajności sięgnął dna.

2. Pracowici i spokojni koledzy byli przepracowani

   Jałowce polegały w dużej mierze na sumiennych i cichych współpracownikach, którzy pracowali od początku do końca. System kontroli wykazał, że ci pracownicy byli online przez około 11 godzin dziennie i nie robili znaczących przerw. Taki schemat pracy sugerował presję psychologiczną, która w dalszej perspektywie mogła mieć poważne konsekwencje zdrowotne.

3. Wysoki wskaźnik rezygnacji z klienta - niezadowolona baza klientów

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

Kierownictwo mogło przeprowadzić dokładną analizę wydajności swojego działu zakupów, zidentyfikować obszary problemowe pracowników i skorygować je. Na przykład, dwóch pracowników zaangażowanych w gry online zostało zawieszonych na pewien okres czasu i zmuszonych do przejścia szkolenia. Z drugiej strony, sumienni pracownicy zostali nagrodzeni kilkoma zachętami i bonusami.

Oto co zgłosiło kierownictwo po zastosowaniu CleverControl:

• Efektywność działu zakupów wzrosła o 15%

• Liczba skarg spadła o 85%.

• Przychody wzrosły o 15% w stosunku do roku

Oprogramowanie CleverControl było w stanie odkryć zachowania pracowników i problemy związane z wydajnością. Takie problemy istniały przez cały czas, ale nie były łatwe do wykrycia. Jeśli Twoja firma boryka się z podobnymi problemami, CleverControl może pomóc. Połącz się z nami już dziś!