Jak reagować na kradzieże, oszustwa i bezczynność pracowników

Jako pracodawca, jednym z Twoich głównych zadań jest wspieranie produktywnej i zgranej kadry pracowniczej. Większość pracowników wykonuje swoje obowiązki najlepiej, jak potrafi, ale niektórzy mogą wykorzystywać sytuację firmy. Kradzież, oszustwo i bezczynność mogą stanowić poważne zagrożenie dla zdrowia Twojej firmy, jeśli nie dysponujesz odpowiednimi technikami i polityką, aby im przeciwdziałać.

W tym artykule przyjrzymy się trzem odrębnym przypadkom kradzieży, oszustwa i bezczynności. Zanim to zrobimy, konieczne jest zrozumienie, na czym dokładnie polegają te trzy przypadki.

Zanim zastanowimy się nad sposobem reagowania, powinniśmy zdefiniować te trzy kategorie nieuczciwego postępowania w miejscu pracy.

Kradzież pracownicza odnosi się do pracowników okradających swoich pracodawców. Istnieją różne stopnie kradzieży pracowniczej. Najczęściej spotykanym jest defraudacja, czyli nadużycie przez pracownika zasobów firmy – pieniędzy lub mienia – będących pod jego opieką. Kradzież to kolejna forma kradzieży pracowniczej, która dotyczy drobnych kradzieży, takich jak artykuły biurowe, lub ich ilości.

Ogólnie rzecz biorąc, kradzieże pracownicze najczęściej wpisują się w ramy oszustwa zawodowego, które polega na wykorzystywaniu swojego zawodu w celu osobistego wzbogacenia się przez niewłaściwe użycie lub błędną alokację zasobów firmy.

Oszustwo pracownicze, które zazwyczaj mieści się w kategorii oszustw pracowniczych, odnosi się do kłamstwa lub oszustwa pracownika w celu osiągnięcia większych korzyści od pracodawcy. Kradzież danych, złamanie poufności, oszustwo księgowe, przekupstwo, a nawet niektóre rodzaje kradzieży również mieszczą się w kategorii oszustw pracowniczych.

Bezczynność w miejscu pracy odnosi się do ciągłego marnowania płatnych godzin pracy na czynności niezwiązane z pracą. Nie chodzi tu o sporadyczne przerwy, ale o stały wzorzec, który negatywnie wpływa na produktywność. Objawia się ona chroniczną prokrastynacją, nadmiernym kontaktem z ludźmi, niewyjaśnionymi nieobecnościami na spotkaniach lub nawykiem szukania usprawiedliwień dla niedotrzymanych terminów. W rezultacie przez znaczną część dnia pracy pracownik jest nieaktywny i nieproduktywny.

Gdy podejrzewasz lub odkrywasz kradzież, oszustwo lub chroniczną bezczynność, reaktywna, emocjonalna reakcja może prowadzić do ryzyka prawnego, niskiego morale zespołu i niesprawiedliwych konsekwencji. Zamiast tego, postępuj zgodnie z tym ustrukturyzowanym, opartym na dowodach schematem, aby upewnić się, że Twoja reakcja jest spójna, sprawiedliwa i skuteczna.

Krok 1: Zbierz obiektywne dowody
Zanim zaczniesz rozmawiać lub oskarżyć kogoś, przejdź od podejrzeń do faktów. Wykorzystaj dane z narzędzi monitorujących (takich jak zrzuty ekranu z CleverControl czy rejestry aktywności), rejestrów dostępu, audytów finansowych lub systemów zarządzania projektami. Dowody te stanowią obiektywną podstawę całego procesu i eliminują osobiste uprzedzenia w początkowej decyzji.

Krok 2: Przeprowadź dokładne i bezstronne dochodzenie
Przeprowadź wywiad z pracownikiem w prywatnej rozmowie, pozwalając mu wyjaśnić swoje działania. Celem jest zrozumienie kontekstu i intencji. Czy było to działanie celowe, błąd wynikający z zaniedbania, czy też objaw poważniejszego problemu, takiego jak złe szkolenie lub wypalenie zawodowe? Porozmawiaj również dyskretnie z odpowiednimi świadkami, aby potwierdzić fakty.

Krok 3: Określ stopień powagi i zamiar
Na podstawie dowodów i śledztwa, sklasyfikuj incydent. To pomoże Ci w podjęciu decyzji:

Nieumyślne/niedbałe: Pracownik popełnił błąd z powodu braku wiedzy, przeszkolenia lub uwagi, ale bez złych intencji. (Przykład: przypadkowe wysłanie poufnego e-maila do niewłaściwej osoby).

Umyślne niewłaściwe postępowanie: Pracownik świadomie naruszył zasady dla własnej wygody lub korzyści, ale bez poważniejszych szkód. (Przykład: notoryczne fałszowanie arkuszy czasu pracy).

Rażące wykroczenie/złośliwe zamiary: Pracownik dopuścił się poważnego, celowego czynu, który zaszkodził firmie, takiego jak kradzież, oszustwo lub sabotaż danych. Często uzasadnia to najsurowsze postępowanie dyscyplinarne.

Krok 4: Określ odpowiedź proporcjonalną
Dostosuj swoje działania do wagi i intencji wykroczenia. Cel może być naprawczy lub ochronny.

Działania naprawcze (w przypadku nieumyślnego/niedbałego lub drobnego umyślnego wykroczenia):

• Coaching i przekwalifikowanie: uzupełnianie luk w umiejętnościach i wiedzy.
• Ostrzeżenie ustne lub pisemne: Formalnie udokumentuj problem i oczekiwania dotyczące poprawy.
• Plan poprawy wydajności (PIP): Ustrukturyzowany plan z jasno określonymi celami i harmonogramami.

Działania ochronne (w przypadku rażącego naruszenia):

• Zawieszenie: Może okazać się konieczne płatne zawieszenie na czas trwania pełnego dochodzenia.
• Zakończenie stosunku pracy: Natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy za czyny stanowiące zasadnicze naruszenie zaufania i polityki firmy.

Krok 5: Skonsultuj się z działem HR i udokumentuj wszystko
Zanim podejmiesz ostateczne kroki, zawsze skonsultuj się z działem kadr lub radcą prawnym. Zapewnią oni zgodność z polityką firmy i lokalnymi przepisami prawa pracy. W trakcie całego procesu skrupulatnie dokumentuj każdy krok: wstępne dowody, notatki z rozmowy, wnioski i ostateczną decyzję. To stworzy cenny ślad papierowy.

Stosując się do tych zasad, przestajesz być sędzią i stajesz się profesjonalnym śledczym i menedżerem, chroniącym swoją firmę i zapewniającym pracownikom sprawiedliwy proces.

Wyciek poufnych informacji do nieupoważnionej strony trzeciej może być jednym z największych problemów, z jakimi musi zmierzyć się firma. Kiedy po raz pierwszy odkryjesz, że doszło do wycieku, musisz podjąć kilka różnych kroków. Te kroki pomogą Ci lepiej zrozumieć, co poszło nie tak, a także zapewnią Ci bardziej skuteczne narzędzia do zmiany sytuacji.

Gromadzenie dowodów

W przypadku, gdy Twój pracownik przypadkowo ujawni tajemnice handlowe konkurentowi, pierwszą rzeczą, którą będziesz musiał ustalić jest to, jak dokładnie doszło do przecieku. Zazwyczaj w tym przypadku istnieją dwie opcje. Pierwszą z nich jest to, że dany pracownik nie przestrzegał zasad bezpieczeństwa w zakresie zabezpieczenia dokumentów i danych znajdujących się w aktach. To doprowadziło do tego, że konkurent uzyskał dostęp do danych Twojej firmy.

Drugi scenariusz może polegać na tym, że w Twojej firmie brakuje jasnych zasad dotyczących przetwarzania danych. Pracownik udostępnił informacje w sposób, który wydawał się uzasadniony, ponieważ nie istniała żadna jasna polityka, która by temu zapobiegała.

Badanie i klasyfikowanie zamiaru

Ten krok jest kluczowy dla podjęcia decyzji. Przeprowadź wywiad z pracownikiem, aby zrozumieć jego tok rozumowania.

• Jeśli dochodzenie potwierdzi pierwszy scenariusz, mamy do czynienia z zaniedbaniem. Pracownik znał zasady, ale ich nie przestrzegał, co doprowadziło do nieumyślnego naruszenia.
• Jeśli dochodzenie potwierdzi drugi scenariusz, błąd leży po stronie firmy, a nie pracownika. Nie było złych intencji, a pracownik nie naruszył znanej zasady.

Określenie proporcjonalnej odpowiedzi

Twoje działanie musi być proporcjonalne do wyników.

W pierwszym przypadku, chociaż pracownik nieumyślnie pomógł Twojemu konkurentowi uzyskać dostęp do tajemnic firmowych, uzyskał dostęp do danych i wykonał zadania, nie przestrzegając protokołów i zasad obowiązujących w Twojej firmie. Dlatego to Ty decydujesz, jak postępować.

Zazwyczaj w takich przypadkach konieczne jest ponowne przeszkolenie. Poza tym trzeba się upewnić, że żaden z pracowników nie popełni tych samych błędów. Samo ograniczenie dostępu pracownika do danych i informacji nie zawsze zadziała w takich przypadkach. Dlatego często najlepiej jest zastanowić się, jakie konkretne zmiany są wymagane w sposobie szkolenia pracowników, aby można było zbudować większe zaufanie w firmie.

Jeśli przyczyną wycieku danych nie było to, że pracownik przypadkowo nie zastosował się do właściwych procedur, ale to, że nie było odpowiednich zasad, które mogłyby zapobiec tej sytuacji, wtedy błąd nie leży po stronie pracownika. Jako pracodawca, to ty musisz przyznać się do niedopatrzenia i zacząć tworzyć nowe zasady, które pomogą chronić dane i zapobiec powtórzeniu się takiego zdarzenia.

Jeśli wyciek nastąpił z powodu udostępnienia informacji niewłaściwemu odbiorcy przez pracownika – nawet nieumyślnie – nadal stanowi to naruszenie poufności wynikające z zaniedbania. Reakcja powinna być dostosowana do wagi zaniedbania: czy był to pojedynczy błąd wynikający z niedbalstwa, czy też ciąg nieuwagi? To określi, czy sytuacja wymaga dalszego szkolenia lub poważniejszego postępowania dyscyplinarnego, w tym potencjalnego zwolnienia.

Od Ciebie będzie zależało, jak poważna jest sytuacja i co dokładnie się wydarzyło, aby podjąć decyzję, czy rozwiązać umowę z pracownikiem, czy po prostu zaoferować mu więcej szkoleń.

Jeśli zdecydujesz się na zatrzymanie pracownika, możesz rozważyć wdrożenie oprogramowania do monitorowania pracowników, aby podjąć środki ostrożności. Więcej informacji na temat systemów monitorowania pracowników i sposobów wyboru najlepszego znajdziesz tutaj. tutaj.

Monitorowanie za pomocą CleverControl zapewnia szeroki wgląd w to, co robią Twoi pracownicy i jak spędzają czas pracy. Jeśli okaże się, że pracownik spędza połowę dnia na YouTube, możesz się zastanawiać, czy jest to podstawa do zwolnienia. Zanim jednak podejmiesz decyzję, oto kilka kwestii, które musisz ustalić.

Gromadzenie dowodów
Dane z monitoringu to Twój punkt wyjścia. Skorzystaj z raportów CleverControl, aby określić:

• To zachowanie niezgodne z zadaniem ma miejsce w określonych porach dnia.
• Niezależnie od tego, czy jest to codzienny schemat, czy też powiązany z konkretnymi dniami/projektami.
• Czy pracownik mimo rozproszeń nadal dotrzymuje terminów.

Badanie i klasyfikowanie zamiaru

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Niezamierzone / Objaw większego problemu: Pracownik może korzystać z YouTube'a jako tła dźwiękowego, mieć problemy z koncentracją z powodu wypalenia zawodowego lub mógł skończyć przydzielone mu zadania i nie mieć nowych. Może nie zdawać sobie sprawy z ilości poświęconego czasu.

Umyślne niewłaściwe postępowanie: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Jeśli przyczyna jest niezamierzona (np. wypalenie zawodowe, niejasne zadania, brak wyzwań), dobrą praktyką jest przeprowadzenie poważnej rozmowy z pracownikiem, aby dowiedzieć się, dlaczego brakuje mu entuzjazmu. Konieczne może być ponowne przeanalizowanie jego zadań, obciążenia pracą i zainteresowania pracą. Reakcja powinna być wspierająca i korygująca:

• Coaching: Omówienie strategii zarządzania czasem i znaczenia pracy skoncentrowanej.
• Zmiana obciążenia pracą: ustal priorytety, przydziel bardziej wymagające zadania lub rozwiąż problemy związane z przepływem pracy.
• Ustalenie jasnych oczekiwań: Powtórz politykę firmy dotyczącą korzystania z Internetu w celach prywatnych.

W przypadkach celowego lenistwa konieczna jest poważna rozmowa. Dobrą praktyką byłoby objęcie ich okresem próbnym i dokładniejszym monitorowaniem ich działań. Reakcja zmienia się na bardziej formalną i dyscyplinarną:

• Formalne ostrzeżenie: Należy złożyć ustne lub pisemne ostrzeżenie, w którym należy przedstawić udokumentowane naruszenie zasad.
• Plan poprawy wydajności (PIP): Wdróż PIP z jasnymi, mierzalnymi celami dotyczącymi wydajności i ścisłym harmonogramem wprowadzania ulepszeń.
• Ciągły monitoring: Użyj CleverControl, aby obiektywnie śledzić postęp w realizacji celów PIP.

Decyzja o zwolnieniu pracownika z tego powodu nie powinna opierać się wyłącznie na aktywności na YouTube, ale na jego reakcji na Twoją interwencję. Jeśli po rozmowie i okresie próbnym pracownik nadal będzie zwlekał i nie będzie spełniał ustalonych standardów, zwolnienie może być koniecznym krokiem w celu ochrony ogólnej produktywności zespołu. Jeśli zauważysz poprawę, udało Ci się uratować potencjalnie wartościowego pracownika.

Monitorowanie za pomocą CleverControl może ujawnić inne niepokojące działania, takie jak kopiowanie danych służbowych na pendrive i przeglądanie ofert pracy w godzinach pracy. Te dwa działania należy traktować oddzielnie, ponieważ charakteryzują się różnym stopniem istotności.

Gromadzenie dowodów

Dane monitorujące, takie jak wizyty na stronach z ofertami pracy, takich jak LinkedIn, Indeed itp., w godzinach pracy oraz korzystanie z przenośnego dysku USB do kopiowania i zapisywania plików służbowych, stanowią już dowód na to, że warto podjąć działania.

Badanie i klasyfikowanie zamiaru

Wymaga to dokładnego zbadania, aby zrozumieć motywy, którymi kieruje się pracownik podejmując każde działanie.

Jeśli Twój pracownik spędza godziny pracy na szukaniu innej pracy, oznacza to, że nie jest zaangażowany w Twoją firmę ani w wykonywaną przez Ciebie pracę. Powinieneś porozmawiać o tym z pracownikiem i spróbować dowiedzieć się, dlaczego jest niezadowolony i szuka nowej pracy. Może to potencjalnie pomóc Twojej firmie w zmianie polityki, abyś mógł skuteczniej zatrzymać utalentowanych pracowników.

Choć nieprofesjonalne, samo poszukiwanie pracy jest zazwyczaj wyrazem wycofania się, a nie złośliwości. Często celem jest odejście z firmy, a nie wyrządzenie jej krzywdy.

Jeśli jednak pracownik zapisuje również swoje dane służbowe na pendrive, masz znacznie poważniejsze problemy niż fakt, że szuka on innej pracy. Tego rodzaju kradzież danych zazwyczaj mieści się w ramach szpiegostwa korporacyjnego lub może być wykorzystywana jako nieuczciwa taktyka konkurencyjna. Informacje, które pracownik zapisuje na pendrive, nie tylko nie są chronione po opuszczeniu firmy, ale mogą również zostać ujawnione, co mogłoby zaszkodzić firmie.

Jest to celowe działanie naruszające protokoły bezpieczeństwa danych. Celem może być przekazanie informacji poufnych konkurencji, wykorzystanie ich jako dźwigni finansowej lub wykorzystanie w innych nieautoryzowanych celach. Jest to poważne działanie z potencjalnie złośliwymi zamiarami.

Określenie proporcjonalnej odpowiedzi

Obie czynności wymagają wspólnej, choć odrębnej, reakcji.

W przypadku poszukiwania pracy, należy omówić je z pracownikiem i poinformować go, że takie poszukiwania w godzinach pracy są niedozwolone. To, czy go zwolnisz z powodu tych poszukiwań, w dużej mierze zależy od tego, czy wykona swoje zadania na czas. Jeśli pracownik nadal sumiennie wykonuje swoją pracę i po prostu chce odejść lub awansować, nie ma powodu, aby go zwalniać. Należy jednak jasno określić oczekiwania wobec niego w trakcie jego kadencji, a także w zakresie terminowego znalezienia i przeszkolenia jego następcy.

Kolejnym problemem jest naruszenie bezpieczeństwa danych. To rażące wykroczenie. Jeśli okaże się, że któryś z pracowników celowo przechowuje dane służbowe na takim urządzeniu, konieczne będzie wszczęcie dochodzenia w celu ustalenia przyczyn takiego zachowania, rodzaju przechowywanych danych i osób, które mogły uzyskać do nich dostęp.

W większości przypadków jest to podstawa do rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, ponieważ celowo podjął on działania, które mogłyby zaszkodzić Twojej firmie i Twoim klientom w przypadku wycieku poufnych informacji. W takich przypadkach zabezpieczenie tych informacji powinno być priorytetem.

Należy również przeanalizować istniejące polityki, aby upewnić się, że taka sytuacja się nie powtórzy. Wysokie bezpieczeństwo i polityka ochrony informacji mogą być konieczne, jeśli chcesz zachować ochronę danych firmy. Umowy o nieujawnianiu informacji oraz śledzenie udostępniania i przepływu wrażliwych informacji może również pomóc w utrzymaniu bezpieczeństwa informacji, jak również w śledzeniu, skąd pochodzi naruszenie danych.

Większy monitoring danych może pomóc w ochronie firmy. Jednak powinna to być polityka obowiązująca w całej firmie, a nie coś skierowanego do tego jednego pracownika, który dokonał celowego wyboru naruszenia poufności i bezpieczeństwa. Najprawdopodobniej powinien on zostać zwolniony, ponieważ próbował ukraść dane.

Radzenie sobie z kradzieżami, oszustwami i chronicznymi problemami z produktywnością to jeden z najtrudniejszych aspektów zarządzania. Spójne, oparte na dowodach podejście, dopasowane do każdej, unikalnej sytuacji, jest niezbędne i stanowi najlepszą obronę. Przechodząc od podejrzeń do śledztwa i dostosowując swoją reakcję do konkretnych intencji i wagi wykroczenia, chronisz swoją firmę, zapewniając jednocześnie uczciwość. Ostatecznie, te ustrukturyzowane ramy pozwalają Ci podejmować trudne decyzje z pewnością siebie, niezależnie od tego, czy ścieżka prowadzi do szkolenia naprawczego, czy do konieczności zwolnienia.

Najskuteczniejsza jest jednak strategia proaktywna. Przejrzyste zasady, regularne szkolenia, pozytywna kultura firmy oraz inteligentne wykorzystanie narzędzi monitorujących do identyfikowania i wspierania pracowników mających problemy – a nie tylko do karania – pozwolą zbudować bezpieczniejsze, bardziej przejrzyste i produktywne miejsce pracy dla wszystkich.