Jak reagować na kradzieże, oszustwa i bezczynność pracowników

Jako pracodawca, jednym z głównych zadań, na których musisz się skupić, jest utrzymywanie pracowników w stanie produktywności i zgodności. Dla większości pracowników wykonywanie swoich zadań najlepiej jak potrafią przychodzi stosunkowo naturalnie, ale zawsze ktoś może wykorzystać firmę, dla której pracuje. Kradzież, oszustwo i bezczynność mogą być uważane za ostre noże, które mogą zaszkodzić Twojej firmie, jeśli nie masz odpowiednich technik i zasad, aby na nie reagować.

W tym artykule zbadamy trzy odrębne przypadki dotyczące odpowiednio kradzieży, oszustwa i próżniactwa. Zanim to zrobimy, konieczne jest zrozumienie, co dokładnie oznaczają te trzy przypadki.

Kradzież pracownicza odnosi się do pracowników okradających swoich pracodawców. Istnieją różne stopnie kradzieży pracowniczej. Najbardziej znanym jest sprzeniewierzenie, które odnosi się do pracownika nadużywającego zasobów firmy - pieniędzy lub własności - znajdujących się pod jego opieką. Pilferage to inna nazwa kradzieży pracowniczej, która odnosi się do mniejszych ilości kradzieży.

Ogólnie rzecz biorąc, kradzieże pracownicze powszechnie zalicza się do oszustw zawodowych, które polegają na wykorzystywaniu swojego zawodu jako sposobu na osobiste wzbogacenie się poprzez niewłaściwe wykorzystanie lub niewłaściwą alokację zasobów firmy.

Oszustwo pracownicze, które zwykle wchodzi w zakres oszustwa pracowniczego, odnosi się do pracownika mówiącego kłamstwa lub oszukującego, aby uzyskać więcej od swojego pracodawcy. Kradzież danych, łamanie poufności, oszustwa księgowe, łapówkarstwo, a nawet niektóre rodzaje kradzieży mieszczą się w kategorii oszustwa pracowniczego.

Bezczynność pracowników występuje w różnych wersjach i zasadniczo dotyczy pracowników, którzy marnują swoje godziny na zadania inne niż ich praca w godzinach pracy. Czy powodem próżniactwa pracowniczego jest prokrastynacja, co oznacza, że pracownik jest w biurze lub zalogowany w godzinach pracy, ale nie wykonuje swoich zadań, czy też bierze wiele dni chorobowych lub jest nieobecny na spotkaniach bez żadnej dobrej wymówki, są to wszystkie godziny, które pracownik powinien spędzić pracując, a zamiast tego był nieobecny.

Inne wersje bezczynności można zazwyczaj zaobserwować również w biurze. Niektórzy pracownicy mogą ciągle znajdować wymówki, dlaczego nie udało im się wykonać swoich zadań, uczestniczyć w spotkaniu lub nawet być tam na czas. Pracownicy ci zazwyczaj wykazują oznaki lenistwa, jeśli chodzi o ich pracę. Wreszcie, niektórzy spędzili swoje godziny pracy rozproszone i towarzyskie z każdym w biurze, poruszając się od biurka do biurka. Ci pracownicy są zwykle bezczynni przez dość długi czas, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Jakie są więc studia przypadków kradzieży, oszustwa i bezczynności i jak powinieneś jako pracodawca zareagować?

Wyciek poufnych informacji do nieupoważnionej strony trzeciej może być jednym z największych problemów, z jakimi musi zmierzyć się firma. Kiedy po raz pierwszy odkryjesz, że doszło do wycieku, musisz podjąć kilka różnych kroków. Te kroki pomogą Ci lepiej zrozumieć, co poszło nie tak, a także zapewnią Ci bardziej skuteczne narzędzia do zmiany sytuacji.

W przypadku, gdy Twój pracownik przypadkowo ujawni tajemnice handlowe konkurentowi, pierwszą rzeczą, którą będziesz musiał ustalić jest to, jak dokładnie doszło do przecieku. Zazwyczaj w tym przypadku istnieją dwie opcje. Pierwszą z nich jest to, że dany pracownik nie przestrzegał zasad bezpieczeństwa w zakresie zabezpieczenia dokumentów i danych znajdujących się w aktach. To doprowadziło do tego, że konkurent uzyskał dostęp do danych Twojej firmy.

Dla tego poświęcili kilka zaplanowanych tematów, ale z efektu byli bardzo zadowoleni.

W tym przypadku, chociaż pracownik nieumyślnie pomógł konkurentowi w uzyskaniu dostępu do tajemnic firmy, uzyskał dostęp do danych i wykonał zadania bez przestrzegania protokołów i zasad obowiązujących w firmie. W związku z tym do Ciebie będzie należało ustalenie, jak postępować.

Zazwyczaj w takich przypadkach konieczne jest ponowne przeszkolenie. Poza tym trzeba się upewnić, że żaden z pracowników nie popełni tych samych błędów. Samo ograniczenie dostępu pracownika do danych i informacji nie zawsze zadziała w takich przypadkach. Dlatego często najlepiej jest zastanowić się, jakie konkretne zmiany są wymagane w sposobie szkolenia pracowników, aby można było zbudować większe zaufanie w firmie.

Jeśli przyczyną wycieku danych nie było to, że pracownik przypadkowo nie zastosował się do właściwych procedur, ale to, że nie było odpowiednich zasad, które mogłyby zapobiec tej sytuacji, wtedy błąd nie leży po stronie pracownika. Jako pracodawca, to ty musisz przyznać się do niedopatrzenia i zacząć tworzyć nowe zasady, które pomogą chronić dane i zapobiec powtórzeniu się takiego zdarzenia.

Jeśli jednak sposób, w jaki pracownik podzielił się tymi informacjami w sposób niezamierzony, polegał na udostępnieniu informacji niewłaściwemu odbiorcy lub osobie trzeciej, która nie powinna mieć dostępu do tych informacji, wówczas należy ponownie przeanalizować swoje możliwości. Jeżeli pracownik podzielił się informacją z osobą trzecią i w ten sposób informacja dostała się w ręce konkurenta, to nadal jest to naruszenie poufności. W zależności od branży, może to skutkować natychmiastowym rozwiązaniem umowy z pracownikiem lub dalszym szkoleniem.

Do Ciebie będzie należało określenie powagi sytuacji i tego, co dokładnie się stało, aby zdecydować, czy rozwiązać umowę z pracownikiem, czy po prostu zaoferować mu więcej szkoleń. Charakter sytuacji pomoże Ci również zdecydować, czy dobrym rozwiązaniem może być bardziej intensywne monitorowanie pracownika.

Jeśli zdecydujesz się zatrzymać pracownika, może być dobrze, aby umieścić je na bliższym monitorowaniu do podjęcia środków ostrożności. Więcej informacji na temat systemów monitorowania pracowników i tego, jak wybrać najlepszy z nich, można znaleźć na stronie tutaj.

Monitoring z CleverControl daje Ci duży wgląd w to, co robi Twój pracownik i jak spędza czas pracy. Jeśli okaże się, że pracownik spędza połowę dnia na YouTube, możesz się zastanawiać, czy jest to powód do zwolnienia. Cóż, przed podjęciem decyzji, to kilka różnych rzeczy, które będziesz musiał ustalić.

O ile w pierwszym przypadku może wystarczyć rozmowa, ponieważ pracownik po prostu robi to, co pomaga mu w osiąganiu najlepszych wyników, o tyle w drugim przypadku trzeba będzie poważnie porozmawiać z pracownikiem. W przypadku celowej bezczynności trzeba będzie dowiedzieć się, dlaczego pracownikowi brakuje entuzjazmu i etyki pracy.

Dobrą praktyką byłoby umieszczenie ich na okres próbny i monitorowanie ich działań w szerszym zakresie. Jeśli nadal będą stosować te same praktyki prokrastynacji na YouTube i nie będą pracować nawet po twojej rozmowie, może lepiej będzie rozwiązać z nimi umowę.

Jeśli Twoi pracownicy spędzają czas pracy na szukaniu innych miejsc pracy, świadczy to o tym, że nie są zaangażowani w Twoją firmę lub pracę, którą wykonujesz. Powinieneś omówić to z pracownikiem i poinformować go, że takie poszukiwania w godzinach pracy są niedozwolone. Należy również spróbować dowiedzieć się, dlaczego pracownik jest niezadowolony i próbuje znaleźć nową pracę. Może to potencjalnie pomóc Twojej firmie w zmianie polityki, tak abyś był w stanie jak najlepiej zatrzymać talenty.

To, czy zwolnisz go z powodu tych poszukiwań, będzie w dużej mierze zależało od tego, czy wykona swoje zadania na czas. Jeżeli pracownik nadal sumiennie wykonuje swoją pracę i po prostu chce się przenieść do innej firmy, nie ma powodu, aby go zwalniać. Należy jednak określić jasne oczekiwania co do tego, czego oczekujemy od niego w trakcie pełnienia funkcji, jak również w zakresie znalezienia i przeszkolenia na czas jego zastępcy.

Jeśli jednak pracownik ten zapisuje również swoje dane służbowe na pendrive'ie, masz do czynienia z dużo większymi problemami niż fakt, że szuka on innej pracy. Kradzież danych tego rodzaju jest zazwyczaj zaliczana do szpiegostwa korporacyjnego lub może być wykorzystywana jako podstępna taktyka konkurencji. Informacje, które pracownik zapisuje na pendrive'ie, są nie tylko niezabezpieczone po opuszczeniu siedziby firmy, ale mogą również wyciec, co spowoduje szkody dla firmy.

Jeśli okaże się, że jeden z pracowników celowo przechowuje dane służbowe na takim urządzeniu, trzeba będzie wszcząć dochodzenie, aby dowiedzieć się, dlaczego to robił, jakie dane przechowywał i kto jeszcze mógł uzyskać do nich dostęp.

W większości przypadków jest to podstawa do rozwiązania umowy z pracownikiem, ponieważ podjął on celowe działania, które mogą zaszkodzić Twojej firmie i Twoim klientom, jeśli te wrażliwe informacje wyciekną. Zabezpieczenie informacji powinno być Twoim priorytetem w takich przypadkach.

Należy również przeanalizować istniejące polityki, aby upewnić się, że taka sytuacja się nie powtórzy. Wysokie bezpieczeństwo i polityka ochrony informacji mogą być konieczne, jeśli chcesz zachować ochronę danych firmy. Umowy o nieujawnianiu informacji oraz śledzenie udostępniania i przepływu wrażliwych informacji może również pomóc w utrzymaniu bezpieczeństwa informacji, jak również w śledzeniu, skąd pochodzi naruszenie danych.

Większy monitoring danych może pomóc w ochronie firmy. Jednak powinna to być polityka obowiązująca w całej firmie, a nie coś skierowanego do tego jednego pracownika, który dokonał celowego wyboru naruszenia poufności i bezpieczeństwa. Najprawdopodobniej powinien on zostać zwolniony, ponieważ próbował ukraść dane.

To, jak pracownicy radzą sobie z sytuacjami związanymi z kradzieżą, oszustwem i bezczynnością, zawsze będzie się różnić w zależności od dokładnej natury sytuacji. Więcej szkoleń i monitoring mogą być świetnymi sposobami na utrzymanie płynności działania firmy, gdy coś pójdzie nie tak. Istnieją jednak pewne sytuacje, w których rozwiązanie umowy z pracownikiem jest niezbędnym krokiem w celu ochrony firmy.