Jak monitorować e-maile pracowników - przewodnik po Outlooku i Gmailu (dawniej G Suite)

E-maile są ważnym narzędziem komunikacji i współpracy, przechowującym wiele poufnych danych firmy. Wraz z rosnącą popularnością poczty elektronicznej w rozwoju biznesu, pojawiła się pilna potrzeba ochrony wrażliwych danych. To rosnące zaniepokojenie przyczyniło się do powstania oprogramowania do monitorowania pracowników, którego celem jest śledzenie korzystania z poczty e-mail w programie Outlook lub Gmail (dawny pakiet G). Niniejszy przewodnik zawiera przegląd faktycznych danych dotyczących monitorowania poczty elektronicznej pracowników: narzędzia, kwestie prawne, punkty widzenia zarówno pracodawców, jak i pracowników itp.

Przejrzyste monitorowanie poczty elektronicznej pracowników ma zasadnicze znaczenie dla wspierania przyjaznego dla środowiska, komfortowego i efektywnego środowiska biznesowego. Kiedy pracownicy rozumieją powody korzystania z oprogramowania monitorującego, czują się szanowani, co z kolei buduje zaufanie do kadry kierowniczej. Strategia ta nie tylko zwiększa poziom zadowolenia z pracy wśród pracowników, ale także przyczynia się do wyższej produktywności, lepszej współpracy, bezpieczeństwa wrażliwych danych, prowadząc do bardziej dochodowego biznesu.

Zebraliśmy kilka zaleceń dotyczących budowania przejrzystych relacji z zespołem. Zachęcamy do korzystania z nich w celu osiągnięcia wyznaczonych celów:

• opracowanie jasnych zasad
• uzyskanie zgody pracownika
• wyjaśnić cel monitorowania
• ograniczenie monitorowania do komunikacji związanej z pracą
• odpowiedzialne korzystanie z narzędzi monitorujących
• regularnie aktualizować pracowników
• zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi
• monitorowanie i przegląd skuteczności polityki

Istnieją różne opcje pomagające w monitorowaniu wiadomości e-mail programu Outlook. Pierwszą z nich jest wykorzystanie wbudowanych funkcji Outlooka. Użyj śledzenia wiadomości, aby monitorować dostarczanie wiadomości e-mail, potwierdzenia odczytu i status wysłanych wiadomości e-mail, co skutkuje zapisami przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail.

Wraz z zapisami przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail, narzędzie to służy do audytu skrzynki pocztowej. Jego główną funkcją jest śledzenie działań, takich jak wysyłanie, usuwanie i dostęp do wiadomości e-mail przez inne osoby. Jeśli korzystasz z Microsoft Exchange, możesz włączyć audyt skrzynki pocztowej za pośrednictwem Exchange Admin Center.

Jednak korzystanie z Microsoft 365 Compliance Center jest przeznaczone do bardziej zaawansowanego monitorowania. Funkcje takie jak zasady Data Loss Prevention (DLP) pomagają monitorować i zapobiegać udostępnianiu poufnych informacji za pośrednictwem poczty e-mail.

W wielu przypadkach wbudowane narzędzia nie odpowiadają na zapytania. Pracodawcy zaczynają szukać dodatkowego oprogramowania, aby osiągnąć wyznaczone cele. Dawno temu udało im się znaleźć i wdrożyć narzędzia innych firm - m.in. oprogramowanie do monitorowania pracowników które skutecznie integruje się z Outlookiem. Narzędzie to może dostarczać alerty słów kluczowych, śledzić załączniki i analizować wzorce komunikacji e-mail.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników zyskało już solidną reputację dzięki różnorodnym opcjom wykorzystywanym do śledzenia produktywności każdego pracownika. Wśród dostępnych funkcji znajdują się: monitorowanie poczty e-mail, śledzenie aplikacji, zrzuty ekranu, ogólna aktywność na stronie internetowej itp.

Przedsiębiorcy są gotowi wykorzystać wszelkie dostępne środki, aby chronić rozsądne dane i innowacyjne pomysły biznesowe. Najczęściej rozważają wdrożenie dowolnej dostępnej opcji, czasami wykorzystując Wdrożenie funkcji zapobiegania utracie danych (DLP) narzędzia. Takie narzędzia automatycznie monitorują wychodzące wiadomości e-mail pod kątem wrażliwych danych, takich jak informacje finansowe lub własność intelektualna, i blokują lub oznaczają nieodpowiednie wiadomości e-mail.

G Suite jest teraz znany jako Google Workplace, a konkretnie Gmail. Ankieta przeprowadzona przez WifiTalents pokazuje niesamowite statystyki:

• 60% małych firm używa Gmaila jako głównego dostawcy poczty e-mail.
• 70% firm korzysta z Gmaila lub G Suite do obsługi poczty e-mail.

Biorąc pod uwagę te imponujące statystyki, ważne jest, aby odpowiedzieć na dwa kluczowe pytania dotyczące monitorowania Gmaila:

1. jak korzystać z wbudowanych narzędzi do monitorowania wiadomości e-mail
2. jak monitorować pocztę e-mail pracowników g suite z dodatkowymi zasobami

Odpowiedzmy na nie jeden po drugim i dowiedzmy się, czy maksymalnie wykorzystujesz potencjał wbudowanych narzędzi Gmaila do monitorowania poczty e-mail.

Możesz zacząć zadawać pytania, jakie wbudowane opcje są przydatne w Twoim indywidualnym przypadku. Znajdźmy odpowiedź. Sam Google zaleca korzystanie z konsoli administracyjnej Google Workspace. Konsola ta udostępnia następujące opcje:

Kontynuując przeglądanie zaleceń Google, włącz Gmail Retention i eDiscovery. Zacznij od pierwszego pojęcia - Retencja. Użyj Google Vault do przechowywania, archiwizacji i eDiscovery wiadomości e-mail. Vault umożliwia przechowywanie wiadomości e-mail przez określony czas, nawet po ich usunięciu przez użytkowników, co jest niezbędne do zachowania zgodności z prawem i prowadzenia wewnętrznych dochodzeń.

Wraz z Google Vault do przechowywania, umożliwia eDiscovery wyszukiwanie i eksportowanie wiadomości e-mail podczas dochodzeń lub audytów. Zapewnia to dostęp do całej istotnej komunikacji.

Podczas gdy narzędzia wewnętrzne są funkcjonalne, krytycznym pytaniem pozostaje: czy są one wystarczające do kompleksowego monitorowania poczty e-mail? Biorąc pod uwagę ograniczenia pojedynczego rozwiązania, narzędzia zewnętrzne oferują szeroki wachlarz funkcji zaprojektowanych w celu zaspokojenia różnych potrzeb w zakresie monitorowania.

Poza tym zapewni Twojej firmie bogactwo rozwiązań monitorujących, w tym nagrywanie z kamery internetowej, nagrywanie zrzutów ekranu, aktywność w sieciach społecznościowych i rozpoznawanie twarzy. Jedną z najbardziej atrakcyjnych funkcji dla wielu firm jest integracja sztucznej inteligencji. Otrzymasz zarejestrowane przez AI statystyki dotyczące produktywności pracowników.

Podsumowując, odpowiedzi na oba pytania nadal stanowią przyczynek do dyskusji, ale staje się oczywiste - nie istnieje jedno rozwiązanie. Skorzystaj z dowolnej opcji, aby chronić swoją firmę, wiarygodność pracowników i produktywność.

Monitorowanie poczty e-mail pracowników to nie tylko kwestia nadzoru; to strategiczne narzędzie, które poprawia bezpieczeństwo, produktywność i zgodność z przepisami. Oto pięć najważniejszych powodów, dla których warto je wdrożyć:

Poczta e-mail to główny kanał przepływu poufnych informacji. Monitorowanie pozwala wykrywać i blokować wiadomości e-mail zawierające poufne dane – takie jak raporty finansowe, listy klientów czy produkty – przed wysłaniem na nieautoryzowane konta osobiste lub zewnętrzne. To proaktywne podejście stanowi pierwszą linię obrony przed celowymi i przypadkowymi naruszeniami danych.

Pojedynczy kliknięty link w sprytnie zamaskowanym e-mailu phishingowym może narazić na szwank całą Twoją sieć. Monitorując podejrzane adresy nadawców, linki i załączniki, możesz zidentyfikować potencjalne ataki phishingowe lub przejęte konta, zanim wyrządzą szkody, co pozwoli Twojemu zespołowi IT na natychmiastową reakcję.

Utrzymuj wysokie standardy profesjonalizmu i zgodności, dbając o to, aby cała komunikacja zewnętrzna była odpowiednia i zgodna z marką. Monitorowanie pomaga egzekwować politykę firmy, zapobiega wysyłaniu obraźliwych lub nieprofesjonalnych treści oraz zapewnia ścieżkę audytu dla branż regulowanych, które muszą archiwizować i weryfikować komunikację.

Analizuj przepływ wiadomości e-mail, aby zrozumieć wewnętrzne i zewnętrzne wzorce komunikacji. Czy zapytania klientów pozostają bez odpowiedzi przez zbyt długi czas? Czy wewnętrzne zespoły borykają się z długim czasem reakcji? Monitorowanie wiadomości e-mail dostarcza danych pozwalających zidentyfikować te wąskie gardła, pomagając zoptymalizować przepływy pracy i poprawić ogólną wydajność operacyjną.

W przypadku konfliktów wewnętrznych lub problemów kadrowych, poczta e-mail zapewnia obiektywny zapis zdarzeń. Monitorowanie (za odpowiednią zgodą prawną) tworzy weryfikowalny rejestr komunikacji, który może być niezbędny do przeprowadzenia sprawiedliwych i dokładnych dochodzeń w sprawie sporów, roszczeń o molestowanie lub naruszeń zasad.

Przed skonfigurowaniem takiego oprogramowania każdy pracodawca powinien odpowiednio przemyśleć legalność praktyki monitorowania. Każdy kraj ma swoje własne przepisy regulujące tę niszę. Główne przypadki pokazują, że wiele krajów zezwala na stosowanie oprogramowania monitorującego, ale z jedną uwagą: pracownicy muszą wiedzieć, że taka praktyka jest stosowana.

Należy pamiętać o poszanowaniu praw pracowników do prywatności danych osobowych. Kadra kierownicza ma prawne pozwolenie na monitorowanie tylko aspektów życia związanych z pracą. Tak więc nikt nie powinien przekraczać granic - jeśli pracownik jest świadomy tej praktyki, jest bardziej prawdopodobne, że poczuje się szanowany, co może prowadzić do zwiększenia motywacji i produktywności.

Wdrażając monitorowanie pracowników, należy wziąć pod uwagę jego wpływ na kulturę pracy i wybrać narzędzia, które odpowiadają konkretnym potrzebom, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo danych. Zrównoważ kontrolę z autonomią pracowników, aby wspierać zaufanie i morale. Regularnie przeglądaj i aktualizuj swoje praktyki, aby zachować zgodność i przejrzystość. Zapewnienie kierownictwu szkoleń z zakresu prawa i etyki, wraz z jasną komunikacją dla pracowników, pomoże wspierać pełne szacunku i produktywne środowisko pracy.

Zabezpieczenie firmowej poczty e-mail jest niezbędne w dzisiejszym miejscu pracy. Outlook i Gmail oferują podstawowy monitoring, ale dedykowane oprogramowanie, takie jak CleverControl, zapewnia głębsze bezpieczeństwo, proaktywną ochronę przed wyciekami danych i cenne informacje dotyczące produktywności.

Sukces wymaga przejrzystego podejścia: ustal jasne zasady, uzyskaj zgodę pracowników i wykorzystuj dane do wspierania zespołu, a nie do karania go.

Chroń swoją komunikację biznesową już dziś. Wypróbuj CleverControl za darmo and experience the benefits yourself.