Jak wybrać system kontroli czasu pracy odpowiedni dla Ciebie?

Wybór odpowiedniego systemu monitorowania pracowników nie jest zadaniem, które należy traktować lekko. Twoje opcje wahają się od darmowych do wysokiej klasy systemów, z których każdy ma swoje zalety i wady. Ważne jest, abyś zrozumiał, co te systemy mają do zaoferowania, jak wypadają na tle innych, na ile są zgodne z praktykami biznesowymi, a co najważniejsze, ile kosztują w miarę skalowania firmy.

Popełnienie błędu polegającego na wyborze niewłaściwego systemu może prowadzić do poważnych reperkusji, w tym między innymi do wysokich kosztów, niskiej wydajności i niskiego zwrotu z inwestycji. W najgorszym przypadku mogą pojawić się problemy prawne wynikające z braku zgodności z przepisami - co zwiększa ryzyko ekonomiczne i reputacyjne związane z wyborem niewłaściwego systemu.

Nasuwa się pytanie - jak wybrać odpowiedni system kontroli dla swojej firmy? W tym artykule omówimy taksonomię systemów monitorowania pracowników, przedstawiając jednocześnie szczegółowy podział ich możliwości i możliwości zastosowania w Twojej firmie.

W tym celu przedstawiamy przewodnik krok po kroku, który pozwoli Ci zacząć.

Zacznij od dokładnego przyjrzenia się swoim praktykom biznesowym - sposobom pracy, wymaganiom, które masz i sposobom, w jaki możesz skalować. To będzie informować o decyzji, który system monitorowania pracowników jest najlepszy dla Ciebie. Na przykład, jeśli nastąpił wzrost częstości występowania oszustw pracowniczych i chcesz poprawić kontrolę wewnętrzną, prawdopodobnie będziesz szukać systemu, który dodaje wartość w tym obszarze.

Jest to prawdopodobnie najważniejszy krok w wyborze odpowiedniego systemu monitorowania pracowników dla Twojej firmy. Kiedy już ocenisz swoje potrzeby biznesowe, powinieneś być w stanie stworzyć kryterium, które możesz wykorzystać do ilościowego określenia wartości jednego systemu nad drugim. Ważne jest, abyś ocenił każdy system obiektywnie, bez żadnych uprzedzeń. Z naszego doświadczenia wynika, że powinieneś spojrzeć na system pod kątem trzech podstawowych obszarów:

Funkcjonalność danego odnosi się do łatwości, z jaką może on wspierać biznes w osiąganiu jego podstawowych celów. Innymi słowy, jest to najniższy wspólny mianownik tego, czego firma może oczekiwać od systemu monitorowania pracowników. W tym celu, funkcjonalność obejmuje następujące atrybuty:

• Skalowalność: System jest skalowalny, jeśli jest w stanie obsłużyć wzrost bez konieczności kosztownych modernizacji.

• Łatwość wdrożenia: Im mniej skomplikowany i zaangażowany jest proces instalacji, konfiguracji i szkolenia użytkowników, tym bardziej można oczekiwać zmniejszenia ogólnych kosztów.

• Możliwości integracyjne: System jest zintegrowany, jeśli może łatwo integrować się z innymi systemami, zapewniając, że kluczowe funkcje biznesowe nie są zagrożone.

• Kompatybilność: Odpowiedni system musi być kompatybilny z najnowszymi wersjami Windows i Mac OS X. Kompatybilność z mobilnymi systemami operacyjnymi (Android i iOS) jest dodatkową zaletą dla tych firm, które polegają na dostępie do swoich systemów podczas podróży lub chcą monitorować media społecznościowe, wiadomości internetowe itp.

• Użyteczność: Interfejs systemu powinien być prosty, intuicyjny i łatwy w nawigacji, umożliwiający szybkie podejmowanie właściwych decyzji biznesowych.

• Analityka: System powinien dostarczać użytecznych analiz, najlepiej w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć swoich pracowników.

Od strony internetowej do monitorowania aplikacji, aktywności społecznej do kontroli AV (audio wideo) i kopii zapasowej danych, funkcje obejmują wszystko w pakiecie. Bardziej dogłębnie, oto cechy, których należy szukać w systemie monitorowania pracowników:

Zdalny monitoring

W erze post-pandemicznej, gdzie hybrydowa kultura pracy jest normą, ważne jest, aby pracodawcy mieli możliwość zdalnego monitorowania pracowników poprzez bezpieczne konto internetowe. Jest to szczególnie ważne w obliczu rosnącej liczby włamań do punktów końcowych. Niedawno Badania Instytutu Ponemon podkreśliło, że około 68% organizacji ucierpiało z powodu ataków z punktów końcowych, które naruszyły ich dane i infrastrukturę. Przeglądanie działań pracowników zdalnych w czasie rzeczywistym jest więc koniecznością.

Zbieranie danych w czasie rzeczywistym

Natychmiastowy dostęp do danych w czasie rzeczywistym zapewnia możliwość podejmowania decyzji w odpowiednim czasie, minimalizowania ryzyka zakłóceń w działalności oraz identyfikowania potencjalnych problemów, zanim dojdzie do ich eskalacji. Przykładem może być CleverControl Companion - aplikacja mobilna, która pozwala firmom na płynne zbieranie i przeglądanie informacji w czasie rzeczywistym z systemów pracowników.

Wieloaspektowa funkcja nagrywania

Keylogging, zrzuty ekranu, monitorowanie urządzeń wymiennych, monitorowanie wiadomości błyskawicznych i śledzenie GPS to tylko kilka przykładów wieloaspektowych funkcji, które może zapewnić system monitorowania pracowników. Ważne jest, aby upewnić się, że te funkcje spełniają Twoje potrzeby, ponieważ są to rzeczy, które ostatecznie pomagają zachować kontrolę nad pracownikami i poprawić kontrole wewnętrzne.

Monitoring audio i wideo

Możliwość zdalnego monitorowania sygnałów wideo może być dla wielu firm przełomem. Zrzuty, nagrania dźwiękowe z mikrofonu i nagrania wideo z kamery internetowej mogą dostarczyć wielu informacji o zachowaniu pracowników, wyposażając pracodawców w wiedzę umożliwiającą podejmowanie lepszych decyzji. W związku z tym, ważne jest, abyś wziął pod uwagę prawne i prywatne konsekwencje swoich praktyk monitorowania. Zbadajmy to bardziej szczegółowo w następnej sekcji.

Śledzenie czasu pracy

Systemy monitorowania pracowników coraz częściej rozwijają się o funkcje śledzenia czasu pracy. Możliwość monitorowania produktywności pracowników w czasie rzeczywistym może pomóc w śledzeniu i mierzeniu wydajności pracowników, dostrzeżeniu obszarów wymagających poprawy i w efekcie dać przewagę nad konkurencją. Śledzenie czasu pracy pracowników jest szczególnie istotne dla firm, które chcą zwiększyć swoją efektywność operacyjną, wyeliminować oszustwa i usprawnić procesy rozliczeniowe.

Rozważmy przypadek roszczeń o nadgodziny; można ich uniknąć, gdy pracownicy są świadomi konieczności rozliczania się z przydzielonego im czasu. W prostych słowach, firmy mogą usprawnić swoje procesy płacowe poprzez integrację analityki śledzenia czasu pracy. Nie należy zapominać o zwiększeniu produktywności, które można osiągnąć, gdy monitorowanie w czasie rzeczywistym jest połączone ze śledzeniem czasu pracy pracowników. Od logowania do wylogowania i wykrywania bezczynności, system może zapewnić pracodawcom wgląd w dynamikę miejsca pracy i znacząco przyczynić się do eliminacji wąskich gardeł, rozwiązania problemów z wydajnością i automatyzacji procesów biznesowych.

Ważne jest, aby zrozumieć politykę monitorowania pracowników i prawne implikacje dokonanych wyborów. Przepisy prawne w różnych krajach i regionach różnią się, a niektóre są bardziej rygorystyczne niż inne. Na przykład w Europie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) określa zasady dla firm, które chcą gromadzić i analizować dane osobowe swoich pracowników, czyniąc obowiązkowym uzyskanie zgody i potwierdzenie polityki monitorowania. Podobnie w Stanach Zjednoczonych, ustawa o prywatności komunikacji elektronicznej z 1986 roku pozwala pracodawcom na monitorowanie, jeśli mają ku temu uzasadniony powód.

W tym celu należy pamiętać o tych kwestiach:

• Oceń wymagania prawne obowiązujące w Twoim stanie.

• Upewnij się, że wybrany przez Ciebie system kontroli jest zgodny z prawem, tzn. że dostawca usług monitoringu jest zarejestrowany w odpowiednich organach regulacyjnych w Twoim kraju.

• Uzyskaj pisemne lub mailowe potwierdzenie od pracowników, że przeczytali i zrozumieli Twoją politykę (jeśli jest to wymagane).

• Mieć w gotowości skuteczny mechanizm reagowania w przypadku skarg pracowników.

• W przypadku wątpliwości lub niejasności zasięgnij porady prawnej.

Teraz, gdy oceniłeś swoje potrzeby biznesowe i ustaliłeś kryteria, powinieneś przejść do następnego kroku: wyboru odpowiedniego systemu monitorowania pracowników. Dla Twojej wygody wymieniliśmy pięć najbardziej wyróżniających się systemów kontroli na podstawie testów, które na nich przeprowadziliśmy.

Najnowocześniejszy system produktywności pracowników Clever Control specjalizuje się w śledzeniu aktywności i czasu pracy. Oferując szereg funkcji, w tym kamerę internetową skierowaną do pracownika, nagrywanie głosu i tekstu, monitorowanie poczty elektronicznej i mediów społecznościowych, doskonale nadaje się dla pracodawców pracujących na linii montażowej i obiektów, w których pracownicy muszą być monitorowani w czasie rzeczywistym. Ponadto, proces instalacji jest prosty, pulpit nawigacyjny jest wyjątkowo łatwy w użyciu, a możliwości raportowania są wszechstronne. Rozwiązanie może być skalowane zgodnie z wymaganiami biznesowymi i jest dostępne w cenie bezpłatna próba.

Szczególnie aplikacja CleverControl Companion oferuje wiele elastycznych funkcji i funkcjonalności, dzięki czemu jest idealnym wyborem dla zakładów pracy, które chcą monitorować pracowników w czasie rzeczywistym. Jest intuicyjna, interaktywna i można ją dostosować do wymagań biznesowych. Wyróżnia go zdolność do ułatwiania zdobywania wiedzy na temat aktywności użytkowników w czasie rzeczywistym, czasu aktywności i czasu bezczynności. To ostatnie jest szczególnie istotne dla firm, które chcą usprawnić wydajność operacyjną, wyeliminować przeszkody w przepływie pracy i zmaksymalizować produktywność.

Insightful sprzedaje się jako analityka siły roboczej i platformy produktywności, i słusznie. Narzędzie, podobnie jak Clever Control, oferuje szereg funkcji do monitorowania pracowników, śledzenia czasu pracy i automatycznego mapowania czasu. Insightful, jak sama nazwa wskazuje, wyróżnia się, jeśli chodzi o możliwości raportowania, ponieważ zapewnia wgląd w szczegóły granularne działań pracowników - za pomocą pól, takich jak czas bezczynności, top-used aplikacji, itp. Jest to jednak rozwiązanie nieco droższe.

Poza tym Insightful pomaga przedsiębiorstwom optymalizować czas poświęcony na prowadzenie projektów. Czyni to poprzez umożliwienie pracodawcom śledzenia czasu spędzonego na każdym zadaniu, aplikacji, stronie internetowej itp. Takie szczegółowe informacje, w połączeniu z funkcją zarządzania projektami w postaci tablicy Kanban, pozwalają pracodawcom skupić się na najważniejszych zadaniach, wyeliminować straty czasu i zwiększyć ogólną produktywność.

CurrentWare to system kontroli z wyraźnym naciskiem na zabezpieczenie systemów przed zagrożeniami wewnętrznymi. Do tego system umożliwia zdalne monitorowanie działań osób w sieci - doskonała funkcja dla pracodawców zatrudniających wielu pracowników zdalnych. Jedynym minusem jest to, że różne moduły możliwości trzeba sprowadzać oddzielnie. Na przykład trzy moduły - BrowseReporter (monitorowanie komputera), BrowseControl (filtrowanie stron internetowych) i AccessPatrol (kontrola USB i DLP) muszą być zakupione oddzielnie. Z drugiej strony może to być jednak korzystne dla firm o bardzo szczególnych wymaganiach.

ActivTrak jest preferowany ze względu na rejestrację aktywności w czasie rzeczywistym, co pozwala na monitorowanie i rejestrowanie zachowań pracowników w czasie rzeczywistym. Jednak tym, co wyróżnia to narzędzie, jest jego zdolność do napędzania działań, a nie tylko zbierania i wizualizacji danych. A to działa na korzyść doświadczenia pracodawcy, nie wspominając o ogólnej wydajności firmy, poprzez zmniejszenie ilości papierkowej roboty. Rozwiązania dla przedsiębiorstw firmy ActivTrak są nieco drogie, ale posiadają darmową wersję, więc nie musisz płacić ani centa, dopóki nie będziesz zadowolony z systemu.

Podobnie jak Insightful, ActivTrak posiada kompleksową funkcję śledzenia czasu pracy, pozwalając pracodawcom na przeglądanie zmian wydajności w ciągu dnia, tygodnia i miesiąca. Co ważne, ActivTrak pozwala również pracodawcom na ustawienie elastycznych harmonogramów oceny działań jednostek organizacyjnych. Mogą to być freelancerzy, pracownicy kontraktowi lub inni zewnętrzni dostawcy usług, których firma zatrudnia.

Chyba jeden z najpopularniejszych systemów kontroli na tej liście. Teramind specjalizuje się w bezpieczeństwie punktów końcowych i ochronie danych. Jedną z najlepszych cech tego systemu kontroli jest analityka zachowań użytkowników, umożliwiająca pracodawcom zrozumienie wzorców zachowań swoich pracowników i odpowiednie reagowanie. Poza tym, zapewnia on wystarczające wsparcie dla firm, aby zapewnić skuteczne zarządzanie polityką i regułami, dzięki gotowym szablonom reguł. Na jego rentowności, choć, Teramind może nie pasuje do każdej małej firmy potrzeb i caters lepiej dla znacznie szerszych instytucji.

Każda firma ma unikalne potrzeby, więc ważne jest, aby nie przepłacać za coś, czego nie potrzebujesz. Dlatego upewnij się, że przed zakupem wykonasz dokładne badanie due diligence i poszukaj systemu kontroli które mogą zaspokoić twoje potrzeby. Kiedy już zdecydujesz się na produkt, zwróć uwagę na demo przed podjęciem ostatecznej decyzji.