Jak oceniać umiejętności miękkie podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

Nie ma prawie żadnej innej drogi, która byłaby tak nieprzewidywalna, niewymierna i nieustrukturyzowana jak rozmowa kwalifikacyjna. I nie można za to winić pracodawców. W końcu rozmowa kwalifikacyjna jest okazją nie tylko do sprawdzenia, czy kandydat nadaje się na dane stanowisko, ale także do zrozumienia, w jaki sposób jego osobowość i umiejętności pasują do kultury organizacji.

Ale oczywiście rekruterzy mają pewien zestaw kryteriów, które pomagają im zdecydować, czy dana osoba będzie pasować. Na przykład, Liz Cannata , VP of HR for CareerBuilder says that "Companies have a lot to gain by treating soft skills as they would any technical skill."

Ekspert ds. kariery LinkedIn Andrew McCaskill echoes this sentiment when he says that "the ability to adapt and engage equitably, not just with the people that you have a great rapport with, but the people you might not see everyday, is a really important skill to have for any job."

Co to oznacza? Istnieje pewna struktura, choć niejasna, jak twierdzą niektórzy, której pracodawcy mogą przestrzegać przy ocenie umiejętności miękkich podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Przestrzeganie tej struktury jest dziś jeszcze ważniejsze, ponieważ ChatGPT utrudnia rekruterom odfiltrowanie kandydatów przed rozmową kwalifikacyjną. Adam Nicoll of Randstad says, "The language generated by ChatGPT reads clean, if formulaic. Compared to most cover letter writing, there are no idiosyncrasies; there are no red flags, but no personality."

Jedynym ratunkiem dla rekruterów jest więc dokładna ocena umiejętności miękkich kandydatów podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Jak to zrobić? Porozmawiajmy o tym.

Umiejętności miękkie to zestaw zdolności interpersonalnych i komunikacyjnych, które umożliwiają jednostkom skuteczną i harmonijną interakcję z innymi w różnych sytuacjach osobistych i zawodowych.

W przeciwieństwie do umiejętności twardych, które są ściśle techniczne lub odnoszą się do umiejętności związanych z pracą, umiejętności miękkie są bardziej związane z tym, jak ludzie wchodzą w interakcje, komunikują się i współpracują ze sobą.

Umiejętności te są zazwyczaj niematerialne i trudne do zmierzenia ilościowo, ale odgrywają kluczową rolę w sukcesie osobistym i zawodowym.

Oto kilka przykładów ważnych umiejętności miękkich:

• Komunikacja: Umiejętność skutecznego wyrażania pomysłów, informacji i emocji w mowie i piśmie.

• Inteligencja emocjonalna: Zdolność rozumienia, zarządzania i wczuwania się w emocje własne i innych - odpowiednie ich wykorzystanie w sytuacjach społecznych ma kluczowe znaczenie.

• Zdolność adaptacji: Elastyczność i otwartość na zmiany; oznacza to, że dana osoba powinna być biegła w radzeniu sobie z nowymi wyzwaniami i sytuacjami.

• Rozwiązywanie problemów: Umiejętność kreatywnego i skutecznego identyfikowania, analizowania i rozwiązywania problemów.

• Zarządzanie czasem: Umiejętność organizowania zadań, ustalania priorytetów oraz skutecznego osiągania celów i dotrzymywania terminów.

• Przywództwo: Zdolność do inspirowania, kierowania i wspierania innych - zapewnianie kierunku i motywacji.

• Odporność: Zdolność do adaptacji, odbicia się i powrotu do zdrowia po niepowodzeniach, wyzwaniach lub przeciwnościach losu.

• Zarządzanie stresem: Praktyka skutecznego radzenia sobie ze stresem i redukowania go w celu utrzymania dobrego samopoczucia emocjonalnego i fizycznego.

"Soft skills are taken for granted — they are mostly intangible...Paradoxically it's also soft skills that are the most valuable and transferable," writes Binod Shankar in his book Let's Get Real: 42 wskazówki dla zatwardziałych menedżerów

Oto podsumowanie znaczenia umiejętności miękkich:

Silne umiejętności miękkie przyczyniają się do lepszej pracy zespołowej, komunikacji i współpracy. Prowadzi to do zwiększenia produktywności i wydajności w organizacjach.

Umiejętności miękkie są niezbędne do budowania silnych relacji ze współpracownikami, klientami i kontrahentami. Bez wątpienia skuteczna komunikacja może zapobiegać nieporozumieniom i konfliktom, wspierając pozytywne środowisko pracy.

Skuteczni liderzy posiadają silne umiejętności miękkie. To pozwala im motywować i prowadzić swoje zespoły w kierunku sukcesu.

W szybko zmieniającym się świecie (zwłaszcza tym, który jest kwestionowany przez generatywną sztuczną inteligencję), osoby z silnymi umiejętnościami miękkimi są lepiej przygotowane do adaptacji i rozwoju w nowych środowiskach i branżach.

Umiejętności miękkie mają kluczowe znaczenie na stanowiskach związanych z obsługą klienta, ponieważ pomagają tworzyć pozytywne doświadczenia klientów i wspierać lojalność.

Ponownie, umiejętności miękkie mogą być tak samo ważne dla menedżerów ds. rekrutacji, jak umiejętności twarde, takie jak kwalifikacje techniczne, wykształcenie i doświadczenie. Jednak ich ocena podczas rozmowy kwalifikacyjnej może okazać się trudna, ponieważ ich definicja jest nieco niejasna i, w przeciwieństwie do umiejętności twardych, trudno je zmierzyć.

Co więcej, istnieje naturalna ludzka skłonność do odczuwania większego komfortu i pozytywnego nastawienia do osób, które mają podobne cechy, charakterystyki i zachowania do naszych własnych. Może się to objawiać na różne sposoby podczas rozmowy kwalifikacyjnej, na przykład nieświadomym faworyzowaniem kandydatów, którzy mają podobną osobowość lub pochodzenie do osoby prowadzącej rozmowę.

Subiektywność w ocenie umiejętności miękkich może być problematyczna dla firm z różnych powodów:

Osoby prowadzące rozmowy kwalifikacyjne mogą nieumyślnie pomijać kandydatów o zróżnicowanych perspektywach, co może ograniczać kreatywność, innowacyjność i zdolność do zaspokajania potrzeb szerszej bazy klientów.

Wyjątkowi kandydaci z unikalnymi umiejętnościami miękkimi mogą być niedoceniani, jeśli nie odpowiadają preferencjom osoby prowadzącej rozmowę kwalifikacyjną. Powoduje to utratę potencjalnych najlepszych pracowników i ich cennego wkładu.

Budowanie zespołu wyłącznie w oparciu o podobieństwa do umiejętności miękkich rozmówcy może prowadzić do braku uzupełniających się umiejętności. Dobrze zaokrąglony zespół korzysta z różnorodnych umiejętności miękkich, które mogą się wzajemnie wspierać i obsługiwać szerszy zakres zadań.

Poleganie na subiektywnych ocenach może utrwalać istniejącą kulturę organizacyjną, utrudniając adaptację do zmieniających się wymagań rynku i trendów społecznych.

Aby sprostać trudnościom w ocenie i wyzwaniom związanym z subiektywnymi ocenami umiejętności miękkich w procesie rekrutacji, organizacje mogą przyjąć kilka strategii w celu zapewnienia bardziej kompleksowej i obiektywnej oceny kandydatów.

Wdrożenie ustrukturyzowanych wywiadów behawioralnych polega na zadawaniu kandydatom konkretnych pytań dotyczących ich wcześniejszych doświadczeń i tego, jak radzili sobie w różnych sytuacjach. Pytania te mają na celu ocenę umiejętności miękkich kandydata, takich jak komunikacja, rozwiązywanie problemów, zdolność adaptacji i praca zespołowa.

Posiadanie ustandaryzowanego zestawu pytań zapewnia, że wszyscy kandydaci są oceniani na podstawie tych samych kryteriów, promując sprawiedliwość i spójność.

Oto kilka przykładów takich pytań do oceny różnych umiejętności - dla zwięzłości ograniczmy się do umiejętności omówionych powyżej.

"You receive an email with unclear instructions from a colleague. How would you respond to seek clarification and avoid misunderstandings?"

"Tell me about a time when you successfully managed a challenging situation where emotions were running high among team members."

"If a team member disagrees with your approach to a task, how would you handle the situation and encourage constructive discussion?"

"Share an instance where you had to adapt quickly to a change in a project's scope or requirements. How did you ensure the project's success?"

"You discover a critical error in a report just before the deadline. How would you handle the situation to correct the mistake efficiently?"

"You have multiple tasks assigned with overlapping deadlines. How would you prioritise and manage your time effectively to complete all tasks on time?"

"How would you handle a situation where a team member is struggling with their tasks? How would you provide guidance and support?"

"Tell me about a time when you successfully resolved a conflict between team members. What steps did you take to find a satisfactory resolution?"

"Tell me about a time when you faced a significant setback or challenge at work. How did you cope with the situation and bounce back?"

Oprócz tradycyjnych rozmów kwalifikacyjnych, organizacje mogą włączyć oceny oparte na umiejętnościach, które pozwalają kandydatom zademonstrować swoje umiejętności miękkie w praktycznych scenariuszach.

Przykładowo, kandydaci mogą zostać poproszeni o udział w ćwiczeniach grupowych, odgrywaniu ról lub symulacjach, które symulują rzeczywiste wyzwania w miejscu pracy.

Włączenie wielu ankieterów do procesu rekrutacji może zapewnić bardziej kompleksowy obraz umiejętności miękkich kandydata. Każdy ankieter może skupić się na innych aspektach, zapewniając ocenę szerszego zakresu umiejętności miękkich.

Ponadto różni ankieterzy mogą wzajemnie weryfikować swoje obserwacje - zmniejszając w ten sposób wpływ indywidualnych uprzedzeń i zwiększając ogólną dokładność oceny.

Zapewnienie ankieterom szkolenia na temat nieświadomych uprzedzeń może pomóc im stać się bardziej świadomymi swoich potencjalnych uprzedzeń i preferencji. Mogą oni nauczyć się technik minimalizowania wpływu uprzedzeń podczas oceny, co prowadzi do bardziej sprawiedliwych i obiektywnych ocen.

Świadomość uprzedzeń zachęca również osoby prowadzące rozmowy kwalifikacyjne do skupienia się wyłącznie na umiejętnościach miękkich kandydata, a nie na jego podobieństwie do innych osób.

Organizacje mogą wspierać różnorodność i integrację, aby stworzyć bardziej sprawiedliwy proces rekrutacji. Aktywnie poszukując kandydatów z różnych środowisk i z różnym doświadczeniem, firma może wzbogacić swoją pulę talentów o osoby posiadające szeroki zakres umiejętności miękkich.

Wiąże się to z podkreślaniem wartości różnorodnych perspektyw, co może prowadzić do bardziej dynamicznej i innowacyjnej siły roboczej.

Ocena odpowiedzi udzielonych przez różnych kandydatów na pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej wymaga ustrukturyzowanego i obiektywnego podejścia. Oto kilka sposobów oceny ich odpowiedzi:

Stwórz rubrykę punktacji z określonymi kryteriami i skalami ocen dla każdego pytania. Pozwoli to osobom prowadzącym rozmowy kwalifikacyjne na spójną i obiektywną ocenę kandydatów w oparciu o wcześniej ustalone wskaźniki.

W przypadku pytań behawioralnych przygotuj odpowiedzi kotwiczne, które ilustrują różne poziomy kompetencji. Te odpowiedzi mogą służyć jako punkty odniesienia do oceny odpowiedzi kandydatów i przypisania odpowiednich punktów.

Oceniaj odpowiedzi kandydatów w oparciu o wykazane poziomy kompetencji związane z konkretną ocenianą umiejętnością (np. komunikacja, rozwiązywanie problemów, przywództwo). Przydziel punkty dla każdej kompetencji niezależnie.

W przypadku pytań behawioralnych użyj metody STAR (Situation, Task, Action, Result), aby ustrukturyzować ocenę. Oceniaj kandydatów pod kątem jasności i trafności ich odpowiedzi dla każdego elementu.

Poza ocenami liczbowymi, przedstaw pisemne komentarze lub informacje zwrotne na temat wyników każdego kandydata. Pozwala to na bardziej kompleksową ocenę i może pomóc w podejmowaniu decyzji.

Jeśli w proces oceny zaangażowanych jest wielu ankieterów, należy zapewnić kalibrację i spójność punktacji, omawiając wcześniej rubrykę punktacji i porównując wrażenia po rozmowie.

Oceniając umiejętności rozwiązywania problemów lub przywództwa, weź pod uwagę, w jaki sposób kandydaci oceniają swoje osiągnięcia lub wpływ swoich działań na projekty lub zespoły.

Po przeprowadzeniu wszystkich wywiadów należy przeprowadzić dyskusję wśród ankieterów, aby podzielić się wrażeniami, porównać notatki i sfinalizować oceny.

Po dokonaniu oceny wszystkich kandydatów, stwórz obiektywny ranking oparty na ich wynikach i ogólnej wydajności, aby ułatwić podejmowanie decyzji w procesie selekcji.

No i gotowe! Pamiętaj, że nie ma jednej magicznej techniki, która zagwarantuje sukces w procesie rekrutacji. Jednak zastosowanie niektórych z tych środków i technik może pomóc w zatrudnieniu odpowiednich talentów.