Opór i akceptacja: Jak pracownicy reagują na nowe systemy monitorowania

Integracja nowego oprogramowania z firmą może wymagać czasu i wysiłku, zwłaszcza gdy jest ono nieznane pracownikom. Wdrożenie może być jeszcze trudniejsze, gdy pracownicy się temu sprzeciwiają, co może obejmować systemy monitorowania pracowników.

Nic dziwnego, że 43% osób, twierdzą, że oprogramowanie do monitorowania pracowników negatywnie wpływa na morale firmy. Inny Jedna na cztery osoby zrezygnowałoby z pracy po zapoznaniu się z oprogramowaniem monitorującym, co mogłoby spowolnić proces wdrażania oprogramowania.

Dobrą wiadomością jest to, że wprowadzenie nowych narzędzi, technik i systemów monitorowania dla pracowników nie jest niemożliwe. Pod warunkiem, że zapewnisz bezpieczne podstawy, możesz zachęcić swoich pracowników do skutecznego poruszania się po zmianach.

Ten artykuł wyjaśnia, w jaki sposób (i dlaczego) pracownicy reagują pozytywnie lub negatywnie na systemy monitorowania. Omówiono w nim również praktyczne wskazówki dotyczące uzyskania autentycznego poparcia, w tym strategie, których można użyć w celu zmniejszenia oporu przed zmianami.

Zanim zagłębimy się w to, dlaczego tak się dzieje, przyjrzyjmy się bliżej rodzajom systemów monitorowania pracowników.

• Cyfrowe śledzenie aktywności: Zaprojektowany do śledzenia naciśnięć klawiszy, historii stron internetowych i ruchu kursora w celu określenia wydajności i promowania bezpieczeństwa w miejscu pracy.

• Monitoring wizyjny: Technologie wideo mogą nagrywać pracowników podczas pracy, potencjalnie przechwytując ich ekrany lub wideo za pomocą kamer internetowych.

• Monitorowanie komunikacji: Program ten nadzoruje e-maile, SMS-y i inne wiadomości wewnątrz firmy, aby zminimalizować spamerów, phisherów i / lub złych aktorów.

Systemy monitorowania pracowników są coraz bardziej powszechne w nowoczesnych firmach, od startupów i scaleupów po marki korporacyjne. Obecnie aż 96% firm działających wyłącznie zdalnie korzysta z oprogramowania monitorującego pracowników, a kolejne 85% pracowników zgłasza korzystanie z niego osobiście.

Nietrudno zrozumieć, dlaczego systemy monitorowania są coraz bardziej popularne - są bezpieczne, zgodne z przepisami i przydatne do oceny produktywności. Mogą one jednak również powodować stres i opór wśród członków zespołu, co wskazuje na znaczenie prawidłowego wprowadzenia oprogramowania.

Istnieją trzy główne powody, dla których pracownicy mogą negatywnie reagować na oprogramowanie monitorujące:

• Obawy o prywatność: Niektórzy pracownicy mogą postrzegać systemy monitorowania jako naruszenie ich przestrzeni osobistej. Mogą czuć się zestresowani ciągłym nadzorem i martwić się o to, czy są odpowiednio reprezentowani podczas oceny wyników. Badania pokazują, że pracownicy, którzy postrzegają naruszenia prywatności w pracy mają wyższy poziom stresu psychologicznego i niższe zadowolenie z pracy.

• Kwestie autonomii i zaufania: Oprogramowanie monitorujące może sprawić, że niektórzy pracownicy poczują się zagrożeni z powodu postrzeganego braku szacunku zawodowego. Mogą oni również czuć się podważani przez swoich przełożonych i kierowników, być może obawiając się utraty autonomii w pracy. Postrzegana utrata autonomii może prowadzić do wypalenie pracowników

• Postawy pokoleniowe i technologiczne: Im młodszy pracownik, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie wygodny z technologią. Badania pokazują, że starsi pracownicy odczuwają stres i niepokój, gdy są proszeni o korzystanie z technologii - i są znacznie bardziej skłonni do rzucają pracę i szukać alternatywnego zatrudnienia. Podczas gdy młodsi pracownicy mogą postrzegać oprogramowanie monitorujące jako standardową praktykę, starsi pracownicy mogą nie być tak zaznajomieni z tym narzędziem. Mogą również uważać, że niesprawiedliwie karze ich w porównaniu z młodszymi kolegami.

Oczywiste jest, że ludzie mają głęboko zakorzeniony strach przed zmianami, zwłaszcza jeśli chodzi o systemy monitorowania w miejscu pracy. Nie oznacza to jednak, że nie można go stłumić w zarodku.

Oto kilka sposobów, aby pomóc pracownikom wypełnić tę lukę:

Badania pokazują, że "wolny od dyskryminacji kultura może znacznie zmniejszyć niepokój i strach wśród pracowników. Jasne wyjaśnienia, demonstracje i seminaria szkoleniowe mogą znacznie przyczynić się do złagodzenia strachu.

"Zaufanie rodzi zaufanie", jak mówi przysłowie - i nigdzie nie jest to tak oczywiste, jak w przypadku wprowadzania nowego oprogramowania. Obecne testy porównawcze pokazują, że 75% pracowników nie ufa swojemu CEO, a kolejne 57% nie ufa swoim bezpośrednim przełożonym. Jednak przywrócenie zaufania do pracowników może wygenerować większe zaangażowanie i zaufanie.

Wyższy poziom zaufania jest bezpośrednio związany z próbowaniem nowych rzeczy (podejmowanie ryzyka) i wykraczanie poza nie. Może również zmniejszyć zachowania przynoszące efekt przeciwny do zamierzonego, takie jak rezygnacja, oszukiwanie lub sabotaż.

Neuronauka wskazuje na trzy "C" związane ze zmianą: kompetencje, przypadek i komfort. Po pierwsze, ludzie muszą wierzyć, że posiadają odpowiednie kompetencje, aby skutecznie przeprowadzić zmianę. Muszą również mieć jasne uzasadnienie dla tej zmiany i wierzyć, że przynosi ona korzyści im samym i innym. Wreszcie, muszą przyjąć czynnik "komfortu" - który zaczyna się po przetestowaniu (a zatem pomyślnym zaakceptowaniu) czegoś nowego.

Mając na uwadze te czynniki, przyjrzyjmy się, jak zachęcić do akceptacji podczas wprowadzania nowego oprogramowania do monitorowania.

Wprowadzenie nowego systemu monitorowania pracowników wymaga planowania, finezji i głębokiego poziomu empatii. Jednak bardziej możliwe jest stopniowe wprowadzanie nowych programów wraz ze zaktualizowanymi oczekiwaniami, dokumentacją i zasadami komunikacji.

Oto kilka wskazówek od ekspertów branżowych:

1. Opracowanie kompleksowej polityki monitorowania. Powinna ona obejmować jasne granice dla pracowników, a także wytyczne etyczne dla obu stron. Pomocne może być również zapisanie mechanizmów zgody i rezygnacji (jeśli jest to coś, co wspiera Twoja firma).

2. Budowanie zaufania poprzez przejrzystość. Będziesz chciał dobrze informować pracowników, miejmy nadzieję, że kilka miesięcy przed wdrożeniem. Regularna komunikacja na temat kolejnych kroków będzie kluczowa, ponieważ pracownicy nie poczują się zagubieni w dymie. Warto również rozważyć publikowanie cotygodniowych biuletynów z aktualizacjami lub nagranie filmu wyjaśniającego dokładne zasady i procedury. W ten sposób pracownicy będą mniej zestresowani nadchodzącymi zmianami i poczują się wartościowymi członkami zespołu.

3. Równowaga między monitorowaniem a dobrym samopoczuciem pracowników. Każdy mógłby obawiać się zmian w swoim przepływie pracy, a początkowe etapy wdrażania nowego oprogramowania mogą stanowić wyzwanie dla mniej obeznanych z technologią pracowników. Z tego powodu rozsądne może być skupienie się na zbiorowym doskonaleniu, a nie na karaniu za pomocą oprogramowania do monitorowania pracowników.

4. Train managers in ethical monitoring practices. Considering believe showing empathy improves employee retention, you should prioritize training for supervisory crew. You can do this by presenting internal resources or partnering with a third-party provider for support. Of course, it may be easier to do this with a professional onboarding session (depending on the employee monitoring system you choose). 96% pracowników Uważając, że okazywanie empatii zwiększa retencję pracowników, należy nadać priorytet szkoleniom dla kadry nadzorczej. Możesz to zrobić, prezentując wewnętrzne zasoby lub współpracując z zewnętrznym dostawcą wsparcia. Oczywiście łatwiejsze może być przeprowadzenie profesjonalnej sesji wdrożeniowej (w zależności od wybranego systemu monitorowania pracowników).

5. Skup się na korzyściach, a nie wadach. Zaangażowanie pracowników zaczyna się od ich postrzeganych potrzeb - a nie potrzeb firmy. Lepsze bezpieczeństwo organizacyjne może z pewnością być zaletą oprogramowania do monitorowania pracowników, ale jest mało prawdopodobne, aby rezonowało z codziennymi pracownikami. Z tego powodu rozsądne może być skupienie się na korzyściach zorientowanych na pracowników i przypomnienie zespołowi, w jaki sposób poprawi to ich przepływ pracy. Może to obejmować skupienie się na sprawiedliwych ocenach wydajności, osobistych spostrzeżeniach dotyczących produktywności, a nawet nagrodach pieniężnych.