Jak firma może zaoszczędzić 1,5 miliona dolarów dzięki CleverControl: Studium przypadku

Pod koniec 2021 roku, po światowej pandemii i trudnym okresie pracy zdalnej, duży dostawca rozwiązań biznesowych zauważył powszechny spadek produktywności wśród swoich 800 pracowników. Jednak ocena jego dokładnej skali i opracowanie strategii przeciwdziałania było skomplikowane bez obiektywnego i kompleksowego rozwiązania monitorującego. Gdy pracownicy stopniowo wracali do swoich biur, kierownictwo zdało sobie sprawę z pilnej potrzeby posiadania solidnego systemu monitorowania. Wybrali CleverControl - kompleksowe oprogramowanie do monitorowania pracowników. Wdrożenie CleverControl okazało się decydującym punktem zwrotnym dla firmy. Rozwiązanie nie tylko zwiększyło produktywność pracowników, ale także przyniosło znaczne oszczędności w wysokości około 1,5 miliona dolarów w ciągu roku. Oto szczegółowa relacja z ich podróży.

U podstaw dążenia firmy do poprawy wydajności leżało dążenie do monitorowania produktywności pracowników, identyfikowania nieefektywnych wzorców lub czynników rozpraszających oraz wdrażania skutecznych środków naprawczych. Po zaledwie kilku tygodniach od wdrożenia CleverControl okazało się, że pracownicy marnowali zdumiewające 35% czasu pracy na nieproduktywne czynności, takie jak przeglądanie mediów społecznościowych i stron internetowych z zakupami lub przedłużające się przerwy.

Pracownicy przyznali, że brakowało im dyscypliny po pracy w domu, gdzie mogli robić sobie przerwy na relaks lub rozrywkę w dowolnym momencie. Kierownictwo wydało ostrzeżenia za pośrednictwem kierowników działów, wzywając pracowników do pracy nad dyscypliną i produktywnością. W rezultacie nieproduktywny czas pracy został zredukowany do 13%. Ta drastyczna redukcja zmarnowanego czasu przełożyła się na oszczędność około 1 411 000 USD na kosztach produktywności.

Funkcjonalność CleverControl rozciąga się na rejestrowanie wszystkich programów zainstalowanych na monitorowanych komputerach. Może śledzić, kiedy każdy program jest uruchamiany i zamykany, analizować aktywność programów i wyróżniać najczęściej używane aplikacje. Monitoring ujawnił, że pracownicy nie korzystali w pełni z profesjonalnych licencji i subskrypcji oprogramowania, które zapewniała firma. W innych przypadkach pracownicy zamawiali określone oprogramowanie lub płatne subskrypcje, by po ich zakupie pozostawić je bezczynnie.

Firma nie kontrolowała wystarczająco dokładnie rzeczywistego wykorzystania oprogramowania ani automatycznych rozliczeń, w wyniku czego kierownictwo nie było świadome marnotrawstwa. Dzięki odkrywczym spostrzeżeniom CleverControl firma podjęła niezbędne kroki w celu anulowania niewykorzystanych subskrypcji i ograniczenia niewykorzystanych licencji, co przyniosło oszczędności w wysokości około 20 000 USD.

W czasach, w których rezygnacja z papieru jest zrównoważonym wyborem, firma, podobnie jak 90% przedsiębiorstw, nie śledziła kosztów drukowania. Zazwyczaj takie firmy zaniżają swoje rzeczywiste wydatki średnio o 40%. CleverControl, dzięki możliwości monitorowania drukarek, śledzi zadania drukarki wraz ze znacznikami czasu i użytkownikiem, który zainicjował drukowanie. W połączeniu ze zrzutami ekranu i dziennikami nagrywania ekranu, dane te zapewniają cenny wgląd w nawyki pracowników związane z drukowaniem.

Podczas procesu monitorowania kierownicy działów zauważyli, że pracownicy często drukowali pliki osobiste niezwiązane z pracą przy użyciu sprzętu biurowego. Inni wybierali drukowanie dokumentów w celu tradycyjnego przeglądania i dodawania adnotacji na papierze, nawet jeśli dostępne były alternatywne rozwiązania cyfrowe. Ponadto pracownicy mieli skłonność do drukowania dodatkowych kopii "na wszelki wypadek", które nieuchronnie pozostawały niewykorzystane.

Kierownictwo zaczęło od zakazania niewłaściwego wykorzystywania drukarek biurowych do celów osobistych. Spostrzeżenia z danych CleverControl zainspirowały firmę do rozpoczęcia prac nad inicjatywami uświadamiającymi o braku papieru i zachęcania pracowników do bardziej cyfrowego podejścia. Inicjatywy te obniżyły koszty drukowania o 20%, oszczędzając firmie imponującą kwotę 117 000 USD.

Dążenie firmy do zwiększenia produktywności i obniżenia niepotrzebnych kosztów dzięki kompleksowemu systemowi monitorowania CleverControl przedstawia przekonujący obraz siły proaktywnego zarządzania pracownikami. Stawiając czoła wyzwaniu malejącej produktywności po fazie pracy zdalnej, firma zwróciła się do technologii w poszukiwaniu rozwiązania. CleverControl nie zawiódł.

Ujawniając zakres nieproduktywnych zachowań, oprogramowanie umożliwiło firmie podejmowanie decyzji opartych na danych, zachęcając pracowników do poprawy nawyków i dyscypliny pracy. W ujęciu ilościowym, redukcja zmarnowanego czasu doprowadziła do znacznych oszczędności w wysokości około 1,41 miliona dolarów, co znacznie poprawiło wyniki finansowe firmy.

Ale korzyści nie kończyły się na zwiększonej produktywności. Wykorzystując funkcjonalność CleverControl do śledzenia wykorzystania oprogramowania, firma zidentyfikowała inne straty: niewykorzystane licencje na profesjonalne oprogramowanie i subskrypcje. Ten uśpiony wydatek, po zajęciu się nim, doprowadził do oszczędności w wysokości 20 000 USD.

Zdolność oprogramowania do monitorowania wykorzystania drukarek ujawniła kolejny obszar znacznych oszczędności - zmniejszenie kosztów drukowania. Egzekwując rygorystyczne zasady korzystania z drukarek i zachęcając do przejścia na rozwiązania cyfrowe, firma poczyniła znaczne postępy w kierunku zrównoważonego rozwoju i zdołała zaoszczędzić dodatkowe 117 000 USD.

Podsumowując, proaktywne kroki firmy w kierunku identyfikacji nieefektywności, w połączeniu z wdrożeniem rozwiązania monitorującego CleverControl, zaowocowały oszczędnością 1,5 miliona dolarów w ciągu jednego roku. To studium przypadku jest wnikliwą demonstracją tego, jak firmy mogą wykorzystać nowoczesną technologię do usprawnienia operacji, zwiększenia produktywności i obniżenia kosztów. Pokazuje potencjał innych firm do zrobienia tego samego, przekształcając wyzwania w możliwości poprawy i rozwoju.