Jak firmy z Florydy korzystają z oprogramowania do monitorowania pracowników?

Monitorowanie pracowników to narzędzie, które może przynieść znaczne korzyści niemal każdej branży, w tym HoReCa, handlu detalicznego i turystyki. Oto 5 najważniejszych korzyści, jakie można uzyskać dzięki korzystaniu z narzędzi do śledzenia.

Tętniąca życiem gospodarka Florydy przyciąga wiele wyzwań, w tym ryzyko wewnętrznych kradzieży i naruszeń bezpieczeństwa. Monitorowanie pracowników może stanowić dodatkową warstwę bezpieczeństwa dla Twojej firmy, ujawniając i zapobiegając takim incydentom.

Na przykład monitorowanie systemów POS i dostępu pracowników do systemów księgowych i innych kluczowych systemów może powstrzymać kradzieże, ujawnić rozbieżności i dostarczyć dowodów w przypadku incydentów.

Firmy zajmujące się handlem detalicznym są szczególnie narażone na straty. Monitorowanie interakcji pracowników przy kasie, śledzenie ruchów zapasów i przeglądanie nagrań z monitoringu wraz z danymi transakcji znacznie zmniejsza straty wynikające z kradzieży i błędów.

HoReCa, handel detaliczny i turystyka to branże silnie nastawione na doświadczenie. Dlatego wyjątkowa obsługa klienta jest koniecznością dla każdej firmy, która chce wygrać konkurencję o klientów. Dzięki monitorowaniu pracowników organizacje mogą śledzić interakcje pracowników z klientami i ujawniać słabe punkty oraz obszary wymagające poprawy.

Na przykład menedżerowie mogą monitorować rozmowy telefoniczne dotyczące rezerwacji, czaty online z klientami, a nawet komunikację osobistą (jeśli jest to prawnie dozwolone i po odpowiednim powiadomieniu), aby zrozumieć, w jaki sposób pracownicy przestrzegają zasad komunikacji i radzą sobie w trudnych sytuacjach. Nagrania te mogą ujawnić obszary, w których pracownicy przodują i gdzie mogą być potrzebne szkolenia w celu poprawy umiejętności komunikacyjnych, wiedzy o produktach i ogólnego zadowolenia klientów.

Bez wątpienia produktywność i wydajność pracowników są kluczem do sukcesu każdej organizacji.

Śledzenie harmonogramów i obecności pracowników pomaga zoptymalizować koszty pracy, uniknąć przepracowania i zachować zgodność z prawem pracy i przepisami w szczytowych okresach sezonu.

W handlu detalicznym śledzenie sposobu, w jaki pracownicy pracują na hali sprzedaży, w magazynach lub realizują zamówienia online, może ujawnić nieefektywności i możliwości optymalizacji procesów.

Branża turystyczna obejmuje złożoną logistykę, od rezerwacji po zarządzanie obiektami i pomoc gościom. Monitorowanie realizacji zadań, czasu reakcji na prośby gości i przestrzegania harmonogramów zapewni płynne wrażenia dla odwiedzających i poprawi wydajność operacyjną.

Każda firma działa w ramach prawnych. Zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi pracy, prywatności i innymi regulacjami specyficznymi dla danej branży to zadanie, w którego rozwiązaniu może pomóc monitorowanie pracowników. Na przykład wyspecjalizowane systemy HRIS mogą pomóc w śledzeniu certyfikatów pracowników, przeprowadzaniu kontroli przeszłości i bezpiecznym przechowywaniu wrażliwych danych pracowników.

Nękanie i dyskryminacja w miejscu pracy są nie tylko naruszeniem polityki firmy i przepisów prawnych, ale także potencjalnym zabójcą reputacji firmy zarówno w oczach pracowników, jak i klientów. Monitorowanie komunikacji w miejscu pracy (tam, gdzie jest to prawnie dozwolone) pomoże zapobiegać takim przypadkom.

Dane z monitoringu pracowników są źródłem cennych informacji na temat bieżącej wydajności zespołu i luk w umiejętnościach.

Śledzenie tego, jak pracownicy radzą sobie z prośbami klientów, jak dokładnie obsługują zamówienia i dokumenty związane z pracą oraz ocena tego, jak wykonują swoją codzienną pracę, jest znacznie łatwiejsze dzięki specjalnie zaprojektowanym aplikacjom. Oprogramowanie do monitorowania pracowników może automatycznie obliczać indywidualne wyniki wydajności i ułatwiać wykrywanie nieefektywnych wzorców pracy dla tych pracowników, którzy pracują głównie na komputerach.

Pracownicy pracujący z klientami mogą być szybko oceniani na podstawie nagrań ich interakcji z klientami, informacji zwrotnych i zadowolenia klientów.

W oparciu o luki w umiejętnościach i słabe punkty ujawnione podczas oceny, firmy mogą planować ukierunkowane programy szkoleniowe.

Przed wdrożeniem jakiegokolwiek śledzenia w miejscu pracy organizacje powinny sprawdzić obowiązujące przepisy stanowe i lokalne regulujące dane osobowe pracowników i monitorowanie.

Na Florydzie monitorowanie pracowników jest regulowane przez następujące prawa i przepisy:

• Federalny:

  • Ustawa o prywatności w łączności elektronicznej (ECPA)

  • Ustawa o uczciwych standardach pracy (FLSA)

  • Ustawa o krajowych stosunkach pracy (NLRA)

• Stan:

  • Ustawa o bezpieczeństwie komunikacji na Florydzie (FSCA)

  • Ustawa o ochronie informacji na Florydzie (FIPA)

  • Uzasadnione oczekiwanie prywatności

  • Prawo dotyczące prywatności w mediach społecznościowych

Przepisy te określają prawne granice nadzoru w miejscu pracy. Firmy, które chcą wdrożyć monitoring, mogą:

Są to prawdopodobnie najpopularniejsze metody zapewniania produktywności i śledzenia interakcji między klientem a pracownikiem. Zgodnie z prawem stanu Floryda, monitorowanie poczty elektronicznej i aktywności w Internecie jest dopuszczalne, jeśli pracodawca odpowiednio powiadomi pracowników i otrzyma ich zgodę na monitorowanie.

Pracodawcy mogą śledzić służbowe połączenia telefoniczne po odpowiednim powiadomieniu pracowników. Prywatna komunikacja nie może być monitorowana.

Nadzór wideo dla celów bezpieczeństwa zasadniczo nie jest zabroniony, z wyjątkiem obszarów, w których pracownicy mogą racjonalnie oczekiwać prywatności, takich jak toalety.

FSCA zabrania nagrywania rozmów bez zgody wszystkich stron. Jeśli więc pracodawca chce skorzystać z monitoringu audio, musi poinformować o tym pracowników i uzyskać ich zgodę.

Pojazdy lub urządzenia należące do firmy mogą być monitorowane. Pracodawcy nie mogą jednak monitorować osobistego pojazdu lub urządzenia mobilnego pracownika bez jego wyraźnej zgody.

Śledzenie ekranów i naciśnięć klawiszy jest częścią monitorowania aktywności komputera. Chociaż jest to prawnie dozwolone, należy je wdrażać z ostrożnością. Ich nadmierne użycie może być postrzegane jako inwazyjne i budzić obawy o prywatność.

Jest to jedynie ogólny przegląd ram prawnych Florydy. Zalecamy skonsultowanie się z doradcą prawnym przed wdrożeniem monitorowania.

Wdrożenie monitoringu pracowników to delikatny i złożony proces składający się z kilku etapów.

Co chcesz osiągnąć dzięki monitorowaniu? Czy jest to poprawa obsługi klienta? A może zmniejszenie strat w sklepach? Twoje cele będą dyktować wybór rozwiązania do monitorowania i funkcji, z których będziesz korzystać. Unikaj pokusy monitorowania wszystkiego, ponieważ możesz. Zamiast tego lepiej jest skupić się na konkretnych obszarach, w których chciałbyś zobaczyć poprawę.

Nie ma uniwersalnego narzędzia monitorującego do wszystkiego. W zależności od realizowanych celów i stanowiska pracownika, można wybrać różne opcje. Na przykład w przypadku monitorowania pracowników terenowych, takich jak przewodnicy turystyczni, można rozważyć śledzenie GPS w celu zapewnienia obecności i przestrzegania harmonogramów i tras.

Funkcje takie jak śledzenie korzystania z witryn internetowych i aplikacji mogą pomóc zrozumieć, czy pracownicy handlu detalicznego efektywnie wykorzystują czas i zasoby do zadań takich jak zarządzanie zapasami lub sprzedaż online.

Oprogramowanie do monitorowania czatów i rozmów telefonicznych będzie idealny dla pracowników, których praca obejmuje codzienne interakcje z klientami.

Polityka ta powinna zawierać następujące informacje:

• jakie dane są gromadzone i do jakich celów;

• jak długo jest przechowywany;

• kto ma do niego dostęp;

• prawa pracowników dotyczące ich danych.

Polityka ta powinna być dostępna dla wszystkich pracowników. Należy podkreślić, że celem monitorowania jest poprawa ogólnej wydajności i zapewnienie im wsparcia, którego potrzebują, aby odnieść sukces.

Gdy już poznasz swoje cele, zidentyfikuj konkretne wskaźniki KPI wskazujące postęp. Jakie wskaźniki powiedzą ci, czy twoja produktywność się poprawia?

Mogą to być na przykład wskaźniki sprzedaży na pracownika, średnia wartość transakcji, liczba skarg klientów itp. Skonfiguruj oprogramowanie monitorujące, aby śledzić te wskaźniki KPI i generować raporty.

Większość narzędzi do monitorowania pracowników posiada funkcję alertów. Oprogramowanie wysyła powiadomienie, jeśli wystąpi określone działanie lub odchylenie od oczekiwanego zachowania. Korzystaj z tej funkcji mądrze. Skoncentruj się na konfigurowaniu alertów dla krytycznych zdarzeń, które wymagają natychmiastowej uwagi, takich jak naruszenia zasad, naruszenia bezpieczeństwa lub znaczące spadki produktywności w godzinach szczytu. Pozwala to na szybkie rozwiązywanie problemów bez konieczności gromadzenia niepotrzebnych danych.

Monitorowanie powinno być wykorzystywane jako narzędzie do poprawy, a nie do przyłapywania pracowników na robieniu czegoś źle. Dziel się spostrzeżeniami z członkami zespołu, podkreślając obszary, w których się wyróżniają i identyfikując możliwości poprawy. Traktuj te rozmowy jako okazję do rozwoju i doskonalenia umiejętności.

Jak widać, monitorowanie pracowników oferuje znaczące korzyści dla firm na Florydzie. Jednak odblokowanie tych korzyści wymaga przemyślanego i strategicznego podejścia. Przestrzeganie ram prawnych Florydy, staranna konfiguracja, skupienie się na kluczowych wskaźnikach wydajności i przejrzysta komunikacja zwiększą produktywność i pozytywne środowisko pracy.