Optymalizacja zatrudnienia: Jak nie popełnić błędu

Jak upewnić się, że Twoja firma faktycznie potrzebuje optymalizacji headcountu, jak uniknąć subiektywizmu i biasów oraz dlaczego nie powinniśmy dążyć do tego, aby zwalniani pracownicy chcieli wrócić? Odpowiedzi na te i inne pytania CleverContol uzyskał od Daniela Lewisa, dyrektora ds. zasobów ludzkich w Resort Mind.

Daniel, kierownik odpowiedzialny za optymalizację ma niesamowitą okazję do pozbycia się "niepożądanych" pracowników.

Zdecydowanie nie zgadzam się z takim sformułowaniem: "niepożądane" dla kogo i dlaczego? Takie gadanie nadaje zły ton i stwarza okazję do subiektywizmu i stronniczości.

Jak nie popaść w taką skrajność i nie zacząć zwalniać ludzi ze względu na jakieś subiektywne parametry?

Parametry, na których odbywa się ocena, muszą być wcześniej ogłoszone wszystkim, począwszy od kierownictwa. Powinny być uzgodnione i zaakceptowane do oceny. Wszelkie zmiany i interpretacje parametrów są niedopuszczalne w procesie oceny, z wyjątkiem przypadku upadłości.

Ważne jest, aby kierownicy (liderzy) zrozumieli, że będą musieli szczegółowo wyjaśnić przyczyny, ze wskazaniem konkretnych parametrów, które były oceniane dla każdego pracownika/podwładnego.

Jak kierownictwo powinno to kontrolować?

Kadra kierownicza nie powinna kontrolować tego procesu, ale powinna go wspierać i kierować nim. Kontrola jakości oceny jest zadaniem działu HR jako arbitra. Sama ocena jest zadaniem menedżerów liniowych, a nie odwrotnie. Każdy musi wykonywać swoją pracę.

Kontrola oceny jest obowiązkiem HR-business partnerów i/lub kierownika działu HR w przypadku braku specjalnie wyznaczonego do każdej jednostki/działu firmy pracownika HR.

Szczególnie dla pracowników działów kadr istnieje wiele różne narzędzia aby ocenić przebieg pracy pracownika i sprawić, by jego obecność w pracy była bardziej produktywna.

Jaki główny przejaw potrzeby optymalizacji możesz wymienić?

Obiektywna konieczność redukcji kosztów, w szczególności kosztów osobowych.

Restrukturyzacja i zmiany organizacyjne:

• optymalizacja związana jest ze zmianą kultury organizacyjnej firmy: nowe warunki biznesowe, fuzja lub przejęcie;

• optymalizacja procesów biznesowych i redystrybucja funkcji pracowników, co prowadzi do zmiany zatrudnienia.

Zidentyfikowane nieefektywności w pracy z następujących powodów:

• nieracjonalnie dużą liczbę pracowników w sektorze zarządzania;

• struktura firmy była budowana chaotycznie, w okresie wzrostu nie była weryfikowana, nie dokonywano realokacji ról w strukturze organizacyjnej;

• firma nie ma planowania zasobów ludzkich, rekrutacja jest spontaniczna (często poprzez nepotyzm lub faworyzowanie i przy braku kompetencji, nowe miejsca pracy są tworzone dla osoby, a nie dla celów czy funkcji pracy);

• nie ma jasnego opisu funkcji operacyjnych i podziału kompetencji specjalistów i wydziałów;

• dublowanie funkcji administracyjnych oddziałów i spółki zarządzającej, mieszanka autonomii i scentralizowanej kontroli;

Pracownicy zostali zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umów o pracę na czas nieokreślony, podczas gdy w rzeczywistości powinni być zatrudnieni na czas określony. A teraz ich projekt został zakończony.

Automatyzacja stanowisk pracy lub wprowadzenie nowych urządzeń/technologii/procesów, przez co niemożliwe staje się przeszkolenie pracowników w najkrótszym czasie.

Redystrybucja pracy zwolnionych pracowników pomiędzy pozostałych jest częstą praktyką co o tym sądzisz?

Praktyka ta jest powszechna, ale nieskuteczna. Jasne plany, rzeczywisty związek między osiągnięciami a otrzymaniem nagrody, dobra kampania PR, wsparta regularnymi raportami z osiągnięć to najlepsze rady na radzenie sobie z optymalizacją.

Jak zwalniać pracowników, żeby jeszcze chcieli być zatrudnieni z powrotem?

Jest to opcja tylko wtedy, gdy polityka firmy pozwala pracownikom na powrót. Zazwyczaj taka praktyka źle wpływa na motywację innych członków zespołu. Albo lojalność nie jest dużą wartością w firmie, co jest bardzo nietypowe!