Przewodnik krok po kroku dotyczący wdrażania systemu kontroli pracowników

Wdrożenie skutecznego systemu monitorowania jest bardziej złożone niż tylko zakup najpotężniejszego oprogramowania do śledzenia i zainstalowanie go na komputerach biurowych.

Pierwszym kluczowym krokiem jest określenie, dlaczego system kontroli pracowników jest potrzebny w organizacji. Aby lepiej zidentyfikować konieczność monitorowania, należy zadać sobie pytanie:

• Jakie problemy próbujemy rozwiązać?
• Czy pracownicy konsekwentnie dotrzymują terminów?
• Czy zależy nam na zaangażowaniu i motywacji pracowników?
• Czy istnieje ryzyko naruszenia danych lub nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji?
• Czy nasza organizacja jest zobowiązana do monitorowania aktywności pracowników w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa lub regulacjami?
• Co chcemy osiągnąć dzięki monitorowaniu? (na przykład poprawić produktywność, zwiększyć zadowolenie pracowników, zapewnić zgodność z przepisami itp.)

Odpowiedzi na te pytania określą, jakie funkcje powinien posiadać przyszły system sterowania.

Teraz, gdy ustaliłeś, co chcesz osiągnąć dzięki monitorowaniu, możesz ustalić priorytety najważniejszych funkcji systemu. Ogólnie rzecz biorąc, systemy kontroli pracowników mogą mieć następujące grupy funkcji:

• Śledzenie czasu:wprowadzanie/wycofywanie danych, ręczne lub zautomatyzowane karty czasu pracy, obliczanie nadgodzin, zarządzanie urlopami i zwolnieniami chorobowymi oraz ich zatwierdzanie itp.
• Harmonogram:zarządzanie harmonogramami pracowników, śledzenie dostępności pracowników, zamiana/ handel zmianami oraz przypomnienia i powiadomienia o zmianach.
• Śledzenie obecności:monitorowanie nieobecności pracowników, wniosków i zatwierdzeń dotyczących nieobecności, raportów na temat wzorców obecności i wskaźników absencji.
• Monitorowanie aktywności na komputerze:zrzuty ekranu, nagrywanie ekranu, śledzenie historii przeglądania, keylogging, kontrola aktywności drukarki, monitorowanie zewnętrznych urządzeń pamięci masowej, rejestrowanie aktywnego/nieaktywnego czasu itp.
• Zarządzanie wydajnością:określanie produktywnych/nieproduktywnych działań, statystyki dotyczące najczęściej używanych aplikacji i witryn, obliczanie indywidualnych wyników produktywności itp.
• Zarządzanie projektami:Tworzenie projektów, dzielenie ich na zadania i przypisywanie ich pracownikom, śledzenie czasu spędzonego nad zadaniem, śledzenie kamieni milowych i budżetów itp.

Poza tym, niektóre systemy kontroli pracowników mają możliwości integracji. Mogą one integrować się z obecnymi systemami płacowymi, zarządzania projektami lub systemami informacji o zasobach ludzkich (HRIS). Integracja pomaga usprawnić obliczenia płacowe, ocenić wydajność i uprościć procesy administracyjne.

Działania pracowników, które chcesz monitorować, mogą być nielegalne w Twojej jurysdykcji. Dlatego tak ważne jest zapoznanie się z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności i pracy. Zalecamy skonsultowanie się z doradcą prawnym przed wdrożeniem monitorowania pracowników w organizacji.

W pierwszym etapie opracowałeś pomysł, jakie problemy powinno rozwiązywać przyszłe narzędzie do monitorowania i jakie funkcje powinno mieć. Teraz nadszedł czas, aby zbadać rynek i wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada Twoim wymaganiom.

Oprócz funkcji i możliwości integracji, przy wyborze narzędzia należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

• Budżet na oprogramowanie, sprzęt, wdrożenie i konserwację;
• Skalowalność: idealne rozwiązanie powinno być w stanie rozwijać się wraz z firmą;
• Przyjazność dla użytkownika;
• Obsługa klienta;
• Bezpieczeństwo danych i funkcje ochrony prywatności;
• Zgodność z odpowiednimi przepisami dotyczącymi pracy i prywatności.

W zależności od potrzeb można wybrać opcje monitorowania oprogramowania lub sprzętu.

Oprogramowanie do kontroli pracowników różni się w zależności od modelu wdrożenia: lokalnego lub opartego na chmurze.

Oprogramowanie oparte na chmurze jest hostowana przez twórcę oprogramowania na zdalnych serwerach i dostępna przez Internet. Oznacza to, że nie musisz martwić się o zakup i utrzymanie serwerów. Oprogramowanie oparte na chmurze jest zazwyczaj bardziej przyjazne i wymaga tylko trzech kroków do wdrożenia: skonfigurowania konta, zainstalowania agenta monitorującego i zalogowania się w celu śledzenia wyników. Takie oprogramowanie wiąże się z niższymi kosztami początkowymi oraz większą dostępnością i skalowalnością. Możesz kontrolować aktywność pracowników, nawet jeśli jesteś poza siecią firmową. Oprogramowanie oparte na chmurze jest idealne dla firm zatrudniających pracowników zdalnych lub chcących zwiększyć wygodę.

Oprogramowanie lokalne jest instalowane i obsługiwane w fizycznej lokalizacji organizacji. Ten rodzaj oprogramowania wymaga wyższych kosztów początkowych (sprzęt, licencje na oprogramowanie i instalacja) oraz dedykowanych zasobów IT do konserwacji i aktualizacji. W zamian otrzymujesz pełną kontrolę nad systemem, gromadzonymi danymi i aktualizacjami. Oprogramowanie lokalne ma potencjalnie większą elastyczność w zakresie dostosowywania i zwiększonego bezpieczeństwa. Może jednak nie być tak skalowalne i dostępne jak oprogramowanie lokalne. Oprogramowanie lokalne jest idealne dla branż o surowych wymogach regulacyjnych.

Systemy kontroli pracowników mogą być samodzielne lub stanowić zintegrowany system HRIS.

Samodzielne oprogramowanie koncentruje się na określonej funkcji lub kombinacji funkcji: śledzeniu czasu pracy, śledzeniu czasu pracy i ocenie wydajności, zarządzaniu projektami itp. HRIS oferuje kompleksowy zestaw funkcji HR, w tym czas i obecność, listę płac, świadczenia i inne. Samodzielne systemy są często bardziej przystępne cenowo, ale mogą nie mieć możliwości integracji z bardziej kompleksowymi rozwiązaniami.

Wreszcie, można zamówić niestandardowe rozwiązanie dostosowane do potrzeb organizacji i przepływów pracy. Takie rozwiązania są jednak zwykle droższe i bardziej czasochłonne w rozwoju i utrzymaniu, dlatego są mniej popularne niż gotowe narzędzia.

CleverControl jest potężnym oprogramowanie do kontroli pracowników Śledzi całą aktywność na komputerze, w tym wpisywany i kopiowany tekst, aktywność na stronach internetowych i w mediach społecznościowych, czas bezczynności, aktywność drukarki i inne. Platforma oferuje również funkcje monitorowania na żywo: strumieniowanie ekranów pracowników w czasie rzeczywistym i kamerę internetową na żywo. CleverControl rejestruje początek i koniec dnia pracy oraz czas aktywny/nieaktywny, dzięki czemu śledzenie czasu pracy jest zautomatyzowane i łatwe. Potężna funkcja AI Scoring zapewnia indywidualne wyniki produktywności i krótkie komentarze na temat aktywności pracowników, zdejmując obciążenie administracyjne związane z ocenami wydajności.

CleverControl będzie idealnym rozwiązaniem dla organizacji, które chcą monitorować codzienny przepływ pracy, śledzić czas pracy i upewnić się, że pracownicy koncentrują się na produktywnych działaniach. Dowiedz się więcej o funkcjach CleverControl tutaj.

Cele monitorowania mogą wymagać użycia sprzętowych systemów kontroli pracowników. Należą do nich skanery biometryczne, czytniki kart, aplikacje mobilne do zdalnego logowania/wylogowywania, systemy kontroli dostępu, monitoring wideo itp.

nasz ostatni artykuł

Zacznij od stworzenia szczegółowej polityki monitorowania. Polityka ta powinna określać cele monitorowania i definiować jego zakres: jakie działania będą monitorowane, jakie dane będą gromadzone i w jaki sposób będą wykorzystywane. Powinna ona również opisywać środki ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych oraz umożliwiać pracownikom dostęp do gromadzonych przez nich danych.

Niezależnie od tego, czy Twoja jurysdykcja zobowiązuje Cię do powiadamiania pracowników o monitorowaniu, uczciwość jest zawsze najlepszą polityką. Poinformuj swój zespół o zbliżającym się monitoringu i przekaż wyżej wymienioną politykę wszystkim pracownikom. Upewnij się, że wszyscy rozumieją swoje prawa i obowiązki związane z monitorowaniem. Możesz również dostarczyć pracownikom kopię polityki dla ich dokumentacji.

W niektórych jurysdykcjach wymagana jest zgoda pracowników na niektóre rodzaje monitorowania, takie jak keylogging lub monitorowanie poczty e-mail. W takim przypadku należy uzyskać pisemną lub elektroniczną zgodę pracowników przed wdrożeniem jakichkolwiek metod monitorowania.

Przejrzystość pomoże utrzymać zaufanie pracowników i na czas zająć się ewentualnymi obawami i skargami.

Pracownicy, liderzy zespołów i kierownicy powinni wiedzieć, jak najefektywniej korzystać z systemu monitorowania pracowników. Kompleksowe podręczniki użytkownika, samouczki, prezentacje i praktyczne szkolenia pomogą zespołowi zrozumieć, jak działa system i uzyskać odpowiedzi na potencjalne pytania.

Przed wdrożeniem systemu w całej organizacji warto przeprowadzić program pilotażowy. Wybierz niewielką grupę pracowników lub określony dział i zainstaluj agenta monitorującego na ich komputerach. Sprawdź, czy system działa zgodnie z przeznaczeniem i służy celom monitorowania oraz zbierz informacje zwrotne od uczestników programu pilotażowego i menedżerów. Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy, wprowadzenie niezbędnych poprawek będzie łatwiejsze w mniejszej grupie niż w całej organizacji.

Po upewnieniu się, że system kontroli pracowników działa zgodnie z oczekiwaniami, można stopniowo wdrażać go w poszczególnych działach lub grupach pracowników. Zalecamy ścisłe monitorowanie systemu na tym etapie pod kątem problemów technicznych lub nieoczekiwanych problemów.

Jeśli chcesz, aby Twój system kontroli pracowników był naprawdę wydajny, nie powinieneś zatrzymywać się na etapie wdrażania. Oprogramowanie monitorujące może wymagać dodatkowych poprawek; zmieniają się przepisy dotyczące pracy i prywatności oraz pojawiają się nowe technologie monitorowania. Dlatego też ciągłe monitorowanie i optymalizacja mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia długoterminowego sukcesu systemu kontroli pracowników.

Wraz z monitorowaniem wydajności pracowników zalecamy śledzenie wydajności systemu pod kątem problemów technicznych lub potencjalnych ulepszeń.

Inną skuteczną metodą jest zbieranie opinii pracowników na temat ich doświadczeń z systemem. Jeśli pojawiają się wątpliwości lub skargi, należy się do nich odnieść i dostosować ustawienia systemu, przepływy pracy lub szkolenia w oparciu o opinie pracowników.

Bycie na bieżąco z nowymi technologiami, najlepszymi praktykami i zmianami regulacyjnymi związanymi z monitorowaniem pracowników ma kluczowe znaczenie. Jeśli twoje praktyki monitorowania są sprzeczne z najnowszymi aktualizacjami przepisów, powinieneś je jak najszybciej zmienić, aby uniknąć konsekwencji prawnych.

Nie należy zapominać o regularnym aktualizowaniu oprogramowania śledzącego w celu poprawy jego wydajności, zwiększenia bezpieczeństwa danych lub dodania nowych funkcji.

Mamy nadzieję, że ten kompleksowy przewodnik pomoże Ci odpowiedzieć na pytanie: "Jak kontrolować moich pracowników?". Pomyślne wdrożenie systemu monitorowania pracowników wymaga ciągłego wysiłku i uwagi. Wymaga starannego planowania, wyznaczania celów, wyboru i udoskonalania, aby zapewnić, że spełnia on zmieniające się potrzeby biznesowe, poprawia produktywność pracowników i zwiększa ogólną wydajność organizacji.