Etyka monitorowania pracowników: Co każda firma powinna wziąć pod uwagę

Jest poniedziałek, 9 rano. Włączasz swój służbowy komputer, a niewidzialny obserwator otwiera swój wirtualny dziennik. Od tego momentu każde naciśnięcie klawisza, wiadomość e-mail, wizyta na stronie internetowej lub zapytanie wyszukiwania będą metodycznie rejestrowane i analizowane. Beznamiętny elektroniczny sędzia zdecyduje, jak produktywna jest twoja codzienna aktywność i zgłosi twojemu przełożonemu, że spóźniłeś się choćby o minutę na przerwę obiadową. Myślisz o tym i drżysz. Być może nie zrobisz sobie dziś przerwy i zamiast tego wykonasz dodatkowe zadanie. Prawdopodobnie sprawi to, że zostaniesz w pracy do późna, ale niepokojące uczucie tych elektronicznych oczu śledzących każde twoje działanie popycha cię do przodu, nigdy nie pozwalając ci się zrelaksować.

Scena z korporacyjnego horroru? Niestety, jest to rzeczywistość dla milionów pracowników na całym świecie, których pracodawcy nie zawracają sobie głowy etyką monitorowania pracowników.

Według ostatnich badania, 78% pracodawców korzysta z oprogramowania monitorującego aktywność pracowników w pracy. Pandemia COVID-19 gwałtownie zwiększyła popularność programów monitorujących. Kiedy firmy musiały przejść na tryb zdalny, a zwykłe metody śledzenia wydajności nie miały już zastosowania, menedżerowie odkryli niezaprzeczalne zalety oprogramowania monitorującego.

Zalety oprogramowania do śledzenia są trudne do przecenienia.

W czasach analogowych menedżer musiał ręcznie sprawdzać arkusze czasu pracy i raporty z wykonanej pracy oraz podejmować decyzje, często nieobiektywne, dotyczące produktywności każdego pracownika. Obowiązki te pochłaniały znaczną część czasu pracy.

Pracownicy również musieli poświęcać czas na wypełnianie tych raportów, a w zależności od stylu zarządzania w firmie, raporty te mogły być dość obszerne.

Nowoczesne oprogramowanie może to zrobić automatycznie w ciągu kilku sekund, przy minimalnym udziale pracownika i pracodawcy.

Zwiększenie produktywności jest jednym z głównych celów oprogramowania do monitorowania pracowników. Program zbiera i podsumowuje dane dotyczące aktywności, takie jak czas aktywności/nieaktywności, początek i koniec dnia pracy, odwiedzane strony internetowe, korzystanie z aplikacji i inne. Informacje te ujawniają wzorce pracy, nieefektywność, obszary wymagające poprawy i pracowników, którzy mogą potrzebować dodatkowego wsparcia.

Monitorowanie pracowników wspiera odpowiedzialność i przejrzystość. Gdy pracownicy wiedzą, że ich praca jest monitorowana, są zazwyczaj bardziej skłonni do koncentracji i dotrzymywania terminów. Ponadto dane z monitoringu mogą pomóc w rozwiązywaniu sporów i wyjaśnianiu oczekiwań.

Niektóre programy do monitorowania pracowników mogą pomóc wykryć podejrzane działania, takie jak nieautoryzowany dostęp do poufnych danych, niechciane instalacje aplikacji lub nietypowe pobrania. Dzięki śledzeniu, firmy mogą wcześnie identyfikować potencjalne zagrożenia i proaktywnie chronić swoje systemy i cenne informacje.

Jak widać, oprogramowanie do monitorowania pracowników rzeczywiście daje firmom cenne korzyści. Jednak oszołomieni tymi korzyściami i udanymi doświadczeniami innych firm, pracodawcy często pomijają etykę monitorowania pracowników i związane z tym potencjalne wady.

Wdrażanie monitorowania pracowników w sposób etyczny może wydawać się chodzeniem po linie. Zachwianie równowagi może spowodować, że wady przeważą nad korzyściami, jakie może przynieść oprogramowanie monitorujące. Wdrażając monitorowanie, firmy powinny wziąć pod uwagę takie kwestie, jak zgodność z prawem, prywatność, potencjalne uprzedzenia i zwiększony stres.

Obowiązkiem firmy jest zapoznanie się z obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi prywatności oraz zapewnienie zgodności swoich praktyk monitorowania. Niewłaściwe obchodzenie się z danymi pracowników może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Prywatność jest podstawą etyki monitorowania pracowników. Oprogramowanie może śledzić szeroki zakres działań, od naciśnięć klawiszy i wiadomości e-mail po historię przeglądania stron internetowych, a nawet nagrania z kamery internetowej. Nawet jeśli takie praktyki są zgodne z lokalnymi przepisami, mogą podważyć zaufanie pracowników i stworzyć poczucie ciągłej kontroli. W przyszłości doprowadzi to do zmniejszenia satysfakcji z pracy i zwiększenia stresu.

Jeśli dane z monitoringu zostaną przeanalizowane bez dokładnego rozważenia, mogą zostać błędnie zinterpretowane w celu niesprawiedliwego zaatakowania konkretnych pracowników ze względu na ich tożsamość lub przekonania.

Menedżer z uprzedzeniami wobec pracownika może postrzegać jego intensywne korzystanie z mediów społecznościowych jako lenistwo i nieproduktywność. W rzeczywistości pracownik może używać czatów do celów związanych z pracą.

Czasami pracodawcy nadużywają danych z monitoringu do mikrozarządzania pracownikami lub dokonywania niesprawiedliwych ocen ich wydajności.

Na przykład menedżer może wykorzystać historię przeglądania pracownika, aby oskarżyć go o opieszałość, bez uwzględnienia takich czynników, jak badania lub nagłe wypadki osobiste.

Poczucie ciągłej obserwacji może zwiększać niepokój i presję na pracowników. Pracownicy będą czuć się niekomfortowo z myślą, że każdy ich ruch jest śledzony. Mogą nie robić niezbędnych przerw lub nie popełniać błędów w obawie, że pogorszy to ich produktywność. Poza tym pracownicy będą się martwić, że jeśli nie spełnią oczekiwań, mogą zostać zdyscyplinowani lub zwolnieni. Wszystkie te czynniki zminimalizują pozytywny efekt monitorowania. Zamiast produktywnej i wydajnej siły roboczej, otrzymasz zestresowanych, wypalonych pracowników niezadowolonych ze swojej pracy.

Gdy pracownicy nie wiedzą, jakie informacje są gromadzone i w jakim celu, lub - co gorsza - nie zostali poinformowani o monitorowaniu, będą czuli się szpiegowani. Ich zaufanie i lojalność zostaną zrujnowane, co doprowadzi do toksycznego środowiska pracy i zwiększonej rotacji.

Zwracanie uwagi na te potencjalne kwestie etyczne jest obowiązkiem firmy. Monitorowanie niekoniecznie musi być stresujące. Jego wpływ zależy od kilku czynników: rodzaju monitorowania, poziomu przejrzystości, polityki śledzenia i kultury firmy.

Jak więc zrównoważyć skuteczne monitorowanie z etyką i poszanowaniem prywatności? Zalecamy przyjęcie następujących najlepszych praktyk.

1. Zapoznanie się z obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi prywatności

   Obowiązkiem firmy jest przestrzeganie stanowych i lokalnych przepisów dotyczących prywatności i prawa pracy. Jeśli Twój zespół jest rozproszony geograficznie, powinieneś zwrócić uwagę na przepisy nie tylko w swojej siedzibie, ale także w obszarach, w których mieszkają Twoi pracownicy. Skonsultuj się z ekspertem prawnym, aby upewnić się, że Twoje praktyki monitorowania nie naruszają ograniczeń dotyczących gromadzenia danych.

2. Uczyń monitorowanie celowym

   Ustalenie jasnych celów monitorowania pracowników, takich jak poprawa produktywności, zwiększenie bezpieczeństwa lub zapewnienie zgodności z przepisami. Ogranicz zakres monitorowania do działań, które są absolutnie niezbędne do osiągnięcia wyznaczonego celu. Unikaj gromadzenia niepotrzebnych danych lub przechowywania ich dłużej niż wymaga tego cel.

3. Opracowanie szczegółowej i przejrzystej polityki monitorowania

   Polityka monitorowania pracowników to zestaw przepisów i wytycznych opisujących praktyki śledzenia w organizacji. Powinna ona definiować następujące aspekty:

   • Jaki jest cel monitorowania pracowników?

   • Kto jest monitorowany?

   • Jakie działania będą monitorowane?

   • Jak długo dane będą przechowywane?

   • W jaki sposób będą wykorzystywane dane z monitoringu? (np. ocena wydajności, bezpieczeństwo, szkolenia)

   • Kto będzie miał dostęp do danych z monitoringu?

   • W jaki sposób gromadzone dane będą chronione?

   • Jakie są prawa pracowników w odniesieniu do gromadzonych danych?

   • W jaki sposób firma będzie rozpatrywać skargi lub obawy dotyczące monitorowania?

   Polityka powinna być łatwo dostępna dla pracowników. Spółka jest odpowiedzialna za terminowe informowanie pracowników o wszelkich zmianach w tym dokumencie.

4. Otwartość i przejrzystość praktyk monitorowania

   Poinformuj pracowników o oprogramowaniu do śledzenia i zasadach monitorowania. Wyjaśnij cel monitorowania, na przykład ocenę wydajności, bezpieczeństwo lub zwiększenie produktywności. Ujawnienie zakresu monitorowania: jakie dane będą gromadzone, jakie urządzenia i działania będą monitorowane oraz w jaki sposób dane będą wykorzystywane.

   Pamiętaj, że pracownikom może początkowo nie podobać się pomysł monitorowania. Pamiętaj, aby odnieść się do ich obaw i potencjalnych zastrzeżeń.

5. Uzyskanie zgody pracownika

   Większość jurysdykcji wymaga uzyskania wyraźnej zgody pracowników na monitorowanie, zwłaszcza w przypadku jego bardziej inwazyjnych form, takich jak rejestrowanie naciśnięć klawiszy lub nadzór kamery internetowej. Podpisanie pisemnej umowy na śledzenie jest najwygodniejszą formą uzyskania zgody.

6. Zapewnienie sprawiedliwego i spójnego monitorowania

   Etyka monitorowania pracowników wymaga konsekwentnego stosowania zasad monitorowania wobec wszystkich pracowników, unikając praktyk dyskryminacyjnych. Jeśli monitorujesz tylko określonych pracowników lub zespół, mogą oni poczuć, że im nie ufasz i żywić urazę do Ciebie lub innych niemonitorowanych pracowników. Poza tym ich koledzy mogą zacząć traktować ich inaczej, co może pogorszyć atmosferę w miejscu pracy.

   Nawet jeśli chcesz śledzić wydajność tylko wybranych pracowników, nadal lepiej jest monitorować szeroko. Szerokie monitorowanie zapewni ci więcej wglądu w przepływ pracy i może ujawnić nieefektywności, których nie jesteś świadomy.

   Monitorowanie powinno służyć identyfikacji trendów i obszarów wymagających poprawy, a nie mikrozarządzaniu poszczególnymi pracownikami. Regularnie sprawdzaj swoje praktyki monitorowania, aby upewnić się, że są one uczciwe, skuteczne i służą wyznaczonemu celowi.

7. Ochrona prywatności i bezpieczeństwo danych

   Zdefiniuj zakres gromadzenia danych niezbędny do osiągnięcia celu i trzymaj się tego ograniczenia. Ściśle unikaj monitorowania urządzeń osobistych pracowników lub ich aktywności poza godzinami pracy. Jeśli pracownik używa swojego osobistego urządzenia do pracy, oprogramowanie powinno mieć opcję ręcznego zatrzymania monitorowania lub automatycznego śledzenia tylko w ustalonych godzinach pracy.

   Jeśli to możliwe, należy unikać gromadzenia informacji poufnych. W przeciwnym razie należy stosować anonimizację danych, aby nie można ich było powiązać z konkretnymi pracownikami.

   Wdrożenie silnych środków bezpieczeństwa dla zebranych danych monitorowania. W miarę możliwości należy używać silnych haseł, uwierzytelniania dwuskładnikowego i szyfrowania danych. Ogranicz dostęp do danych monitorowania do upoważnionego personelu na zasadzie ograniczonego dostępu.

Etyczne korzystanie z oprogramowania do monitorowania pracowników może przypominać chodzenie po linie, gdzie jeden niewłaściwy krok może zrujnować zaufanie pracowników i spowodować reperkusje prawne. Jednak dzięki odpowiedzialnemu i zrównoważonemu podejściu firmy mogą czerpać korzyści z monitorowania bez naruszania zasad etycznych. Obowiązkiem firmy jest priorytetowe traktowanie przejrzystości, uczciwości i zgody pracowników, jeśli dąży ona do stworzenia środowiska pracy, w którym technologia jest wykorzystywana do zwiększenia produktywności i wydajności.