Których z Twoich pracowników można zwolnić bez straty dla biznesu?

W jaki sposób zautomatyzowany system monitorowania pracowników może pomóc w zarządzaniu zasobami ludzkimi w małych i średnich firmach i zaoszczędzić pieniądze poprzez określenie, którzy z pracowników są zbędni.

Wydaje się, że najtrudniejszą częścią zwalniania pracowników jest poinformowanie niczego nie podejrzewającej osoby, że jej usługi nie są już potrzebne. W rzeczywistości zwalnianie jest procesem równie złożonym i kosztownym jak zatrudnianie.

Mój przyjaciel, który jest biznesmenem, nie mógł dogadać się ze swoim nowym podwładnym i sześć miesięcy później zwolnił go tłumacząc, że pracownik "nie rozumiał struktury biznesu". Miesiąc później zwolniony pracownik został zatrudniony przez konkurenta i po krótkim czasie udało mu się osiągnąć znakomite wyniki w swojej nowej firmie. Tak więc mój przyjaciel zamiast przyznać się do błędu (a z pewnością był to błąd) wymyślił inne wyjaśnienie: konkurencja płaci więcej.

Aby uniknąć takich sytuacji menedżerowie muszą oceniać efektywność pracowników opierając ją na obiektywnych kryteriach, a nie na jakichś poszlakach typu "zrozumienie struktury przedsiębiorstwa". Skupianie się na osobistym postrzeganiu abstrakcyjnie dobrego pracownika jest bezpośrednią drogą do rozpadu firmy.

Aby właściwie zoptymalizować pracę swoich pracowników, należy dokładnie ustalić, jakie czynności należy wykonać, aby zrealizować każde zadanie. Przy automatycznym śledzeniu czasu pracy, gdy każdy w firmie ma ustalony zestaw aplikacji i stron, których używa do wykonywania swoich obowiązków, wiązka "pracownik - funkcja - narzędzie" działa bez zarzutu. Tak więc tych, którzy wypadną z tej wiązki można zwolnić stosunkowo bezproblemowo.

Większość firm, które korzystają z automatycznych systemów śledzenia czasu pracy, identyfikuje cztery rodzaje "zbędnych pracowników".

Powód zwolnienia: nie robią nic

Monitoring aktywności komputera daje pełny obraz tego, jak przebiega dzień pracy każdego pracownika. Z doświadczeń naszych użytkowników zatrudniających 40 lub więcej pracowników wynika, że w każdym zespole roboczym jest co najmniej dwóch pracowników, którzy są fizycznie obecni w miejscu pracy, ale nie pełnią żadnych przydatnych funkcji.

To jest całkowicie w porządku, jeśli pracownik loguje się do sieci społecznej na 15 minut przed rozpoczęciem dnia pracy. Ale jeśli zamiast tego przez pięć godzin dziennie gra w gry online, masz wszelkie powody, aby ponownie rozważyć, czy w ogóle potrzebujesz tego pracownika.

Pojawienie się w firmie nałogowych próżniaków jest możliwe, jeśli kierownik firmy uważa problem organizacji pracy za "rozwiązany raz na zawsze" i nie kontroluje procesu pracy z pewną okresowością. Nawet najlepsi z nas mają skłonność do lekkiego rozluźnienia się, gdy kontrola jest osłabiona.

Rozstanie z "obibokami" zwykle nie niesie ze sobą ryzyka, co pokazuje prawdziwy przykład jednego z naszych użytkowników: jeden z szefów działu firmy dowiedział się o zwolnieniu jednego ze swoich podwładnych zaledwie dwa dni po tym, jak ten przestał pojawiać się w biurze.

Powód zwolnienia: wykonują cudzą pracę

Jeśli pracownik często korzysta z programów lub stron internetowych, które nie są przeznaczone do pomocy w wykonywaniu osobistych obowiązków zawodowych, może to oznaczać, że osoba ta wykonuje cudzą pracę. W rzeczywistości pracownicy ci mogą w ogóle nie mieć żadnych własnych zadań czy projektów, a cały swój czas poświęcają na pracę, której nie da się zweryfikować ani ocenić za pomocą żadnej obiektywnej skali.

W firmach, gdzie kierownicy liniowi samodzielnie rozdzielają obowiązki między pracowników i kontrolują pracę swojego działu, zawsze jest kilku pracowników, którym można powierzyć wsparcie kogoś lub pomoc zespołowi projektowemu w jakimś konkretnym obszarze projektu.

Rozstanie z "asystentem" będzie praktycznie bezproblemowe dla personelu firmy, ponieważ pracownicy, którzy wcześniej korzystali z jego usług, sami wykonają pracę. Sprzyja to równomiernemu rozkładowi obciążenia pracą wszystkich pracowników, a fundusz płac może zostać przesunięty na rzecz bardziej produktywnych pracowników.

Powód zwolnienia: przerzucają swoją pracę na innych

Często zamieszkują w działach, w których wszyscy pracownicy pełnią podobne funkcje. Zazwyczaj jakieś zadanie jest przydzielane całemu działowi, a pracownicy rozdzielają między siebie obowiązki i nakład pracy niezbędny do wykonania zadania.

Na przykład trzech pracowników działu logistyki musiało w ciągu tygodnia wprowadzić do bazy danych 1000 nowych pozycji. Zadanie mogło być wykonane dokładnie i na czas, ale jeśli przyjrzeć się temu, jak ci trzej pracownicy wykorzystywali komputery do pracy, okaże się, że dwóch z nich spędzało 95% czasu pracy w firmowych bazach danych i Excelu, ale trzeci spędzał tam tylko 35% czasu. Oznacza to, że cała praca działu była w rzeczywistości wykonywana przez dwie osoby z trzech.

Sądząc z doświadczenia, taki stan rzeczy może wystąpić nawet w firmie zatrudniającej zaledwie 10 pracowników. Zawsze są trzy lub cztery osoby, które biorą na siebie większość pracy i z tego powodu reszta pracowników ma fałszywe poczucie, że poszczególne obciążenia mogą być częściowo przeniesione również na nich.

Powód zwolnienia: wykonują dużo pracy, ale raczej przeszkadzają niż pomagają

Każdy pracownik ma zakres obowiązków odzwierciedlony w umowie o pracę i opisie stanowiska. I musi je wykonywać. Nawet jeśli pracownicy odrywają się od pracy nie przez sprawy osobiste, ale przez potrzebę pomocy koledze to i tak jest to problem.

Szefowie firm nie mają możliwości zajrzenia do komputera każdego pracownika, więc możliwe, że nigdy nie dowiedzą się, że np. szef sprzedaży w firmie używa programu Word częściej niż to konieczne (do pisania propozycji biznesowych i w zasadzie wykonuje pracę działu marketingu) lub często konsultuje się z klientami w sprawie możliwości technicznych produktu (co jest pracą działu wsparcia technicznego), mimo że jedyną funkcją szefa sprzedaży jest sprzedaż.

"Jacks of all trades" robią wiele rzeczy naraz, ale albo nigdy nie doprowadzają żadnej z nich do końca, albo robią wszystkie równie źle, ponieważ skaczą z zadania na zadanie i są stale rozproszeni. Nawet jeśli są zawsze mocno obciążeni pracą i cały czas czymś zajęci, nie sposób zmierzyć ich wkładu w koszt produktu. I to jest wystarczający powód, aby takiego pracownika zwolnić.