Których z Twoich pracowników można zwolnić bez straty dla biznesu?

W jaki sposób zautomatyzowany system monitorowania pracowników może pomóc w zarządzaniu zasobami ludzkimi w małych i średnich firmach i zaoszczędzić pieniądze poprzez określenie, którzy z pracowników są zbędni.

Wydaje się, że najtrudniejszą częścią zwalniania pracowników jest poinformowanie niczego nie podejrzewającej osoby, że jej usługi nie są już potrzebne. W rzeczywistości zwalnianie jest procesem równie złożonym i kosztownym jak zatrudnianie.

A friend of mine who is a businessman could not get on with his new subordinate and six months later fired him explaining that the employee "did not understand the structure of the business." A month later the fired employee got hired by a competitor and after a short time he managed to achieve outstanding results in his new company. So my friend rather than admit his mistake (and it certainly was a mistake) came up with another explanation: competitors pay more.

To avoid such situations managers have to evaluate the effectiveness of employees basing the evaluation on objective criteria and not on some circumstantial evidence like "understanding of the structure of a business". Focusing on personal perceptions of an abstract good employee is a direct path to company's break-up.

To properly optimize your staff you need to establish exactly which actions are required to be taken for each task’s fulfillment. With automated time and attendance tracking when everyone in the company has an established set of applications and sites which he or she uses to perform their duties the "employee - function - tool" bundle works flawlessly. So those who fall out of this bundle you can dismiss relatively trouble-free.

Most companies which use automated time and attendance tracking systems identify four types of "superfluous employees".

Powód zwolnienia: nie robią nic

Monitoring aktywności komputera daje pełny obraz tego, jak przebiega dzień pracy każdego pracownika. Z doświadczeń naszych użytkowników zatrudniających 40 lub więcej pracowników wynika, że w każdym zespole roboczym jest co najmniej dwóch pracowników, którzy są fizycznie obecni w miejscu pracy, ale nie pełnią żadnych przydatnych funkcji.

To jest całkowicie w porządku, jeśli pracownik loguje się do sieci społecznej na 15 minut przed rozpoczęciem dnia pracy. Ale jeśli zamiast tego przez pięć godzin dziennie gra w gry online, masz wszelkie powody, aby ponownie rozważyć, czy w ogóle potrzebujesz tego pracownika.

The emergence of inveterate idlers in a company is possible if the company manager sees the problem of organizing labor as "resolved once and for all" and does not control the working process with a certain periodicity. Even the best of us tend to loosen up a bit when control is weakened.

Parting with the "slackers" normally does not carry risks as the real example of one of our users shows: one of the company’s department heads found out about the dismissal of one of his subordinates only two days after the latter stopped showing up at the office.

Powód zwolnienia: wykonują cudzą pracę

Jeśli pracownik często korzysta z programów lub stron internetowych, które nie są przeznaczone do pomocy w wykonywaniu osobistych obowiązków zawodowych, może to oznaczać, że osoba ta wykonuje cudzą pracę. W rzeczywistości pracownicy ci mogą w ogóle nie mieć żadnych własnych zadań czy projektów, a cały swój czas poświęcają na pracę, której nie da się zweryfikować ani ocenić za pomocą żadnej obiektywnej skali.

W firmach, gdzie kierownicy liniowi samodzielnie rozdzielają obowiązki między pracowników i kontrolują pracę swojego działu, zawsze jest kilku pracowników, którym można powierzyć wsparcie kogoś lub pomoc zespołowi projektowemu w jakimś konkretnym obszarze projektu.

Parting with an "assistant" will be virtually trouble-free for company’s staff as employees who had previously used his or her services will do the work themselves. This promotes even distribution of the workload for all employees and wage fund can be reallocated in favor of more productive workers.

Powód zwolnienia: przerzucają swoją pracę na innych

Często zamieszkują w działach, w których wszyscy pracownicy pełnią podobne funkcje. Zazwyczaj jakieś zadanie jest przydzielane całemu działowi, a pracownicy rozdzielają między siebie obowiązki i nakład pracy niezbędny do wykonania zadania.

Na przykład trzech pracowników działu logistyki musiało w ciągu tygodnia wprowadzić do bazy danych 1000 nowych pozycji. Zadanie mogło być wykonane dokładnie i na czas, ale jeśli przyjrzeć się temu, jak ci trzej pracownicy wykorzystywali komputery do pracy, okaże się, że dwóch z nich spędzało 95% czasu pracy w firmowych bazach danych i Excelu, ale trzeci spędzał tam tylko 35% czasu. Oznacza to, że cała praca działu była w rzeczywistości wykonywana przez dwie osoby z trzech.

Sądząc z doświadczenia, taki stan rzeczy może wystąpić nawet w firmie zatrudniającej zaledwie 10 pracowników. Zawsze są trzy lub cztery osoby, które biorą na siebie większość pracy i z tego powodu reszta pracowników ma fałszywe poczucie, że poszczególne obciążenia mogą być częściowo przeniesione również na nich.

Powód zwolnienia: wykonują dużo pracy, ale raczej przeszkadzają niż pomagają

Każdy pracownik ma zakres obowiązków odzwierciedlony w umowie o pracę i opisie stanowiska. I musi je wykonywać. Nawet jeśli pracownicy odrywają się od pracy nie przez sprawy osobiste, ale przez potrzebę pomocy koledze to i tak jest to problem.

Szefowie firm nie mają możliwości zajrzenia do komputera każdego pracownika, więc możliwe, że nigdy nie dowiedzą się, że np. szef sprzedaży w firmie używa programu Word częściej niż to konieczne (do pisania propozycji biznesowych i w zasadzie wykonuje pracę działu marketingu) lub często konsultuje się z klientami w sprawie możliwości technicznych produktu (co jest pracą działu wsparcia technicznego), mimo że jedyną funkcją szefa sprzedaży jest sprzedaż.

"Jacks of all trades" do a lot of things at once but either never bring any of them to the end or do all of them equally badly because they jump from task to task and are constantly distracted. Even if they are always heavily loaded with work and busy with something all the time it is impossible to measure their contribution into the cost of the product. And this is a reason enough to dismiss such employee.