Kradzież pracowników: Cicha epidemia kosztująca firmy miliardy dolarów

Wyobraź sobie niewidzialnego złodzieja po cichu drenującego miliony z kasy Twojej firmy. Kradzież pracownicza, wszechobecne zagrożenie często pomijane, jest dokładnie tym.

Według Exploding Topics, co roku z amerykańskich firm kradzionych jest 50 miliardów dolarów przez ich własnych pracowników. Firmy tracą około 5% swoich przychodów z powodu kradzieży pieniędzy, własności fizycznej lub oszustw finansowych.

Poza stratami finansowymi, kradzieże pracownicze podkopują zaufanie, niszczą morale i narażają na szwank reputację firmy. Prawda jest taka, że kradzieże w miejscu pracy nie są odosobnionym problemem - stanowią zagrożenie w wielu branżach, wpływając na firmy każdej wielkości.

Niniejszy artykuł posłuży jako przewodnik, wyjaśniając różne formy kradzieży pracowniczych, ich daleko idące konsekwencje oraz, co najważniejsze, konkretne kroki, które można podjąć, aby zapobiegać i wykrywać je w organizacji.

Kradzież pracownicza nie jest pojedynczym przestępstwem; przejawia się w różnych oszukańczych zachowaniach, dużych lub małych, w zależności od branży i stanowiska pracownika. Zabranie bloku karteczek samoprzylepnych lub długopisu może nie wydawać się wielką sprawą - ale z technicznego punktu widzenia nawet to jest kradzieżą, która uszczupla zasoby firmy.

Przyjrzyjmy się, na jakie formy kradzieży najbardziej podatne są różne branże.

Handel detaliczny to podatny grunt dla wszelkiego rodzaju oszustw. Przykładowo, amerykańscy sprzedawcy detaliczni tracą do 43% przychodów z powodu kradzieży dokonywanych przez pracowników.

Kradzież w tej branży obejmuje:

• Kradzież kasy fiskalnej: Pracownicy mogą codziennie obsługiwać duże ilości gotówki, co pozostawia im pole do podejrzanych działań. Obejmują one skimming środków przed ich zarejestrowaniem w systemie, często poprzez oszukańcze transakcje lub kradzież płatności gotówkowych.

  Przypadek 1. Niektórzy pracownicy są niezwykle kreatywni w takich programach. CleverControl współpracował z małym sprzedawcą offline, który oferował program kart bonusowych dla lojalnych klientów. Pozbawiony skrupułów kasjer opracował plan wykorzystania tego systemu. Dyskretnie potrącał premie z kart klientów, aby pokryć część lub nawet całą cenę zakupu. Jednak nadal pobierał od klienta pełną cenę w gotówce. W ten sposób zgarniał różnicę między rzeczywistym kosztem a kwotą zapłaconą przy użyciu bonusów.

• Kradzież towarów to kradzież produktów na własny użytek lub w celu odsprzedaży. Firmy zajmujące się handlem detalicznym są szczególnie narażone na tego rodzaju kradzieże: pracownicy mają wiele okazji do kradzieży drobnych przedmiotów, ubrań, żywności, a nawet gadżetów technicznych.

• Manipulowanie zapasami obejmuje oszukańcze praktyki, które zniekształcają rejestry zapasów. Pracownicy mogą fałszować raporty o uszkodzeniach, aby ubiegać się o nieistniejące produkty dla osobistych korzyści. Kasjerzy mogą również unieważniać legalne transakcje sprzedaży, udając, że klient zmienił zdanie. Następnie mogą zatrzymać gotówkę lub użyć unieważnionego paragonu do przetworzenia oszukańczego zwrotu dla siebie lub wspólnika. Ten schemat może być również stosowany w przypadku zwrotów towarów - przetwarzanie zwrotu bez faktycznego otrzymania produktów.

Finanse to kolejna sfera najbardziej podatna na kradzieże. Schematy oszustw są następujące:

• Defraudacja Odnosi się do sprzeniewierzenia powierzonych środków lub mienia w celu osiągnięcia osobistych korzyści. Zaufany pracownik może przekierować fundusze firmy na własny użytek.

• Oszustwa związane z kontami wydatków polega na składaniu przez pracowników zawyżonych lub fałszywych raportów wydatków w celu uznania wydatków osobistych za koszty biznesowe.

• Manipulowanie dokumentacją finansową Pracownicy mogą zmieniać dokumentację finansową w celu ukrycia defraudacji lub innych form kradzieży. Takie manipulacje mogą utrudnić wykrycie nieuczciwych działań i mieć poważne konsekwencje prawne.

  Przypadek 2. Bezczelny akt wewnętrznej kradzieży wyszedł na jaw w oddziale firmy, gdy były pracownik skontaktował się z biurem korporacji. Mężczyzna zapytał, dlaczego wciąż otrzymuje formularze podatkowe W-2 i jest winien podatki od wynagrodzenia, którego nigdy nie zarobił. Dochodzenie wykazało, że dyrektor generalna przez dwa lata oszukańczo dodawała byłego pracownika do systemu płac. Następnie ukradła wynagrodzenie wypłacone pod fałszywym nazwiskiem pracownika.

Praca w hotelarstwie często wiąże się z niskim wynagrodzeniem, złymi warunkami pracy, przytłaczającym stresem i wypaleniem związanym z komunikacją z klientami. W takich warunkach pracownik może nie oprzeć się pokusie, gdy nadarzy się okazja, taka jak zapomniana rzecz lub otwarta szuflada z pieniędzmi.

Najczęstsze kradzieże w branży hotelarskiej obejmują:

• Kradzież gotówki z kas rejestrujących Jest to sytuacja, w której pracownicy mogą kraść gotówkę bezpośrednio z kas restauracji lub recepcji hotelowych.

• Kieszonkowe napiwki przeznaczone dla współpracowników: Pracownicy, którzy zbierają napiwki, mogą ukraść część przeznaczoną dla swoich kolegów. Takie zachowanie nie tylko szkodzi firmie, ale także powoduje napięcia i nieufność wśród pracowników.

• Przepłacanie klientów: pracownicy mogą dodawać nieautoryzowane pozycje do rachunków lub zawyżać ceny dla osobistych korzyści.

  Przypadek 3. Przestępcze umysły pojawiają się w branży hotelarskiej, podobnie jak w handlu detalicznym, opracowując złożone schematy dla zysku, jak w poniższym przypadku.

  Dyrektor generalny hotelu otrzymał telefoniczną skargę od gościa dotyczącą poprzedniego pobytu, domagającego się zwrotu pieniędzy. Po krótkim dochodzeniu odkrył, że pobyt gościa zniknął z systemu, a pokój, o którym mowa, został oznaczony jako nieczynny z powodu czyszczenia dywanów tego dnia.

  Dalsze dochodzenie ujawniło zaskakujące odkrycie: pracownicy nocnego audytu i gospodyni domowa, zaangażowani w intymne relacje, zmówili się, aby pobierać płatności od płacących gotówką gości, którzy meldowali się w nocy na pobyty jednonocne. Nocni kontrolerzy przyjmowali płatności gotówkowe, meldowali gości i oznaczali pokoje jako "nieczynne". Rano sprzątaczka sprzątała pokój i przywracała mu status "wolny/czysty".

  Ten oszukańczy plan trwał przez pięć lat, nie został wykryty przez kierownictwo i spowodował straty szacowane na około 100 000 USD.

Kradzieże biurowe mogą przybierać nieoczywiste formy i czasami wydawać się drobne; mogą jednak prowadzić do poważnych konsekwencji dla Twojej firmy. Oto, co najczęściej kradną pracownicy biurowi:

• Materiały biurowe: Choć pozornie drobne, nagromadzenie skradzionych materiałów biurowych, takich jak papier, długopisy czy tonery, może z czasem doprowadzić do znacznych kosztów. Tak, używanie drukarek biurowych do celów osobistych również liczy się jako kradzież.

• Sprzęt: Kradzież sprzętu, takiego jak laptopy, tablety lub specjalistyczne narzędzia, może zakłócić pracę i prowadzić do naruszenia danych.

• Naruszenia danych: Pracownicy mający dostęp do poufnych informacji mogą wykraść dane klientów, tajemnice handlowe lub własność intelektualną. Może to mieć poważne konsekwencje prawne i finansowe dla firm ze wszystkich branż, zwłaszcza finansowych i technologicznych.

• Kradzież czasu: Pracownicy, którzy marnują czas podczas pracy, np. robiąc zbyt długie przerwy lub załatwiając osobiste sprawy, w istocie okradają swojego pracodawcę. Kradzież czasu może stanowić problem w środowiskach, w których godziny pracy nie są ściśle monitorowane.

Podobnie jak w środowiskach detalicznych i biurowych, pracownicy produkcyjni kradną materiały, narzędzia lub gotowe produkty do użytku osobistego lub odsprzedaży. Kradzieże te mogą zakłócić harmonogram produkcji i spowodować znaczne straty finansowe.

Kradzieże pracownicze mogą mieć znaczący wpływ na firmę na wiele sposobów, daleko poza oczywistymi konsekwencjami finansowymi.

Według TechJury, 75% pracowników okradło swojego pracodawcę przynajmniej raz; ponad 37% zrobiło to co najmniej dwa razy. Trzech na dziesięciu złodziei pracowniczych robi to od lat.

W rezultacie kradzieże pracownicze wyprowadzają z firm zdumiewające 50 miliardów dolarów rocznie i powodują ponad 30% bankructw w USA.

Kradzieże pracownicze są przyczyną 28% strat w zapasach i 43% utraconych przychodów w handlu detalicznym, a każdy nieuczciwy pracownik kosztuje firmę średnio 1 551,66 USD.

Incydent defraudacji prowadzi średnio do strat w wysokości 357 650 USD. Kwota ta obejmuje nie tylko bezpośrednie straty związane z oszustwami, ale także straty pośrednie, takie jak wydatki na zwolnienia i zatrudnianie pracowników, zwiększone wydatki na audyty i bezpieczeństwo oraz utraconych klientów.

Kradzież czasu jest na pierwszy rzut oka subtelna i niewinna, ale prowadzi do wymiernych strat - około 400 miliardów dolarów rocznie, dotykając 75% firm. Ponad 40% pracowników dopuszcza się jednej lub drugiej formy kradzieży czasu, od zawyżania godzin pracy po częste przerwy w pracy.

Kradzieże pracownicze mogą podważyć zaufanie klientów i zaszkodzić reputacji firmy. Gdy klienci odkryją, że pracownicy dopuścili się kradzieży, zaczynają obawiać się o bezpieczeństwo swoich danych lub ogólną uczciwość firmy. Konsekwencje dla reputacji obejmują również utratę klientów, nieufność akcjonariuszy i niższe zyski.

Kradzieże wewnętrzne mogą rodzić podejrzenia i nieufność wśród personelu. Uczciwi pracownicy, którzy odkryją kradzież, mogą czuć się zniechęceni i kwestionować zaangażowanie firmy w uczciwe traktowanie. Kradzieże mogą negatywnie wpływać na morale i kulturę pracy, prowadzić do zwiększonego odejścia pracowników, a nawet wyższych kosztów rekrutacji, aby zrekompensować zepsutą reputację firmy.

Walka z kradzieżami pracowniczymi wymaga kompleksowego podejścia, które łączy środki zapobiegawcze ze skutecznymi strategiami wykrywania. Oto kilka kluczowych kroków, które można podjąć:

• Ustanowienie jasnych i zwięzłych zasad firmy określających dopuszczalne i niedopuszczalne zachowania. Powinny one wyraźnie odnosić się do kradzieży i jej konsekwencji.
• Wdrożenie systemu podziału obowiązków. Oznacza to rozdzielenie krytycznych zadań, takich jak autoryzacja płatności, obsługa gotówki i uzgadnianie kont, aby zminimalizować możliwości popełnienia i ukrycia kradzieży przez jednego pracownika.
• Przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych w celu identyfikacji wszelkich rozbieżności lub podejrzanych działań.

• Wykorzystanie kamer bezpieczeństwa w strategicznych lokalizacjach w celu powstrzymania kradzieży i monitorowania aktywności pracowników.
• Wdrożenie systemów kontroli dostępu w celu ograniczenia dostępu do wrażliwych obszarów i informacji w oparciu o role i obowiązki zawodowe.
• Zainwestuj w nowoczesne systemy punktów sprzedaży (POS) z funkcjami, które śledzą indywidualne transakcje pracowników i zapobiegają nieautoryzowanym anulowaniom lub rabatom.
• Oprogramowanie do monitorowania pracowników, takie jak CleverControl, może być kolejnym narzędziem do obrony przed kradzieżą pracowników. Choć nie powinno to być jedyne rozwiązanie, może zapewnić cenny wgląd w aktywność pracowników. Monitorując korzystanie z komputera, historię przeglądania Internetu, naciśnięcia klawiszy, zrzuty ekranu i wykorzystując rozpoznawanie twarzy, można wykryć podejrzane zachowania, które mogą uzasadniać dalsze dochodzenie. Dodatkowo, świadomość bycia monitorowanym może zniechęcić osoby rozważające kradzież. Oprogramowanie śledzące produktywność pracowników jest również idealne do zwalczania kradzieży czasu pracy. Kluczowe jest wdrożenie jasnych zasad i uzyskanie zgody pracowników przed użyciem takiego oprogramowania.

• Promowanie kultury firmy, która kładzie nacisk na uczciwość, rzetelność i etyczne zachowanie.
• Dawaj dobry przykład - demonstruj etyczne postępowanie z góry na dół.
• Utwórz anonimowe kanały zgłaszania, aby zachęcić pracowników do zgłaszania podejrzewanych wykroczeń bez obawy przed odwetem.

• Prowadzenie regularnych programów szkoleniowych w celu informowania pracowników o zasadach firmy dotyczących kradzieży i oszustw.
• Poinformuj pracowników o różnych rodzajach kradzieży pracowniczych i ich konsekwencjach.
• Podkreśl znaczenie ochrony aktywów firmy i poufnych informacji.

Wdrażając te środki zapobiegawcze i wykrywające, można znacznie zmniejszyć podatność na kradzieże pracownicze i chronić firmę przed ich niszczycielskimi konsekwencjami finansowymi i reputacyjnymi.

Kradzieże pracownicze, choć często ukryte, mogą wyrządzić znaczne szkody firmie. Straty finansowe, uszczerbek na reputacji i erozja morale pracowników podkreślają krytyczną potrzebę proaktywnych działań. Dobra wiadomość jest taka, że nie jesteś bezsilny. Wdrażając strategie opisane w tym artykule, możesz zbudować wzmocnioną obronę przed kradzieżą pracowników.