Monitoring pracowników czy inwigilacja?

Monitoring pracowników czy inwigilacja?

Zarządzanie czasem jest bardzo ważnym elementem organizacji procesu pracy w każdej firmie. Jednak, gdy jedni menedżerowie mają tendencję do przymykania oka na niektóre swobody pracowników, inni stosują metodę całkowitej kontroli. Ale które podejście jest bardziej produktywne i nie idzie za daleko, można dowiedzieć się z tego artykułu.

Dla kogo swobody są niewybaczalne?

Według ekspertów w każdej firmie można wyróżnić trzy typy pracowników. Są to specjaliści o wysokich wynikach, pracownicy przeciętni, którzy wykonują swoje obowiązki "OK", oraz ci, którzy nie potrafią realizować planów i regularnie łamią dyscyplinę. I do każdego z tych pracowników kierownictwo powinno mieć inne podejście. "Oczywiste jest, że można przymknąć oko na rzadkie przypadki spóźniania się wartościowych, profesjonalnych pracowników" - mówi profesor biznesu Sara Ramos - "odnośnie drugiej kategorii trzeba śledzić każde spóźnienie, poznać jego powód i w zależności od tego, jak istotny jest powód, podjąć odpowiednią decyzję. W tych przypadkach możliwa jest nagana.

Jeśli pracownik spóźnia się wielokrotnie, a przyczyna tego spóźnienia jest błaha, nagana może pobudzić pracownika do korekty zachowania i poprawy jakości pracy. Zignorowanie tych faktów, wręcz przeciwnie, będzie zachętą do dalszych zaniedbań i kolejnych spóźnień. Jeśli powód spóźnienia jest zasadny, pracownikowi można wybaczyć." Z osobami konsekwentnie łamiącymi dyscyplinę powinieneś zastosować inną taktykę. W tym przypadku wymagana jest nagana, ale z informacją zwrotną. "Dozwolona liczba naruszeń dyscypliny jest inna w każdej firmie, muszą one być regulowane przez Kodeks Postępowania Biznesowego i standardy korporacyjne", mówi Sara Ramos, "Im więcej jest indywidualnych interpretacji dotyczących tej kwestii, tym bardziej prowokuje to zaniedbanych pracowników."

Eksperci zauważają, że nie chodzi o ilość czasu, przez który pracownik się spóźnia, ale o regularność spóźnień. To właśnie ona ostatecznie prowadzi do spadku produktywności. "Spóźnianie się może być zarówno systematyczne, jak i stanowić rzadki wyjątek w zachowaniu pracownika" - mówi bloger Jesse Allen - "Karanie za nie jest właściwe, gdy pracownik robi to nagminnie i nie podjął żadnych działań w celu wyeliminowania przyczyn spóźniania się. Zaleca się jednak, aby czasem pomóc pracownikowi w rozgryzieniu przyczyn i pomóc mu poprawić punktualność."

Metody kontroli

Oprócz spóźnień, wydajność może być znacznie obniżona przez pracowników poruszających sprawy osobiste w godzinach pracy. Jak wskazują osoby z kadry kierowniczej, najbardziej "zaradni" pracownicy mogą nawet założyć własną firmę i zabierać jej zasoby, jak na przykład kraść klientów. "Aktywność każdego pracownika może być zarówno produktywna, jak i bezproduktywna" - mówi lider projektu CleverControl Christopher Hughes - "Jeśli SMM-marketing manager spędza czas na Facebooku, to pracuje na rzecz rozwoju firmy. A jeśli to samo robi programista, to jest to sprawa osobista. Tak samo strony z ofertami pracy, gdy odwiedza je HR-manager stają się narzędziem do rozwiązywania problemów firmy, ale gdy odwiedza je sprzedawca stają się oznaką chęci odejścia pracownika." Tak więc dla każdego zawodu istnieje własna lista produktywnych i nieproduktywnych programów i stron internetowych.

Do monitoringu pracowników kadra kierownicza może wykorzystać specjalne systemy do zbierania informacji o swoich podwładnych. Metoda ta jest szczególnie istotna w przypadku pracowników IT i SMM. "Specyfika pracy SMM-managera polega na tym, że wynik każdego kroku można monitorować z dużym wyprzedzeniem - mówi Jesse Allen - nie trzeba nawet rozpraszać pracownika, ponieważ statystyki są jawne i stale aktualizowane. Widać wyraźnie, kiedy jest on najbardziej aktywny, jak również nieaktywny. Dodatkowo, wynik jest wyraźnie widoczny, co pozwala na dokonywanie korekt." Sam monitoring jest niewidoczny dla pracownika, więc nie jest on w stanie powiedzieć, w jakich dokładnie momentach była przeprowadzona kontrola i zakłada, że jest ona stała. Motywuje to do tego, aby zawsze pracować wydajnie.

"W rozmowach z naszymi klientami określiliśmy swego rodzaju próg - 80% czasu pracy powinno być poświęcone na zadania zawodowe - mówi Christopher Hughes - resztę czasu można przeznaczyć na przerwy, sprawy osobiste i wypoczynek. Przy okazji trzeba zachęcić pracowników, aby nie odpoczywali przed komputerem. Najlepiej wyjść na zewnątrz i zaczerpnąć świeżego powietrza".

Tyrania czy optymalizacja?

Aby nie posunąć się za daleko w monitorowaniu pracowników i nie zostać uznanym za wykonawczego tyrana, eksperci zalecają stosowanie systemów śledzenia tylko do optymalizacji procesów biznesowych, ale nie do karania czy oskarżania pracowników. "Jeśli pracownik spędza zbyt dużo czasu na stronach internetowych poświęconych rozrywce, powinieneś dać mu więcej zadań związanych z pracą - mówi założyciel StarrCounter Jacob Rogers. - Jeśli pracownik zawsze spóźnia się do pracy, nigdy nie zostaje w biurze i nie wypełnia przydzielonych zadań na czas, to jest daleko w tyle za kolegami i nie zasługuje na premie. A jeśli zostanie o tym poinformowany na początku miesiąca, to taki pracownik zapewne będzie się starał nie popełniać błędów. Dlatego, aby nie posunąć się za daleko z monitoringiem, należy już na etapie wdrażania systemu wyzbyć się z pracowników wszelkich obaw i nieporozumień, aby ustalić jasne zasady i cel stosowania tego monitoringu." W każdym razie przyjęte przez firmę standardy monitoringu pracowników nie powinny wywoływać protestów w zespole.

"Pracownik musi się o tym dowiedzieć w procesie zatrudniania, a co za tym idzie - zaakceptować zasady. Nie ma produktywności bez kontroli, a ta powinna być skonfigurowana w szczegółach, aby zaoszczędzić czas. Kara za naruszenie zasad powinna być nieunikniona, podobnie jak nagroda za dobre wyniki" - mówi Jesse Allen.

Here are some other interesting articles: