Oprogramowanie do monitorowania pracowników w Teksasie: Zgodność z przepisami stanowymi i federalnymi
Od czasu rozkwitu oprogramowania do monitorowania pracowników, prywatność pracowników jest częstym problemem prawnym w miejscu pracy. Jakie działania i urządzenia pracodawca może monitorować, a jakich nie? Jakie praktyki monitorowania zostaną uznane za naruszenie prywatności pracowników? Odpowiedź na to pytanie zależy od przepisów obowiązujących w danej organizacji.
Trudność polega na tym, że zazwyczaj nie ma konkretnego prawa regulującego monitorowanie pracowników. Zamiast tego jest on kontrolowany przez złożoną sieć stanowych i federalnych przepisów dotyczących prywatności i prawa pracy. Dzisiaj rozplątamy tę sieć dla Teksasu i zbadamy, jak korzystać z oprogramowania do monitorowania pracowników zgodnie z prawem stanowym i federalnym.
Federalne i stanowe ramy prawne
Na szczeblu federalnym podstawowym aktem prawnym regulującym monitorowanie łączności elektronicznej jest ustawa o ochronie prywatności w łączności elektronicznej (ECPA) z 1986 roku. Zasadniczo zabrania ona celowego przechwytywania komunikacji przewodowej, ustnej i elektronicznej. Istnieją jednak wyjątki dla pracodawców. Pracodawcy mogą śledzić komunikację elektroniczną na urządzeniach należących do firmy w ramach zwykłej działalności lub za zgodą pracownika. Monitorowanie prywatnych rozmów jest generalnie zabronione.
Jeśli chodzi o przepisy stanowe, pracodawcy w Teksasie powinni wziąć pod uwagę ustawę Texas Privacy Protection Act z 2019 roku. Zgodnie z nią pracodawcy muszą informować pracowników, kiedy i w jaki sposób ich działania są monitorowane. Innymi słowy, chociaż monitorowanie jest dozwolone, pracownicy muszą zostać powiadomieni o charakterze i zakresie praktyk monitorowania.
Praktyki, które można uznać za inwazyjne, a mianowicie nadzór wideo i audio, są dozwolone, ale z ograniczeniami. Podczas gdy prawo stanu Teksas generalnie zezwala na nadzór wideo w publicznych miejscach pracy bez zgody pracownika, nagrywanie dźwięku wymaga co najmniej zgody jednej strony (co oznacza, że rejestrator musi być uczestnikiem rozmowy lub mieć zgodę jednego z uczestników). Monitorowanie obszarów prywatnych lub urządzeń/kont osobistych wymaga wyraźnej zgody pracownika.
Teksas uznaje również powszechne prawo do prywatności i delikt naruszenia prywatności, w szczególności "wtargnięcie w odosobnienie". Aby twierdzić, że doszło do naruszenia, pracownik musi udowodnić celowe i wysoce obraźliwe wtargnięcie w sprawy prywatne, w których istnieje uzasadnione oczekiwanie prywatności. Na przykład obszary takie jak szatnie i łazienki należą do kategorii uzasadnionych oczekiwań prywatności. Jednocześnie osobiste czaty na urządzeniach należących do firmy nie są objęte tą kategorią.
Konkretne praktyki monitorowania można podsumować w poniższej tabeli:
Praktyczne kroki w celu monitorowania pracowników zgodnie z przepisami
Biorąc pod uwagę przepisy stanowe i federalne, najlepsze praktyki dla organizacji w Teksasie, które korzystają z oprogramowania do monitorowania pracowników, będą następujące:
- Pracodawcy powinni określić cel monitorowania i zakres działań, które mają być monitorowane, aby osiągnąć ten cel. Śledzenie powinno być ograniczone do tych konkretnych działań.
- Pracodawcy powinni starannie rozważyć monitorowanie w przypadkach, gdy granice między pracą a życiem prywatnym zacierają się, na przykład w przypadku biur domowych lub polityki przynoszenia własnych urządzeń.
- W miarę możliwości organizacje powinny stosować mniej inwazyjne metody monitorowania. Na przykład menedżerowie mogą skonfigurować oprogramowanie monitorujące, aby blokować niechciane strony internetowe i media społecznościowe, zamiast skrupulatnie śledzić historię Internetu i czatów.
- Pracodawcy powinni stworzyć szczegółowe zasady monitorowania i udostępnić je wszystkim zainteresowanym pracownikom. Dokumenty te powinny opisywać, jakie dane są gromadzone, warunki ich przechowywania, cele śledzenia oraz osoby, które mogą uzyskać do nich dostęp. Organizacje powinny regularnie dokonywać przeglądu polityk monitorowania, konsultując się ze specjalistami ds. zasobów ludzkich i prawnikami, aby upewnić się, że są one zgodne z obowiązującymi przepisami.
- Pracodawcy w Teksasie powinni powiadomić pracowników o praktykach monitorowania, a najlepiej uzyskać ich pisemną zgodę. Chociaż zgoda nie zawsze jest wymagana, jej uzyskanie pomaga zarządzać oczekiwaniami pracowników i wzmacnia obronę prawną pracodawcy przed roszczeniami dotyczącymi prywatności.
- Prawo stanu Teksas, podobnie jak prawo federalne, uznaje, że niektóre obszary są z natury prywatne. Miejsca, w których pracownicy mają wysokie oczekiwania co do prywatności, takie jak przebieralnie lub toalety, są nielegalne do monitorowania. Chociaż pracodawcy mogą mieć prawo do monitorowania w pokojach socjalnych lub obszarach wspólnych za powiadomieniem, powinni upewnić się, że monitorowanie nie jest nadmiernie inwazyjne lub nękające.
- Pracownikom w Teksasie nie wolno uzyskiwać dostępu ani śledzić urządzeń osobistych pracowników, takich jak laptopy lub telefony, bez wyraźnej zgody właściciela, nawet jeśli urządzenie jest używane do pracy. Podobnie, śledzenie osobistych kont e-mail lub kont w mediach społecznościowych pracownika, nawet jeśli pracownik uzyskuje do nich dostęp na komputerze firmowym, jest niedozwolone.
- Pracodawcy mogą monitorować lokalizację pojazdów i urządzeń należących do firmy, jeśli powiadomią pracowników o śledzeniu i uzyskają ich zgodę.
- Przed wdrożeniem nowych form monitorowania pracodawcy powinni ocenić ich możliwy wpływ i skonsultować się z organami regulacyjnymi ds. prywatności i radami zakładowymi.
Jeśli pracodawcy z Teksasu dokładnie rozważą zarówno przepisy federalne, jak i stanowe oraz wdrożą dobrze zdefiniowane, przejrzyste zasady monitorowania, oprogramowanie do monitorowania pracowników stanie się ich potężnym sprzymierzeńcem w zwiększaniu produktywności i bezpieczeństwa firmy.