Polityka monitorowania pracowników, aby nie łamać prawa dotyczącego monitoringu pracowników

Dla efektywnego funkcjonowania organizacji pracodawcy mają prawo do gromadzenia i wykorzystywania informacji o pracownikach. Jednak prawo bardzo jasno określa, że nie powinno być mowy o jakimkolwiek nękaniu czy elemencie mściwości. Pracodawca ma prawo zbierać tylko te dane, które są istotne z danej okazji. Powinno to być uzasadnione odpowiednim wykorzystaniem. Pracodawca ma pewne obowiązki nałożone na niego przez prawo w zakresie zbierania i wykorzystywania danych, w tym informacji zebranych od osób trzecich.

Istnieje wiele sposobów, w jaki można monitorować zachowanie pracowników. Zwykle każda organizacja instaluje i wykorzystuje telewizję przemysłową do wykrywania przestępstw. Można to również wykorzystać do wykrywania przestępstw popełnianych przez pracowników. Najczęstszą formą naruszenia bezpieczeństwa w organizacjach jest wyciek danych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Pracodawca ma prawo zainstalować skanowanie poczty elektronicznej, aby ten obszar wycieku został zablokowany. Pewne środki podjęte przez organizację w celu ochrony własnych aktywów są zawsze dopuszczalne w świetle prawa.

Monitoring i ingerencja idą zwykle w parze. Pracodawca powinien jedynie zadbać o to, aby równowaga została zachowana i nie doszło do naruszenia prawa do prywatności. Każdy pracownik ma prawo do prywatności i przyznaje mu to prawo. Nie ma możliwości, aby pracodawca był ponad prawem. Ustawowe prawo pracownika do prywatności nie może być przez nikogo naruszone. To tylko ustawodawcy mają prawo do poszukiwania takich prywatnych informacji i tylko na ich podstawie pracodawca może je zbierać i ujawniać.

Istnieje przepis prawny, który daje pracownikowi prawo do wiedzy, że jest monitorowany przez pracodawcę. Pracodawca jest zobowiązany do odpowiedniego powiadomienia (poza wyjątkowymi okolicznościami) pracownika i informowania go o tym. Od pracodawcy zawsze oczekuje się, że w miejscach objętych monitoringiem CCTV zostaną postawione tablice informujące o tym, że jest on prowadzony. Pracodawca może również co jakiś czas wysyłać do pracownika e-maile o aktywności komputera. To może dać pracownikowi do zrozumienia, że te działania są obserwowane i dlatego powinien być ostrożny.

Obowiązkiem pracodawcy jest zadbanie o odpowiednią dokumentację w zakresie tworzenia polityki monitorowania. Dokumenty powinny jasno określać, co pracownik może, a czego nie powinien robić. Również pracodawca powinien upewnić się, że przestrzega swojej strony umowy, zanim zacznie oczekiwać, że pracownik będzie przestrzegał swojej. Pracodawca powinien również dopilnować, aby z jego strony nie doszło do żadnych ekscesów. Przedstawienie tego w udokumentowanej formie może być korzystne dla obu stron.

Losowe pobieranie próbek jest dozwolone zgodnie z prawem. Przez losowe pobieranie próbek należy rozumieć, że pracodawca ma prawo do pobierania losowych próbek z danych takich jak e-maile czy zapisy z kamer przemysłowych w celu sprawdzenia ewentualnych przypadków sprzeniewierzenia. Pracodawca ma również prawo do sprawdzenia danych od pracownika, którego uważa za podejrzanego.

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie, że zbierane są tylko odpowiednie informacje wymagane w danym przypadku. Jednakże w przypadku dalszego dochodzenia, jeśli pewne nowe rzeczy się pojawią, pracodawca ma prawo do zebrania większej ilości informacji. Prawo nakazuje również, że zebrane w ten sposób informacje muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu. Istnieją również ramy czasowe, po których dane nie mogą być dłużej przechowywane. Te aspekty muszą być szczegółowo przestrzegane przez pracodawcę.

Niejednokrotnie może się zdarzyć, że pracodawca będzie musiał zebrać dane osobowe o stanie zdrowia swojego pracownika. Może to wynikać z przestrzegania norm bezpieczeństwa, zwłaszcza w miejscach, gdzie charakter pracy polega na pracy w niebezpiecznym środowisku. Pracownik powinien być jednak informowany o tym, że takie informacje są zbierane. Pracodawca powinien również być w stanie uzasadnić żądanie takich informacji. Zasady i przepisy powinny być jasno wyjaśnione pracownikowi. Nie trzeba dodawać, że takie informacje powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu.

Czasami uczciwość pracownika może być podejrzana. W takich okolicznościach pracodawca ma prawo do przeprowadzenia tajnego dochodzenia bez wiedzy zainteresowanego pracownika. Poinformowanie pracownika w takich okolicznościach byłoby sprzeczne z celem, dla którego prowadzone jest dochodzenie. Prawo przewiduje jednak, że upoważnienie do takiego tajnego monitorowania powinno być uzyskane od kierownictwa wyższego szczebla i powinno istnieć ograniczenie liczby osób wykonujących pracę dochodzeniową.

Istnieje określony czas, przed upływem którego monitoring powinien zostać zakończony. Bardzo wyraźnie udokumentowano również, że absolutne miejsca prywatne, takie jak toalety, nie powinny stanowić części procesu monitorowania, chyba że sprawa dotyczy dochodzenia policyjnego. W przypadku, gdy pracodawca jest przekonany o przestępczych zamiarach pracownika, należy również poinformować organy policji.

Pracodawca ma prawo do postępowania przeciwko pracownikowi zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej organizacji. Pracownik powinien mieć jednak pełną możliwość obrony swojej sprawy. Powinien mieć prawo do skomentowania ustaleń i zakwestionowania ich, jeśli uzna je za błędne. Pracodawca nie może ukrywać przed pracownikiem żadnych informacji, ponieważ prawo daje mu takie możliwości.

Monitoring pracowników jest konieczny, ale powinien odbywać się w ramach przepisów prawa.