Monitoring pracowników: Jak uniknąć pułapek prawnych

W ostatnich czasach technologia poprawiła się skokowo. Coraz więcej osób jest aktywnych na platformach mediów społecznościowych dzisiaj. W tym samym czasie ramy prawne nie przeniósł się w tym samym tempie, tworząc ogromną lukę, która utrzymuje się na coraz szerszy dzień. Łatwy dostęp do instrumentów elektronicznych, takich jak telefony komórkowe, tablety i laptopy, a także internet spowodował, że przestrzeń między oficjalną korespondencją a mediami społecznościowymi zmniejszyła się. Jest to oczywiście powód do zmartwień dla pracodawców, gdyż mają oni obawy, że bezpieczeństwo oficjalnych danych może zostać naruszone.

Jest to ryzyko, któremu pracodawcy powinni starać się zaradzić. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest wyznaczenie granic i sformułowanie zasad, których pracownicy muszą przestrzegać. Pracodawca ma również możliwość monitorowania korzystania z systemów informatycznych przez swoich pracowników. Istnieją jednak pewne prawa przysługujące pracownikom, których pracodawcy powinni być świadomi. Naruszenie tych praw może mieć reperkusje prawne dla pracodawcy.

Należy wyraźnie rozgraniczyć, co jest właściwe, a co nie. Pracodawca powinien mieć jasność co do tego czynnika. Powinien również zdecydować, czy zachowanie pracownika w tej kwestii powinno być monitorowane, czy nie. Powinien też mieć jasność co do tego, jak powinien postępować w tym procesie. Istnieje wiele metod przeprowadzania takich kontroli.

Pracodawca powinien również rozważyć, czy monitorowanie całego wykorzystania technologii informatycznych przez pracownika jest konieczne, czy też nie. Powinien również rozważyć, jakie konsekwencje może to mieć dla pracownika. Pracodawca powinien zbadać również mniej inwazyjne metody przed sformułowaniem jakichkolwiek wytycznych w tej sprawie. Te punkty powinny być udokumentowane przez nich podczas ich dyskusji.

Po ustaleniu zasad, obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie ich pracownikom. Zawsze lepiej jest, gdy pracownicy wiedzą, co mają robić, a czego nie. Jest to również korzystne dla pracodawcy, ponieważ pracownik nie może później podnosić zarzutu nieznajomości zasad. Ten dokument polityki powinien być szczegółowo udostępniony pracownikom.

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować komplikacjami prawnymi dla pracodawcy. Fakt, że pracownik może być monitorowany powinien być znany pracownikowi. W rzeczywistości powinien on otrzymać kopię dokumentu polityki i zapewnić szkolenie też.

Teraz, kiedy polityka jest już wdrożona, pracodawca ma obowiązek zidentyfikować specjalne osoby do pracy. Tak zebrane od pracowników informacje powinny być przechowywane zgodnie z przepisami prawa. Sensowne jest, aby pracodawca utrzymywał siłę takich specjalnych pracowników na minimalnym poziomie. Uprawnienia kontrolne takich pracowników powinny być również ograniczone, aby uniknąć przypadków nielegalnego szpiegowania.

Jedną z rzeczy, o której pracodawcy powinni zawsze pamiętać jest to, że każdy pracownik ma prawo do swojej prywatności. Dzisiaj obserwuje się, że pracownicy mogą przynosić swoje własne urządzenia do miejsca pracy. Pracodawca powinien mieć jasny obraz tego, co stanowi prawo pracownika do prywatności, a co nie. Powinien zadbać o to, aby w żadnym wypadku nie naruszać tego prawa. Zauważono, że sądy poważnie podchodzą do takich naruszeń. Istnieje bardzo cienka linia oddzielająca to, co powinno być traktowane jako prywatne, a co nie.

Pracodawca powinien umieć żonglować między tymi punktami i opracować surową, ale skuteczną i doskonale akceptowaną przez prawo politykę monitoringu. Pracodawca powinien upewnić się, że prywatność pracownika nie jest naruszana i jednocześnie zapewnić, że bezpieczeństwo danych służbowych nie zostanie naruszone. Jest to trudne zadanie do wyważenia, które trzeba wykonać.

E-maile to główne sposoby komunikacji, za pośrednictwem których może dojść do wycieku poufnych danych. Jednak ograniczenie liczby e-maili byłoby niepraktyczne ze strony pracodawcy. Może być również problem z monitorowaniem każdej komunikacji mailowej. Istnieją pewne organy regulacyjne, które mają prawo do żądania informacji zgodnie z przepisami prawa. W takich okolicznościach pracodawca jest zobowiązany do dostarczenia wymaganych informacji.

Pracodawca powinien uważać na te postanowienia podczas formułowania polityki. Pracodawca powinien zadbać o to, aby ta szczególna klauzula informacyjna znalazła się w dokumencie polisy, w przeciwnym razie może to być interpretowane jako naruszenie prawa.

Edukacja pracownika jest najważniejsza

Nie ulega wątpliwości, że polityka monitorowania powinna być opracowana i przestrzegana. Jednak najważniejsza powinna być edukacja pracownika o konsekwencjach tej polityki. Polityka monitorowania powinna obowiązywać, bez wątpienia, ale powinna być używana jako ostatni atut. Powinna istnieć doskonała koordynacja pomiędzy tą polityką a innymi politykami organizacji. W rzeczywistości lepiej jest, gdy klauzule polityki monitorowania stanowią część samej umowy o pracę.

Polityki są tam być oprawione i przestrzegane dla udanego funkcjonowania organizacji. Obowiązkiem pracownika jest dopilnowanie, aby te zasady były ściśle przestrzegane. W tym samym czasie jest to obowiązek pracodawcy, aby zapewnić, że prawa pracownika nie są naruszane w dowolnym momencie. Pracownik również powinien zrozumieć, że pewne decorum musi być utrzymane i że nie robi nic, aby zagrozić bezpieczeństwu oficjalnych danych w żadnych okolicznościach. Idealna równowaga jest wymagana dla efektywnego funkcjonowania organizacji jako całości.