Delegowanie: Uzyskaj 100% wykonanych zadań

Delegowanie to proces przydzielania zadań, które muszą być wykonane przez przełożonego wraz z niezbędną dyskrecją podwładnemu.

Tak, jest to działanie zarządcze, które wielu menedżerów zasadnie uważa za sekret sukcesu. Ludzie, którzy wiedzą, jak delegować, szybciej osiągają szczyty w biznesie, a ich pracownicy stają się bardziej wydajni. Menedżerowie, którzy wiedzą, jak stosować delegowanie, mają wszelkie powody, by nazywać się dobrymi organizatorami: nie proszą o stanowiska - są proszeni.

Delegowanie to organizacja pracy, w której lider rozdziela określone zadania pomiędzy podwładnych. Można to nazwać inaczej: delegowanie to proces przydzielania zadań, które muszą być wykonane przez przełożonego wraz z niezbędną dyskrecją podwładnemu.

Jak nauczyć się chętnie delegować zadania, nie myśląc, że lepiej zrobić to samemu niż przerabiać 10 razy? Przecież nie da się zarobić wszystkich pieniędzy i nie da się skończyć wszystkich zadań.

Istnieją 3 rodzaje zadań, które prawie zawsze musisz delegować innym:

1. Rutynowe sprawy. Moja opinia jest taka, że dla efektywnego rozwoju biznesu menedżerowie powinni skupiać się na głównych częściach projektów, bez wnikania w szczegóły. Pedantyczne podejście do kontroli, chęć kontrolowania wszystkiego i poznania wszystkiego prowadzi do nadmiernej straty czasu. Śledzenie wszystkiego jest niemożliwe. Żaden menedżer nie będzie w stanie wykonać wszystkich zadań samodzielnie.

2. Specyficzna praca. Zawsze są zadania, które mogą być dobrze wykonane tylko przez profesjonalistów. Tak, niech programista programuje, niech administrator techniczny zarządza przetwarzaniem nowego biznesu, a kierownik biura niech kontroluje przepływ dokumentów i e-maili. Zbuduj przepływ pracy tak, aby każdy pracownik rozumiał i dobrze wykonywał obowiązki, abyś nie musiał ich kontrolować.

3. Rzeczy, których nie lubisz. Tak, to prawda. Jeśli nie lubisz tego, co robisz w danej chwili, to masz dwie opcje: robić to dalej lub oddelegować to osobie, która ewentualnie będzie lubiła to robić. A jeśli nie, to zaproponuj tej osobie pieniądze lub jakąś alternatywę na zasadzie "ty pomagasz mi - ja pomagam tobie".

Delegacja składa się z kilku części: Delegacja = Przydział + Władza + Zaufanie.

Być może miałeś takie myśli jak: "Jeśli chcesz dobrze wykonać zadanie, zrób to sam" lub "Jestem jedyną osobą, której naprawdę można powierzyć wykonanie tego zadania", "Nikt nie będzie pracował lepiej niż ja" lub "Jestem niezastąpiony".

Generalnie jednak są to klasyczne błędne przekonania, które można wyrazić w krótkich definicjach:

• "Egomania" (nikt nie potrafi wykonać tego zadania lepiej niż ja),

• "Przewrotność" (łatwiej jest wykonać pracę samemu, niż tłumaczyć innym, jak ją wykonać)

• "Samooszukiwanie" (pracuję tak długo i tak dobrze, że nie popełniam błędów),

• "Strach przed niedocenianiem" (jeśli ktoś wykona zadanie lepiej ode mnie, to ja będę wyglądał źle),

• "Prostota" (mogę sam wykonać wszystkie czynności, nie potrzebuję pomocy),

• "Charakter" (praca z innymi jest dla mnie zbyt trudna).

Delegowanie to nie tylko zrzucanie pilnych i nieprzyjemnych zadań na innych czy odrzucanie obowiązków. Porzucenie obowiązków nie oznacza, że oddajesz również odpowiedzialność. Odpowiedzialność można delegować, ale nie można jej przekazać, ponieważ kontrola nadal należy do Ciebie.

Aby dowiedzieć się jak delegować sięgnijmy po formułę zwaną 5W1H lub metodą Kiplinga. W jednym ze swoich wierszy "I Keep Six Honest Serving Men..." nakreślił on 6 prostych pytań: Co, Kiedy, Dlaczego, Kto, Gdzie i Jak.

Technika 5W1H polega na wydobyciu nowych informacji poprzez odpowiedź na szereg pytań sondujących. Przed rozpoczęciem delegacji należy odpowiedzieć na wszystkie pytania. Są to: Co trzeba zrobić? Dlaczego to zadanie jest ważne? Gdzie należy je wykonać? Kiedy to zadanie musi zostać zakończone? Kto jest odpowiedzialny za rezultat? Jak to zrobić?

Aby dowiedzieć się jak delegować sięgnijmy po formułę zwaną 5W1H lub metodą Kiplinga. W jednym ze swoich wierszy "I Keep Six Honest Serving Men..." nakreślił on 6 prostych pytań: Co, Kiedy, Dlaczego, Kto, Gdzie i Jak.

Upraszczając, przed delegowaniem trzeba odpowiedzieć sobie na trzy główne pytania:

1. Jaki jest cel tego zadania? Przede wszystkim ty, jako lider, musisz jasno określić cel i wyznaczyć konkretny efekt końcowy.

2. Omów zadanie z pracownikiem i poznaj jego stosunek do niego. Niech pracownik powie, jak widzi rolę wykonawcy tego zadania i sposób jego rozwiązania. Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że delegowanie uprawnień będzie bardziej efektywne, jeśli będzie to relacja partnerska, a nie relacja szef - podwładny.

3. Dlaczego Ty lub osoba, której ufasz, powinna to zrobić? Nie każdy pracownik może wykonać zadanie w taki sposób, w jaki byś chciał. Dlatego radzę zwrócić szczególną uwagę na wybór osoby, której będziesz delegować. Na początek musisz wziąć pod uwagę poziom kwalifikacji i doświadczenia. Zwróć uwagę na obciążenie pracownika pracą. Powinieneś pamiętać, że nadmiar zadań nieuchronnie obniża jakość pracy. I wreszcie weź pod uwagę cechy osobiste pracownika. Bo tylko pracownik, który chce wykonać zadanie, robi to dobrze. Zadanie nie powinno narażać pracownika na stres, w przeciwnym razie problem nie zostanie sprawnie rozwiązany.

4. Jak mogę rozwiązać ten problem? Wskaż pracownikowi stopień swobody w działaniach. Na przykład będzie to spełnienie ścisłych wymagań z listy, lub wystarczająca swoboda w działaniach i decyzjach pracownika, lub całkowita swoboda, najważniejsze, że wynik musi odpowiadać Twoim oczekiwaniom i wymaganiom.

Należy również pamiętać, że należy dać pracownikowi tyle uprawnień, ile jest potrzebne do ukończenia zadania. Jeśli dasz mu jej za dużo, może jej nadużywać, a jeśli dasz za mało, może nie osiągnąć celu.

Tak więc delegowanie uprawnień można zrealizować za pomocą prostej formuły. Pamiętaj, że podstawą każdego udanego biznesu jest właściwe delegowanie uprawnień. Możesz być geniuszem i niestrudzonym pracoholikiem, ale jeśli nie przydzielisz zadań podwładnym, możesz stracić wszystko, na co tak ciężko pracowałeś. Delegując zadania, kupujesz czas.