Jak radzić sobie z konfliktem w zespole?

Często słyszymy o wyciekach poufnych informacji z dużych korporacji oraz o działaniach, jakie podejmują one w celu zminimalizowania ryzyka wystąpienia incydentów bezpieczeństwa. Jednocześnie jednak media prawie nie poruszają kwestii bezpieczeństwa informacji w małych firmach.

Pierwszą rzeczą, którą należy zrozumieć jest to, że konflikty są bardzo przydatne i nie należy się ich bać. Jeśli w zespole jest konflikt to znaczy, że jest on żywy: ludzie nie są obojętni na swoje działania i są zainteresowani utrzymaniem swoich pozycji. W takim przypadku istnieje duża szansa na stworzenie efektywnego zespołu. Ponadto konflikt jest świetnym kanałem do uwolnienia nagromadzonych negatywów. Jak wie każdy psycholog - nie wolno trzymać się negatywnych emocji. Oczywiście w pracy lepiej nie wykrzykiwać ich wszystkich naraz. Ale jeśli pracownik nie mógł się opanować to co robić?

Generalnie pierwszym krokiem na drodze do minimalizacji konfliktów jest świadoma rekrutacja. Lider powinien zastanowić się, jakich pracowników chce widzieć. Zazwyczaj charakter i tendencje w zachowaniu danej osoby można wykryć na rozmowie kwalifikacyjnej za pomocą różnych testów. Podczas rozmowy ważne jest również, aby zrozumieć, czy kandydat podziela i akceptuje cele, wartości, misję i regularny przebieg pracy w firmie. Dowiedz się, jakie są plany kandydata dotyczące jego pracy i rozwoju firmy? Jak postrzega tę pracę? W jaki sposób może być przydatny?

Ważne jest również, aby od samego początku szczegółowo zapoznać pracownika z zakresem obowiązków na danym stanowisku. Każda abstrakcja może doprowadzić do konfliktu. Im więcej jasności w pracy, tym mniejsze jej prawdopodobieństwo.

Istnieją dwa rodzaje przeszkód: komunikacyjne i percepcyjne.

Wspólne przeszkody komunikacyjne to brak zrozumienia celów powiązanych działów lub еру celów pracowników w tych działach. Ludzie nie mają tendencji do wyjaśnienia i dowiedzieć się, co ich koledzy są zajęci, jakie problemy i kwestie rozwiązują, jakie trudności mają, lub jak mogą być przydatne. W konsekwencji dochodzi do zniekształcenia informacji. Często też w firmach panuje wewnętrzna atmosfera rywalizacji. Ludzie zapominają, że wszyscy pracują dla wspólnej sprawy i ogólnego wyniku. Zamiast usiąść przy stole negocjacyjnym rywalizują, kłócą się i konfliktują.

Pod przeszkodami percepcji rozumiemy zdolność do słuchania i słyszenia. Głównie wpływają na nie cechy psychologiczne kolegów, na przykład temperament i sposób myślenia.

Są ludzie, którzy skupiają się na biznesie, dla nich ważne jest, aby wszystko załatwić "szybko i sprawnie". A są osoby, które skupiają się na relacjach, dla nich ważna jest rozmowa i stworzenie ciepłej atmosfery. Te dwie kategorie pracowników mówią "różnymi językami". Jeśli nie zostanie to uwzględnione, wszystkie najważniejsze potrzeby obu stron zostaną zignorowane. Musisz wziąć pod uwagę również różnice społeczne, wykształcenie pracowników, różnice w słownictwie i leksykonie oraz różny poziom wiedzy merytorycznej.

Przeszkody komunikacyjne są najczęściej rozwiązywane dzięki liderowi. Jego zadaniem jest wyjaśnienie wszystkim, czym się zajmują, jasne określenie obowiązków i odpowiedzialności, wprowadzenie możliwości komunikacji zbiorowej (odprawy, zebrania, informacje zwrotne, spotkania indywidualne, imprezy firmowe), zebranie oddziałów dla osiągnięcia wspólnego celu i wyniku, a na koniec zmotywowanie pracowników.

Pokonywanie przeszkód w postrzeganiu jest w większości zadaniem pracowników. Ich chęć usłyszenia i wysłuchania siebie nawzajem jest głównym narzędziem.

Wyobraźmy sobie, że pierwszy etap został pominięty, zespół został już uformowany, a przeszkody pokonane, ale pojawia się konflikt. W takim przypadku trzeba najpierw zrozumieć, czy są chęci i motywacja ze strony pracowników do rozwiązania konfliktu i czy istnieje cel, dla którego te relacje są niezbędne. Ta prerogatywa pozostaje po stronie lidera - musi on pokazać zespołowi znaczenie i skuteczność pozytywnych interakcji. Głównym zadaniem jest zjednoczenie i zainspirowanie ich do wspólnego celu i zadania.

Konieczne jest również uwzględnienie indywidualnych cech osobowości. Zrozumienie i akceptacja tych cech przez każdego członka zespołu oraz znajomość "skutecznych podejść" do kolegi, podwładnego czy szefa to jakościowa podstawa do zapewnienia, że konflikt prędzej czy później zostanie rozwiązany.

Są rzeczy, które są ważne zarówno dla przełożonych, jak i dla podwładnych. Jest to umiejętność rozwiązywania konfliktów, tzw. pojednania:

• Wzięcie odpowiedzialności: przeprosiny, wyrażenie żalu za przeszłe zachowanie, wzięcie osobistej odpowiedzialności za część problemu.

• Poszukiwanie rozwiązań: zawieranie kompromisów, szukanie rozwiązań typu win-win.

• Przyjęcie opinii przeciwnika: wyrażenie zrozumienia dla drugiego, uznanie zasadności punktu widzenia innego, wyrażenie dobrych uczuć, prośba o szczerą informację zwrotną.

• Wyjaśnienie motywów: ujawnienie potrzeb, myśli, uczuć i motywów.

• Wezwij podwładnych na osobistą rozmowę i postaraj się obiektywnie ocenić źródło konfliktu, wysłuchaj i przyjmij do wiadomości punkt widzenia każdej ze stron konfliktu.

• Można spróbować stworzyć dialog między skonfliktowanymi stronami z udziałem lidera i w cywilizowany sposób omówić skargi.

• Koniecznie daj szansę wybuchom emocji. Możesz to zrobić bezpośrednio lub zastosować bardziej kreatywne metody: paintball, kręgle, questy lub inne konkursy firmowe.

• Mieć poczucie humoru i umieć "odbić" każdy konflikt w pozytywny sposób, z ironią i mądrością.

W każdym razie warto pamiętać, że wszyscy jesteśmy ludźmi i mamy ludzkie pragnienia, określone cechy charakteru i ambicje. Wzięcie tego pod uwagę pozwala nam dokonać przełomu w kierunku pozytywnego związku, nawet jeśli główna sprzeczność nie zostanie rozwiązana. Wpadanie w złość jest normalną reakcją ochronną psychiki. Podjęcie inicjatywy na rzecz pojednania, gdy druga strona nie ma racji, może być bardzo trudne, ale jeśli to zrobimy, staje się to sytuacją korzystną dla obu stron.