Jak firmy monitorują swoich pracowników

Systemy monitoringu pracowników stają się coraz bardziej modne. Pewnym znakiem nadchodzących trudnych czasów są podejmowane przez firmy próby zaprowadzenia porządku w zespole pracowniczym i dokręcenia śruby. Zazwyczaj przekłada się to na dokładniejsze monitorowanie spóźnień, blokowanie portali społecznościowych na firmowych komputerach, a także wdrażanie różnych rozwiązań pozwalających śledzić, co ludzie robią w biurze. Można się spodziewać, że te metody pomogą poprawić wyniki i w końcu zidentyfikować leniwych pracowników. Sprawdźmy, jakie mogą być rzeczywiste efekty monitoringu pracowników.

W pierwszym dniu roboczym 2016 roku CleverControl Software zarejestrował ponad 40 wniosków o wdrożenie projektów pilotażowych. Wyjaśnienie jest proste: większość firm chce teraz pożegnać się z nieefektywnymi pracownikami i zatrzymać tych najbardziej produktywnych. A żeby dowiedzieć się, kto jest kim, potrzebują narzędzia do obiektywnej oceny każdego pracownika. Dzięki CleverControl pracodawcy mogą dowiedzieć się, jak ich pracownicy spędzają czas pracy i z jakich programów korzystają. Śledząc wszystkie działania na komputerze, ten system monitorowania pracowników może rejestrować wycieki danych, a nawet ostrzegać o zamiarze odejścia pracownika. Jeśli na przykład pracownik wpisze w wyszukiwarce "oferty pracy", a następnie spędzi trochę czasu na stronach rekrutacyjnych, CleverControl zarejestruje to i poinformuje kierownika. To samo stanie się, jeśli w komunikatorze lub kliencie poczty elektronicznej pracownik wpisze "baza danych" i "pieniądze", a następnie wejdzie do jakiegoś internetowego magazynu w chmurze lub na stronę wymiany plików albo po prostu podłączy do komputera pendrive'a. System może też pomóc sprawdzić, czy drukarki biurowe są wykorzystywane do drukowania dokumentów niezwiązanych z pracą. Może nagrywać dźwięk z mikrofonu, kamery internetowej i pozwala zobaczyć na żywo dowolny pulpit. W przypadku tego programu możliwe jest tylko ukryte użycie, co oznacza, że uruchomiony program nie jest widziany przez użytkownika. "Każdy nowy pracownik, którego obecnie zatrudniamy, musi podpisać pisemne potwierdzenie, że został poinformowany o monitoringu, wie jaki program jest zainstalowany na jego stacji roboczej, zna jego możliwości i tak dalej" - mówi doświadczona HR-managerka Nancy Boyd. "Najczęściej używamy programu jako narzędzia zwiększającego produktywność. Najszerzej monitorujemy nowicjuszy, na wypadek gdyby potrzebowali pomocy na starcie, ale sprawdzamy też innych. Ten program jest dobry do usprawniania procesów HR, ale jego zakres jest dość szeroki, więc zawsze miło jest mieć asa w rękawie na wypadek, gdybyśmy kiedykolwiek musieli zbadać jakieś niewłaściwe postępowanie w biurze." Niektórzy klienci już zaalarmowali CleverControl o rzeczywistych przypadkach pracowników sabotujących ich firmę poprzez wyciek baz danych i informacji o transakcjach do konkurencji. Inna firma odkryła, że ich pracownicy często nie robią nic w pracy. Jeden z ich działów został całkowicie rozwiązany, a ludzie zostali przeniesieni do innego działu. Jednak przez trzy miesiące przychodzili do pracy, nie robili praktycznie nic i nadal otrzymywali swoje wynagrodzenie. W innym przypadku pewien projektant systematycznie nie dotrzymywał terminów realizacji swoich projektów, co nie dziwi, skoro okazało się, że zamiast pracować, uczył się grać na gitarze przez sześć godzin dziennie.

Niezależnie od tego, jak przydatne mogą być takie programy, należy z nich korzystać z rozwagą: zamiast zwiększać efektywność mogą prowadzić do problemów z prawem. Jeśli spojrzeć na to z punktu widzenia pracowników, firma gromadzi ich dane osobowe, co jest niezgodne z prawem. Ale ostatnie trendy pokazują, że sądy częściej stają po stronie pracodawców. Jak przełomowe orzeczenie The European Court of Human Rights ze stycznia 2016 roku, które w zasadzie pozwala pracodawcom w pewnych okolicznościach monitorować osobistą korespondencję pracowników w miejscu pracy. Sprawa ta wywołała jednak wiele pytań, a na wiele z nich nie udzielono odpowiedzi. Jest więc jeszcze wiele szarych stref. Dlatego przed zainstalowaniem takiego systemu zawsze należy skonsultować się z prawnikiem.

Jedna z użytkowniczek programu, szefowa personelu B2B-Center Sarah Flores, powiedziała, że w jej firmie program jest wykorzystywany do korygowania naliczania wynagrodzeń w przypadku nieobecności pracownika. "Teraz, jeśli jakiś pracownik nie przyjdzie do pracy, system monitoringu to widzi i możemy szybko skontaktować się z kierownikiem działu, aby poznać powód nieobecności".

Według konsultanta biznesowego Michaela Greene'a, w programach tych są pozytywne i negatywne strony. Dzięki nim szefostwo widzi mniej lub bardziej realistyczny obraz tego, jak pracują jego pracownicy. Jednocześnie całkowita kontrola generuje kłamstwo. "Musimy zrozumieć, że człowiek nie jest robotem. Pracownicy nie mogą robić tego samego przez cały dzień, ponieważ istnieją takie czynniki jak potrzeba rozproszenia uwagi i wyczerpanie" - powiedział ekspert. Zdaniem pana Greene'a, przy korzystaniu z takich programów konieczne jest uprzedzenie ludzi o tym, aby nie naruszać praw podwładnych. Ale zamiast próbować zakazać nowoczesnych narzędzi komunikacji z biura spróbuj nauczyć ludzi, jak wykorzystywać je w pracy. Na przykład, sieci społecznościowe pozwalają pracownikom uzyskać informacje od swoich odpowiedników i ustalić proces negocjacji. Tak więc, programy te są dość przydatne w wielu przypadkach. Ale nie mogą być używane samodzielnie lub służyć jako narzędzie ucisku i całkowitej kontroli. Zamiast tego dostarczą informacji, które mogą stać się podstawą całej strategii doskonalenia procesów biznesowych w Twojej firmie.