Jak CleverControl pomógł zwiększyć produktywność w firmie technologicznej

Kradzież czasu, brak odpowiedzialności, nieefektywne wzorce pracy i wynagradzanie leniwych kolegów to tylko kilka problemów z produktywnością nękających współczesne miejsca pracy. Ale co by było, gdybyś mógł uzyskać wgląd w aktywność pracowników w czasie rzeczywistym, zidentyfikować lub nawet zapobiec tym problemom na czas i zwiększyć produktywność swojego zespołu? W tym studium przypadku CleverControl zbadamy, w jaki sposób firma technologiczna zwalczyła te wyzwania i zwiększyła produktywność dzięki oprogramowaniu do monitorowania pracowników.
Wyzwanie
Naszym klientem jest szybko rozwijająca się średniej wielkości firma programistyczna zatrudniająca 47 pracowników. Firma specjalizuje się w tworzeniu niestandardowych rozwiązań programowych, w tym aplikacji mobilnych, wewnętrznych platform firmowych i systemów CRM dla małych i średnich firm. Firma rozpoczęła działalność jako mały startup i początkowo polegała na bezpośredniej widoczności jako głównej metodzie zarządzania frekwencją i wydajnością. Wraz ze wzrostem liczby pracowników, szef organizacji nie mógł bezpośrednio kontrolować wszystkich pracowników i procesów.
Firma stanęła w obliczu wyzwań związanych ze śledzeniem czasu pracy, mierzeniem produktywności i widoczności projektu. Tradycyjne metody śledzenia czasu pracy były zawodne. Pracownicy często zapominali o terminowym wypełnianiu kart czasu pracy i w rezultacie przekazywali niedokładne, przybliżone dane. Co więcej, szef firmy odkrył nawet kilka przypadków kradzieży czasu pracy.
Obserwacja procesów pracy poprzez nadzór i regularne spotkania zespołowe i indywidualne była czasochłonna, subiektywna i niedokładna. Ten brak wiarygodnych danych utrudniał dokładne oszacowanie projektu i utrudniał identyfikację czasochłonnych zadań.
Zespół nie dotrzymywał terminów: około 15% projektów przekraczało pierwotne terminy, co powodowało niezadowolenie klientów i szkodziło reputacji firmy. Trudno było wskazać rzeczywiste przyczyny niepowodzeń: złe zarządzanie, nieefektywne procesy lub nieproduktywność osobista. Każdy pracownik miał inne spojrzenie na ten problem.
Poza tym szef nie miał możliwości bezpośredniego monitorowania 12 zdalnych członków zespołu i nie mógł polegać wyłącznie na ich raportach. Zależało mu na lepszej widoczności w czasie rzeczywistym, by móc na bieżąco identyfikować problemy i na czas przekazywać informacje zwrotne.
Wreszcie, szef szukał sposobu na poświęcenie mniejszej ilości czasu na monitorowanie produktywności i uzyskanie bardziej obiektywnych wyników.
Rozwiązanie
Aby rozwiązać te wyzwania, firma zdecydowała się wypróbować oprogramowanie do monitorowania pracowników i wybrała CleverControl. CleverControl automatycznie śledził początek i koniec dnia pracy, co pozwoliło firmie całkowicie wyeliminować karty czasu pracy. Raporty z monitorowania obejmowały również aktywne i nieaktywne okresy w ciągu dnia, co mogło ujawnić nawykowe obiboki.
Funkcja podglądu na żywo CleverControl zapewniła szefowi firmy pożądaną widoczność w czasie rzeczywistym. Szef mógł wyświetlić ekran dowolnego pracownika i zobaczyć, na jakim etapie była praca w ciągu dnia roboczego.
Szczegółowe raporty aktywności i statystyki dotyczące najczęściej używanych aplikacji i witryn pozwoliły przeanalizować, ile czasu pracownicy faktycznie spędzili na zadaniach służbowych i co można poprawić.
Wynik
Pierwsze wyniki monitoringu nie były zaskakujące: większość członków zespołu wykazywała wysoki poziom produktywności i zaangażowania. Wzrost produktywności był spowodowany samym monitorowaniem. Wiedząc, że wszystkie ich działania są śledzone, pracownicy byli mniej skłonni do spędzania czasu na nieproduktywnych lub niezwiązanych z pracą czynnościach.
W miarę jak pracownicy przyzwyczajali się do monitorowania, stopniowo wracali do swoich zwykłych wzorców pracy. Monitorowanie tych wzorców przyniosło znacznie bardziej interesujące wyniki. W ten sposób, dzięki CleverControl, szef ujawnił kilka nieefektywności, na przykład:
Jeden z programistów spędzał godziny na skrupulatnym dokumentowaniu każdego drobnego zadania i tworzeniu nadmiernych raportów. Chociaż dokumentowanie jest niezbędne w tworzeniu oprogramowania, pracownik ten zajmował się mikrozarządzaniem do tego stopnia, że utrudniało to faktyczny postęp.
Jeden z menedżerów planował liczne spotkania dotyczące każdej drobnej kwestii. Chociaż jego celem było informowanie zespołu na bieżąco, większość z tych częstych spotkań była nieproduktywna, czasochłonna i rujnowała przepływ pracy na dany dzień dla innych członków zespołu. Raporty wskazywały na 15% wzrost nieaktywnego czasu, osobistego przeglądania i mniej produktywnych działań w dniach, w których członkowie zespołu musieli uczestniczyć w kilku takich spotkaniach.
Monitoring pomógł również firmie znaleźć przyczyny zwyczajowej nieproduktywności niektórych pracowników:
Jeden ze specjalistów IT był uważany za zwykłego obiboka, dopóki kierownik nie przeanalizował jej raportu aktywności. Okazało się, że pracownica spędzała znaczną część dnia pracy pomagając kolegom lub wykonując zadania, które jej delegowali. Naturalnie, nie dotrzymywała terminów i nie mogła odpowiednio skupić się na swoich bezpośrednich obowiązkach.
AI Scoring firmy CleverControl wykrył kilku pracowników zdalnych, którzy wykonywali minimalną aktywność związaną z pracą i spędzali dużo czasu na osobistym przeglądaniu stron internetowych.
Menedżer PR okazał się prawdziwym "motylem społecznym". Jego korzystanie z komunikatorów sięgało prawie 40% dnia pracy. Często przerywał pracę kolegów długimi i nieistotnymi rozmowami lub wiadomościami, utrudniając im koncentrację i wykonanie zadań.
Zidentyfikowanie tych i innych nieefektywności pozwoliło firmie pracować nad ich wyeliminowaniem i zwiększeniem produktywności. Dzięki dokładnemu śledzeniu czasu i monitorowaniu w czasie rzeczywistym, menedżerowie mogli dokładniej oceniać terminy realizacji projektów, co skutkowało większą liczbą projektów i zadań dostarczanych na czas. Dodatkowo, mogli oni realokować niektóre zasoby i pracowników, zapewniając, że właściwi ludzie pracują nad właściwymi zadaniami we właściwym czasie.
Firma zdecydowała się skorzystać z funkcji samodzielnego monitorowania. Pracownicy mieli dostęp do raportów swojej aktywności i mogli je analizować, co zwiększyło ich odpowiedzialność i zaangażowanie o 7%.
W wyniku monitorowania, terminowość realizacji projektu osiągnęła 96% w ciągu pierwszych sześciu miesięcy od wdrożenia. Kierownictwo ograniczyło niepotrzebne spotkania, pozostawiając jedynie cotygodniowe i comiesięczne spotkania kontrolne.
Ogólnie rzecz biorąc, firma odnotowała wzrost produktywności o 11% w ciągu sześciu miesięcy od wdrożenia.
Zakończenie
Monitorowanie pracowników pomogło firmie zmienić podejście do zarządzania pracą. "Przed CleverControl działaliśmy po omacku" - mówi szef firmy - "W dużej mierze polegaliśmy na przeczuciach i subiektywnych ocenach. Dzięki raportom z monitorowania i statystykom aktywności widzimy teraz jaśniejszy obraz i możemy podejmować świadome decyzje".
To studium przypadku CleverControl pokazuje, że oprogramowanie pomogło firmie usprawnić procesy pracy i wesprzeć kulturę przejrzystości i odpowiedzialności.
Chcesz dowiedzieć się więcej o CleverControl? Odwiedź stronę strona produktu lub skontaktuj się z nami.