Ujawnienie niewłaściwego wykorzystania sprzętu firmowego dzięki CleverControl

CleverControl kontroluje co pracownicy robią na swoich komputerach, jak bardzo są zdyscyplinowani i co drukują na biurowych drukarkach. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w firmach takich jak studia poligraficzne i projektowe, gdzie pracownicy często nadużywają swojej pozycji, drukując rzeczy za darmo dla siebie, krewnych lub znajomych. Może to kosztować firmę znaczne sumy pieniędzy, dlatego monitorowanie sposobu wykorzystania zasobów firmy jest kluczowe.

Zainstalowanie CleverControl na komputerach biurowych pozwoliło pracowni poligraficznej zaoszczędzić na materiałach eksploatacyjnych. W ciągu trzech miesięcy od instalacji wydatki na materiały zużywalne spadły o 12%.

Właściciel studia podejrzewał, że jego pracownicy wbrew polityce firmy wykorzystują sprzęt biurowy do drukowania naszych osobistych zdjęć i kartek. Początkowo więc potajemnie zainstalował CleverControl na ich komputerach, aby uzyskać dowód swoich podejrzeń. Nie zachęcamy do ukradkowej instalacji, ale w przypadkach takich jak ten może być ona uzasadniona, jeśli nie łamie lokalnego i stanowego prawa. Oprócz monitorowania drukarek, właściciel włączył zrzuty ekranu i nagrywanie ekranu - w ten sposób mógł mieć zarejestrowane każde działanie pracownika i uzyskać wymagany dowód. Monitoring ujawnił, że pracownicy rzeczywiście wykorzystywali urządzenia biurowe do celów osobistych. Jedna z projektantek stworzyła i wydrukowała wizytówki dla swojej koleżanki, która niedawno założyła swój startup. Sądząc po tym, że w dokumentacji pracowni nie było takich zleceń, właściciel doszedł do wniosku, że projektantka zrobiła to za darmo, aby pomóc koleżance.

CleverControl zarejestrował wiele przypadków, gdy pracownicy drukowali książki i dokumenty projektowe dla swoich dzieci, kopiowali dokumenty i inne.

Po trzech tygodniach monitorowania i zbierania informacji o sytuacji, właściciel ogłosił oficjalne rozpoczęcie monitoringu. Ogłoszenie przyniosło oczekiwany przez niego efekt. W ciągu kolejnych tygodni nie było przypadków wykorzystywania drukarek do celów prywatnych, a wydajność pracowników wzrosła. Wiedząc, że są monitorowani, pracownicy starali się wkładać w pracę jak najwięcej wysiłku. Właściciel przyznał się również do zmniejszenia wydatków na materiały.

• Monitorowanie drukarki

  CleverControl rejestruje instancję drukowania z dokładnym czasem i datą. Raport ten pozwala zobaczyć, jak pracownicy wykorzystują zasoby firmy.
• Zrzuty ekranu

  Snapy ekranu rejestrują aktywność pracownika w ciągu dnia i mogą uwiecznić wydrukowany dokument.
• Nagrywanie ekranu

  CleverControl rejestruje w sposób ciągły ekran komputera i przechwytuje wszystkie otwierane i drukowane dokumenty. To najpewniejszy sposób na sprawdzenie, co drukuje pracownik.