Zwiększenie przejrzystości i efektywności procesów pracy

Ten przypadek został udostępniony przez firmę informatyczną z Kanady. Firma świadczy usługi rozwoju oprogramowania na żądanie, takie jak testowanie QA, rozwiązania biznesowe, migracja, rozwój aplikacji i utrzymanie aplikacji. Klienci rozliczani są według stawek godzinowych, więc dokładne śledzenie czasu pracy jest kluczowe. Firma posiada międzynarodowy zespół, którego część pracuje zdalnie z innych krajów. Ponieważ pracownicy ci żyją w różnych strefach czasowych, a harmonogram jest elastyczny dla wszystkich pracowników, ręczne śledzenie czasu pracy było wyzwaniem dla menedżerów. Dodatkowo, muszą oni monitorować aktywność pracowników w pracy, aby upewnić się, że aktywny czas jest również produktywny.

Mając na uwadze te wyzwania, firma skontaktowała się z CleverControl z następującymi wymaganiami. Narzędzie do monitoringu musiało mieć możliwość włączenia/wyłączenia monitoringu, tak aby każdy pracownik mógł go aktywować na początku dnia pracy i wyłączyć w czasie przerwy obiadowej. Menedżerowie potrzebowali również dokładnych raportów z aktywnego czasu pracy, logów aktywności pracowników w ciągu dnia oraz ocen produktywności.

Firma postanowiła wdrożyć CleverControl na pół roku i sprawdzić, jakie korzyści przyniesie firmie.

Kierownicy zespołów dostrzegli zalety systemu monitoringu już w pierwszym tygodniu. CleverControl uwolnił ich od rutynowych zadań związanych z gromadzeniem zapisów czasu pracy każdego pracownika. Mogli też przejrzeć logi aktywności i zobaczyć, czy dany specjalista pracował nad projektem, czy też przewijał się przez media społecznościowe. Podgląd na żywo ekranów pracowników umożliwiał nie tylko retrospektywne monitorowanie, ale także śledzenie procesu pracy w czasie rzeczywistym. Dzięki logom zliczanie czasu spędzonego nad projektem i rozliczanie klienta stało się łatwiejszym zadaniem. Poza tym zautomatyzowany monitoring pozwolił zaoszczędzić 30-60 minut czasu liderów zespołów dziennie.

Stały monitoring prowadzony przez kilka tygodni pomógł utrzymać w firmie wartościowego specjalistę ds. technicznych. Lider zespołu zauważył, że specjalista przegląda strony internetowe w pracy. Lider omówił to z nim i dowiedział się, że specjalista szukał nowej, lepiej płatnej pracy. Specjalista poczuł się urażony, że jego nowy kolega, który niedawno został zatrudniony na podobnym stanowisku, otrzymał wyższe wynagrodzenie, a mimo to miał niższe kwalifikacje. Ten przypadek skłonił kierownictwo do ponownego przemyślenia systemu wynagrodzeń i premii w firmie.

Podsumowując swoje półroczne doświadczenia z CleverControl, zarząd przyznał, że procesy pracy stały się bardziej przejrzyste i wydajne. Firma przedłużyła umowę z CleverControl na kolejny rok.

• Możliwość kontroli

  Pracownik może ręcznie rozpocząć i zatrzymać monitoring, co pozwala na dokładniejsze śledzenie aktywnego czasu pracy.
• Śledzenie czasu pracy

  Automatyczne śledzenie aktywnego czasu pracowników upraszcza rozliczanie klientów na podstawie godzin.
• Śledzenie aktywności

  Monitorowanie tego, co pracownik robi w godzinach pracy, pomaga zadbać o to, by jego aktywny czas był również produktywny.