Kickback

Księgowy to jedno z najbardziej wpływowych stanowisk, którego praca w dużym stopniu przyczynia się do sukcesu firmy. Niestety, księgowi to także pracownicy, którzy najczęściej zostają przyłapani na oszustwach i wyłudzeniach.

Kickbacki to jedno z najpopularniejszych oszustw księgowych. W wielu firmach odpowiedzialność za zamawianie określonych towarów i usług dla biura spoczywa na księgowym. Księgowa bez skrupułów wykorzystuje swoją pozycję, aby wybrać mniej korzystne warunki dla firmy w zamian za nagrodę od kontrahenta dla siebie. Niestety, jeden z naszych klientów dał się nabrać na takie oszustwo.

Mała firma ubezpieczeniowa klienta zapewniała swoim pracownikom kawę, herbatę i ciastka w biurze. Obowiązek zakupu tych towarów powierzono księgowej firmy, a ona przez lata wykonywała to zadanie perfekcyjnie. Nikt by niczego nie podejrzewał, gdyby dyrektor firmy nie zainstalował CleverControl na biurowych komputerach. Ostatecznym celem monitoringu było wykrycie obiboków - dyrektor podejrzewał, że niektórzy pracownicy nie są tak zajęci i pracowici, jak próbowali się wydawać. Z pewnością nie spodziewał się, że w swoim biurze odkryje schemat łapówki.

Kiedy dyrektor przeglądał dzienne raporty, jego uwagę przykuł zapis maila z komputera księgowej. W mailu księgowa prosiła o większe podniesienie ceny kawy i zapewniała odbiorcę, że szef nie zauważy. Dyrektor sprawdził zapis ekranu księgowej z tego okresu i zobaczył, że mail trafił do kierownika firmy, która dostarczała im herbatę i kawę. Dalsze dyskretne śledztwo ujawniło, że kierownik był przyjacielem księgowego i właścicielem firmy dostarczającej. Kierownik od dziewiętnastu miesięcy sprzedawał herbatę i kawę po zawyżonych cenach i dzielił się tą podwyżką z księgowym. Dyrektor ufał swojemu księgowemu i nie sprawdzał dwukrotnie cen zamówień, a jego zaufanie obróciło się przeciwko niemu. Jeśli CleverControl nie przechwyciłby tej wiadomości e-mail, łapówka mogłaby trwać przez lata.

Monitoring z CleverControl ujawnił też kilka problemów z produktywnością. Podejrzenia dyrektora potwierdziły się - dwóch pracowników zamiast pracować, nałogowo spędzało po kilka godzin dziennie na stronach internetowych typu Tiktok czy zakupy. Kierownik włączył funkcję blokowania stron w CleverControl, aby ograniczyć rozpraszanie uwagi podczas pracy.

• Monitorowanie poczty elektronicznej

  Klucz programu rejestruje wychodzące maile, dzięki którym dyrektor dowiedział się o trwającym schemacie kickbacków.
• Śledzenie odwiedzanych stron internetowych

  Historia odwiedzanych stron internetowych pozwoliła dyrektorowi ujawnić problemy z produktywnością niektórych pracowników.
• Blokowanie stron

  Zablokowanie elementów rozpraszających uwagę, takich jak strony internetowe poświęcone zakupom i rozrywce, pomogło pracownikom skupić się na pracy.