Oszustwa w miejscu pracy

Oszustwa związane z operacjami magazynowymi, księgowaniem towarów czy logistyką należą do najpopularniejszych w sektorze handlu i usług. Kosztują one firmy ponad jedną trzecią wszystkich utraconych transakcji, jednak bardzo często pozostają niezauważone. Niektóre z najbardziej rozpowszechnionych schematów oszustw to:

• Pracownik magazynu rejestruje mniej towarów niż przyjmują i wbija różnicę do kieszeni.

• Pracownik magazynu spisuje część produktów wysokiej jakości jako wadliwe i kradnie je.

• Pracownik magazynu spisuje część produktów wysokiej jakości jako wadliwe i kradnie je.

  Dzielą się różnicą między ceną rzeczywistą a zawyżoną.

Zaprosiliśmy Katarzynę, właścicielkę sieci salonów kosmetycznych, aby wypróbowała nasze rozwiązanie i przekonała się, jak może ono przynieść korzyści jej rozwijającej się firmie. Jak większość właścicieli firm, Katherine korzystała z systemów nadzoru wideo w swoich salonach. Ale szukała sposobów na bliższe monitorowanie swoich pracowników, zwłaszcza administratorów, księgowych i kierowników salonów.

Firma już od roku używała CleverControl do oceny jakości obsługi klienta i utrzymania dyscypliny pracy. Menedżerowie wykorzystywali zgromadzone raporty głównie do śledzenia początku i końca dnia pracy oraz przeglądania zrzutów ekranu, aby zobaczyć jak pracują pracownicy i jak komunikują się z klientami.

CleverControl pozwolił Katarzynie kontrolować jakość obsługi klienta. Mogła czytać e-maile i logi czatu strony internetowej z klientami. "Odkryłam osobliwy nawyk jednego z administratorów - opowiada Katherine. Kiedy administratorka miała do czynienia z negatywnym nastawieniem klienta na czacie i zaczęła tracić cierpliwość, wpisała bardzo emocjonalną, a nawet niegrzeczną odpowiedź, ale jej nie wysłała. Następnie usunęła pierwszą odpowiedź i napisała grzeczną i profesjonalną. "Chyba pomaga jej to dać upust emocjom" - przyznaje Katarzyna. "Ale przypadkowe dotknięcie palcem może zrujnować naszą reputację, więc ostrzegłam administratora o niedopuszczalności takiego zachowania".

Monitoring z CleverControl ujawnił też znacznie poważniejszy problem. Katarzyna miała niejasne podejrzenia, że kierownik jednego z salonów kradnie produkty pielęgnacyjne. Podczas inwentaryzacji dokumenty i stan magazynowy były zawsze w porządku, a właścicielka salonu nie miała żadnych dowodów na kradzież.

CleverControl pomógł Katarzynie ujawnić następujący schemat oszustwa. Na przykład dostawca wysłał do księgowego Katarzyny fakturę na dziesięć słoików kremu nawilżającego. Po otrzymaniu zapłaty dostawca dostarczył zamówienie do salonu, ale kierownik salonu zarejestrował w programie księgowym tylko dziewięć słoików, a dziesiąty ukradł. Oszustw tych dopuszczała się regularnie przy innych produktach pielęgnacyjnych klasy premium. Oszustwo zostało ujawnione, gdy Katarzyna porównała zrzuty ekranu i keylogi z komputera kierowniczki z fakturami dostawcy. Menedżerka chwaliła się również na czatach ze swoimi przyjaciółmi, że od czasu rozpoczęcia pracy w salonie nigdy nie kupiła ani jednej butelki szamponu. Zrzuty ekranu z tych czatów zostały również przechwycone przez CleverControl na jej komputerze służbowym. Katarzyna zwolniła kierownika i ukarała księgową za zaniedbania. Księgowa była odpowiedzialna za porównanie liczby zamówionych, dostarczonych i zarejestrowanych dostaw, ale nigdy tego nie zrobiła.

CleverControl przerósł moje oczekiwania" - przyznaje Katarzyna. "Jest bardzo przyjazny dla użytkownika i naprawdę rejestruje wszystko, co moi pracownicy robią na swoich komputerach. Bez niego mogłabym nigdy nie uzyskać dowodów na oszustwo kierownika. Wskazał również pewne słabe punkty w pracy, które wymagały poprawy.

• Keylogging

  Cecha ta pokazywała przypadki niewłaściwej komunikacji z klientami i dostarczała dowodów na oszustwa menedżera.
• Zrzuty ekranu i nagrywanie ekranu

  Dzienniki te posłużyły jako dodatkowy dowód na oszustwo kierownika.
• Podgląd na żywo

  Strumień na żywo z ekranów pracowników pozwolił Katarzynie na większą kontrolę nad workprocesem.