Marchewka i kij: 6 zasad skutecznej oceny pracowników

As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.

"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."

Najłatwiej byłoby mi, jako osobie zarządzającej zasobami ludzkimi, opracować system oceny samodzielnie. Ale wtedy, po pierwsze, mógłbym przegapić pewne ważne szczegóły dotyczące procesów pracy różnych działów, a po drugie, mógłbym napotkać opór kolegów wobec nowego narzędzia oceny, gdybym nie włączył ich w proces rozwoju. W pierwszej kolejności zasugerowałem więc moim kolegom z innych działów, aby zebrali się i stworzyli grupę roboczą w celu opracowania nowego systemu pomiaru efektywności.

Rozmawialiśmy o celach, które wszyscy chcemy osiągnąć: jakie miejsce na rynku chcemy mieć, jaki poziom jakości i obsługi klienta chcemy zapewnić, jakie relacje chcemy widzieć w naszej firmie itd. Te ogólne cele rozbiliśmy na mniejsze cele docelowe dla każdego menedżera i pracownika. Tutaj mogliśmy użyć takich wskaźników jak tempo produkcji, koszty, sprzedaż i zadowolenie klienta. W naszym przypadku, na przykład, kryteriami oceny dla kierownika działu sprzedaży były: realizacja planu sprzedaży, rotacja w dziale, rozwój zespołu oraz wskaźnik zadowolenia klientów.

Każdy wskaźnik musi być jakoś oceniony. Wybraliśmy pięciopunktową skalę ocen dla każdego wskaźnika: Well Above Expectations - Above Expectations - As Expected - Below Expectations - Well Below Expectations. Niewskazane jest stosowanie skal pięciopunktowych, takich jak liczby od zera do czterech lub litery od A do F. Kulturowo kojarzą się one z ocenami szkolnymi i uniemożliwiają obiektywne podejście do oceny, ponieważ każda ocena mniejsza niż "3" lub "B" będzie wydawała się złym wynikiem. Dla każdej oceny wyznaczyliśmy odpowiednią skalę wskaźnikową. Na przykład realizacja planu sprzedaży poniżej 60% została oceniona jako "Znacznie poniżej oczekiwań", 61-80% - "Poniżej oczekiwań", 81-100% - "Zgodnie z oczekiwaniami" 101-120% - "Powyżej oczekiwań", a powyżej 120% - "Znacznie powyżej oczekiwań". Podobnie było z każdym innym wskaźnikiem.

Ocenę efektywności pracowników postanowiliśmy przeprowadzać raz w roku. Za pierwszym razem zrobiliśmy to w trybie testowym, uprzedzając, że żadna negatywna decyzja nie zostanie podjęta. W ten sposób próbowaliśmy zmniejszyć niepokój związany z nowym wydarzeniem, a także zweryfikować słuszność wybranych kryteriów. Spotkanie z pracownikiem w celu omówienia wyników jego pracy jest kulminacją całego wydarzenia. Wpływa na nastrój na kolejne miesiące pracy i powinien on pozostać pozytywny.

Po pierwszym teście ewaluacyjnym nasz zespół zarządzający zgodził się, że było to bardzo przydatne ćwiczenie dla całego zespołu. Oczywiście były rzeczy, które należało zmienić, ale postanowiliśmy zachować podstawowe zasady. Zidentyfikowaliśmy więc kilka zaleceń, aby ocena przyniosła dalsze korzyści obu stronom:

1. Pozytywna atmosfera. Pozytywne nastawienie pomaga w bardziej otwartej komunikacji, a otwarta komunikacja z kolei pozwala być na tej samej stronie z pracownikami i inspiruje ich do nowych osiągnięć.

2. Posłuchaj! Zacznij od zapytania pracownika o to, jak ocenia własną pracę. Posłuchaj i zaoferuj swoje uwagi.

3. Pochwała!!! Zauważaj, kiedy pracownik dobrze pracuje. Niektórzy menedżerowie zapominają o tym i traktują dobrą pracę jako coś oczywistego. Jednocześnie zauważając sukcesy pracowników, wzmacniasz psychologicznie ich dobre zachowanie. Powiedz pracownikowi, jak jego wysiłki pomagają Tobie jako menedżerowi osiągnąć cele działu, a firmie - jej cele ogólne.

4. Wspaniała przyszłość. Opowiedz pracownikowi o jego perspektywach o tym, co czeka go w przyszłości, jeśli opanuje umiejętności, które w tej chwili są słabo rozwinięte. Rozpal entuzjazm myślami o przyszłości!

1. Rozwój zamiast bata. Omawiając niepowodzenia pracownika, poświęć wystarczająco dużo czasu na omówienie rozwoju jego umiejętności. Dowiedz się, dlaczego pracownikowi nie udało się osiągnąć celów. To pomoże mu osiągnąć je następnym razem. Omówcie wspólnie konkretne kroki w celu rozwoju niezbędnych umiejętności.

2. "Nie" dla robienia z tego sprawy osobistej. Szacując obszary, w których pracownik nie odniósł sukcesu, zawsze omawiaj konkretne przykłady, kiedy pracownik się pomylił, nie mów "nie potrafisz tego zrobić", "nie jesteś zdolny" lub inne negatywne cechy osobowości. Wyjaśnij, jak jego zła praca wpływa na ogólne wyniki.

Rok po pierwszej ocenie zaczęłam zauważać, że podczas rozmów kwalifikacyjnych kierownicy często wspominali o systemie ocen jako o potwierdzeniu zasad przejrzystości i sprawiedliwości w firmie. Dwa lata później pracownicy zaczęli wpadać do działu HR, aby dowiedzieć się o datę kolejnej zaplanowanej oceny, ponieważ chcieli jak najszybciej omówić swój rozwój osobisty z przełożonym. Odniosłem wrażenie, że ocena stała się naturalnym procesem w naszym życiu zawodowym. Ponadto, określenie "pupil szefa" zniknęło ze słownictwa naszego zespołu, ponieważ teraz każdy ma równe szanse na sukces podczas oceny produktywności.

Zanim wdrożysz taki system w swojej firmie, zbierz wsparcie swoich współpracowników. Przejdź od ogółu do szczegółu: cel firmy - cel działu - cel pracownika - konkretne wskaźniki. Chwal, ale też nie zapominaj o rozwoju. I pomóż swoim pracownikom stać się lepszymi!