Strategia sukcesu w budowaniu wydajnych zespołów wirtualnych

Rozmowy na temat budowania wysokowydajnych zespołów stale ewoluują, ale także są stale obecne. Jeśli kiedykolwiek natkniesz się na pisma z, powiedzmy, wczesnych lat 2000 lub nawet późnych lat 90-tych, zauważysz, że dążenie do synergii i zbiorowej doskonałości jest prawie zawsze centralnym elementem dyskursu o sukcesie organizacyjnym. I ma to wiele sensu, nawet jeśli ekosystem, w którym obecnie się znajdujesz, jest wyjątkowo inny.

Na przykład klasyczny McKinsey Quarterly Artykuł z 1992 roku koncentruje się na tym, że wizja jest integralną częścią idei wysokiej wydajności i że musi być racjonalna i emocjonalna - musi "ekscytować, angażować i przerażać". Pomysł ten nadal ma swoją wartość i będzie nadal obowiązywał w różnych dziedzinach.

Lub jeśli przejdziesz przez Gallup's opinion piece od 2009 roku, można natknąć się na rozwiązywanie konfliktów, ustalanie priorytetów zadań, zaangażowanie, różnorodność i wiele innych istotnych składników skutecznej pracy zespołowej. Z pewnością te zasady budowania zespołu i zarządzania w celu osiągnięcia wysokiej wydajności są ponadczasowe. Dotyczą one zarówno dynamiki interpersonalnej, jak i praktycznych aspektów wspólnej pracy.

Ale chociaż istota i fundamenty wysokowydajnych zespołów pozostają niezwykle istotne, fakt, że większość zespołów musi działać wirtualnie lub w konfiguracjach hybrydowych, wprowadza zmienne i wyzwania, które są w najprawdziwszym tego słowa znaczeniu, bezprecedensowe. Przygotowane w ciągu ostatnich kilku lat, ale nadal - bezprecedensowe.

To nowy tryb pracy, który wymaga przemyślenia, rozważenia, planowania, czasu, technologii i wysokich standardów przywództwa.

Zapożyczę definicję od, artykuł naukowy z 2010 roku, ponieważ jest doskonały, ale z kilkoma modyfikacjami.

Wirtualny zespół charakteryzuje się "małymi tymczasowymi grupami pracowników wiedzy rozproszonych geograficznie, organizacyjnie i/lub czasowo, którzy koordynują [i wykonują] swoją pracę głównie za pomocą elektronicznych technologii informacyjnych i komunikacyjnych".

Tyle tylko, że wirtualne zespoły nie są już "tymczasowe" ani "małe". Pandemia COVID-19 drastycznie przyspieszyła przyjęcie pracy zdalnej i hybrydowej. Zespoły te mogą teraz obejmować całe działy, a nawet organizacje, z członkami obejmującymi różne strefy czasowe i kultury.

Dzięki interwencjom technologicznym, a w szczególności rozwojowi platform współpracy opartych na chmurze, przejście na pracę wirtualną jest oczywistą alternatywą. Firmy mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, rozwiązań do nadzoru pracowników, komunikatorów internetowych, współdzielonych repozytoriów dokumentów, a nawet środowisk wirtualnej rzeczywistości, aby wspierać współpracę.

Tak więc w 2024 roku wirtualne zespoły nie ograniczają się już tylko do, powiedzmy, informatyków. Obejmują one różne branże i funkcje, od obsługi klienta i sprzedaży po marketing i finanse. Nawet tradycyjnie praktyczne role, takie jak inżynieria i produkcja, są coraz częściej dostosowywane do wirtualnej współpracy poprzez wykorzystanie narzędzi do zdalnego monitorowania, rozwiązań rzeczywistości rozszerzonej i cyfrowych symulacji.

Według raportu State of Remote Work 2023 raport 98% pracowników Buffer preferuje pracę zdalną. Poleciliby ją znajomym i współpracownikom. Podobnie, ostatnie badanie Robert Half survey wynika, że 78% pracowników wolałoby elastyczną organizację pracy.

Rzeczywiście, przejście w kierunku zespołów wirtualnych to nie tylko przelotny trend, ale fundamentalna transformacja w podejściu do pracy. Dzieje się tak, ponieważ korzyści płynące z dobrze skonfigurowanego, wydajnego zespołu wirtualnego są wielopłaszczyznowe i dalekosiężne. Na przykład:

Tak, można dyskutować, że tradycyjne środowisko biurowe sprzyja współpracy i kreatywności poprzez osobiste interakcje. I bez wątpienia tak jest. Ale pracownicy w wirtualnej konfiguracji mogą pracować w środowiskach, które najbardziej sprzyjają ich osobistej produktywności - niezależnie od tego, czy jest to ciche domowe biuro, przytulna kawiarnia, czy jakakolwiek przestrzeń wolna od zwykłych biurowych zakłóceń.

W rzeczywistości dane to potwierdzają. Na przykład, Future Forum raport wskazuje, że pracownicy w wirtualnych zespołach wykazują o 29% wyższą produktywność. Zgłaszają również o 53% większą zdolność koncentracji.

Wracając do raportu Buffer, 71% ankietowanych respondentów stwierdziło, że wyznaczanie granic w pracy ma kluczowe znaczenie. A 45% wspomniało, że łatwiej jest to zrobić, gdy pracują w konfiguracji wirtualnej. Mogą oni kształtować swój dzień w sposób, który najlepiej odpowiada ich osobistym i zawodowym potrzebom. Ta autonomia pozwala im efektywniej zarządzać swoim czasem i mogą zająć się osobistymi zobowiązaniami, niezależnie od tego, czy chodzi o spędzanie czasu z rodziną, realizowanie hobby, czy nawet po prostu poświęcenie chwili na naładowanie baterii.

Taka elastyczność jest w rzeczywistości strategiczną zaletą dla firm, ponieważ może prowadzić do bardziej zadowolonej, produktywnej i odpornej siły roboczej. Firmy zdają sobie sprawę, że analiza ekosystemu pracy w USA przeprowadzona przez Robert Half pokazuje, że w okresie od 1. kwartału 2023 r. do 1. kwartału 2024 r. odnotowano 14% wzrost liczby hybrydowych ofert pracy w różnych stanach.

Przechodząc na model wirtualny, firmy mogą znacznie obniżyć koszty operacyjne. Przykładowo, wyeliminowanie potrzeby posiadania fizycznego biura oznacza, że firmy mogą zaoszczędzić na czynszu, który często jest jednym z największych kosztów ogólnych dla firm. Dodatkowo, można zaoszczędzić na opłatach za media, takie jak energia elektryczna, woda i usługi internetowe, które nie muszą być już dostarczane na dużą skalę dla całego biura.

Owszem, muszą skonfigurować systemy współpracy online, mieć narzędzia do zarządzania projektami, współpracy i monitorowania pracowników, ale koszty te są zazwyczaj znacznie niższe niż utrzymanie fizycznej przestrzeni biurowej. Nie można też zapominać o kosztach związanych z dodatkami na dojazdy do pracy, przekąskami biurowymi i udogodnieniami na miejscu. Podczas gdy firmy powinny reinwestować część tych oszczędności w wirtualne dodatki - takie jak stypendia w biurze domowym, programy odnowy biologicznej lub działania integracyjne online - ogólne wydatki są generalnie niższe.

Jest też druga strona zarządzania wirtualnymi zespołami, która sprawia, że liderzy są podzieleni.

W tym artykule omawiamy wysokowydajne zespoły, a zatem niezwykle ważne jest, aby zająć się spadkiem produktywności lub postrzeganiem liderów w tym zakresie. Rozproszenie uwagi w domu, niespójne środowisko pracy i brak bezpośredniego nadzoru mogą prowadzić do nierównych poziomów produktywności wśród członków zespołu.

A 2022 Microsoft badanie wykazało, że 85% liderów ma trudności z budowaniem zaufania wokół faktu, że pracownicy są produktywni w konfiguracji hybrydowej. W tym badaniu:

• 87% pracowników stwierdziło, że są produktywni.
• 12% liderów miało pełne przekonanie, że pracownicy są produktywni.

Zdecydowanie istnieje więc ten rażący rozdźwięk i jest to podstawowa kwestia i przeszkoda w budowaniu wysokowydajnych zespołów.

W przypadku ról, które zostały dobrze zdefiniowane i profili, które mają bardzo jasne systemy, przejście do wirtualnego lub hybrydowe środowisko pracy może przebiegać stosunkowo sprawnie. Jednak w przypadku wielu ról, zwłaszcza tych, które z natury są bardziej płynne lub oparte na współpracy, brak jasności co do oczekiwań, celów i obowiązków może stać się istotną przeszkodą na drodze do sukcesu.

Tę jasność trudno jest pielęgnować. Raz pielęgnowana, z pewnością przynosi owoce. Na przykład wspomniane wyżej badanie Microsoft podkreśla, że "klarowność jest kluczowa". Pracownicy z taką jasnością mają 3,95 razy większe szanse na pozostanie i 4,5 razy większe szanse na zadowolenie z pracy.

Jak wspomniano na samym początku, wirtualny tryb pracy wymaga przemyślenia, rozważenia, planowania, czasu, technologii i wysokich standardów przywództwa.

Pierwszym krokiem jest ocena unikalnych potrzeb i dynamiki zespołu wirtualnego. Liderzy muszą wziąć pod uwagę różnorodne pochodzenie, style pracy i osobiste okoliczności członków zespołu.

Muszą również uwzględniać wymagania biznesowe. Ta równowaga wymaga od liderów zarówno empatii, jak i strategicznego podejścia.

W środowisku wirtualnym, gdzie spontaniczne dostosowania są mniej wykonalne, skrupulatne planowanie staje się jeszcze ważniejsze.

• Po pierwsze, liderzy muszą przewidywać potencjalne wyzwania, takie jak różnice stref czasowych, opóźnienia w komunikacji i różne poziomy dostępności członków zespołu. Muszą uwzględnić te kwestie w harmonogramie projektu.
• Po drugie, cele wynikające z tych rozważań powinny być "intelektualne, racjonalne i wiarygodne". Mapa drogowa do osiągnięcia tych celów musi być odpowiednio "skwantyfikowana, zdefiniowana i zmierzona".

Liderzy muszą zapewnić swoim zespołom dostęp do niezawodnych, przyjaznych dla użytkownika narzędzi, które ułatwiają komunikację, współpracę i efektywne zarządzanie projektami.

Współpraca w czasie rzeczywistym

Narzędzia takie jak Slack, Microsoft Teams itp. mogą okazać się niezwykle przydatne do natychmiastowej komunikacji w całej firmie, aktualizacji i głębokich dyskusji. Na przykład Slack umożliwia tworzenie grup i kanałów, w których dyskusje mogą być organizowane według projektów lub tematów. Do takich grup można zapraszać określonych członków zespołu.

Zarządzanie projektami

Narzędzia takie jak Asana, Trello czy Jira są niezbędne do śledzenia zadań, terminów i ogólnego postępu projektu. Firma Atlassian, twórca narzędzia Jira, zgłosiła 3-krotny wzrost płatnych stanowisk w 3. kwartale 2024 roku. Ich model chmury jest niezwykle przydatny dla w pełni zdalnych firm. Podobnie jest z większością rozwiązań do zarządzania projektami.

Monitorowanie produktywności

Monitorowanie aktywności pracowników w środowisku wirtualnym może być trudne, ale jest niezbędne do utrzymania produktywności i zapewnienia, że członkowie zespołu pozostają na bieżąco i nie zwalniają tempa.

Narzędzie takie jak CleverControl może wspomagać kompleksowe i skuteczne monitorowanie produktywności, działając jako potężny wirtualny asystent. Na przykład, może to ułatwić:

• Śledzenie aktywności w czasie rzeczywistym, które jest możliwe dzięki takim funkcjom jak nagrywanie ekranu, monitorowanie kamerą internetową i nie tylko.
• Rozpoznawanie twarzy dla większej odpowiedzialności, redukcji pracy i kradzieży czasu
• Kompleksowe raportowanie i analizy, które mogą przekazywać trendy produktywności w czasie i usprawniać przeglądy wydajności, optymalizacje przepływu pracy i identyfikację wąskich gardeł.

Budowanie wydajnych zespołów wirtualnych jest zarówno sztuką, jak i nauką. Liderzy muszą brać pod uwagę obiektywne i policzalne niuanse biznesowe. Ale jednocześnie muszą zrozumieć emocjonalne i empatyczne aspekty zarządzania i doładowywania rozproszonych zespołów.

Na początek mogą skupić się na uzyskaniu kontroli nad danymi. Wdrożenie narzędzi i technologii, które zapewniają dostęp w czasie rzeczywistym do dokładnych, praktycznych informacji, powinno być najwyższym priorytetem.